データ削除（クリーンアップ）のポリシーに関する注意事項

Zohoのデータ削除（クリーンアップ）のポリシーに則り、IMAPの方式（プロトコル）で設定されたメールアカウントにおいて、以下に該当する場合にはメールの同期が一時停止します。

1. 1か月以上、同期されたメールが開封されていない場合
   
2. 5か月以上、メールアカウントが利用されていない場合 
   

さらに、以下の設定や機能が無効になります。

1. Zoho CRM内に保存されているメールおよび関連する設定情報（Zoho CRM内に保存済みのメールと処理中のメールがすべて削除されます）
   
2. ［セールスインボックス］タブ 

主要なサービスのメールアカウントをIMAPで設定するには

1. Zoho CRMにサインインし、 ［設定］ → ［チャネル］ → ［メール］ → ［メール設定］ → ［メール］ タブ→ ［利用を開始する］ の順に移動します。
   
2. ［人気のメールサービス］ のいずれかを選択します。
   
   
3. ［IMAP連携］ を選択し、 ［設定する］ をクリックします。
   
4. 利用するサービスに応じて、 ［表示名］ 、 ［メールアドレス］ 、 ［パスワード］ などの必要情報を入力し、次の手順に進みます。
   
   なお、該当のメールサービスでアカウントを持っていない場合は、 ［アカウントを作成する］ をクリックします。
   
   
   
5. ［パスワード］ を入力し、 ［許可する］ をクリックしてZohoによるアカウントへのアクセスを許可します。
   メールアカウントの2段階認証／多要素認証を有効にしている場合は、通常のメールパスワードではなく、IMAP設定用のアプリ専用パスワードを入力する必要があります。
   
6. ［続ける］ をクリックします。
   
7. 必要に応じて、 ［追加する］ リンクをクリックして ［差出人アドレス］ を追加します。
   
8. ［サーバーの詳細］ をクリックすると、受信メールサーバーと送信メールサーバーの設定内容が表示されます。
   サーバーの詳細 は、選択したメールサービスに応じて、自動的に入力されます。
9. ［メールの共有権限の設定］ を選択します（関連項目： メールの共有権限の設定 ）。
   

メモ：

• IMAPでのメールアカウントの設定後、既存のメールの同期が完了すると、確認メールが送信されます。
  
• 設定したメールサービスの送信（SMTP）サーバーに、送信メールのコピーを保存する機能がない場合、Zoho CRMのIMAP設定で ［送信メールをサーバー内に保存する］ 設定を有効にすることで、送信メールのコピーを受信トレイに保管できます。
  
  

アプリ専用パスワードの生成

主要なメールサービスでは、メールアカウントのセキュリティ強化のために、2段階認証／多要素認証を有効にできます。2段階認証／多要素認証を有効にしている場合、アカウントへのアクセスには、ユーザー名とパスワードだけでなく、追加の認証が必要になります。追加の認証は、たとえば、メールアカウント所有者の携帯電話番号に送信されるワンタイムパスワードの入力などです。これにより、メールアカウントへの不正アクセスを防ぐことができます。

2段階認証／多要素認証が有効なメールアカウントをZoho CRMに設定する場合、通常のパスワードではなく、IMAP設定用のアプリ専用パスワードを入力する必要があります。IMAP方式でメールアカウントを設定する際のアプリ専用パスワードの生成手順は、利用するメールサービスによって異なります。それぞれ以下のとおりです。

Zoho Mailアカウントの場合

2段階認証／多要素認証が有効なZoho MailアカウントをIMAP方式でZoho CRMに設定する場合、次の手順に従って、Zoho Mailアカウント設定用のアプリ専用パスワードを生成します。

