Microsoft Word用プラグインの使用

Microsoft Word用プラグインの使用

Microsoft Word用Zoho CRMプラグインを使用すると、Microsoft Word内やZoho CRMから差し込み文書を作成できます。Microsoft WordとZoho CRMの両方で、特定の操作を実行する必要があります:
  • Microsoft Wordの操作
  • Zoho CRMの操作

Microsoft Wordの操作 

Microsoft Word用Zoho CRMプラグインを使用すると、Microsoft Wordを使用した差し込み文書テンプレートや差し込み文書を作成できます。

Microsoft Wordに関連する操作は、次のとおりです: 
  • サインイン
  • 差し込み文書テンプレートの作成
  • 差し込み文書の作成

サインイン

テンプレートを作成するには、Microsoft WordでZoho CRMのログイン情報を入力します。これにより、Microsoft WordとZoho CRMが接続されます。

サインインするには

  1. Microsoft Word を開きます。
  2. [Zoho CRM] >   [Sign In] (サインイン) をクリックします。



  3. [Zoho CRM - Login](Zoho CRMにログイン)  ダイアログボックスで、 [Continue to Sign in] (サインインを続ける)をクリックします。
    Zoho CRMアカウントページが開きます。
  4. メールアドレス または 電話番号、パスワード を入力し、[Sign In](サインイン)をクリックします。 
  5. Microsoft Word用Zoho CRMプラグインがアクセスする内容を確認し、 [Accept] (許可する)をクリックします。
    [Accept] (許可する)をクリックしてからサインインするまで、約20秒かかりますのでご留意ください。
メモ 
  • Microsoft Word 2000/2002/2003では、[Zoho CRM]タブはメインメニューに表示されます。

差し込み文書テンプレートの作成

差し込み文書テンプレートは、変数(顧客名、住所など)と標準コンテンツを含む、差し込み文書のモデル(パターン)です。差し込み文書テンプレート作成時に、Microsoft Word用Zoho CRMプラグインを使用して、変数を必要なCRM項目に置き換えることができます。案内状、住所ラベル、封筒などの差し込み文書テンプレートを作成できます( 関連項目: テンプレート例(.docx) )。

Zoho CRMでは、[見込み客]、[連絡先]、[商談]、カスタムタブの差し込み文書テンプレートを作成できます。

差し込み文書テンプレートを作成するには

  1. Microsoft Word を開きます。
  2. [Add-Ins] (アドイン)   > [Zoho CRM] > [Create Template] (テンプレートの作成)   をクリックします。
  3. [差し込み文書テンプレートの作成] ウィザードで、次の手順を実行します: 
    • [Primary Module](メインのタブ)  の選択リストから、テンプレートを使用する  CRMのタブ  を選択し、 [次へ] をクリックします。
      選択したタブとその項目が表示されます。  
    • [Fields] (項目) の選択リストから必要な項目を選択し、 [Insert Fields] (項目の挿入)   をクリックします。 
    • [Module](タブ) の選択リストをもう一度クリックして、 [Secondary Module](サブのタブ)か[Related Modules](関連タブ)* を選択します。 
    • [Fields](項目) の選択リストから関連付けられた項目を選択し、 [insert Fields] (項目の挿入)をクリックします。
      選択した項目が、テンプレートに挿入されます。 



差し込み文書テンプレートが作成され、拡張子が.docや.docxのテンプレートを(必要に応じて)ローカルマシンに保存できます。Microsoft Wordのバージョンが2000~2003の場合は .doc 拡張子を使用してください。 


(*)サブのタブ/関連タブ: タブ用の差し込み文書テンプレートを作成する場合、差し込み項目の一覧に、他の関連タブからの項目が表示されます。たとえば商談用テンプレートを作成する場合、取引先、連絡先、キャンペーンのタブの項目が表示され、テンプレートに挿入できます。この場合、 [商談] がテンプレートを作成するメインのタブで、 [取引先] [連絡先] [キャンペーン] は、サブのタブまたは関連タブになります。 

関連タブは、タブ内で作成した任意のカスタムルックアップ項目からも入力できます 。 

たとえば、見込み客タブに [関連する建築業者] というルックアップ項目を作成し、こちらで [建築業者] というカスタムタブにリンクしたとします。すると、見込み客用のメールテンプレート作成時に、[建築業者]タブの項目も差し込み項目の一覧に表示されます。これらはサブのタブ、または関連タブとも呼ばれます。 

メインのタブと、それに関連付けられているサブのタブの一覧は、次の表のとおりです: 

