インポートに関するよくある質問（FAQ）
データをインポートして組織内の他のユーザーに割り当てるには？
データをインポートして組織内の他のユーザーに割り当てるには、以下の3通りの方法があります。
- ユーザー：1人のユーザーを選択して、そのユーザーにすべての見込み客を割り当てることができます。
- 見込み客の割り当てルール：データを割り当てるための条件を作成できます。条件に一致した見込み客は、指定された担当者に割り当てられます。たとえば、国がアメリカであることを条件にすると、アメリカからの見込み客を特定のユーザーに割り当てることができます。
- 項目の関連付け：インポート時の項目の関連付けの設定により、［見込み客の担当者］項目をファイルからZoho CRMに関連付けることができます。
1,500件を超えるデータをインポートするには？
インポートするファイルの形式がXLS、XLSX、またはVCFであれば、一度に5,000件までのデータをインポートすることができます。
1,500件を超えるデータをインポートすることができない場合、以下の原因が考えられます。
- インポートするファイルがCSVファイルではない - 5,000件を超えるデータをインポートしたい場合、ファイル形式はCSVでなければなりません。
- 無料プランを利用している - 無料プランでは、1,000件までしかデータをインポートすることができません。スタンダードプランでは10,000件、プロフェッショナルプランでは20,000件、エンタープライズプランでは30,000件のデータを一度にインポートすることができます。
関連記事：Zoho CRMへのデータのインポート
メモ、タスク、予定、通話をインポートして、他のデータに関連付けるには？
タブへのデータのインポート、またはZoho CRMアカウント間でのデータの移行によって、メモ、タスク、予定、通話をインポートすることができます。インポート時の項目の関連付けの設定で、メモ、タスク、予定、通話と、CRM内の他のデータとの関連付けが必要になる場合があります。その場合、関連付け先のデータのIDが必要です。
関連付け先のデータのIDは、Zoho CRMのすべてのデータそれぞれに割り振られている固有のIDです。Zoho CRMからデータをエクスポートすれば、各データのIDを取得し、使用することができます。
たとえば、見込み客に関連付けるメモをインポートする場合、以下の手順で行います。
- 見込み客データのIDを取得するため、見込み客をエクスポートします。（参照：Zoho CRMのデータのエクスポート）
- 見込み客データのIDとメモを入力したファイルをインポートし、見込み客とメモを関連付けます。
インポートの前に確認すべきことは？
ご自身のデータをインポートする前に、サンプルのファイルを使用してインポートをお試しください。
インポート時の確認事項をチェックし、データが適切にインポートされていることをご確認ください。
インポートが失敗するのはなぜですか？
ファイルをインポートできない原因には、以下のようなものが挙げられます。
- インポートするファイルの最初の行に列の見出し（項目名）を入れていない - インポートするファイルの各列には、列の見出し（項目名）が必要です。列の見出し（項目名）は、インポートするファイルの最初の行に入れる必要があります。たとえば、メールアドレスを入力する列には、「メール」という名前の列の見出し（項目名）を最初の行に入れなければなりません。
- CRMの必須項目に対し、ファイル内で空の値が入っている
- 文字コードを適切に設定していない - UTF-8が通常のエンコード形式です。
- ファイル内で名と姓を組み合わせて、両方を［姓］項目に入れようとしている
- ファイルに不適切な種類のデータ（文字数や特殊文字）があり、文字に関する制限を持つCRM内の特定の項目に関連付けようとしている
- インポートするファイル内の列をCRMの選択リスト項目に関連付けるとき、その列に入っている値がCRMの選択リストの値にない
- インポートするファイル内の日付項目や日時項目の形式が、Zoho CRM側で選択した値の形式と対応していない - たとえば、インポートするファイル内の日付項目の形式が「MM/DD/YYYY」だとします。ファイルをインポートするとき、ドロップダウンでこの日付の値の形式を選択しなければなりません。このドロップダウンは、詳細オプションとして表示されます。
- インポートするファイルに空の行がある - 空の行があると、そこがファイルの終わりとして認識されます。
