Microsoft Teams連携

Microsoft Teams連携

Microsoft Teamsは、ユーザー同士がメッセージのやりとりや共同作業を行うことのできる一体型のチャットツールです。チャット機能の他にも、通話、ビデオ会議、タスク管理、予定管理、ファイル共有、外部サービス連携など、さまざまな機能を利用できます。Zoho CRMのMicrosoft Teams連携は、組織で営業支援・顧客管理ツールとしてZoho CRM、チャットツールとしてMicrosoft Teamsを利用している場合に役立ちます。

Zoho CRMのMicrosoft Teams連携機能を利用すると、Microsoft TeamsでZoho CRMのデータを確認、共有したり、Zoho CRMの通知を受信したりできるようになります。これにより、Microsoft Teamsで営業活動に関連するやりとりや共同作業をスムーズに行うことが可能になります。

この連携機能により、以下のことが可能になります。
  1. Microsoft Teamsのユーザーやチャネルに対して、Zoho CRMのデータの概要を共有する
  2. Microsoft Teamsのユーザーやチャネルに対して、Zoho CRMのダッシュボードの表／グラフを共有する
  3. Microsoft Teamsに対して、Zoho CRMの通知を送信する
  4. Microsoft Teamsでコマンドを入力して、Zoho CRMから特定の顧客や商談のデータを取得する
利用条件
必要な権限
連携機能を有効にするには、管理者権限が必要です。

Microsoft Teams連携の有効化

Zoho CRMの組織内でMicrosoft Teams連携の機能を利用できるようにするには、組織内で管理者権限を持つユーザーがMicrosoft Teams連携を有効にする必要があります。

Microsoft Teams連携を有効にするには
  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［Microsoft］の順に移動します。
  2. ［Teams］タブをクリックします。
  3. ［有効にする］をクリックします。


メモ
  1. この連携機能では、Microsoftの組織用アカウント（職場用または学校用のアカウント）との連携が可能です。Microsoftの個人用アカウントとは連携できません。
  2. 組織で連携機能が有効になった後、組織内のユーザーは、各自が連携による機能を初めて利用する際に、Microsoftアカウントの認証を行う必要があります（例：Zoho CRMからMicrosoft Teamsへのデータ共有機能の初回利用時など）。

  3. Zoho CRMアカウントに対して、同時に関連付けることのできるMicrosoft Teamsアカウントは1件のみです。Zoho CRMアカウントとMicrosoft Teamsアカウントが関連付けられている状態で、別のMicrosoft Teamsアカウントを新たに関連付けようとすると、既存のアカウントとの関連付けの解除を促す画面が表示されます。その場合、画面の案内に従い、既存のMicrosoft Teamsアカウントとの関連付けを解除してから、新しいアカウントを関連付ける必要があります。

組織内でMicrosoft Teams連携を有効にすると、組織内のユーザーは以下の各操作を実行できるようになります。

Microsoft Teamsのユーザー／チャネルに対するZoho CRMのデータの共有

Microsoft Teamsのユーザー／チャネルに対するZoho CRMのデータの概要の共有
Zoho CRMの各データの詳細ページで、［概要表示］に表示されている情報を、Microsoft Teamsのユーザー／チャネルに対して共有できます。この機能は、Zoho CRM内の特定のデータに関して、Microsoft Teamsでチャットのやりとりを行いたい場合に役立ちます。なお、この機能は、データの詳細ページの上部に［概要表示］が表示されているタブにおいてのみ利用可能です。

Microsoft Teamsのユーザー／チャネルに対してZoho CRMのデータの概要を共有するには
  1. Zoho CRMで対象のタブにアクセスします。タブのデータ一覧で、対象のデータをクリックし、詳細ページを開きます。
  2. データの詳細ページで［…］（その他の操作）アイコンをクリックし、［Microsoft Teams経由で共有する］をクリックします。

  3. 表示された画面で、以下の設定を行います。
  1. データの概要と一緒に送信するメッセージを入力します。
  2. データの共有先として、ユーザーまたはチャネルのいずれかを選択します。
  3. ユーザーに対して共有する場合、共有先のユーザーを選択します。
    チャネルに対して共有する場合は、共有先のチームとチャネルを選択します。
  4. ［送信する］をクリックします。

