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Microsoft Wordの操作 

• サインイン
  
• 差し込み文書テンプレートの作成
  
• 差し込み文書の作成
  

サインイン

テンプレートを作成するには、Microsoft WordでZoho CRMのログイン情報を入力します。これにより、Microsoft WordとZoho CRMが接続されます。

サインインするには

1. Microsoft Word を開きます。
   
2. ［Zoho CRM］ >   ［Sign In］ （サインイン） をクリックします。
   
   
   
   
   
   
3. ［Zoho CRM - Login］（Zoho CRMにログイン）  ダイアログボックスで、 ［Continue to Sign in］ （サインインを続ける）をクリックします。
   

   Zoho CRMアカウントページが開きます。
   
4. メールアドレス または 電話番号、パスワード を入力し、［Sign In］（サインイン）をクリックします。 
   
5. Microsoft Word用Zoho CRMプラグインがアクセスする内容を確認し、 ［Accept］ （許可する）をクリックします。
   
   ［Accept］ （許可する）をクリックしてからサインインするまで、約20秒かかりますのでご留意ください。
   

メモ 

• Microsoft Word 2000/2002/2003では、［Zoho CRM］タブはメインメニューに表示されます。
  

差し込み文書テンプレートの作成

差し込み文書テンプレートは、変数（顧客名、住所など）と標準コンテンツを含む、差し込み文書のモデル（パターン）です。差し込み文書テンプレート作成時に、Microsoft Word用Zoho CRMプラグインを使用して、変数を必要なCRM項目に置き換えることができます。案内状、住所ラベル、封筒などの差し込み文書テンプレートを作成できます（ 関連項目： テンプレート例（.docx） ）。

Zoho CRMでは、［見込み客］、［連絡先］、［商談］、カスタムタブの差し込み文書テンプレートを作成できます。

差し込み文書テンプレートを作成するには

1. Microsoft Word を開きます。
   
2. ［Add-Ins］ （アドイン）   > ［Zoho CRM］ > ［Create Template］ （テンプレートの作成）   をクリックします。
   
3. ［差し込み文書テンプレートの作成］ ウィザードで、次の手順を実行します： 
   
   • ［Primary Module］（メインのタブ）  の選択リストから、テンプレートを使用する  CRMのタブ  を選択し、 ［次へ］ をクリックします。
     

     選択したタブとその項目が表示されます。  
     
   • ［Fields］ （項目） の選択リストから必要な項目を選択し、 ［Insert Fields］ （項目の挿入）   をクリックします。 
     
   • ［Module］（タブ） の選択リストをもう一度クリックして、 ［Secondary Module］（サブのタブ）か［Related Modules］（関連タブ）* を選択します。 
     
   • ［Fields］（項目） の選択リストから関連付けられた項目を選択し、 ［insert Fields］ （項目の挿入）をクリックします。
     

     選択した項目が、テンプレートに挿入されます。 
     

     
     

     
     

     
     

差し込み文書テンプレートが作成され、拡張子が.docや.docxのテンプレートを（必要に応じて）ローカルマシンに保存できます。Microsoft Wordのバージョンが2000～2003の場合は .doc 拡張子を使用してください。 

たとえば、見込み客タブに ［関連する建築業者］ というルックアップ項目を作成し、こちらで ［建築業者］ というカスタムタブにリンクしたとします。すると、見込み客用のメールテンプレート作成時に、［建築業者］タブの項目も差し込み項目の一覧に表示されます。これらはサブのタブ、または関連タブとも呼ばれます。 

メインのタブと、それに関連付けられているサブのタブの一覧は、次の表のとおりです： 

差し込み文書の作成

Zoho CRMに既にある差し込み文書テンプレートやMicrosoft Wordで作成された新規テンプレートに、Zoho CRMデータを差し込むことで、見込み客、取引先、連絡先、商談の差し込み文書をMicrosoft Wordに作成できます。

新しいテンプレートを使用して、 差し込み文書を作成するには  

1. 上記の手順でテンプレートを作成します。
   
2. ［Upload to Zoho CRM and continue merging］（Zoho CRMにアップロードして差し込みを続ける） を選択して、 ［次へ］ をクリックします。
   