注：
- 無料プランでは、最大1,000件のデータまでしかインポートできません。
- スタンダード、プロフェッショナル、エンタープライズ、アルティメットプランでは、XLS、XLSX、VCF、CSV形式のファイルであれば一度に5,000件までのデータをインポートできます。
- スタンダード、プロフェッショナル、エンタープライズ、アルティメットプランで、5,000件を超えるデータをインポートしたい場合は、CSV形式でなければなりません。詳しくは、Zoho CRMへのデータのインポートをご確認ください。
最近インポートしたデータを削除するには？
インポートを取り消すオプションによって、CRMアカウントにインポートしたデータを完全に削除することができます。このオプションは、データが適切にインポートされなかったときに役立ちます。
インポートしたデータを削除する方法：
- ［設定］→［データ管理］→［インポート］→［インポート履歴］ に移動します。
- インポート履歴の画面では、インポートの履歴リストの下部にあるインポートの詳細を確認できます。
- そのうち1つの履歴にカーソルを合わせます。
- インポートを取り消すリンクをクリックしてインポートを取り消し、インポートされたデータを削除します。
注：
- 一度インポートの取り消しが完了すると、元に戻すことはできません。
- インポートから30日後、自動的にインポートの実行が確定します。一度確定すると、インポートを取り消すことはできません。
- 連絡先のインポートを取り消すと、連絡先に関連付けてインポートした取引先も削除されます。
- 取引先のインポートを取り消すと、取引先に関連付けてインポートした連絡先も削除されます。
- データのインポートが失敗した場合、データの履歴に明記されます。
メモをZoho CRMにインポートするには？
Zoho CRMのメモは、見込み客、連絡先、商談といった、他のデータに必ず関連付いています。エクスポートした既存データのスプレッドシートの新しい列にメモを追加し、それらのメモをインポートするだけで、メモのインポートが可能です。
メモをインポートする方法
- それぞれのデータに対するメモを追加したスプレッドシート（CRMからエクスポートしたもの、あるいは新しいシート）を用意します。メモの件名とメモの内容がシートに記載されていることを確認してください。シートには、メモの件名と内容の列の他に、メモをインポートするタブにおける親ID（メールアドレスやデータIDなど）の項目を必ず追加してください。
- Zoho CRMアカウントで、メモをインポートするタブを開きます。
- メモをインポートをクリックします。
- インポートするファイルを探し、アップロードします。
- ファイルをアップロードできたら、次へをクリックします。
- インポートするファイルの項目と、Zoho CRMの項目を関連付けます。インポートするファイルの最初の3列が有効です。このデータに基づいて、特定の項目の形式が追加されます。この形式は必要に応じて編集できます。
- 関連付け済みと関連付けなしをクリックし、Zoho CRMに関連付いている項目と関連付いていない項目をそれぞれ確認することができます。
- 項目の関連付けをリセットするを選択すると、最初から関連付けをやり直すことができます。
- 自動関連付けを適用するをクリックすると、インポートする列に一致する項目が自動で関連付けられます。
- 完了するをクリックします。インポートの実行が開始します。メモは、それぞれのデータの詳細画面で確認できるようになります。
インポートの際、重複データの作成を防ぐには？
データのインポートの際、それぞれのデータの種類に応じた固有の項目に基づいて重複データを認識させることができます。それぞれのデータの種類において重複をチェックできる項目は、以下の通りです。
- 見込み客 - メール
- 連絡先 - メール
- 取引先 - 取引先名
- 商談 - 商談名
- 問い合わせ - 件名
- ソリューション - ソリューションの件名
- キャンペーン - キャンペーン名
- 仕入先 - 仕入先名
- 商品 - 商品名
利用例：
上記の項目を使用していないときに、データの詳細を更新したいとします。そして、更新されたデータを含むファイルをインポートする際に重複しないようにチェックしたいとします。このような場合には、データIDを使って重複データを確認することができます。Zoho CRMのデータはそれぞれ固有のIDを持っています。データをエクスポートすると、データIDを取得することができます。以下の手順で、インポート時のデータの重複を確認してください。
