役職と権限のよくある質問

役職と権限のよくある質問

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

1. 権限とは何ですか？

権限とは、ユーザーが業務を行うために必要な操作権限をまとめたものです。たとえば、部門長には、データのインポート、タブのカスタマイズ、CRMへのユーザー追加などの権限が必要になる場合があります。これらすべての権限を含む権限を作成し、部門長の役職を持つすべてのユーザーに割り当てることができます。これにより、同じ役職のユーザーに同一の権限を付与し、誤った権限が割り当てられるのを防止できます。

権限の作成について、詳細をご確認ください。

2. 標準の権限をカスタマイズできますか？

システムで定義されている標準の権限では、一部の権限のみカスタマイズできます。標準の権限をカスタマイズするには、権限を複製し、複製した権限に必要な権限を追加するか、不要な権限を削除することをお勧めします。
カスタム権限の作成について、詳細をご確認ください。

3. アカウント内の一部のタブにアクセスできないのはなぜですか？

権限設定では、必要に応じてタブを無効にできます。アクセスできないタブは、使用中の権限で無効になっている可能性があります。

タブを有効にするには、次の手順を実行します。
この操作は管理者のみ実行できます。
  1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［権限］に移動します。
  2. 権限を選択します。
  3. アクセスを許可するタブの切り替えボタンを有効にします。

4. 権限を削除できますか？その権限を使用しているユーザーはどうなりますか？

はい、不要になった権限は削除できます。ただし、最初にユーザーを別の権限に移行する必要があります。
ユーザーを移行して権限を削除するには、次の手順を実行します。
  1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［権限］に移動します。
  2. 対象の権限を選択します。
  3. 右上にある三点リーダーをクリックします。
  4. ［削除］をクリックし、ユーザーを別の権限に移行します。

権限にユーザーが割り当てられていない場合は、移行せずに削除できます。
役職の削除とユーザーの移行について、詳細をご確認ください。

5. 特定の権限に属するユーザーの一覧はどこで確認できますか？

CRMでは、作成済みの権限から、その権限に属するユーザーの一覧を確認できます。

特定の権限に属するユーザーを表示するには、次の手順を実行します。
  1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［権限］に移動します。
  2. 対象の権限を選択します。
  3. 右上の［ユーザーを表示］をクリックします。

6. 既存の権限を複製するには

既存の権限を複製するには、次の手順を実行します。
  1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［権限］に移動します。
  2. 対象の権限にカーソルを合わせ、アイコンをクリックします。
  3. ［複製］をクリックします。

  4. ［新しい権限の作成］ポップアップで、［権限名］と［説明］を入力します。
  5. ［作成］をクリックします。
権限を複製すると、その権限設定もコピーされます。コピーした権限は必要に応じて調整できます。

7. データの所有者を変更できないのはなぜですか？

データの所有者を変更するには、使用中の権限で［所有者の変更］権限が有効になっている必要があります。

［所有者の変更］権限を有効にするには、次の手順を実行します。
  1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［権限］に移動します。
  2. 対象の権限を選択します。
  3. 左側の［ツール］をクリックします。
  4. ［所有者の変更］の切り替えボタンを有効または無効にします。
    ユーザーによるデータの所有者変更を許可するタブを選択します。これにより、他のタブのデータの所有者をユーザーが変更できないように制限できます。

8. ユーザーが設定ページの設定を変更できないようにするには

ユーザーの権限で［設定権限］を無効にすると、設定ページの各種設定へのアクセスを制限できます。

［設定権限］を無効にするには、次の手順を実行します。
  1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［権限］に移動します。
  2. 対象の権限を選択します。
  3. 左側の［その他］をクリックします。
  4. ［設定権限］を無効にします。

9. 標準権限と管理者権限とは何ですか？

これらはシステムで定義された権限です。ユーザーがCRMで行う可能性の高い操作に基づき、カテゴリーごとに権限があらかじめ設定されています。

管理者権限では、すべての権限を利用できます。管理者権限を持つユーザーは、CRMで利用可能なすべての操作を実行できます。この権限では、基本権限と一部の拡張機能の権限を除き、権限を変更できません。

標準権限では、CRMの日常業務を管理するために必要な機能を利用できます。たとえば、ユーザーはインポート履歴を表示できますが、CRMにデータをインポートすることはできません。同様に、標準権限では、管理者レベルの権限がすべて無効になっています。
これらの権限は変更できないため、管理者が複製し、複製した権限を必要に応じてカスタマイズすることをお勧めします。
権限の作成について、詳細をご確認ください。

