メモの管理
データへのメモの関連付け
Zoho CRMでは、任意のテキストを自由記述形式で入力し、メモとしてデータに関連付けることができます。メモの作成には、メモの作成権限が必要です。
メモを追加するには
- 対象のタブを開きます。
- データの一覧ページで、メモを追加するデータをクリックします。
- データの詳細ページで、関連リストの［メモ］を表示します。既存のメモがある場合は、こちらに表示されます。
- 入力欄にメモを入力します。必要であれば、件名も入力します。
メモの入力欄では、書式設定を使用できます。使用できる書式設定は、太字、斜体、下線、取り消し線、フォントの色、フォントの背景色、箇条書き（記号／番号）、リンク、インデント、下付き文字、上付き文字、絵文字です。 - メモにファイルをアップロードする場合は、［ファイルを添付］アイコンをクリックします。
1件のメモに最大5件のファイルを添付できます。なお、添付できるファイルのサイズは合計で最大20MBです。 - ［保存する］をクリックします。
メモ
- Zoho CRMでは、メモは個別のデータとしてカウントされます。たとえば、見込み客データにメモを追加した場合、見込み客のデータとメモのデータは別々にカウントされます。このため、メモの件数はデータの合計件数に影響します。
見込み客データが1,000件あり、そのすべてのデータにメモが1件ずつ追加されている場合、データの合計件数は2,000件です。 - 1件のメモに入力できる文字は、最大で65,535文字です。この最大文字数には、入力したテキストのほかに、書式設定によって生成されるHTMLタグも含まれます。
- 連携した外部のアプリやAPIからアクセスした場合、メモはタグ付きのテキストとして扱われます。ただし、詳細分析機能およびZoho Projectsの場合は、プレーンテキストとして扱われます。
書式ありテキストを追加する場合の注意事項
- Zoho CRMのインポート機能またはAPIを利用してメモを追加する場合は、HTMLタグを使ってメモのテキストに書式を設定できます。
- インポート機能またはAPIでメモを追加する場合、書式設定に使用できるHTMLタグやスタイル設定には制限があります（たとえば、フォントサイズを大きくすることはできません）。ただし、一部、入力画面の書式設定オプションからは不可能な書式設定でも、HTMLタグやスタイル設定を使用すれば設定が可能になるものがあります（たとえば、箇条書きの行頭記号の種類は、入力画面の書式設定オプションでは指定できませんが、HTMLタグでは指定が可能です）。使用できるHTMLタグと属性は、以下に限られます。使用可能なタグ
使用可能な属性 b（太字）—i（斜体） —u（下線）—a（リンク）href、target、stylesub（下付き文字）stylesup（上付き文字）styleul（記号付き箇条書き）styleol（番号付き箇条書き）styleli（箇条書き内の項目）stylespanstylediv stylep（段落）stylesmall（文字を小さくする）—br（改行）—del（取り消し線）—strong—使用可能なスタイル設定は、以下のとおりです。font-style font-weight text-decorationcolorbackground-colorlist-style-typepadding-inline-startmargin-inline-start padding-leftlist-style-positiondisplay--- - インポート機能またはAPIを使用してメモを入力する場合、メモのテキストはHTMLデータとして解釈されるため、記号などの特殊文字は特定の表記に置き換える必要があります。
- たとえば、半角山かっこの「<」と「>」は、HTMLタグの一部として解釈されます。このため、半角山かっこ「<」を不等号の意味で使用したい場合、正しく表示するには、「<」と記述する必要があります。
- メモに「65 < 75」と表示したい場合は、「65 < 75」と記述します。
メモのインポート
既存のファイルや他のアプリケーションからメモを取り込みたい場合、Zoho CRMにメモをインポートできます。
注：
- メモをインポートする前に、メモに関連する取引先や連絡先のデータをインポートしておく必要があります。また、インポート可能なファイルはCSV形式のみです。
メモをインポートするには
- ［設定］→［データ管理］→［インポート］の順に移動し、移行元のアプリケーションのアイコンをクリックします。
- データの移行手順ページで、インポート対象のファイルをドラッグ＆ドロップで画面に追加するか、［ファイルを選択］をクリックして、ファイルを参照して選択します。
- データのアップロードが完了したら、［次へ］をクリックします。
- 各設定で、次の手順を実行します。
- ［タブとファイルの関連付け］設定で、インポート先のタブとして［メモ］を選択します。
- ［メモ］枠の下部にある［ファイルを関連付ける］リンクをクリックします。
- ［次へ］をクリックします。
- ［項目の関連付け］設定で、CSVファイル内のデータの項目名に対して、Zoho CRMの項目を選択して関連付けます。
日時項目については、形式も選択可能です。 - ［保存して次へ］をクリックすると、項目が関連付けられます。
- ［移行を開始する］をクリックして、データの移行を開始します。
- 移行が完了すると、データをインポートした管理者に通知メールが届きます。
メモ：
- ファイルのサイズは50MB以下にする必要があります。
- CSVファイルの最初の行が、項目名として識別されます。
- 初期設定では、日時形式は［yyyy-MM-dd HH:mm:ss］に設定されています。形式を変更することも可能ですが、選択した形式がインポートするファイル内の値の形式と一致している必要があります。形式が異なる場合は、初期設定の形式が使用されます。
メモのエクスポート
Zoho CRMからメモのデータを、CSV形式のファイルとしてエクスポートできます。一度にエクスポートできるメモの数の上限は、3,000件です。
メモをエクスポートするには
- ［設定］→［データ管理］→［データのエクスポート］の順に移動します。
- データのエクスポート画面で、対象タブのドロップダウンから［メモ］を選択します。
- ［エクスポートする］をクリックします。
- 確認画面で、［OK］をクリックします。
メモのデータがエクスポートされ、CSV形式のファイルとして保存されます。
レポートを介してメモをエクスポートする場合
メモは、Excel、CSV、PDFの3つの形式でエクスポートできます。ExcelおよびCSVの場合、メモはHTMLデータとしてエクスポートされます。PDFの場合は、書式を反映したテキストが表示されます。
メモ：メモはHTMLデータとしてエクスポートされます。たとえば、太字の書式を設定した「太字のテキスト」は、「<b>太字のテキスト</b>」としてエクスポートされます。メモの削除
不要なメモは削除できます。不要なメモを削除することで、データを整理してアカウントを快適に利用できるだけでなく、アカウントのデータ／ファイルの容量を節約できます。
メモを削除するには
- 対象のタブをクリックします。
- タブのデータの一覧ページで、対象のデータをクリックします。
- データの詳細ページで、［メモ］の関連リストに移動し、対象のメモにカーソルを合わせると表示されるごみ箱（削除）アイコンをクリックします。
- 確認画面で、［OK］をクリックすると、メモを完全に削除できます。
メモ：
- メモの削除権限を持つ場合のみ、メモを削除できます。
- 削除したメモは、一時的にZoho CRMのごみ箱に保存されます。
- ごみ箱からメモを削除すると、完全に削除され、復元できなくなります。