1. Zohoアカウントにサインインします（ https://accounts.zoho.com）。
   
2. ［セキュリティ］ → ［アプリ専用パスワード］ の順に移動します。
   
3. ［新しいパスワードを生成する］リンクをクリックします。
   
   
4. アプリ専用パスワードの設定 画面で、 アプリ名 を入力して、 ［生成する］ をクリックします。
   
   
5. 生成された アプリ専用パスワード をコピーします。
   パスワードは1回だけ表示されます。画面を閉じると再表示できませんのでご注意ください。
   
   
6. 該当のアプリ（メールアカウント）を使用しなくなった場合や、アプリに対して付与したアクセス権を 削除 する場合は、パスワードを無効にできます。
   

Gmailアカウントの場合

2段階認証／多要素認証が有効なGmailアカウントをIMAP方式でZoho CRMに設定する場合、次の手順に従って、Gmailアカウント設定用のアプリ専用パスワードを作成します。

1. Googleアカウントにサインインします。
   
2. ［アプリ パスワード］ ページにアクセスします。
   
3. ［アプリを選択］ ドロップダウンで ［その他］ を選択します。
   
4. 識別しやすい名前を入力します（例： Zoho CRM用IMAP）。 
   
5. ［生成］ をクリックします。
   
6. 生成されたアプリ専用パスワードをコピーして、Zoho CRMのIMAP設定の［パスワード］欄に貼り付けて入力します。該当のアプリ（メールアカウント）を使用しなくなった場合や、アプリに対して付与したアクセス権を削除する場合は、パスワードを無効にできます。
   

Outlookアカウントの場合

多要素認証が有効なOutlookアカウントをIMAP方式でZoho CRMに設定する場合、次の手順に従って、Outlookアカウント設定用のアプリ専用パスワードを生成します。

1. こちらの リンク からOutlookアカウントにサインインします。
   
2. ［アプリ パスワード］設定で、 ［新しいアプリ パスワードの作成］をクリックします。 
   
3. 生成されたアプリ専用パスワードをコピーして、Zoho CRMのIMAP設定の［パスワード］欄に貼り付けて入力します。
   

Microsoft 365アカウントの場合

多要素認証が有効なMicrosoft 365（Office 365）アカウントをIMAP方式でZoho CRMに設定する場合、次の手順に従って、Microsoft 365アカウント設定用のアプリ専用パスワードを生成します。

メモ：

• Microsoft 365アカウント設定用のアプリ専用のパスワードを生成するには、Microsoft 365の管理者によってアカウントの多要素認証が有効化されている必要があります。
  関連情報： Microsoft 365で多要素認証を設定する方法
• Microsoft 365設定用のアプリ専用パスワードを初めて生成する際には、確認のために電話番号を入力するよう求められます。2回目以降は、アプリ専用パスワードの生成に電話番号の確認は不要です。
  

Microsoft 365設定用のアプリ専用パスワードを生成するには

1. Microsoft 365アカウントにサインインします。
   
2. ［設定］ → ［追加のセキュリティ確認］ の順に移動します。
   
3. 設定欄（下図の箇所）をクリックします。
   
4. ［アプリケーション パスワード］ 設定をクリックします。
   
5. アプリケーション パスワードの作成 画面で、識別しやすい名前とパスワードを入力します。
   
6. ［次へ］ をクリックします。
   
7. アプリ専用パスワード が生成され、表示されます。
   
   生成されたアプリ専用パスワードをコピーして、Zoho CRMのIMAP設定の［パスワード］欄に貼り付けて入力します。

Yahooメールアカウント(@yahoo.com）の場合

2段階認証が有効なYahooアカウント（@yahoo.com）をIMAP方式でZoho CRMに設定する場合、次の手順に従って、Yahooアカウント設定用のアプリ専用パスワードを生成します。

1. Yahooメールアカウントにサインインします（ https://mail.yahoo.com/）。
   
2. ［Settings］ (設定）→ ［Account info］ （アカウント情報）の順に移動します。
   
3. ［Account Info］（アカウント情報）ページで、［Account security］（アカウントのセキュリティ）を選択します。
   
4. ［Two-step Verification］ （2段階認証）で、 ［Generate app password］（アプリ専用パスワードを生成する）をクリックします。
   