10. 一括メールを送信する権限がありません。どうすればよいですか？

一括メールを送信するには、ユーザーの権限で［一括メール］権限が有効になっている必要があります。
［一括メール］権限を有効にするには、次の手順を実行します。
  1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［権限］に移動します。
  2. 対象の権限を選択します。
  3. 左側の［タブの権限］で［メール送信］をクリックします。
  4. ［一括メール］を有効または無効にします。
ヒント：同じセクションで、メールの削除や個別メールの送信に関する設定も管理できます。

11. どのタブでもカスタムビューを作成できません。

カスタムビューを作成するには、［カスタムビューの管理］権限が必要です。
この権限を有効にするには
  1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［権限設定］に移動します。
  2. 対象の権限設定を選択します。
  3. 左側の［タブの権限］にある［その他］をクリックします。
  4. ［カスタムビューの管理］を有効にします。
ヒント：同じセクションで、印刷ビューとシートビューの設定も管理できます。

12. CRMモバイルアプリからZoho CRMアカウントにログインできないのはなぜですか？

アプリにログインするには、モバイルアプリへのアクセス権限が必要です。
この権限を有効にするには
  1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［権限設定］に移動します。
  2. 対象の権限設定を選択します。
  3. 左側の［拡張機能の権限］にある［その他］をクリックします。
  4. ［CRMモバイルアプリ］へのアクセスを有効にします。

13. メールテンプレートにはアクセスできますが、差し込み文書テンプレートや在庫テンプレートにはアクセスできません。どうすればよいですか？

在庫テンプレートと差し込み文書テンプレートへのアクセス権限は、［テンプレートの管理］の下に個別に表示されます。そのため、権限設定で3つの権限をすべて有効にした場合にのみ、在庫テンプレートと差し込み文書テンプレートを作成できます。
3つのテンプレート権限をすべて有効にするには
  1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［権限設定］に移動します。
  2. 対象の権限設定を選択します。
  3. 左側の［設定権限］にある［メールとテンプレート］をクリックします。
  4. ［テンプレートの管理］のドロップダウンをクリックします。
  5. ［メールテンプレート］、［在庫テンプレート］、［Zoho Writerを使用した差し込み文書］を選択します。

14. Zoho CRMの初期設定の役職は何ですか？

Zoho CRMでは、初期設定でCEOとマネージャーの役職が用意されています。
組織構造に応じて、営業マネージャーや営業担当者などの役職を追加できます。

新しい役職を作成するには
  1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［役職と共有］に移動します。
  2. ［役職と共有］セクションで、［+新しい役職］をクリックします。
  3. ［新しい役職］ページで、次の操作を行います。
  4. 役職名を入力します。同じ名前の役職は追加しないでください。
  5. ［上司］の検索項目から、直属の上司の役職を選択します。
  6. 上司の役職を選択しない場合、新しい役職はCEOの役職の下に作成されます。
  7. 同じ役職のユーザーにアクセス権限を付与する場合は、［同じ役職のユーザーとデータを共有］チェックボックスを選択します。
  8. 役職の説明を入力します。
  9. ［保存］をクリックします。

15. データ共有設定が［非公開］に設定されているにもかかわらず、一部のユーザーが同じ役職のユーザーのデータを表示できるのはなぜですか？

これは、そのユーザーの役職で［同じ役職のユーザーとデータを共有］が有効になっているためです。［同じ役職のユーザーとデータを共有］権限は、常にデータ共有ルールより優先されます。
ヒント：データの漏えいを防ぐため、役職と各役職に所属するユーザーの一覧を作成し、アクセスが必要なデータを定義しておくことをお勧めします。

16. ［同じ役職のユーザーとデータを共有］が表示されないのはなぜですか？

次の2つの場合、［同じ役職のユーザーとデータを共有］は表示されません。
  1. CRMアカウントにユーザーが1人しかいない場合。
  2. 階層設定で［報告階層］を選択している場合。
ヒント：CRMアカウントにユーザーを追加する前に、CRMに追加するユーザーの一覧を作成し、同じ役職のユーザーとのデータ共有を許可する役職を明記しておくことをお勧めします。