- 更新したいデータをエクスポートします。エクスポートしたファイルにはデータIDが含まれています。
- ファイルのデータに必要な変更を加えてください。
- 上書きオプションを使ってZoho CRMにファイルをインポートしてください。
注：
- データIDに基づいて重複データが確認されます。
- Zoho CRM内に重複したデータが発見されると、インポートファイルのデータで上書きされます。
- 関連付けられた項目のみが上書きされます。
- もしデータIDが関連付けられていなければ、新しいデータは作成されません。
インポートの際、データの重複はどのように認識されているのですか？
データをインポートする際、重複データを上書きする、スキップする、複製するというオプションがあります。重複データは各タブにおいて、メールや電話番号といった固有の項目に基づいて認識されます。各タブに対応する固有の項目は以下の通りです。
- 見込み客 - メール
- 連絡先 - メール
- 取引先 - 取引先名
- 商談 - 商談名
- 問い合わせ - 件名
- ソリューション - ソリューションの件名
- キャンペーン - キャンペーン名
- 仕入先 - 仕入先名
- 商品 - 商品名
単一のファイルから連絡先をインポートする際、連絡先をそれぞれの取引先に関連付けるには？
取引先と連絡先を単一のファイルを使用してインポートする際、それぞれの取引先に連絡先を関連付けることができます。インポートファイルには、連絡先と取引先の詳細が含まれていることになります。手順は以下のとおりです。
- 他の新しいファイルにある取引先の情報をコピーする - インポートするファイル内には、連絡先を複数持つ取引先もあるかもしれません。取引先が複製されてしまうのを防ぐには、取引先の情報をもう1つの別のファイルに分ける必要があります。
- 取引先タブのデータをインポートする - 1. で作成した、重複する取引先データのないファイルをインポートします。
- データを連絡先タブにインポートする - 取引先と連絡先の両方の情報の入ったファイルをインポートします。インポートの際、連絡先の情報と取引先の情報の両方を関連付けます。
重要な注意点：
他のCRMからデータを移行するの機能を使用してデータをインポートする場合、他のCRM提供会社によって与えられたIDを使って連絡先を取引先に関連付ける必要があります。
データをインポートする際の必須項目は？
データをインポートする際、それぞれのデータの種類に応じて、すべての必須項目がインポートファイルに用意されている必要があります。たとえば、もし見込み客名と組織情報が、CRMに見込み客を追加する上で必須項目だった場合、これらの詳細をインポートするファイルでも同様に用意しておく必要があります。そのようにした場合にのみ、データのインポートが可能です。
関連記事：Zoho CRMへのデータのインポート
インポートされたデータは誰に割り当てられますか？
インポートしたデータのユーザーへの割り当ては、インポートの際に選択したオプションに基づいて行われます。
自分のデータをインポートする - 自分でデータをインポートすると、インポートしたすべてのデータが自分自身に割り当てられます。
組織のデータをインポートする - この機能を使用してデータをインポートすると、データをさまざまなユーザーに割り当てることができます。インポートファイルでは、データを割り当てるユーザーのメールアドレスを指定するための列を作成する必要があります。メールアドレスが指定されていない場合、データは、データをインポートしたユーザーに自動的に割り当てられます。
注：担当者を割り当てるには、割り当てルールに基づいて担当者を割り当てるオプションを選択することも可能です。このオプションは、組織のデータをインポートする機能を使用してデータをインポートする場合にのみ使用可能です。
見込み客をZoho CRMアカウントにインポートするには？
ファイルに入っている見込み客のデータをCRMにインポートすることができます。以下の手順に従ってください。
- 見込み客タブへ移動します。
- ［インポート］→［見込み客をインポートする］ をクリックします。
- ［見込み客をインポート］画面で、参照をクリックしてインポートするファイルを選択するか、ファイルからセクションにインポートするファイルをドラッグアンドドロップします。
