Zoho Forms連携の管理

Zoho Forms連携の管理

Zoho Formsとは

Zoho Formsを使用すると、あらゆるビジネスニーズに対応したオンラインフォームを簡単に作成できます。フォームを作成してカスタマイズし、必要な項目を追加して顧客に送信することで、簡単にデータ収集できます。Zoho CRMにフォーム送信を取り込んだり、Zoho CRMから名前やメールアドレスなどの特定のデータをフォーム内に事前入力したりすることができます。

たとえば 、アパレルストアのZylker社が展示会を開催し、関心度の高い顧客を見込み客としてZoho CRMアカウントに追加したいとします。そのために、Zylker社のマネージャーは、Zoho Formsを使用してフォームを作成し、Zoho CRMと連携させます。関心度の高い顧客がフォームを送信すると、見込み客としてデータが自動的にZoho CRMアカウントに保存されます。  

1か月後に、マネージャーはすべての顧客の情報を更新し、組織のプライバシーポリシーの更新に対する顧客の同意を得たいと考えています。
そのため、フォームを作成し、名前を事前に入力して連携させ、顧客の既存のデータがフォームの送信時に更新されるようにします。   

利用条件
必要な権限 
管理者は、Zoho Forms連携を設定できます。
                               

Zoho FormsとZoho CRMを連携するメリット

Zoho FormsとZoho CRMを連携すると、次のことが可能になります:

  • Zoho CRMからフォームにデータを事前入力する
  • フォームから送信されたデータをZoho CRMに取り込む 
  • 双方向同期により、Zoho FormsとZoho CRMの間でデータを転送する 

Zoho Forms連携

CRMとZoho Forms連携の連携手順は次のとおりです:  

手順1 - フォームの作成

Zoho Formsでは、新しいフォームをはじめから作成したり、使用可能なテンプレートから選択したりできます。
https://forms.zoho.com にアクセスして、フォームの作成を開始します( 関連項目: フォームの作成方法  )。 



手順2 - フォームへのZoho CRM項目の追加

Zoho CRMの項目は、ドラッグ&ドロップでフォーム内に追加でき、以下のような処理ができます:             

  • カスタマイズしたフォームの送信: Zoho CRMの項目を追加すると、既存の顧客に対し、情報を事前入力した状態でカスタマイズされたフォームを送信できます。 
  • Zoho CRMへの顧客情報の送信: 顧客がフォームを送信した際に、Zoho CRM内で情報を新しいデータとして追加したり、メモ、予定、タスクを関連リストに追加したり、既存のデータを更新したりできます。 

Zoho CRMの項目をフォームに追加するには

  1. Zoho CRMの項目 をフォームの編集画面にドラッグ&ドロップします。
  2. [Zoho CRM項目の追加] ポップアップで、次の手順を実行します:                              
    1. 一覧から [タブ] を選択します。
    2. 一覧から適切な [レイアウト] [項目] を選択します。
    3. チェックボックスをオンにすると、Zoho CRMの項目をZoho Formsに関連付けて、CRMのフォームにデータを自動入力できます。 
    4. 項目をマップして、 [保存] をクリックします。



手順 3 - Zoho Formsからの連携 

Zoho CRMと顧客のフォームを連携すると、次のことが可能になります:

  • 新規データの追加: フォームに入力された情報を、送信時にCRMアカウントに新しいデータとして追加できます。 
  • 関連リストの追加: メモ、予定、タスクなどを、既存のデータに関連リストとして追加できます。
  • データの更新: 既存のデータの値をフォームの入力値で更新できます。



     
  • 項目の関連付け: Zoho CRMの必須項目とその他の項目をフォーム内の対応する項目に関連付けできます。フォームが送信されるたびに、フォームに入力されたデータをZoho CRMで対応する項目に取り込めます。 たとえば、姓の項目がフォームに追加されると、Zoho CRMの姓の項目に関連付けられます。つまり、顧客が姓を入力してフォームを送信すると、そのデータがZoho CRMに自動的に取り込まれます。



  • 処理: フォームが送信されたときに、特定の処理を実行したい場合もあるでしょう。Zoho Formsを使用すると、特定の処理を実行できます(関連項目: 処理 )。 



Zoho CRMにフォームを連携するには

  1. [連携] タブに移動し、実行が必要な機能を選択します。
    1. 新しいデータを追加するには
      1. [連携]タブ > [Zoho CRM] > [+ 新規データ] を選択します。