Microsoft Teamsのユーザー／チャネルに対するZoho CRMのダッシュボードの表／グラフの共有
Zoho CRMのダッシュボードの表／グラフを、Microsoft Teamsのユーザー／チャネルに共有することもできます。この機能は、営業活動に関する指標データに基づいて、Microsoft Teamsでチャットのやりとりを行いたい場合に役立ちます。

Microsoft Teamsのユーザー／チャネルに対してZoho CRMのダッシュボードの表／グラフを共有するには
  1. Zoho CRMの［アナリティクス］タブで、対象のダッシュボードの表／グラフにカーソルを重ねます。
  2. ［…］（その他の操作）アイコンをクリックし、［Microsoft Teams経由で共有する］をクリックします。

  3. 表示された画面で、以下の設定を行います。
  1. ダッシュボードの表／グラフと一緒に送信するメッセージを入力します。
  2. データの共有先として、ユーザーまたはチャネルのいずれかを選択します。
  3. ユーザーに対して共有する場合、共有先のユーザーを選択します。
    チャネルに対して共有する場合は、共有先のチームとチャネルを選択します。
  4. ［送信する］をクリックします。

Microsoft Teamsに対するZoho CRMの通知の送信

Microsoft Teams対して、Zoho CRMの各種通知を送信できます。たとえば、以下のような通知の送信を設定することが可能です。
  1. Microsoft Teamsの営業チーム用のチャネルに対して、見込み客のステータス更新に関する通知を送信する
  2. Microsoft Teamsに対して、顧客からのメールの受信や不在着信などに関する通知を送信する
  3. Microsoft Teamsに対して、受注数の急減に関する通知を送信する
連携によりMicrosoft Teamsのユーザー／チャネルに対して送信できる通知には、ワークフロールールによる通知、シグナルの通知、ジャーニー設計による通知、Ziaの通知があります。

メモ
Microsoft Teamsでは、Zoho CRMからの通知がZoho CRM用のボットを通じてユーザー／チャネルに送信されます。Microsoft TeamsでZoho CRM用のボットをアンインストールすると、それ以降の通知は送信できなくなりますのでご注意ください。
ワークフロールールによる通知
連携により、ワークフロールールを利用して特定の条件を満たした場合に、Microsoft Teamsのユーザー／チャネルに対して通知を自動送信できます。たとえば、商談のステージが［受注］へと更新された際に、Microsoft Teamsの営業チーム用のチャネルに対して通知を送信するよう設定することが可能です。なお、通知先としては、Microsoft Teams内のユーザーやチャネルを指定できます。

メモ
  1. Microsoft Teamsでは、Zoho CRMからの通知がZoho CRM用のボットを通じてユーザー／チャネルに送信されます。Microsoft TeamsでZoho CRM用のボットをアンインストールすると、それ以降の通知は送信できなくなりますのでご注意ください。
  2. 1つの条件に対して、Microsoft Teamsのユーザー／チャネルに送信する通知を5件まで設定できます。
Microsoft Teamsのユーザー／チャネルに対してワークフロールールの通知を送信するには
  1. ［設定］→［自動化］→［ワークフロールール］の順に移動します。
  2. ワークフロールールの設定画面で、Microsoft Teams経由の通知を設定するルールを選択し、ルールの編集画面を開きます。
  3. ［すぐに実行する処理］または［時間基準の処理］の欄で、［+ 処理］→［通知］→［Microsoft Teams経由］をクリックします。

