Zoho Projects連携の設定

Zoho Projects連携の設定

Zoho Projects連携の有効化

連携を有効にするには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定][マーケットプレイス][Zoho][Zoho Projects] に移動します。
  3. [Zoho Projects連携] ページで、 [開始] をクリックします。
    無料プランのユーザーは、この機能を15日間試すことができます。



CRMアカウントのZoho Projects連携では、主に3つの手順を実行します:

  • ポータルの設定
  • 項目の関連付け
  • クライアントと取引先の関連付け






ポータルの設定

この手順では、次の3つを入力する必要があります:

  • Zoho Projectsのポータル:Zoho Projectsのポータルは、すべてのプロジェクトの管理し、アクセスできる中心の場所です。この連携では、Zoho Projectsから1つのポータルを設定できます。連携により、選択したポータルに関連付けられたすべてのプロジェクトがZoho CRM内に送信され、Zoho CRM内で管理できるようになります。ポータルの設定には、3つのケースが考えられます。
    • 自分のZoho Projectsポータルを設定する
    • 他のユーザーのポータルを設定する
    • Zoho Projectsにポータルを作成する

  • 項目の関連付け:連携時に、Zoho Projectsの項目を、対応するCRMの項目に関連付けできます。Zoho Projectsの標準項目とカスタム項目の両方が、項目の関連付けに表示され、[商談]タブや[取引先]タブから、対応するCRM項目を適切に選択して関連付けできます。項目を関連付けすると、新しいプロジェクトが作成されるたびに、Zoho CRM内の項目が自動入力されます。

  • Zoho CRMユーザーの権限 - すべてのZoho CRMユーザーの権限を設定する必要があります。権限を設定すると、それぞれの権限を持つすべてのCRMユーザーが、Zoho Projectsに自動的に送信されます。Projectsに送信されたZoho CRMユーザーの役職は、デフォルトで「従業員」に設定されています。連携前からすでにZoho Projectsに存在するCRMユーザーの場合、その役職は変更されません。

ケース1:自分のZoho Projectsポータルを設定する

自分のポータルを設定するには

  1. [設定][マーケットプレイス][Zoho][Zoho Projects] に移動します。
  2. [Zoho Projects連携] ページの [ポータル名] で、ドロップダウンリストからポータルを選択します。
    すべてのポータルがここに表示されます。


ケース2:他のユーザーのポータルを使用する

他のユーザーのポータルを設定するには

  1. [他のユーザーのポータルを使用する] リンクをクリックします。



  2. 管理者のメールアドレスを入力して、 [承認申請する] をクリックします。
    招待メールが該当のメールアドレスに送信されます。



    Zoho Projectsの管理者による認証が完了するまで待つ必要があります。メールが届かない場合は、確認ページから再送信できます。



  3. 承認されると、設定ページに [承認済み] と表示されます。



  4. [続ける] または [連携を中止する] をクリックします。
メモ
  1. 招待メールを再送信すると、Zoho Projectsの管理者にリマインダーメールが送信されます。招待メールをキャンセルすると、送信済みの申請が無効になります。
  2. 承認時に通知メールが送信されます。メール内の[続ける]をクリックして、連携設定を進められます。連携を中止した場合、新しい申請を送信できます。


Zoho Projectsがポータルの申請を承認する方法 

Zoho CRMの管理者からの申請メールを受信したZoho Projectsの管理者は、申請を承認して、アクセスを許可するポータルを選択する必要があります。

ポータルへのアクセスを許可しない場合は、管理者は申請を却下できます。
ポータルが利用できない場合、システムによって自動的に申請が却下され、通知メールが申請者と管理者に送信されます。
ポータルの申請を承認するには
  1. ポータルの申請メールを開き、 [こちらをクリック] をクリックします。
    Zoho Accountsページが開きます。
  2. [確認] をクリックします。



完了メッセージが表示されます。また、承認通知メールが申請者に送信されます。




メモ

有効なポータルが利用できない場合、管理者はURLが無効であることを伝えるメッセージを受信します。




ケース3:Zoho Projectsにポータルを作成する

ポータルが1つもない場合は、Zoho CRMから新しく作成できます。

  1. Zoho CRMの [ポータルの設定] で、 [新しいポータルの作成] をクリックします。



  2. [ポータル名] を入力します。
  3. [作成] をクリックします。
  4. ドロップダウンリストから ポータルを選択 し、 [保存] をクリックします。 
    新しいポータルが作成され、Zoho CRMと連携されます。 



