営業チーム向けのZoho CRMの設定

Zoho CRMには、営業チーム向けの便利な設定が用意されています。ワークフローによる自動化処理、見込み客の割り当て、操作画面のカスタマイズ、権限の設定、操作履歴の表示など、さまざまな内容を設定できます。設定方法も簡単です。管理者は、開発チームに依頼せずに自身でこれらの設定を行うことが可能です。また、これらの設定を行うにあたって、AI機能を利用することもできます。以下では、営業チーム向けの主な設定内容と、各設定でのAI機能の利用例について説明します。

ワークフローによる自動化処理

ワークフロールールとは、指定した条件に一致するデータに対して一連の処理を実行するための機能です。ワークフロールールが適用されると、メール通知の送信、タスクの割り当て、データの項目の更新などの処理が自動で実行されます。

管理者は、設定画面からワークフロールールの設定を行うことができます。設定するには、［設定］→［自動化］→［ワークフロールール］の順に移動します。ワークフロールールを設定するにあたって、実行タイミング、条件、処理の3種類の要素があります。

ワークフローの実行タイミング：データの作成、編集、作成と編集の両方、削除などの操作が行われた際や、特定の項目が更新された際にルールを実行できます。また、日付の項目の値をもとにルールを実行したり、データのスコアが変更された際にルールを実行したりすることも可能です。

ワークフローの処理：項目の更新、通知メールの送信、タスクの作成、通話の予約、Webhookの実行、カスタム関数の実行、データの作成、SlackやZoho Cliqでの通知の送信などの処理を実行できます。条件を満たした際に処理をすぐに実行したり、処理を実行する日時を指定したりすることも可能です。

自動化処理の実行順：割り当てルール、レビュープロセス、スコアリングルール、ワークフロールール、承認プロセス、ブループリント、スコアリングルール、コマンドセンターの順に実行されます。処理の実行時にスコアを更新するため、スコアリングルールは2回実行されます。

ワークフローにおけるAI機能の利用：ワークフロールールを設定するにあたって、見込み客や商談のスコアリング、おすすめの次の一手、異常値検出、売上予測などのAI機能を利用できます。ワークフロールール、ブループリント、コマンドセンターのジャーニーを設定する際に、Ziaによって出力された値を条件や実行タイミングとして設定することが可能です。Ziaによって出力された値が基準値に達したり、おすすめの次の一手が出力されたりした際に、ワークフローの処理を自動で実行できます。

見込み客や商談の割り当て

割り当てルールでは、条件を満たした際にデータの担当者を自動で割り当てることができます。データを割り当て先として、ユーザー、役職、グループ、ユーザーの項目を選択することが可能です。また、条件や割り当てルールに基づいてデータを動的に割り当てることもできます。

割り当てルールでは、順繰り（ラウンドロビン）形式によるデータの割り当てを適用できます。また、地域、業界、商談の規模、見込み客の登録経路、対応状況などの条件に基づいたデータの割り当てにも対応しています。担当者の負担を考慮しながらデータを割り当てることが可能です。

データの割り当てにおけるAI機能の利用：割り当てルールを設定するにあたって、Ziaのスコアや予測の出力値を条件として指定できます。たとえば、Ziaによって優先度が「高」と識別された見込み客を、専任の担当者に割り当てて優先的に対応を進めることが可能です。また、Ziaによって提案されたおすすめの次の一手の内容をもとに、データを割り当てる担当者を指定することもできます。商談の各ステージでのフォローアップ対応を円滑に進めることが可能です。

操作画面のカスタマイズ

キャンバス機能では、組織の要件に合わせて操作画面をカスタマイズできます。カスタマイズ方法も簡単です。直感的な操作で操作画面をすばやく設計することが可能です。データの詳細ページや一覧ページをカスタマイズするにあたって、ページに表示する項目を変更したり、色、サイズ、形状、配置などのスタイルを詳細に指定したりできます。

［データ一覧の管理］の権限を持つ管理者またはユーザーのみが、キャンバスを作成、編集可能です。

また、各種レイアウト、セクション、タブ内の項目に関して、役職に応じて表示する内容を変更することもできます。各チームに対して必要な情報のみを表示するように制限することが可能です。

操作画面のカスタマイズにおけるAI機能の利用

Zia機能を利用したタブの作成：タブを作成するにあたって、Ziaに質問機能を利用できます。タブの使用目的や組織の業界などに応じて、タブの項目やレイアウトに関するZiaの提案内容を確認することが可能です。タブの作成を効率よく行うことができます。
Ziaのボタンの作成：データの詳細ページや一覧ページに、Ziaを呼び出すボタンを追加できます。ボタンをクリックした際にZiaによって生成されるデータに関して、詳細に設定することが可能です。
キャンバスにおけるZiaの画像検証機能の利用：Ziaの画像機能を通じて、キャンバスのレイアウトを作成できます。最初から作成する手間を省くことが可能です。また、Zoho CRMにアップロードされた重複画像を識別することもできます。
画像検証ルール：画像検証に関する設定を行うことができます。タブ、検証対象の種類、学習データなどの内容を指定することが可能です。

権限の管理

Zoho CRMでは、権限を詳細に設定できます。必要に応じて、独自の権限を設定したり、各役職において行える操作を指定したりすることが可能です。たとえば、データの削除やタブの設定などの操作を、特定の役職で行えるように設定できます。役職では、アクセス可能なデータの範囲を指定することが可能です。

設定可能な権限の種類：役職では、組織の階層をもとに表示できるデータの種類を指定できます。権限では、各タブにおいてユーザーが行える操作を指定することが可能です。項目単位の権限では、各項目において行える操作を指定できます。チームタブでは、チーム専用のタブを作成し、権限を詳細に設定することが可能です。

権限の管理におけるAI機能の利用：役職に基づいた権限の設定において、AI機能を利用できます。ユーザーの権限に応じて、Ziaの売上予測の表示内容を指定したり、Ziaによって生成された分析情報へのアクセスを制限したりすることが可能です。また、Ziaの予測モデルの設定に関するユーザーの権限を指定することもできます。通常、ユーザーはZiaによって生成された値を表示することはできますが、Ziaに関する設定を行うことはできません。Ziaに関する設定は、管理者のみが設定画面から行うことができます。

操作履歴の確認

操作履歴では、Zoho CRM内でユーザーによって行われた操作を時系列順で詳細に確認できます。顧客のデータの変更や売上に関するデータの更新など、組織のユーザーによって行われた内容を把握することが可能です。

操作履歴では、メール、各種書類、メールの統合などの各種テンプレートに関する操作を確認することもできます。また、新しいワークフロールールの設定や既存の通知設定の更新など、ワークフロールールや通知に関する操作履歴を確認することも可能です。自動返信、問い合わせのエスカレーションルール、項目の関連付けなどの内容にも対応しています。

管理者権限を持つユーザーは、すべてのユーザーの操作履歴を表示できます。特権管理者は、組織のすべてのユーザーの操作履歴にアクセスすることが可能です。

操作履歴で、AIによって行われた処理や操作についても確認できます。予測モデルの有効化、Ziaのスコアを利用して割り当て設定の変更、Ziaのボタンの編集などの操作が行われると、これらの操作が行われた内容、日時、操作を行ったユーザーに関する情報が操作履歴に記録されます。