Gmail APIの使用

Gmail APIの使用

Zoho CRMには、ユーザーが要件に基づいて選択できる、さまざまなメールオプションが用意されています。このようなオプションの1つにZoho Mailオプションがあります。Zoho Mailオプションを使用すると、POP3かIMAPのいずれかのプロトコル、またはGmail APIを使用して、Zoho CRM内でメールクライアントを設定できます。

IMAP - メールをあらかじめコンピューターにダウンロードしておかなくても使用できます。IMAPを使用すると、リモートサーバーにメールを保存できます。この双方向プロトコルでは、複数のデバイス間でメールを同期することもできます。

POP3 - コンピューターにメールをダウンロードし、通常はリモートサーバーからそのメールを削除します。このプロトコルでは、複数のデバイス間でメールを同期できません。複数のデバイスでメールを読む場合、メールは未読として読むことができ、どのメールを削除、開封、フラグ設定したかは示されません。あるデバイスで作成したフォルダーは、他のデバイスに複製されません。

Gmail  API - Gmailユーザーの場合、ユーザーのGmailデータへのアクセスを許可するにはGmail APIが最適です。外部サービスのデータベースにメールが保存されることはなく、メールのセキュリティーとプライバシーを強化できます。

Gmailユーザー は、次のいずれかの方法を使用してZoho CRM内でメールを取得できます。主な違いの1つは、プロトコルPOP3/IMAPを使用する場合はメールをZoho CRMのデータベースに保存するのに対し、Gmail APIではメールをZoho CRMのデータベースに保存しません。アカウント内に表示されるすべてのメールは、APIを使用してGmailサーバーから直接呼び出されます。

メールマグネット が有効になっている場合にのみ、メールアドレス(英数字のID)、送信元アドレス、メール受信時間など、メールの詳細が保存されます。

Gmail APIを使用してGmailアカウントを設定すると、次の操作を実行できます:

  • メールの送受信
  • メールと連絡先の詳細を関連情報に応じて表示する
  • Zoho CRMの他のユーザーとメールを共有する
  • Gmailアカウントの3つのカテゴリー(今月完了予定の商談、未完了の商談、顧客)に基づいてメールを分類する

利用条件

必要な権限
ユーザーは権限で Zoho Mail連携 権限が有効になっている必要があります。


Gmailアカウントの設定

Gmailアカウントを設定するには

  1. Zoho CRMで [設定] > [チャネル] > [メール] をクリックします。
  2. [開始] をクリックして、メールの受信トレイに接続します。
  3. [Gmail] > [API] を選択します。
  4. ポップアップで、Gmailアカウントの [メールアドレス] [パスワード] を入力し、[次へ]をクリックします。
  5. ポップアップで、アクセスの詳細権限を確認し、 [許可] をクリックします。
  6. 顧客からの受信メールの通知を受け取る場合は、 メールマグネット を有効にします。
  7. 必要に応じて、 [受信トレイのメールのラベル] を有効にします。Gmailアカウントに3つのラベルが作成されます。連絡先からのメールは、条件に基づいてこれらのラベルに分類されます。 
    • 今月完了予定の商談 - 今月に1件以上の商談が完了予定の連絡先。 
    • 未完了の商談 - パイプラインに1件以上の商談がある連絡先。商談が今月完了予定の連絡先は含まれません。 
    • 顧客 - 1件以上の商談が受注した連絡先。これには、上記の2つのカテゴリーに該当するメールは含まれません。 
  8. いずれかの [メール共有の権限] を選択します。選択したオプションに基づいて、CRMアカウントの連絡先に対応するメールに他のユーザーがアクセスできるようになります。
  9. [保存] をクリックします。 
メモ 
  • Gmail API設定は、いつでも無効にできます。メールはZoho CRMのデータベースに保存されないため、無効化するとデータの詳細ページでは利用できなくなります。
  • メールは10分ごとにGmailアカウントのラベルに並べ替えられます。
  • 3つのラベルのいずれかに移動したメールは、受信トレイから削除されます。
  • メールが3つのラベルのいずれかに移動すると、親ラベルの下にもメールのコピーが表示されます。
  • メールマグネットが有効になっている場合にのみ、メールボックスのラベルを有効にできます。

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