17. 特定の役職に所属するすべてのユーザーの一覧は、どこで確認できますか？

CRMでは、各役職に所属するユーザーの一覧が、その役職の下に表示されます。
特定の役職に所属するすべてのユーザーを表示するには
  1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［役職と共有］に移動します。
  2. 対象の役職をクリックします。
  3. ［関連付けられているユーザー］に、この役職に所属するすべてのユーザーが表示されます。

18. 役職階層で、特定の役職の上司を変更するにはどうすればよいですか？

各役職には、上司となる別の役職を設定する必要があります。この設定は必須です。役職を作成する際は、［上司］ドロップダウンから役職を選択する必要があります。
上司となる役職を変更するには
  1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［役職と共有］に移動します。
  2. 役職を選択し、［編集］をクリックします。
  3. ［上司］で役職を変更します。

19. ユーザーを別の役職に移動できますか？

はい、ユーザーを別の役職に移行すれば、元の役職を削除できます。
役職を削除してユーザーを移行するには
  1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［役職と共有］に移動します。
  2. 役職を開き、［削除］をクリックします。
  3. ユーザーの移行先となる新しい役職を選択します。
すべてのユーザーを一括で移動するには、元の役職を削除して別の役職に移行します。

20. データ共有ルールはどのような場合に使用しますか？

役職階層では、カスタムのデータ共有によって共有された部下のデータを、上位の役職のユーザーが表示することはできません。データ共有ルールの作成についての詳細はこちら。
このデータを上司が閲覧できるようにするには、データ共有ルールの［上司に許可］オプションを使用します。

21. 役職名の編集、上司の役職の変更、同僚とのデータ共有の無効化ができないのはなぜですか？

これらの設定を行うには、ユーザーのプロフィールでユーザー管理へのアクセス権限が有効になっている必要があります。この権限を有効にできるのは、管理者プロフィールを持つユーザーのみです。
この権限を有効にするには
［設定］→［セキュリティ管理］→［プロフィール］→［ユーザー管理］に移動し、スイッチをオンにします。

22. 会社のCEOですが、役職を作成できません。

CRMアカウントのユーザーが1人だけの場合、役職は作成できません。［新しい役職］オプションも表示されません。
最初に追加するユーザーには、システム定義の役職であるCEOまたはマネージャーと、標準プロフィールである管理者または標準のみを割り当てることができます。

23. 管理者は他のユーザーのデータを閲覧できますか？

はい。Zoho CRMで管理者プロフィールを持つすべてのユーザーは、役職に関係なく、初期設定で他のユーザーのデータを閲覧できます。

24. 同僚が自分のデータを閲覧できないようにするにはどうすればよいですか？

同じ役職のユーザーは、初期設定では互いのデータを閲覧できません。ただし、自分の役職で［同僚とデータを共有］が有効になっている場合、自分のデータは同じ役職の他のユーザーにも表示されます。CRM管理者に、以下の設定の変更を依頼してください。

同僚が自分のデータを閲覧できないようにするには。
  1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［役職と共有］に移動します。
  2. 役職を編集し、［同僚とデータを共有］チェックボックスの選択を解除します。

25. ユーザーに役職を割り当てるにはどうすればよいですか？

CRMにユーザーを追加する前に役職を作成し、ユーザーの作成時に役職を割り当てることをお勧めします。
ユーザーに役職を割り当てるには。
  1. ［設定］→［一般］→［ユーザー］に移動します。
  2. ［ユーザー］ページでユーザー名をクリックします。
  3. ［編集］アイコンを［ユーザーの詳細］ページでクリックします。
  4. ［ユーザーの編集］ページのドロップダウンリストから役職を選択します。
  5. ［保存］をクリックします。

26. 役職とは何ですか？

CRMの役職は、組織の階層を表します。たとえば、組織内に営業マネージャー、営業責任者、営業担当者がいる場合、それぞれの役職をCRMに作成できます。
役職を作成すると、ユーザーの役職に応じて適切な範囲のデータへのアクセス権限を付与できるという利点もあります。たとえば、営業担当者が営業責任者のデータにアクセスできないように制限できます。