- 次へをクリックします。
- ドロップダウンリストから、データをインポートしたいレイアウトを選択します。レイアウトを1つしか設定していない場合、このオプションは表示されません。
- ファイルのデータから行いたいことを選択します。選択できるオプションは以下の通りです。
- 見込み客の新しいデータとして追加する
- 既存の見込み客と重複するデータをスキップする条件のドロップダウンリストから、CRMに既存の見込み客と重複するデータをスキップする条件を選択することができます。
見込み客タブの選択したレイアウトのすべての必須項目が選択肢に表示されます。 - 見込み客の既存データの更新のみを行う
- ドロップダウンリストから、既存の見込み客と重複するデータを検索する条件を選択することができます。
見込み客タブの選択したレイアウトのすべての必須項目が選択肢に表示されます。 - 値が空の場合、見込み客の既存データの値は更新しないにチェックを入れることで、見込み客を空の値で上書きすることを防ぐことができます。
- 両方
- 見込み客の新しいデータとして追加することも、見込み客の既存データの更新をすることもできます。
- 次へをクリックします。
- インポートするファイルの項目を、Zoho CRMの項目に関連付けます。
- 項目の関連付けで、以下のようなことが可能です。
- ファイルの項目を新しい項目に関連付けたい場合は、新しい項目を追加するをクリックします。
- 関連付け済みと関連付けなしをクリックすることで、ファイルの項目で、CRMの項目に関連付いている/関連付いてにない項目を確認することができます。
- 項目の関連付けをすべて解除したい場合は、項目の関連付けをリセットするをクリックします。CRMに、ファイルの項目とCRMの項目を自動で関連付けさせるには、自動関連付けを適用するをクリックします。
- 項目にカーソルを合わせると右側に表示される空の値を置き換える欄に項目の値を入力します。ここに記入した項目の値で、インポートするファイル内の空の項目を置き換えられます。
- 項目名の右にカーソルを合わせると表示されるこの関連付けに別の項目を追加する（＋）をクリックすると、ファイル内の1つの項目をCRMの複数の項目に関連付けることができます。
- 初期値の設定タブでは、見込み客タブの項目の初期値を設定することができます。項目の初期値を設定すると、すべてのデータにおけるその項目が、初期値として設定した値になります。
- 次へをクリックします。
- 割り当てルールのチェックボックスにチェックを入れます。ドロップダウンリストから割り当てルールを選択するか、割り当てルールを作成するをクリックして新しい割り当てルールを作成します。
- タスクの割り当てのドロップダウンリストからタスクを選択するか、ワークフロータスクを作成するをクリックして新しいタスクを作成します。
- 見込み客の登録を手動で承認したい場合、見込み客の登録の手動承認を有効にするのチェックボックスにチェックを入れてください。このチェックを入れると、インポートされたデータは管理者によって承認される必要があります。承認されたデータは、然るべき担当者に、あるいは選択した割り当てルールに応じて割り当てられます。
- 完了するをクリックします。
関連記事：インポート履歴の表示
商品の詳細を外部からZoho CRMにインポートするには？
以下の手順で、商品の詳細をインポートすることができます。
- 商品タブを開きます。
- 商品をインポートをクリックします。
- 商品をインポート画面で、商品をファイルからインポートするか、他のシステムからインポートするかを選択します。
- CSVまたはXLS形式の、商品のファイルをドラッグアンドドロップ、またはファイルを参照します。
- 項目の関連付け画面で、CSVまたはXLS形式のファイルの列の見出しと、Zohob CRMの商談タブの項目を関連付けます。
- 完了するをクリックします。
注：
商品のインポートは、この操作を実行する権限が与えられている場合にのみ可能です。権限が与えられていない場合、商品タブの商品をインポートボタンは画面に表示されません。管理者にアクセスの権限を許可してもらう必要があります。
シートから情報を取得して、顧客の対応する項目にアップロードできますか？
はい、できます。エクセルのシートからデータをインポートすることで可能です。
関連記事：Zoho CRMへのデータのインポート