   • テンプレート名 ：テンプレート名を指定し、文書形式を選択します。
     
   • タブ ：初期設定では、選択したメインのタブが表示されます。
     
   • 説明 ：追加のコメントを入力します。
     
   • ［Upload & Merge］（アップロードして差し込み）をクリックします。
     
     テンプレートが、Zoho CRMにアップロードされます。これらのテンプレートは、Zoho CRMの ［設定］ > ［設定］ > ［カスタマイズ］ > ［テンプレート］ > ［差し込み文書テンプレート］ で表示できます。
     
3. ［Continue］（続ける） をクリックして、差し込み処理を開始します。
   
4. ［Create Mail Merge］（差し込み文書の作成）ウィザードで、次の手順を実行します： 
   
   • ［View］（ビュー） 選択リストからビューを選択すると、関連データが表示されます。
     

     検索ボックスにデータ情報を入力すると、必要なデータを取得できます。 
     
   • ［Available Records］（使用可能なデータ） のリストボックスから目的のデータを選択し、 右矢印 をクリックします。
     

     選択したデータが、 ［Selected Records］（選択したデータ）のリストボックスに表示されます。 
     
   • ［Merge Now］（今すぐ差し込む） をクリックします。
     

     選択したデータの差し込み文書が作成され、Microsoft Wordに表示されます。  
     

メモ  

次のオプションも選択できます：

• Zoho CRMにアップロードする ：このオプションを選択すると、テンプレートがZoho CRMにアップロードされ、Zoho CRMでの差し込み処理を続行できます（参照：Zoho CRMの操作）。
  
• Zoho CRMにアップロードしない ：このオプションを選択すると、テンプレートはZoho CRMにアップロードされず、Microsoft Wordでの差し込み処理を続行できます。
  

既存の差し込み文書テンプレートを使用して、差し込み文書を作成するには

1. Microsoft Word を開きます。
   
2. ［アドイン］ > ［Zoho CRM］ > ［Merge Template］（差し込みテンプレート］ をクリックします。
   
3. ［MergeTemplate wizard］（差し込み文書テンプレート） ウィザードで、メインのCRMタブを選択して ［Next］（次へ）をクリックします。
   
4. ［Create Mail Merge Document］（差し込み文書の作成］ ウィザードで、次の手順を実行します：
   
   • 選択リストから目的の差し込み文書テンプレートを選択し、 ［Next］（次へ） をクリックします。 
     
   • ［View］（ビュー）選択リストからビューを選択すると、関連データが表示されます。 
   • 検索ボックスにデータ情報を入力すると、必要なデータを取得できます。 
     
   • ［Availabe Rcords］（使用可能なデータ） のリストボックスから目的のデータを選択し、 右矢印 をクリックします。 
   • 選択したデータが、 ［Selected Records］（選択したデータ） のリストボックスに表示されます。 
     
   • ［Merge Now］（今すぐ差し込む） をクリックします。
     
     選択したデータの差し込み文書が作成され、Microsoft Wordに表示されます。 
     

メモ 

• 差し込み文書をローカルマシンに保存し、必要に応じてオフラインで印刷できます。 
  

Zoho CRMの操作 

• 差し込み文書テンプレートフォルダーの作成
  
• 差し込み文書テンプレートのインポート
  
• 差し込み文書の作成
  

差し込み文書フォルダーの作成

このオプションを使用すると、すべてのMicrosoft Word差し込み文書テンプレートを特定のフォルダーに保存できます。Zoho CRMユーザーにフォルダーレベルの権限も設定できます。

