Zoho Forms連携の管理
Zoho Formsとは
Zoho Formsを使用すると、あらゆるビジネスニーズに対応したオンラインフォームを簡単に作成できます。フォームを作成してカスタマイズし、必要な項目を追加して顧客に送信することで、簡単にデータ収集できます。Zoho CRMにフォーム送信を取り込んだり、Zoho CRMから名前やメールアドレスなどの特定のデータをフォーム内に事前入力したりすることができます。
たとえば 、アパレルストアのZylker社が展示会を開催し、関心度の高い顧客を見込み客としてZoho CRMアカウントに追加したいとします。そのために、Zylker社のマネージャーは、Zoho Formsを使用してフォームを作成し、Zoho CRMと連携させます。関心度の高い顧客がフォームを送信すると、見込み客としてデータが自動的にZoho CRMアカウントに保存されます。
1か月後に、マネージャーはすべての顧客の情報を更新し、組織のプライバシーポリシーの更新に対する顧客の同意を得たいと考えています。
そのため、フォームを作成し、名前を事前に入力して連携させ、顧客の既存のデータがフォームの送信時に更新されるようにします。
利用条件
必要な権限
管理者は、Zoho Forms連携を設定できます。
Zoho FormsとZoho CRMを連携するメリット
Zoho FormsとZoho CRMを連携すると、次のことが可能になります：
- Zoho CRMからフォームにデータを事前入力する
- フォームから送信されたデータをZoho CRMに取り込む
- 双方向同期により、Zoho FormsとZoho CRMの間でデータを転送する
Zoho Forms連携
CRMとZoho Forms連携の連携手順は次のとおりです：
手順1 - フォームの作成
Zoho Formsでは、新しいフォームをはじめから作成したり、使用可能なテンプレートから選択したりできます。
https://forms.zoho.com にアクセスして、フォームの作成を開始します（ 関連項目： フォームの作成方法 ）。
手順2 - フォームへのZoho CRM項目の追加
Zoho CRMの項目は、ドラッグ＆ドロップでフォーム内に追加でき、以下のような処理ができます：
- カスタマイズしたフォームの送信： Zoho CRMの項目を追加すると、既存の顧客に対し、情報を事前入力した状態でカスタマイズされたフォームを送信できます。
- Zoho CRMへの顧客情報の送信： 顧客がフォームを送信した際に、Zoho CRM内で情報を新しいデータとして追加したり、メモ、予定、タスクを関連リストに追加したり、既存のデータを更新したりできます。
Zoho CRMの項目をフォームに追加するには
- Zoho CRMの項目 をフォームの編集画面にドラッグ＆ドロップします。
- ［Zoho CRM項目の追加］ ポップアップで、次の手順を実行します：
- 一覧から ［タブ］ を選択します。
- 一覧から適切な ［レイアウト］ と ［項目］ を選択します。
- チェックボックスをオンにすると、Zoho CRMの項目をZoho Formsに関連付けて、CRMのフォームにデータを自動入力できます。
- 項目をマップして、 ［保存］ をクリックします。
- 一覧から ［タブ］ を選択します。
手順 3 - Zoho Formsからの連携
Zoho CRMと顧客のフォームを連携すると、次のことが可能になります：
- 新規データの追加： フォームに入力された情報を、送信時にCRMアカウントに新しいデータとして追加できます。
- 関連リストの追加： メモ、予定、タスクなどを、既存のデータに関連リストとして追加できます。
- データの更新： 既存のデータの値をフォームの入力値で更新できます。
- 項目の関連付け： Zoho CRMの必須項目とその他の項目をフォーム内の対応する項目に関連付けできます。フォームが送信されるたびに、フォームに入力されたデータをZoho CRMで対応する項目に取り込めます。 たとえば、姓の項目がフォームに追加されると、Zoho CRMの姓の項目に関連付けられます。つまり、顧客が姓を入力してフォームを送信すると、そのデータがZoho CRMに自動的に取り込まれます。
- 処理： フォームが送信されたときに、特定の処理を実行したい場合もあるでしょう。Zoho Formsを使用すると、特定の処理を実行できます（関連項目： 処理 ）。
Zoho CRMにフォームを連携するには
- ［連携］ タブに移動し、実行が必要な機能を選択します。
- 新しいデータを追加するには
- ［連携］タブ > ［Zoho CRM］ > ［+ 新規データ］ を選択します。
- ［タブ］ と ［レイアウト］ を選択します。
- Zoho CRMの必須項目をZoho Formsの対応する項目に関連付けます。
- Zoho CRMとZoho Formsの他の項目を関連付けるには、 ［+ 項目の追加］ ボタンをクリックします。