  4. 表示された画面で、以下の設定を行います。
  5. 通知のメッセージを入力します。
  6. 通知先として、ユーザーまたはチャネルのいずれかを選択します。
  7. ユーザーを選択した場合、通知先のユーザーを選択します。
    チャネルを選択した場合は、共有先のチームとチャネルを選択します。
  8. ［保存する］をクリックします。
シグナルの通知
Zoho CRMの「シグナル」とは、顧客に関するさまざまな経路（チャネル）を通じた通知を一か所でまとめて確認できる機能です。たとえば、顧客によるメール送信、不在着信、アンケートへの回答（Zoho Survey連携）、Webセミナーへの登録（Zoho Meeting連携）などの通知をまとめて表示することが可能です（関連情報：シグナルの概要）。Microsoft Teams連携が有効になっている場合、Zoho CRMのシグナルの通知をMicrosoft Teamsに送信するように設定できます。これにより、Zoho CRMで管理している顧客の最新情報を、Microsoft Teamsの画面からすべてまとめて確認することが可能になります。

Microsoft Teamsに対してZoho CRMのシグナルの通知を送信するには
  1. Zoho CRMで、［設定］→［チャネル］→［シグナル］をクリックします。
  2. シグナル設定の画面で［Microsoft Teams］の列に移動し、通知する対象のチェックボックスを選択します。

    たとえば、［通話］の欄で［不在着信］チェックボックスを選択すると、Zoho CRMの電話連携で顧客からの着信に応答できなかった場合に、Microsoft Teamsに対して通知が自動送信されます。
  3. 設定が完了したら、［保存する］をクリックします。
ジャーニー設計による通知
ジャーニー設計では、顧客体験に関する業務プロセスである「ジャーニー」において、特定の状態における処理や、遷移時の処理としてMicrosoft Teamsのユーザー／チャネルに対する通知の送信を設定できます。なお、通知先としては、Microsoft Teams内のユーザーやチャネルを指定できます。

Microsoft Teamsのユーザー／チャネルに対してジャーニー設計の通知を送信するには
  1. Zoho CRMで、［設定］→［顧客体験管理］→［ジャーニー設計］に移動します。
  2. ジャーニーの一覧ページで以下のいずれかを実行します。
    1. 既存のジャーニーにより通知を送信する場合：対象のジャーニーをクリックし、ジャーニーの編集画面を開きます。
    2. 新しいジャーニーを作成し、そのジャーニーにより通知を送信する場合：［ジャーニーを作成する］をクリックし、ジャーニーの編集画面を開きます。
  3. 通知の処理を設定する状態または遷移をクリックします。
  4. 画面右側のメニューで［処理］をクリックします。
  5. 手順3で状態を選択した場合、［すぐに実行する処理］の欄で［追加する］をクリックします。手順3で遷移を選択した場合、［処理を追加する］をクリックします。
  6. ［Microsoft Teamsの通知］を選択します。
  7. 表示される画面で、以下を入力します。
    1. 通知のメッセージを入力します。
    2. 通知先として、ユーザーまたはチャネルのいずれかを選択します。
    3. ユーザーを選択した場合、通知先のユーザーを選択します。
      チャネルを選択した場合は、通知先のチームとチャネルを選択します。
    4. ［保存する］をクリックします。
Ziaの通知
Zoho CRMでは、Zia（ZohoのAIアシスタント）によるさまざまな機能を利用できます（関連情報：Ziaの概要）。その中でも、Ziaの通知機能では、ワークフロールール、異常検出、レコメンド、メール分析などに関する通知を送信できます。たとえば、異常検出の通知では、受注率の大幅な減少など、通常とは異なる傾向にあるデータがZiaによって検出され、通知されます。Microsoft Teams連携が有効になっている場合、Ziaの通知をMicrosoft Teamsに送信するように設定できます（関連情報：Ziaの通知）。

Microsoft Teamsに対してZiaの通知を送信するには
  1. Zoho CRMで、［設定］→［Zia］→［通知］をクリックします。
  2. 上部のタブの一覧で、Ziaの通知の種類を選択します（ワークフロールール／異常検出／レコメンド／メール分析）。
  3. 対象の通知にカーソルを重ね、［通知方法］の列で編集アイコンをクリックします。
  4. チャネルの選択画面で、［Microsoft Teams］のチェックボックスを選択して有効にします。
  5. ［保存する］をクリックします。
メモ
［アナリティクス］タブで作成した独自の異常検出グラフに関する通知を有効にすることも可能です。ただし、独自に作成した異常検出グラフに関する通知をMicrosoft Teamsに対して送信するには、対象の異常検出グラフにおいて通知設定が有効になっている必要があります。