他のCRMからZoho CRMにデータを移行できますか？
はい、できます。他のCRMからZoho CRMへの移行が可能です。自分自身でも移行を行うことができますが、専門チームにサポートを依頼することも可能です。データの移行に関するお問い合わせは、migration@zohocrm.com 宛にメールで送信してください。
データの移行を開始する前に、今まで使用していたCRMからのバックアップデータが以下の正しい形式で取得されていることを確認してください。
- Excel (XLS, XLSX)
- CSV
- 名刺
- vCard 形式 (VCF)
データの移行前にZoho CRMアカウントをカスタマイズして必要な項目を加えることで、項目の関連付けを適切に行うことができ、データの移行を上手く行うことができます。移行時の確認ポイントをチェックして、スムーズな移行のためのベストプラクティスに従ってください。こちらではCRMに特化した移行ガイドも見ることができます。
データをZoho CRMに移行するには？
CRMアカウントで、［設定］→［データ管理］→［インポート］ から、データの移行元のCRMを選択します。
移行したいCSVファイルを自身のデバイスにすでに保存してある場合は、その他のCRMをクリックし、ファイルを選択ボタンから移行したいCSVファイルを選択します。
データ移行とは何ですか？
Zoho CRMのデータの移行ツールを使うと、データを確実に移行でき、手作業を大幅に削減できます。インポートファイルとZoho CRMのタブを自動で関連付け、ファイルの列とZoho CRMの項目を自動で関連付けます。移行元の既存データを保存するにあたり、Zoho CRMにはまだないタブが必要な場合でも、Zoho CRMはタブを作成しデータを関連付けます。このツールでは、関連付いているファイル、関連付いていないファイル、およびサポートされていないファイルの数が明確に表示されます。
関連記事：データ移行の概要
データ移行はどのように行われますか？
データの移行は、固有の識別子に基づいて行われます。データのタブ間での関連付けや、データの担当者への関連付けには移行IDが使用されます。
データを移行するには、固有のIDを各データに入れなければなりません。
移行IDとは何ですか？
移行IDとは、データのタブ間での関連付けや、データの担当者への関連付けに使用されるものです。すべてのデータは固有のIDを持っていなければなりません。連絡先と取引先は、相互に関連付いています。複数の連絡先を1つの取引先に関連付けることもできます。
以下のスクリーンショットでは、Sathishさんという連絡先に00C1というIDが付けられています。（このIDはバックグラウンドで使用されます。）これがZohoという名前の取引先と関連付けられます。
取引先タブで、取引先Zohoをクリックすると、Sathishさんが表示されます。同様のことがすべてのタブにおいて行われています。
データの移行が必要になるのはどのようなときですか？
今まで使っていたCRMツールや、CRM以外のツールからZoho CRMに切り替えるときはいつでも、既存のデータをZoho CRMに移行することを選択できます。タブごとのインポートのオプションには制限がほとんどないためです。別のCRMツールからZoho CRMに移行するときには、データの移行をおすすめします。
移行により、データをすべてのタブに移行できます。データの画像、各種書類タブ、活動、添付ファイル、ドキュメントなどを移行するオプションがあります。
注：ZIPファイルのサイズは最大10 GB または 200 CSVファイルまでである必要があります。
移行IDはどのように作成できますか？
移行は固有のIDに基づいて行われます。データのファイルに固有のID がない場合は、独自のIDを作成できます。数字、英数字、またはアルファベットを使用できます。ただし、IDはすべてのタブとすべてのデータにわたって固有である必要があります。連絡先タブで使用されるID は、取引先タブの固有のIDとして使用できません。
上記は手動でIDを生成したサンプルデータです。00A1はZohoという取引先に使用されているIDです。
タブ間でデータはどのように関連付いているのですか？
IDは、データ移行における主要な概念です。どのように機能するか、以下のシナリオを見て確認してみましょう。
取引先と連絡先は相互に関連付いています。1つの取引先に複数の連絡先を関連付けることができます。取引先タブでデータを開くと、データに関連付けられているすべての連絡先を表示できます。これは、IDに基づいて機能しています。
