「Zoho Writer」（ゾーホー・ライター）は、オンラインで文書を作成して共有できるツールです。Zoho CRMでZoho Writerアドオン（連携機能）を使用すると、文書のテンプレート（ひな形）を作成し、Zoho CRMのデータ（見込み客、取引先、連絡先、商談）を使用して差し込み文書を作成できます。提案書、契約書、送付状、宛名ラベルなどの作成に便利です。Zoho Writerアドオン機能は、ソフトウェアのダウンロードやインストールなしで利用できます。

メモ：

• Zoho Writerアドオン機能で差し込み文書の作成に使用できるのは、 見込み客 ／ 取引先 ／ 連絡先 ／ 商談 のデータのみです。
  

• 差し込み文書をオンラインで作成できます。他のソフトウェアなどのインストールは不要です。
• Zoho CRMアカウントの認証情報を使用して、Zoho Writerアカウントに自動的にサインインできます（シングルサインオンに対応）。
• 差し込み文書を、見込み客、取引先、連絡先、商談、データの担当者などに対してメールで送信できます。
• 同様の内容の文書を繰り返し作成する時間を節約できます。
• 最新の顧客情報を使用して差し込み文書を作成できます。
• 文書のテンプレート（ひな形）を作成し、必要に応じていつでも編集できます。

  差し込み文書の作成

Zoho Writerを使用して差し込み文書を作成するには、次の3つの手順を実行します。

• 差し込み文書テンプレートの作成
• 差し込み文書の送付先（受信者）の選択
• 差し込み文書のメール送信

  手順1：差し込み文書テンプレートの作成

差し込み文書テンプレートを作成するには

1. ［設定］ → ［マーケットプレイス］ → ［Zoho］ → ［Zoho Writer］ の順にクリックします。
   代わりに、 ［設定］ → ［カスタマイズ］ → ［テンプレート］ → ［差し込み文書］ の順にクリックすることでも作成できます。
2. Zoho Writerアドオン の設定画面で、作成済みの差し込み文書テンプレートがある場合は、 ［差し込み文書テンプレートを開く］ をクリックします。
   ない場合は、 ［最初のテンプレートを作成する］ をクリックします。
3. 差し込み文書テンプレート の設定画面で、左上にある ［+新しいテンプレートを作成する］ ボタンをクリックします。
4. 新しいテンプレートの作成 画面で、以下の詳細を入力します。 
   
   • ［テンプレート名］ を入力します。
   • 必要に応じて、 ［詳細情報］ にテンプレートの補足や説明等を入力します。
   • ［フォルダー］ で、保存先のフォルダーを選択します。作成した差し込み文書テンプレートは、選択したフォルダーに保存されます。
   • テンプレートを作成する対象の ［タブ］ を選択します。
     選択したタブに応じた差し込み項目をテンプレートに追加できます。
     
     
     
     
5. ［作成する］ をクリックします。
   Zoho Writerで差し込み文書テンプレートの作成画面が開きます。
6. 左側のメニューから、 ［項目］ → ［差し込み項目］ の順にクリックし、一覧から挿入する項目を選択します。
   選択した差し込み項目が、テンプレート上のカーソルの位置に挿入されます。
7. 文書の編集が完了したら、画面の右上にある ［完了する］ をクリックして、テンプレートを保存します。

  手順2：差し込み文書の送付先（受信者）の選択

差し込み文書テンプレートを作成した後、個々の文書の作成に使用するデータを選択する必要があります。なお、使用するデータとして指定できるのは、［見込み客］、［取引先］、［連絡先］、［商談］タブのデータのみです。

データを選択して差し込み文書を作成するには

1. 対象の タブ をクリックします。
2. 対象データを抽出するための データ一覧 を選択します。
3. 一覧の中から対象となるデータのチェックボックスを選択します。
4. 上部メニューから ［処理］ → ［差し込み文書］ の順にクリックします。
   
   
   
   
5. 差し込み文書 の設定画面で、以下の手順を実行します。 
   
   • 手順1で作成した差し込み文書テンプレートを選択します。選択肢には、該当のタブ用に作成した差し込み文書テンプレートのみが表示されます。
     
     
     
     
   • 例：差し込み文書の作成に使用するデータとして見込み客データを選択した場合、テンプレート選択のドロップダウンには［見込み客］タブ用の差し込み文書テンプレートのみが表示されます。
6. ［差し込む］ をクリックします。
   Zoho Writerの画面で、該当の差し込み文書テンプレートが開きます。
   
   

  手順3：差し込み文書のメール送信

Zoho Writerで差し込み文書テンプレートを開いた後、Zoho CRMのデータを差し込み、文書を作成する必要があります。差し込みの完了後、作成した文書をメールで送信できます。

1. Zoho Writerの差し込み文書テンプレートの表示画面では、 ［自動化］ → ［テンプレートの設定］ メニューがあらかじめ表示されています。設定画面を使用して、データの差し込みに関する詳細を選択した後、 ［差し込む］ をクリックします。
   
   データが差し込まれ、作成した文書がメールで送信されます。
   なお、 ［テンプレートの設定］ メニューでは、以下の操作を実行できます。
   
   
   
   
   
   
   • ［差し込み文書をプレビューする］ をクリックすると、データを挿入して作成した文書の内容をあらかじめ確認できます。
   • ［出力内容の選択］ で、 ［差し込みしてメールで送信する］ を選択すると、完成した文書（差し込み後の文書）を送信できます。宛先は、表示された画面内の ［宛先］ 欄で、メールアドレスを表す差し込み項目を選択することで指定します。
     またメールの［件名］にも差し込み項目を使用できます。その他、追加の添付ファイルなどを指定できます。なお、データを差し込みして作成した文書は 保存できません 。
   • ［差し込みのタイミング］ 設定では、文書をメールで送信する日時を指定する（予約する）ことも可能です。

メモ：

• 必要に応じて、 ［項目の管理］ 設定で、テンプレートに追加の差し込み項目を挿入することも可能です。
• 差し込み文書テンプレートの内容を編集した場合は、 ［テンプレートを更新する］ をクリックして、変更内容を反映する必要があります。
  

  差し込み文書テンプレートの編集

差し込み文書テンプレートを編集するには

1. ［設定］ → ［マーケットプレイス］ → ［Zoho］ → ［Zoho Writer］ の順に移動します（この場合、次の手順へ進みます）。
   代わりに、 ［設定］ → ［カスタマイズ］ → ［テンプレート］ → ［差し込み文書］ の順にクリックすることも可能です（この場合、3番目の手順へ進みます）。
2. Zoho Writerアドオン の設定画面で、作成済みの差し込み文書テンプレートがある場合は、 ［差し込み文書テンプレートを開く］ をクリックします。
3. 差し込み文書テンプレートの一覧 ページで、対象のテンプレートを選択します。
   Zoho Writerで該当のテンプレートの編集画面が開きます。
4. 必要な変更を行い、テンプレートを保存します。