Microsoft Teams内でのコマンド入力によるZoho CRMデータの取得

Microsoft Teamsのチャット画面で、メッセージ入力欄に指定の形式でコマンド（処理を実行するためのテキスト）を入力すると、Zoho CRMの［見込み客］、［連絡先］、［取引先］、［商談］の各タブからデータを取得して、チャットに投稿できます。

これにより、Microsoft TeamsからZoho CRMへと画面を切り替えなくても、Microsoft Teamsのチャット内で、Zoho CRMのデータの概要をすばやく確認、共有することが可能です。

コマンドは、「英語のタブ名 データ名」の形式で入力します。
  1. 英語のタブ名としては、Leads（見込み客）、Contacts（連絡先）、Accounts（取引先）、Deals（商談）のいずれかを入力します。
  2. タブ名とデータ名の間には半角スペースを入力します。
各タブからデータを取得する場合のコマンドの形式と入力例は以下のとおりです。
データの取得元のタブ
コマンドの形式
コマンドの入力例
［見込み客］タブ
Leads 見込み客名
Leads 川根
［連絡先］タブ
Contacts 連絡先名
Contacts 川根
［商談］タブ
Deals 商談名
Deals 202409株式会社ジルカー_新規
［取引先］タブ
Accounts 取引先名
Accounts 株式会社ジルカー

Microsoft Teamsでコマンドを入力してZoho CRMのデータを取得するには
  1. Microsoft Teamsで、Zoho CRM用のボットまたはチャネルのチャット画面を開きます。
  2. メッセージの入力欄に、上記のいずれかのコマンドを入力します。例：「Leads 川根」
    なお、チャネルに投稿する場合は、コマンドの前に「＠Zoho CRM」と入力して、Zoho CRM用のボットにメンションする必要があります。
  3. 該当するデータの一覧が表示されます。一覧からデータを選択すると、データの概要表示を確認できます。



メモ
  1. コマンドによって取得できるのは、［見込み客］、［取引先］、［連絡先］、［商談］の各タブのデータのみです。
  2. コマンドを送信すると、該当するデータが10件まで表示されます。
  3. タブの英語名は、複数形で入力する必要があります。たとえば、［見込み客］タブのデータを取得する場合、コマンド内のタブ名として、複数形の「Leads」を入力する必要があります。タブ名として単数形の「Lead」を入力した場合は、入力内容がコマンドとして識別されないため、データを取得できません。

Microsoft Teams連携の無効化

Microsoft Teams連携は、必要に応じて、無効にできます。無効にすると、Microsoft Teams連携による機能はすべて利用できなくなります。

Microsoft Teams連携を無効にするには
  1. Zoho CRMに管理者アカウントでサインインします。
  2. ［設定］→［マーケットプレイス］→［Microsoft］の順に移動します。
  3. ［Teams］タブをクリックします。
  4. ［無効にする］をクリックします。
メモ
  1. Zoho CRMとMicrosoft Teamsの連携の無効化は、以下のいずれかの方法で実行できます。
    1. Zoho CRMでのMicrosoft Teams連携の無効化
    2. Microsoft TeamsでのZoho CRM用のボットのアンインストール
    3. Microsoft TeamsでのZoho CRMの連携設定の取り消し
  2. 上記のいずれかの方法によってMicrosoft Teams連携が無効になると、Zoho CRMでMicrosoft Teams連携による一部の通知設定は完全に削除されます。通知設定が完全に削除されるのは、以下の通知です。Microsoft Teams連携を再有効化した場合で、これらの通知を有効にしたい場合、通知の再設定が必要です。
    1. ワークフローによる通知
    2. ジャーニー設計による通知
  3. 一方、以下の通知の設定は、Zoho CRMとMicrosoft Teamsの連携が無効になった場合にも削除されません。再有効化後、Microsoft Teamsアカウントの再認証が完了した場合、これらの通知の設定は自動で復元されます（再設定は不要です）。
    1. シグナルの通知
    2. Ziaの通知
    3. 異常検出の通知