差し込み文書フォルダーを作成するには

1. ［設定］ > ［カスタマイズ］ > ［テンプレート］ > ［差し込み文書テンプレート］ に移動します。
   
2. ［テンプレートエクスプローラー］ ページで、 ［フォルダーの作成］ をクリックします。
   
3. ［差し込み文書テンプレートフォルダーの作成］ で、次の手順を実行します： 
   
   • フォルダーの詳細： 該当する項目にフォルダー名を指定します。 
     
   • アクセシビリティーの詳細： 次のいずれかのオプションを選択します。 
     
   • すべてのユーザーにこのテンプレートフォルダーを表示： すべてのユーザーに対してフォルダーアクセスを有効にする場合に選択します。 
     
   • 自分だけにこのテンプレートフォルダーを表示： フォルダーへのアクセスを自分に対してのみ有効にする場合に選択します。
     
   • 次のユーザーにこのテンプレートフォルダーを表示： フォルダーにアクセスできるユーザーまたはユーザーの役職を選択します。 
     
4. ［保存］ をクリックします。
   

差し込み文書テンプレートのインポート

このオプションを使用すると、Zoho CRMにMicrosoft Wordの差し込み文書テンプレートを保存できます。その後、これらのテンプレートに対応するZoho CRMタブのデータを差し込めます。

差し込み文書テンプレートを追加するには

1. ユーザー名とパスワードを使用して、Zoho CRMにログインします。
   
2. ［設定］ > ［カスタマイズ］ > ［テンプレート］ > ［差し込み文書テンプレート］ に移動します。
   
3. ［テンプレートエクスプローラー］ ページで、 ［テンプレートのインポート］ をクリックします。
   
4. ［テンプレートのインポート］ ダイアログボックスで、次の項目を入力します：
   
   • ファイルの選択 ：ローカルシステムからMicrosoft Wordテンプレートを参照します。 
     
   • フォルダー ：選択したテンプレートを保存するフォルダーを選びます。 
     
   • タブ ：Microsoft Wordテンプレートのタブ（見込み客/取引先/連絡先/商談/カスタムタブ）を選択します。
     
     このテンプレートは、指定されたタブのみで使用できます。 
     
   • 説明 ：追加のコメントを指定します。 
     
5. ［テンプレートの
   
   インポート］ をクリックします。
   

差し込み文書の作成

差し込み文書リンクを使用すると、テンプレートに［見込み客］、［連絡先］、［商談］、［取引先］タブ、または他のカスタムタブのデータを差し込み、差し込み文書を作成できます。

差し込み文書を作成する前に、次の操作を実行します： 

1. ブラウザーでActiveXコントロールを有効に設定します（  関連項目： ActiveXコントロールをインストールするためのWebブラウザー設定 ）。
   
2. Zoho CRMサーバーから、Adventnet.CABファイルをインストールします。 
   

メモ

• CABファイルの初回インストール時に、［詳細オプション］で［常にAdventNetからソフトウェアをインストール］オプションを選択できます。 
  

1件の差し込み文書を作成するには

1. ユーザー名とパスワードを使用して、Zoho CRMにログインします。
   
2. ［連絡先］ タブをクリックします。
   
3. ［連絡先］ ホーム ページで、該当する連絡先のチェックボックスをオンにします。  
   
4. ［その他の操作］ > ［差し込み文書］ をクリックします。
   
5. ［差し込み文書］ ダイアログボックスで、選択した連絡先を差し込む ［差し込み文書テンプレート］ を選択します。
   
6. ［差し込み］ をクリックします。
   
   選択した連絡先の差し込み文書が、Microsoft Wordに表示されます。 
   

メモ

• 差し込み文書をローカルマシンに保存し、必要に応じてオフラインで印刷できます。
  
• ［見込み客］、［取引先］、［商談］タブ、その他のカスタムタブの差し込み文書も、同じ手順で作成します。
  

複数の差し込み文書を作成するには

1. ユーザー名とパスワードを使用して、Zoho CRMにログインします。
   
2. ［連絡先］ タブをクリックします。
   
3. ［連絡先ホーム］ ページで、チェックボックスをオンにして複数の連絡先を選択します。  
   
4. ［その他の操作］ > ［差し込み文書］ をクリックします。
   
5. ［差し込み文書］ ダイアログボックスで、選択した連絡先を差し込む ［差し込み文書テンプレート］ を選択します。
   
6. ［差し込み］ をクリックします。
   
   選択した連絡先の差し込み文書が、Microsoft Wordに表示されます。 
   

メモ 

• 差し込み文書をローカルマシンに保存し、必要に応じてオフラインで印刷できます。 
  
• ［見込み客］、［取引先］、［商談］、その他のカスタムタブの差し込み文書も、同じ手順で作成できます。
  

利用制限