      2. [タブ] [レイアウト] を選択します。 



      3. Zoho CRMの必須項目をZoho Formsの対応する項目に関連付けます。
      4. Zoho CRMとZoho Formsの他の項目を関連付けるには、 [+ 項目の追加] ボタンをクリックします。



      5. 一覧からCRM項目を選択します。関連するフォーム項目は、Zoho Formsの下のドロップダウンに表示されます。
      6. 実行する必要がある処理を選択し、 [連携] をクリックします。

    1. 関連リストを追加するには
      1. [連携]タブ > [Zoho CRM] > [+ 関連リスト] に移動します。
      2. 一覧から [タブ] [関連リスト] [レイアウト] を選択します。



      3. Zoho CRMの必須項目をZoho Formsの対応する項目に関連付けます。
      4. Zoho CRMとZoho Formsの他の項目を関連付けるには、 [+ 項目の追加] ボタンをクリックします。
      5. 実行する必要がある処理を選択し、 [連携] をクリックします。 実行できる処理は、ワークフローと添付ファイルです。
                                                               
    1. データを更新するには
      1. [連携]タブ > [Zoho CRM] > [データの更新] を選択します。
      2. 初期設定では、選択したタブとレイアウトが表示されます。



      3. Zoho CRMの必須項目をZoho Formsの対応する項目に関連付けます。
      4. Zoho CRMとZoho Formsの他の項目を関連付けるには、 [+ 項目の追加] ボタンをクリックします。
      5. 実行する必要がある処理を選択し、 [連携] をクリックします。 実行できる処理は、ワークフローと添付ファイルです。

手順4 - Zoho CRMからの連携

この連携を有効にすると、顧客とフォームを共有し、Zoho CRMで事前入力した特定の情報をフォームに表示できます。

Zoho CRMからZoho Formsを連携するには

  1. Zoho CRMの [設定] > [マーケットプレイス] > [Zoho] > [Zoho Forms] に移動します。
  2. Zoho Forms連携ページで、 [アカウントの作成] をクリックします。 このオプションは、Zoho Formsにアカウントがない場合に表示されます。



  3. [データの事前入力]の切り替えスイッチを有効にします。

     
メモ 
  • Zoho Formsアカウントがない場合は、連携時に新しいアカウントが自動的に作成されます。

手順5 - 顧客との共有

フォームのメール送信 

作成したメールテンプレートを使用するか、メールの本文にURLを追加することで、顧客にフォームを送信できます。 

メールテンプレートの作成 

すべての顧客の標準メールをフォローする場合は、適切なフォームのURLを含むメールテンプレートを作成できます。作成後、適切なテンプレートを選択して見込み客や連絡先に送信できます( 関連項目: テンプレートの作成 )。

メールテンプレートを使用して、フォームを送信するには

  1. [見込み客] または [連絡先] タブを選択して、データを選択します。
  2. [メールの送信] をクリックします。
  3. [テンプレートの選択] をクリックして、テンプレートを選択します。



  4. [送信] をクリックします。

メールにフォームのURLを追加するには

  1. データを選択し、 [メールの送信] をクリックします。 
  2. [メールの作成] セクションで、 [フォームの挿入] リンクをクリックします。
  3. [Zoho Formsの挿入] ポップアップで、次の手順を実行します:
    1. [フォーム名] - 一覧からフォームを選択します。
    2. [フォームリンク] にはフォームのURLが自動的に表示されます。
    3. フォームを表示するには、 [プレビュー] をクリックします。 
    4. フォームへのハイパーリンクとして機能する 表示テキスト を追加します。
    5. [挿入] をクリックすると、メールにURLが追加されます。



  4. [送信] をクリックします。

Zoho Forms連携の無効化

必要に応じて、Zoho Forms連携を無効にできます。連携が無効になると、次の処理を実行できなくなります:

  • メールのテンプレートにフォームリンクを挿入できなくなります。
  • アンケートリンクを含むメールテンプレートは、手動で削除しない限り、保持されます。 
  • Zoho CRMから送信されたフォームには、値が事前入力されなくなります。 

Zoho Forms連携を無効化するには

  1. [設定] > [マーケットプレイス] > [Zoho] > [Zoho Forms] をクリックします。
  2. [データの事前入力] のスイッチをオフに切り替えます。











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