これまで、Zoho CRMとQuickBooksのデータを関連付けるには、手動で行うか、外部サービスを利用する必要がありました。そのため、データを関連付けるのに手間や時間がかかったり、エラーが発生したりすることがありました。

Zoho CRMのQuickBooks連携機能を利用することで、これらの操作をZoho CRMの操作画面内から直接行うことができます。Zoho CRMで更新されたデータは、QuickBooksにすべて自動で同期されます。両サービスのデータの関連付けや、画面の切り替えにかかる手間や時間を省くことが可能です。

この連携機能により、以下が可能となります。

• Zoho CRMとQuickBooksの連絡先、取引先、仕入先、商品のデータの同期
• QuickBooksからZoho CRMへの見積書、請求書、発注書のデータのインポート
• 重複データの管理、項目の関連付け、同期設定のカスタマイズ
• 両システム間における通貨や取引データの共通設定の管理
• ブループリントやワークフローの自動化処理など、Zoho CRMの機能による業務プロセスの効率化

利用条件

プラン：独自のレイアウトの設定が可能なすべての有料プランで利用できます。

データセンター：すべてのデータセンターで利用できます。

前提条件

QuickBooks連携機能を有効にする前に、以下の内容をご確認ください。

1. 同一基準通貨の設定：両システムともに各データに個別の通貨を使用できますが、すべての取引データと為替レートの計算は基準通貨をもとに行われます。そのため、Zoho CRMとQuickBooksで同じ基準通貨が設定されている必要があります。
   （画像の追加）
2. 複数通貨の設定：Zoho CRMで複数通貨の設定が有効になっている場合、QuickBooksでの複数通貨設定の有効化の通知画面が表示されます。QuickBooksで複数通貨の設定がすでに有効になっている場合、Zoho CRMでも自動で有効になります。  （画像の追加）

メモ

• 各種書類タブにおいて独自レイアウトの上限に達している場合、タブの設定を行うことはできません。
• 同期対象のタブにおいてカスタム項目の上限に達している場合、設定を行うことはできません。
• 連携機能を通じて作成された通貨には、1件の標準の為替レートが設定されます。必要に応じて、為替レートを手動で更新する必要があります。

QuickBooks連携の有効化

管理者は、Zoho CRMの設定画面からQuickBooks連携機能を有効にできます。有効化後は、タブ単位で同期を設定したり、項目の関連付けを管理したりできるようになります。

QuickBooks連携を有効にするには

1. ［マーケットプレイス］→［連携］→［QuickBooks］の順に移動して、拡張機能をインストールします。または、［マーケットプレイス］→［すべて］の順に移動してQuickBooks拡張機能を検索し、インストールします。 
   
2. QuickBooksアカウントにログインします。 
3. 複数の組織が登録されている場合、連携するQuickBooksの組織を選択します。 
4. 認証ページで、［Connect］（連携する）をクリックします。
5. Zoho CRMのタブの設定ページが開きます。こちらから、同期対象のタブを選択し、項目の関連付けを行います。 
   
   

Zoho CRMとQuickBooksのデータの同期

QuickBooks連携機能を利用するにあたって、同期対象となるZoho CRMのタブは以下のとおりです。

［連絡先］、［取引先］、［仕入先］、［商品］タブにおける同期の設定 

QuickBooks連携機能の設定ページで、以下の手順を実行します。

1. ［連絡先］、［取引先］、［仕入先］、［商品］から対象のタブを選択します。 
2. 特定のデータのみを同期する場合は、タブ内のデータ一覧を選択します。データ一覧を選択しない場合、すべてのデータが同期されます。 
3. 必要に応じて、同期するデータの条件を設定します。
4. 重複データの処理方法として、次のいずれかを選択します。

• スキップ：重複データを無視します。
• 上書き：Zoho CRMまたはQuickBooksのどちらかのデータをもとに上書きします。
• 複製：重複データを作成します。