メインのタブ
関連タブ/サブのタブ
見込み客
-
-
-
カスタムルックアップ/タブ
取引先 
-
-
-
カスタムルックアップ/タブ
連絡先
取引先
-
-
カスタムルックアップ/タブ
商談
取引先
連絡先
キャンペーン
カスタムルックアップ/タブ
カスタムタブ
-
-
-
カスタムルックアップ/タブ

差し込み文書の作成

Zoho CRMに既にある差し込み文書テンプレートやMicrosoft Wordで作成された新規テンプレートに、Zoho CRMデータを差し込むことで、見込み客、取引先、連絡先、商談の差し込み文書をMicrosoft Wordに作成できます。

新しいテンプレートを使用して、 差し込み文書を作成するには  

  1. 上記の手順でテンプレートを作成します。
  2. [Upload to Zoho CRM and continue merging](Zoho CRMにアップロードして差し込みを続ける) を選択して、 [次へ] をクリックします。
    • テンプレート名 :テンプレート名を指定し、文書形式を選択します。
    • タブ :初期設定では、選択したメインのタブが表示されます。
    • 説明 :追加のコメントを入力します。
    • [Upload & Merge](アップロードして差し込み)をクリックします。
      テンプレートが、Zoho CRMにアップロードされます。これらのテンプレートは、Zoho CRMの [設定] > [設定] > [カスタマイズ] > [テンプレート] > [差し込み文書テンプレート] で表示できます。
  3. [Continue](続ける) をクリックして、差し込み処理を開始します。
  4. [Create Mail Merge](差し込み文書の作成)ウィザードで、次の手順を実行します: 
    • [View](ビュー) 選択リストからビューを選択すると、関連データが表示されます。
      検索ボックスにデータ情報を入力すると、必要なデータを取得できます。 
    • [Available Records](使用可能なデータ) のリストボックスから目的のデータを選択し、 右矢印 をクリックします。
      選択したデータが、 [Selected Records](選択したデータ)のリストボックスに表示されます。 
    • [Merge Now](今すぐ差し込む) をクリックします。
      選択したデータの差し込み文書が作成され、Microsoft Wordに表示されます。  
メモ  
次のオプションも選択できます:
  • Zoho CRMにアップロードする :このオプションを選択すると、テンプレートがZoho CRMにアップロードされ、Zoho CRMでの差し込み処理を続行できます(参照:Zoho CRMの操作)。
  • Zoho CRMにアップロードしない :このオプションを選択すると、テンプレートはZoho CRMにアップロードされず、Microsoft Wordでの差し込み処理を続行できます。

既存の差し込み文書テンプレートを使用して、差し込み文書を作成するには

  1. Microsoft Word を開きます。
  2. [アドイン] > [Zoho CRM] > [Merge Template](差し込みテンプレート] をクリックします。
  3. [MergeTemplate wizard](差し込み文書テンプレート) ウィザードで、メインのCRMタブを選択して [Next](次へ)をクリックします。
  4. [Create Mail Merge Document](差し込み文書の作成] ウィザードで、次の手順を実行します:
    • 選択リストから目的の差し込み文書テンプレートを選択し、 [Next](次へ) をクリックします。 
    • [View](ビュー)選択リストからビューを選択すると、関連データが表示されます。 
    • 検索ボックスにデータ情報を入力すると、必要なデータを取得できます。 
    • [Availabe Rcords](使用可能なデータ) のリストボックスから目的のデータを選択し、 右矢印 をクリックします。 
    • 選択したデータが、 [Selected Records](選択したデータ) のリストボックスに表示されます。 
    • [Merge Now](今すぐ差し込む) をクリックします。
      選択したデータの差し込み文書が作成され、Microsoft Wordに表示されます。 
メモ 
  • 差し込み文書をローカルマシンに保存し、必要に応じてオフラインで印刷できます。 

Zoho CRMの操作 

Microsoft Word用Zoho CRMプラグインでは、該当する差し込み文書テンプレートに、見込み客、連絡先、取引先、商談のタブやカスタムタブのデータを差し込み、Zoho CRMで差し込み文書を作成できます。

Zoho CRMに関連する操作は、次のとおりです:
  • 差し込み文書テンプレートフォルダーの作成
  • 差し込み文書テンプレートのインポート
  • 差し込み文書の作成

差し込み文書フォルダーの作成

このオプションを使用すると、すべてのMicrosoft Word差し込み文書テンプレートを特定のフォルダーに保存できます。Zoho CRMユーザーにフォルダーレベルの権限も設定できます。