Zoho Projects項目をCRMに関連付けする

項目を関連付けするには

  1. [項目の関連付け] [関連付ける] をクリックします。



  2. [項目の関連付け] ページで、 [商談] タブと [取引先] タブのドロップダウンリストから、対応するCRM項目を選択します。
    Zoho Projectsの標準項目とカスタム項目の両方が表示されます。
  3. [完了] をクリックします。



Zoho CRMユーザーの権限の設定

権限を設定するには

  1. [CRMユーザーの権限] で、 [設定] をクリックします。
  2. それぞれの権限のチェックボックスをオンにして、CRMユーザーに対する タブ表示、表示 作成 編集 削除 の権限を設定します。



  3. [保存] をクリックします。
    後で権限を変更する場合は、 [設定の編集] リンクをクリックして変更できます。



クライアントと取引先の関連付け

クライアントと取引先の関連付けは、連携の一環として提供されるオプションです。この手順では、(Zoho Projectsの)クライアントと(Zoho CRMの)取引先を照合できます。完全に一致した場合、クライアントに分類されているプロジェクトは、Zoho CRMで一致する取引先に自動的に関連付けられるため、時間と労力を大幅に節約できます。また、カスタム関連付けを使用することで、Projectsから手動でクライアントを選択し、個々のCRMの取引先に一致させることができます。



これらのクライアントのプロジェクトを、取引先に自動的に関連付けする場合は、 [はい、一致するデータを関連付けます] をクリックします。 データが関連付けされ、関連付けされているデータと関連付けされていないデータに関するメールが管理者に送信されます。このメールには、一部のデータが関連付けされなかった理由も記載されています。

このオプションを使用しない場合は、 [いいえ、スキップします] をクリックし、後でデータを手動で関連付けします。 

メモ 
  • クライアントと取引先の関連付けは、一度のみ実行します。この手順を省略した場合、Projectsのポータルを無効にして、再度Zoho CRMに関連付けなければ、クライアントと取引先の自動関連付けに戻ることは できません
  • クライアントと取引先の関連付けには、(Zoho Projectsの)クライアントユーザーと(Zoho CRMの)連絡先の関連付けも含まれます。この関連付けはバックグラウンドで実行され、連携中はユーザーには表示されません。関連付けが完了すると、Zoho Projectsにおけるプロジェクトのクライアントユーザーは、Zoho CRMでそのプロジェクトに関連付けられた連絡先になります。

ユーザーと権限の管理

CRMユーザーが使用できる権限は、いつでも変更できます。

権限を変更するには

  1. 管理者権限で、Zoho CRMにログインします。
  2. [設定][マーケットプレイス] [Zoho][Zoho Projects] に移動します。
  3. [Zoho Projects連携] ページで、 [設定の編集] リンクをクリックします。



  4. 必要に応じて、それぞれの [タブの表示]、[表示] [作成] [編集] [削除] 権限のチェックボックスをオンまたはオフにします。
  5. [保存] をクリックします。

Zoho Projects ZSCキーの更新

次の場合は、Zoho ProjectsのZSCキーを更新する必要があります。詳細はZSCキーについてのヘルプもご参照ください。

  1. Zoho Projectsのポータル担当者を変更する場合
  2. セキュリティー上の理由から、Zoho ProjectsのZSCキーを再生成する場合 
いずれの場合も、ZSCキーを更新しなければ、Zoho CRMとZoho Projectsの連携は機能しなくなります。選択したタブの[データの詳細]ページで、[Zohoプロジェクトの関連リスト]に次のメッセージが表示されます。



この場合、Zoho CRMの新しいZSCキーを更新する必要があります。 

Zoho ProjectsのZSCキーを更新するには

  1. [設定][マーケットプレイス][Zoho][Zoho Projects] に移動します。
  2. [Zoho Projects連携] ページで、新しいZSCキーと関連付けられたメールアドレスを入力します。



  3. [保存] をクリックします。
    連携が更新され、引き続きZoho CRMからプロジェクトを管理できます。

Zoho Projects連携の無効化

Zoho CRMの管理者は、CRM取引先からZoho Projectsを無効にできます。無効にした場合:

  • Zoho CRMから [プロジェクト] タブが削除されます。
  • Zoho CRMに追加されたすべてのポータルとプロジェクトは、 Zoho CRMアカウントとの関連付けが解除されます 。ユーザーは、引き続きZoho Projectsアカウントからプロジェクトを管理できます。
  • 管理者権限を持つユーザーは、ポータルを無効にして、別のポータルをZoho CRMアカウントに関連付けることができます。

Zoho Projects連携を無効にするには

  1. 管理者権限で、Zoho CRMにログインします。
  2. [設定][マーケットプレイス][Zoho][Zoho Projects] に移動します。
  3. [Zoho Projects] ページで、 [Zoho Projectsを無効にする] をクリックします。



関連情報

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