Zoho CRMからアンケートをメールで送信するには、最初にZoho Surveyを使用してアンケートを作成する必要があります。アンケートを作成するには、Zoho Surveyのページ(https://survey.zoho.com/)にアクセスし、いずれかの作成方法(空白のアンケート、テンプレート、既存のアンケートのコピー)を選択して実行します。
Zoho Surveyで作成したアンケートを、Zoho CRMから見込み客や連絡先などにメールで送信できます。
アンケートのリンクを挿入したメールテンプレートを作成した後、対象データのメールアドレス宛てにメールを送信できます。メールの送信には、Zoho CRMのさまざまなメール送信機能や連携機能を利用できます。
対象タブにワークフロールールを設定することで、アンケートのリンクを記載したメールを自動送信できます。たとえば、商談の受注時に、関連する連絡先に満足度アンケートを送信するとします。この場合、ワークフロールールを設定して、アンケートへの回答を依頼するメールの送信を自動化できます。具体的には、商談の[ステージ]項目を[受注]に更新した際に、関連する連絡先に対して、アンケートのリンクを記載したメールを自動的に送信できます(関連情報:ワークフロールールの作成)。
連絡先ごとにアンケートを個別に送信することもできます。データの詳細ページ、またはデータの一覧ページの上部にある[メールを送信する]ボタンから、アンケートのリンクを挿入したメールを送信できます。
手順としては、メールの編集画面で、右上にあるテンプレートの挿入のドロップダウンをクリックし、アンケート送信用のテンプレートを選択して適用し、メールを送信します。
なお、メールテンプレートを適用しなくても、右上のドロップダウンから[アンケートのリンク]を本文に挿入して、メールを送信することも可能です。
複数の宛先に対して、アンケートのリンクを挿入したメールを一括で送信するには、次の2通りの方法があります。
Zoho CRMでは、一括メール送信機能を使用して、複数の宛先にメールを一括で送信できます。ただし、1日あたりに送信可能なメールの数には上限があります(詳細は、メール送信数の上限に関するページをご参照ください)。1日に数千通を超えるなど、上限を超える数のメールを送信する必要がある場合は、Zoho Campaigns連携をご利用ください。Zoho Campaignsを使用したメール配信では配信結果をより詳細に確認できるため、メールマーケティング活動の改善に活かすことができます。
Zoho CRMで一括メール送信を実行するには
Zoho Campaignsでメール配信を実行するには
Zoho Survey連携を有効にすると、アンケートの回答を見込み客/連絡先の関連情報としてZoho CRM内で確認できます。これにより、収集したアンケート回答から、該当の見込み客/連絡先の回答を手作業で別々に見つける手間が省けます。たとえば、アンケート回答者を電話でフォローアップする場合に、連絡先の電話番号とアンケート回答を同じページで確認できます。
アンケートの回答を表示するには
アンケートへの回答を別の方法で取得している場合は、回答者(顧客など)の代わりに回答を入力することも可能です。たとえば、通話中に顧客がアンケートの質問に回答する場合、担当者が顧客の代わりにアンケートにアクセスし、回答を代理入力できます。
アンケート回答を代理入力するには
Zoho CRMユーザー(自社の担当者)の代理入力による回答も、顧客による回答と同様に処理され、関連リストに表示されます。ただし、代理入力による回答かどうかは識別可能です。代理入力の場合、[Zoho Survey]関連リストの[送信者]と[経路]の列に、代理入力したユーザーのメールアドレスと、ユーザーによって回答済み(代理入力済み)である旨を表すテキストが表示されます。
Zoho SurveyとZoho CRMの連携により、アンケート回答をもとにZoho CRMのデータの項目値を追加/更新(自動登録)できます。これにより、アンケート実施後のデータ更新作業の手間を省けます。アンケートによって取得した顧客情報を、すぐに営業活動に活かすことが可能です。
たとえば、営業担当者の対応に関する満足度調査アンケートを顧客に送信したとします。アンケートの質問として、営業担当者の対応に関する満足度を5段階で回答する項目があるとします(大満足/まあ満足/ふつう/やや不満/不満)。該当の項目に[大満足]と回答した回答者データを抽出する必要がある場合、対象データのタブにカスタム項目として[担当者の対応への満足度]という項目をあらかじめ追加し、アンケートの質問との関連付けを設定しておくことで、該当の項目にアンケート回答を自動で登録できます。また、項目を使用した抽出条件を設定することで、項目の値が[大満足]であるデータをあとで簡単に抽出できます。
アンケート回答をもとにZoho CRMのデータの項目値を追加/更新するには、アンケートの質問とZoho CRMの項目の関連付けをあらかじめ設定しておく必要があります。関連付けを設定するには、次の手順を実行します。
アンケートを見込み客/連絡先に送信するには
アンケート回答を使用して更新されたデータを確認するには
上記により、アンケート回答がZoho CRMのデータの項目値として登録されていることを確認できます。また、対象の項目値を使用して条件を設定することで、条件に一致するデータを抽出できます。たとえば、営業担当者の対応への満足度を[大満足]と回答した見込み客/連絡先を表示するには、[見込み客]/[連絡先]タブのデータの一覧で[担当者の対応への満足度]項目が[大満足]である条件でデータ一覧を作成します。
条件に一致するデータが一覧に表示されます。
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