5. いずれかのサービスでデータが削除された際にもう片方のサービスでもデータを削除するかどうかを指定します。
   
6. Zoho CRMとQuickBooksのデータを関連付けます。同じ項目が複数回関連付けられると、確認画面が表示されます。
   
7. QuickBooksの項目に一致するZoho CRMの項目がない場合、設定ページからカスタム項目を直接作成できます。

• ［新しい項目を作成する］をクリックします。表示されたタブのレイアウト画面からカスタム項目を追加します。 
• 項目の追加後に更新アイコンをクリックします。追加した新しいカスタム項目を関連付けることができるようになります。
   

8. 標準では、関連付けの設定を簡単に行えるように項目が自動で出力されます。
9. 設定の完了後、QuickBooksのデータ一覧が該当のタブに作成されます。 
   

メモ

• ［連絡先］と［取引先］の両方のタブを選択することはできません。また、選択後に編集することはできません。 
  

［見積書］、［請求書］、［発注書］タブにおける同期の設定

［見積書］、［請求書］、［発注書］タブの場合、QuickBooksからZoho CRMにのみデータを同期できます。Zoho CRMからQuickBooksにデータを同期することはできません。これらのタブで同期を設定するには、以下の手順を実行します。 

1. Zoho CRMとQuickBooksのデータを関連付けます。
   
2. 設定の完了後、同期が自動で開始します。
   
3. 同期が完了すると、通知が送信されます。
   

（画像の追加）

メモ

• QuickBooksのタブは、データの共有ルールで表示専用として設定されます。

データの作成と同期

Zoho CRMまたはQuickBooksでデータが作成されると、以下の処理が行われます。

• 両システム間で、データが自動的に同期されます。
• 一方向同期の対象となるタブ（見積書、請求書、発注書）の場合、QuickBooksからZoho CRMに同期されたデータはロックされます。これらのデータを編集することはできません。
• 一方向同期の対象となるタブ（見積書、請求書、発注書）の場合、［QuickBooks Record Link］ という項目がZoho CRMに新しく追加されます。この項目には、QuickBooksの該当のデータのリンクが入力されます。
  

メモ 

• 連携設定の完了後は、Zoho CRMで標準の見積書、請求書、発注書を作成できなくなります。

• QuickBooksで見積書、請求書、発注書のデータが削除されると、Zoho CRMからもデータが完全に削除されます。

エラーと同期の管理

データの同期のエラーに関する概要は、以下のとおりです。

• データの同期に失敗すると、設定ページにエラーメッセージとエラーの原因が表示されます。
  
• エラーを修正すると、データの同期が開始されます。 
• ［連絡先］、［取引先］、［仕入先］、［商品］タブの場合、必要に応じて同期を一時停止できます。 
  
• 同期されなかったデータは、エラーデータの一覧に表示されます。こちらには、同期が停止した原因が表示されます。
  

エラーの種類

同期のエラーは、Zoho CRMからQuickBooksへの同期中に発生したものと、QuickBooksからZoho CRMへの同期中に発生したものの2種類に分類されます。

メモ

• QuickBooks連携機能の有効化や設定を行えるのは、管理者のみです。
• 一度にZoho CRMアカウントに連携できるQuickBooksの組織は、1件のみです。QuickBooksの他の組織と連携したい場合は、既存の組織との連携を解除する必要があります。

QuickBooksのレイアウト

QuickBooks専用のレイアウトが各種書類タブに追加されます。このレイアウトを編集することはできません。また、新しいレイアウトを作成することはできません。 

QuickBooksのレポート

［レポート］タブにフォルダーが作成されます。こちらから、QuickBooksのデータを確認できます。必要に応じて、［レポート］タブのこのフォルダーからデータを編集することが可能です。

QuickBooks連携の無効化

連携機能を無効にするには、［マーケットプレイス］→［連携→［QuickBooks］の順に移動して、拡張機能をアンインストールします。データの同期中はアンインストールできません。 

無効化による影響は、以下のとおりです。

• Zoho CRMとQuickBooksの間の認証が取り消されます。
• Zoho CRMとQuickBooksの間で同期が行われなくなります。
• 過去に同期が行われたデータは保持されますが、無効にした後の更新内容は反映されません。QuickBooksのデータのリンクは保持されます。
• 連携時に作成されたレイアウトは保持されます。 

メモ 

• 連携機能をもう一度インストールすると、新しいレイアウトが作成されます。以前の設定内容は引き継がれません。新しい連携機能として動作します。