- 一覧からCRM項目を選択します。関連するフォーム項目は、Zoho Formsの下のドロップダウンに表示されます。
- 実行する必要がある処理を選択し、 ［連携］ をクリックします。
- 関連リストを追加するには
- ［連携］タブ > ［Zoho CRM］ > ［+ 関連リスト］ に移動します。
- 一覧から ［タブ］ 、 ［関連リスト］ 、 ［レイアウト］ を選択します。
- Zoho CRMの必須項目をZoho Formsの対応する項目に関連付けます。
- Zoho CRMとZoho Formsの他の項目を関連付けるには、 ［+ 項目の追加］ ボタンをクリックします。
- 実行する必要がある処理を選択し、 ［連携］ をクリックします。 実行できる処理は、ワークフローと添付ファイルです。
- ［連携］タブ > ［Zoho CRM］ > ［+ 関連リスト］ に移動します。
- データを更新するには
- ［連携］タブ > ［Zoho CRM］ > ［データの更新］ を選択します。
- 初期設定では、選択したタブとレイアウトが表示されます。
- Zoho CRMの必須項目をZoho Formsの対応する項目に関連付けます。
- Zoho CRMとZoho Formsの他の項目を関連付けるには、 ［+ 項目の追加］ ボタンをクリックします。
- 実行する必要がある処理を選択し、 ［連携］ をクリックします。
実行できる処理は、ワークフローと添付ファイルです。
- ［連携］タブ > ［Zoho CRM］ > ［データの更新］ を選択します。
手順4 - Zoho CRMからの連携
この連携を有効にすると、顧客とフォームを共有し、Zoho CRMで事前入力した特定の情報をフォームに表示できます。
Zoho CRMからZoho Formsを連携するには
- Zoho CRMの ［設定］ > ［マーケットプレイス］ > ［Zoho］ > ［Zoho Forms］ に移動します。
- Zoho Forms連携ページで、 ［アカウントの作成］ をクリックします。
このオプションは、Zoho Formsにアカウントがない場合に表示されます。
- ［データの事前入力］の切り替えスイッチを有効にします。
メモ - Zoho Formsアカウントがない場合は、連携時に新しいアカウントが自動的に作成されます。
手順5 - 顧客との共有
フォームのメール送信
作成したメールテンプレートを使用するか、メールの本文にURLを追加することで、顧客にフォームを送信できます。
メールテンプレートの作成
すべての顧客の標準メールをフォローする場合は、適切なフォームのURLを含むメールテンプレートを作成できます。作成後、適切なテンプレートを選択して見込み客や連絡先に送信できます（ 関連項目： テンプレートの作成 ）。
メールテンプレートを使用して、フォームを送信するには
- ［見込み客］ または ［連絡先］ タブを選択して、データを選択します。
- ［メールの送信］ をクリックします。
- ［テンプレートの選択］ をクリックして、テンプレートを選択します。
- ［送信］ をクリックします。
メールにフォームのURLを追加するには
- データを選択し、 ［メールの送信］ をクリックします。
- ［メールの作成］ セクションで、 ［フォームの挿入］ リンクをクリックします。
- ［Zoho Formsの挿入］ ポップアップで、次の手順を実行します：
- ［フォーム名］ - 一覧からフォームを選択します。
- ［フォームリンク］ にはフォームのURLが自動的に表示されます。
- フォームを表示するには、 ［プレビュー］ をクリックします。
- フォームへのハイパーリンクとして機能する 表示テキスト を追加します。
- ［挿入］ をクリックすると、メールにURLが追加されます。
- ［フォーム名］ - 一覧からフォームを選択します。
- ［送信］ をクリックします。
Zoho Forms連携の無効化
必要に応じて、Zoho Forms連携を無効にできます。連携が無効になると、次の処理を実行できなくなります：
- メールのテンプレートにフォームリンクを挿入できなくなります。
- アンケートリンクを含むメールテンプレートは、手動で削除しない限り、保持されます。
- Zoho CRMから送信されたフォームには、値が事前入力されなくなります。
Zoho Forms連携を無効化するには
- ［設定］ > ［マーケットプレイス］ > ［Zoho］ > ［Zoho Forms］ をクリックします。
- ［データの事前入力］ のスイッチをオフに切り替えます。
- Zoho Workerly Home
- Forums
- Connect With Us:
- Zoho Recruit Home
- Forums
- Connect With Us:
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