   アプリ専用パスワードを生成するには、2段階認証が有効である必要があります。
5. ［Select App］ （アプリの選択）ドロップダウンから［Other］（その他）を選択し、識別しやすいアプリの名前を入力します（例：Zoho CRM用IMAP）。
   
6. ［Generate］ （生成する）をクリックします。
   
7. 生成されたアプリ専用パスワードをコピーして、Zoho CRMのIMAP設定の［パスワード］欄に貼り付けて入力します。
   

独自のメールアカウントのIMAPでの設定

独自のメールアカウントをIMAPで設定するには

1. Zoho CRMでは、自社で運用しているメールサーバーなどの独自のメールアカウントを設定することも可能です。 ［設定］ → ［チャネル］ → ［メール］ → ［メール設定］ → ［メール］ タブ→ ［利用を開始する］ の順に移動します。
   
2. ［他のメールサービス］ をクリックし、 ［IMAP連携］ を選択して、 ［設定する］ をクリックします。
   
   
3. ［IMAP連携］ の設定で、必要な詳細情報を入力します。
   
   • ［表示名］ 、 ［メールアドレス］ 、 ［パスワード］ を入力します。
     
   • ［受信サーバーの詳細］ の設定で、 ［受信サーバー名］ 、 ［ポート］ を入力します。
     
   • 受信サーバーと送信サーバーの情報が同じ場合は、 ［送信メールサーバーに、同じ認証情報を使用する］ のチェックボックスを選択します。
     
4. 個別に設定する場合は、 ［送信サーバーの詳細］ の設定で、 ［メールアドレス］ 、 ［送信サーバー名］ 、 ［ポート］ を入力します。
   
5. 必要に応じて、 ［その他の差出人メールアドレス］ 設定の ［追加する］ リンクをクリックして、 差出人アドレス を追加します。
   
6. ［サーバーの詳細］ をクリックすると、受信メールサーバーと送信メールサーバーの設定が表示されます。
7. ［メール共有の権限］ を選択します。
   

メールの表示

IMAPでのメールアカウントを設定すると、送受信したメールは該当の見込み客／連絡先に関連付けられ、該当のデータの詳細ページの［メール］の関連リストに表示されます。見込み客／連絡先の メイン のメールアドレスに送信されたメールと、 サブ のメールアドレスに送信されたメールの両方が、該当のデータに関連付けられます。

なお、［メール］の関連リストでは、自分以外の他のユーザーが送受信したメールを確認することも可能です。ユーザーごとにメールを抽出して表示できます（名前が表示されるのは、自分に対してメールが共有されているユーザーのみです）。具体的には、 ［IMAPで共有中のすべてのユーザー］ の欄で特定のユーザーを選択すると、該当のユーザーが送受信したメールを表示できます。なお、このメニューは、IMAPで設定されているメールアカウントでのみ有効です（POP3で設定されているメールアカウントでは表示されません）。

IMAP連携を設定すると、設定したメールアドレスで送受信されたメールがZoho CRMアカウントに同期され、保存されます。IMAP連携を無効にすると、Zoho CRMアカウントに同期済みのメールは削除されますのでご注意ください（ただし、連携元のメールサーバー内のメールは削除されません）。

見込み客／連絡先のメールを表示するには

1. ［見込み客］ または ［連絡先］ のタブに移動します。
   
2. 一覧から、対象のデータをクリックします。
   
3. データの詳細ページの ［メール］ の関連リストで、 ［IMAPで共有中のすべてのユーザー］ の欄から、対象のユーザーを選択します。選択したユーザーが送受信したメールが抽出され、一覧に表示されます。
   

トラブルシューティング（問題の調査と解決）のヒント

詳細は、 IMAP設定に関するトラブルシューティング をご参照ください。

関連情報

POP3でのメールアカウントの設定

Zoho Mailオプションのユーザーの管理

メール画面からZoho CRMへのデータの追加

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