役職に基づくデータアクセスの主なポイントは次のとおりです。
  1. CEOの役職を持つユーザーは、CRM内のすべてのデータにアクセスできます。
  2. マネージャーが部下のデータを閲覧または編集できるのは、部下が所有するデータに対する閲覧権限または編集権限を持っている場合のみです。
  3. 上位の役職を持つユーザーは、初期設定で部下のデータにアクセスできます。
  4. 同じ役職のユーザーは、互いのデータにアクセスできません。たとえば、技術担当副社長はマーケティング担当副社長のデータにアクセスできず、その逆も同様です。
  5. ［上司に許可］オプションが有効になっていない場合、上位の役職を持つユーザーは、カスタム共有ルールを通じて部下に共有されたデータを閲覧できません。
  6. ［同僚とデータを共有］オプションを使用すると、同じ役職のユーザー間でデータを共有できます。
  7. メモや添付ファイルを追加したり、データにメールを送信したりするには、対象となるメインのデータへの読み取り／書き込み権限が必要です。
  8. 管理者権限を持つユーザーは、役職に関係なくすべてのデータにアクセスできます。

27. 役職とプロフィールを作成できないのはなぜですか？

役職とプロフィールを作成できるのは、次の条件を満たす場合のみです。
  1. Professional、Enterprise、Ultimateプランのいずれかを契約していること（無料プランでは利用できません）。
  2. Zoho CRMアカウントに複数のユーザーが登録されていること。役職やプロフィールを作成する前に、アカウントにユーザーを追加する必要があります。
関連リンク
ユーザーの追加

28. ユーザーの役職を変更するにはどうすればよいですか？

次の手順でユーザーの役職を変更できます。
  1. 管理者権限でZoho CRMにログインします。
  2. ［設定］→［一般］→［ユーザー］をクリックします。
  3. ［ユーザー］ページで、役職を変更するユーザーに対応する［編集］リンクをクリックします。
  4. ［アカウント情報］ページで、ドロップダウンリストから［役職］を選択します。
  5. ［保存］をクリックします。

29. ユーザーの権限を変更するには

次の手順でユーザーの役職を変更できます。
  1. 管理者権限でZoho CRMにログインします。
  2. ［設定］→［一般］→［ユーザー］をクリックします。
  3. ［ユーザー］ページで、役職を変更するユーザーに対応する［編集］リンクをクリックします。
  4. ［アカウント情報］ページで、ドロップダウンリストから［権限］を選択します。
  5. ［保存］をクリックします。

30. 1人のユーザーに複数の役職を割り当てることはできますか？

いいえ、1人のユーザーに複数の役職を割り当てることはできません。役職は、CRM内における組織上のユーザーの位置付けを定義するものです。CRMの役職は組織階層を再現し、アカウント内のデータへのアクセスを制御します。実際の組織で営業マネージャーが営業担当者を兼任できないのと同様に、CRMでもユーザーに同時に割り当てられる役職は1つだけです。

31. ステータスの更新でユーザー、グループ、役職をメンションするには

ユーザー、役職、グループの名前の前に「@」を入力すると、対象をメンションできます。
例：@Cindy。名前を入力すると、Zoho CRMに候補の一覧が表示され、該当する名前を選択できます。

32. 無料プランでは、追加したすべてのユーザーに管理者権限が設定されます。変更することはできますか？

無料プランでは、管理者権限とCEOの役職のみ利用できます。ユーザーの役職と権限は変更できません。ただし、プロフェッショナルプラン、エンタープライズプラン、およびそれ以上のプランでは、権限と役職を作成できます。

33. インポートしたユーザーには、どの役職と権限が設定されますか？

インポートしたユーザーには、初期設定で次の役職と権限が設定されます。

役職：マネージャー
権限：標準

インポート後、［ユーザー］ページで役職と権限を変更できます。ユーザー設定の変更については、ユーザーの管理を参照してください。

34. タブ内の特定の項目へのアクセスを制限するには

権限ごとに項目レベルの権限を設定することで、タブ内の特定の項目へのアクセスを制御できます。要件に応じて、項目を非表示、読み取り専用、または編集可能に設定できます。たとえば、顧客の銀行口座やクレジットカードの詳細などの機密情報を、特定のユーザーに対して非表示にできます。また、他の項目を読み取り専用にして、不正な変更を防ぐこともできます。
  1. ［設定］→［カスタマイズ］→［タブと項目］に移動します。
  2. 項目へのアクセスを管理するタブを選択します。
  3. ［項目］をクリックし、［項目の権限］を選択します。
  4. 各項目に必要な権限を設定します。
  5. ［保存］をクリックします。