差し込み文書フォルダーを作成するには

  1. [設定] > [カスタマイズ] > [テンプレート] > [差し込み文書テンプレート] に移動します。
  2. [テンプレートエクスプローラー] ページで、 [フォルダーの作成] をクリックします。
  3. [差し込み文書テンプレートフォルダーの作成] で、次の手順を実行します: 
    • フォルダーの詳細: 該当する項目にフォルダー名を指定します。 
    • アクセシビリティーの詳細: 次のいずれかのオプションを選択します。 
      • すべてのユーザーにこのテンプレートフォルダーを表示: すべてのユーザーに対してフォルダーアクセスを有効にする場合に選択します。 
      • 自分だけにこのテンプレートフォルダーを表示: フォルダーへのアクセスを自分に対してのみ有効にする場合に選択します。
      • 次のユーザーにこのテンプレートフォルダーを表示: フォルダーにアクセスできるユーザーまたはユーザーの役職を選択します。 
  4. [保存] をクリックします。

差し込み文書テンプレートのインポート

このオプションを使用すると、Zoho CRMにMicrosoft Wordの差し込み文書テンプレートを保存できます。その後、これらのテンプレートに対応するZoho CRMタブのデータを差し込めます。

差し込み文書テンプレートを追加するには

  1. ユーザー名とパスワードを使用して、Zoho CRMにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [テンプレート] > [差し込み文書テンプレート] に移動します。
  3. [テンプレートエクスプローラー] ページで、 [テンプレートのインポート] をクリックします。
  4. [テンプレートのインポート] ダイアログボックスで、次の項目を入力します:
    • ファイルの選択 :ローカルシステムからMicrosoft Wordテンプレートを参照します。 
    • フォルダー :選択したテンプレートを保存するフォルダーを選びます。 
    • タブ :Microsoft Wordテンプレートのタブ(見込み客/取引先/連絡先/商談/カスタムタブ)を選択します。
      このテンプレートは、指定されたタブのみで使用できます。 
    • 説明 :追加のコメントを指定します。 
  5. [テンプレートの
    インポート] をクリックします。

差し込み文書の作成

差し込み文書リンクを使用すると、テンプレートに[見込み客]、[連絡先]、[商談]、[取引先]タブ、または他のカスタムタブのデータを差し込み、差し込み文書を作成できます。

差し込み文書を作成する前に、次の操作を実行します: 

  1. ブラウザーでActiveXコントロールを有効に設定します(  関連項目: ActiveXコントロールをインストールするためのWebブラウザー設定 )。
  2. Zoho CRMサーバーから、Adventnet.CABファイルをインストールします。 
メモ
  • CABファイルの初回インストール時に、[詳細オプション]で[常にAdventNetからソフトウェアをインストール]オプションを選択できます。 

1件の差し込み文書を作成するには

  1. ユーザー名とパスワードを使用して、Zoho CRMにログインします。
  2. [連絡先] タブをクリックします。
  3. [連絡先] ホーム ページで、該当する連絡先のチェックボックスをオンにします。  
  4. [その他の操作] > [差し込み文書] をクリックします。
  5. [差し込み文書] ダイアログボックスで、選択した連絡先を差し込む [差し込み文書テンプレート] を選択します。
  6. [差し込み] をクリックします。
    選択した連絡先の差し込み文書が、Microsoft Wordに表示されます。 
メモ
  • 差し込み文書をローカルマシンに保存し、必要に応じてオフラインで印刷できます。
  • [見込み客]、[取引先]、[商談]タブ、その他のカスタムタブの差し込み文書も、同じ手順で作成します。

複数の差し込み文書を作成するには

  1. ユーザー名とパスワードを使用して、Zoho CRMにログインします。
  2. [連絡先] タブをクリックします。
  3. [連絡先ホーム] ページで、チェックボックスをオンにして複数の連絡先を選択します。  
  4. [その他の操作] > [差し込み文書] をクリックします。
  5. [差し込み文書] ダイアログボックスで、選択した連絡先を差し込む [差し込み文書テンプレート] を選択します。
  6. [差し込み] をクリックします。
    選択した連絡先の差し込み文書が、Microsoft Wordに表示されます。 
メモ 
  • 差し込み文書をローカルマシンに保存し、必要に応じてオフラインで印刷できます。 
  • [見込み客]、[取引先]、[商談]、その他のカスタムタブの差し込み文書も、同じ手順で作成できます。

利用制限

制限事項
試用版
ライセンス版
差し込み可能なデータ数
最大30件 
無制限
インポート可能な差し込み文書テンプレート数 
最大5件
無制限
作成可能なフォルダー数
無制限
無制限
各テンプレートの最大ファイルサイズ
2 MB
2 MB













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