データの移行時、データを担当者に割り当てるには？
データの担当者への関連付けは、移行IDに基づいて行われます。データの担当者を関連付けるには、他のタブのデータを移行するときに、まず「User.csv」（ユーザーの情報を入れたCSVファイル）を移行する必要があります。「User.csv」ファイルには、姓、名、メール、ユーザーIDが含まれている必要があります。
以下の表では、担当者のIDが 00U1、00U2 であることが分かります。
移行ファイル形式とは何ですか？移行でサポートされているファイル形式の種類は？
移行でサポートされているファイル形式は、ZIPフォルダーとCSVです。
ZIPフォルダーをアップロードする際は、フォルダーの中にサブフォルダーがないことを確認する必要があります。ZIPフォルダーを開くと、その中にCSV ファイルのみが表示される状態でなければなりません。
注：最大10GBのデータをサポートしています。CSV ファイルとして挿入する場合、カウント数は200が上限です。
データの移行中表示されるエラーメッセージにはどのようなものがありますか？
一般的に、移行プロセス中に発生する可能性のあるエラーには、以下のようなものが挙げられます。
- 未入力の必須項目があります
- 親データが見つかりません
- ファイルが見つかりません
- 子データが見つかりません
- 挿入されたファイル形式が間違っています
- 未入力の必須項目があります：このタイプのエラーは、システムで設定されている必須項目が空のままか、適切に入力されていない場合に発生します。たとえば、見込み客タブ内の姓項目は、システムの必須項目です。移行するデータの姓項目が空の場合、すべてのデータがスキップされ、「未入力の必須項目があります」というエラーが表示されます。
- 親データが見つかりません：親タブのデータがファイルとともに移行されていない場合、このエラーが発生します。たとえば、連絡先タブと取引先タブがデータ内で関連付いているとします。取引先データが移行されていないか、取引先の移行に使用したIDがファイルに保存したものと同じでない場合、「親データが見つかりません」というエラーが発生します。 上記のシートを移行に利用した場合、取引先タブの移行に使用されたIDは、連絡先タブのサンプルデータのIDとは異なります。これは、「親IDが見つかりません」というエラーが表示される状況の1つです。このエラーは、関連するデータが移行されない場合に必ず発生します。
- ファイルが見つかりません：このエラーは、移行中に添付ファイルが見つからない場合に発生します。このエラーを回避するには、添付フォルダーにすべての添付ファイルが含まれていることを確認してください。データ内の添付ファイルはCSV 形式で保存されます。たとえば、添付ファイル (例: Alpha.jpeg) がCSV形式では存在するがフォルダーにない場合は、このエラーが発生します。
- 子データが見つかりません：見積書、受注書、発注書などの各種書類タブを移行するときは、必ず対応する親タブ(商品)が移行されていることを確認してください。商品IDがファイルに存在しない場合、または商品がファイルとともに移行されていない場合、このエラーが発生します。たとえば、見積書タブと見積明細ファイルを移行している場合、明細ファイルで製品 ID を追加し忘れた場合、または商品がファイルとともに移行されていない場合、このエラーが発生します。
- 挿入されたファイル形式が間違っています：このタイプのエラーは、追加されるファイル形式がCSVファイル以外の場合に発生します。移行中はZIPフォルダーにCSVファイルが含まれている必要があります。挿入する前に ZIPフォルダーに他のサブフォルダーがないことを確認してください。そうでない場合、このエラーが発生します。
重複データを作成せずに、新しいデータを含む取引先をインポートするには？
Zoho CRMでは、エンタープライズプラン以上のユーザーは、データのインポート時に上書きオプションを使用できます。このオプションを使用すると、インポートしようとしている類似データでCRMのデータを上書きできます。また、「重複データ」オプションを使用して重複データを作成しないようにし、必要に応じて既存のデータを更新することもできます。
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