Zoho WorkDriveからのファイル添付

Zoho WorkDriveからのファイル添付

Zoho WorkDriveは、クラウド上で利用できるファイル管理ソフトウェアです。ユーザーは組織内でファイルを作成、保存、共有することができます。Zoho WorkDriveでは、表計算シート、プレゼンテーション、PDF、文書など、さまざまなドキュメントを作成することができます。作成したドキュメントは、自分のチームのメンバー、他のチームのメンバー、外部ユーザーに共有することが可能です。共同作業を円滑に行うのに役立ちます。Zoho WorkDriveでのファイルの作成方法については、こちらをご参照ください。Zoho WorkDriveのファイルは、Zoho CRMの関連リスト、メール、ファイルのアップロード項目などに添付することもできます。 

Zoho WorkDriveからのドキュメントの共有

Zoho WorkDriveで作成したドキュメントは、リンク形式でZoho CRMのデータに添付することができます。ドキュメントを添付するには、添付ファイルにアクセスするユーザーに応じて共有権限を設定する必要があります(詳細はこちらをご参照ください)。Zoho WorkDriveで設定できる共有権限は3種類あります:
  1. Zoho WorkDriveのチームのメンバー
    Zoho WorkDriveのチーム(組織)に参加しているすべてのユーザーがファイルにアクセスできます。

  2. インターネット上の誰でも
    Zoho WorkDriveのチーム(組織)に参加していないユーザーが、リンクを通じてファイルにアクセスできます。この設定を適用すると、自社の組織に登録されていない外部ユーザー(例:顧客、仕入先、パートナー)にファイルを共有することができます。 

  3. Zoho WorkDriveでアクセス権限を持つメンバー
    Zoho WorkDrive内のファイル、フォルダーにアクセス権が付与されているユーザーがファイルにアクセスできます。

Zoho WorkDriveからのファイル添付

ファイルは、Zoho CRMの添付ファイルの関連リスト、メール、ファイルのアップロード項目などに添付することもできます。

複数のチームに参加しているユーザーによるファイル添付

Zoho WorkDriveで複数のチームに参加しているユーザーは、CRMにファイルを添付する際にチームを選択することができます。



データにファイルを添付するには
  1. 任意のタブに移動し、データを選択します。
    1. [関連リスト]の[添付]で、[+]アイコンをクリックして、メニューから[Zoho WorkDrive]を選択します。
      または、添付セクションまでスクロールして[添付]をクリックし、メニューから[Zoho WorkDrive]をクリックします。





    2. [ファイルのアップロード]項目で[ファイルの選択]をクリックして、メニューから[Zoho WorkDrive]を選択します。 



    3. [メール]で、[メール送信][添付アイコン]→[Zoho WorkDrive]の順にクリックします。



  2. 添付するファイルを選択して、[選択]をクリックします。
  3. [共有設定]を選択し、[適用]をクリックします。
メモ
  1. 一度に最大10件のファイルを添付できます。
  2. Zoho WorkDriveから添付するファイルのサイズの上限はありません。
  3. ファイルのアップロード項目から添付できるファイルは1件のみです。

Zoho CRMからのWorkDriveチームの作成

所属する組織でZoho WorkDriveアカウントが作成されていない場合、Zoho CRMの管理者はZoho CRM内からZoho WorkDriveのチームを作成することができます。すべてのCRMユーザーは、新しい作成されたチームに自動的に登録されます。ただし、ユーザーの追加、削除といった操作は、Zoho WorkDriveからのみ可能です。 

Zoho CRMの管理者権限を持つユーザーは、Zoho WorkDriveでも同様に管理者となりますのでご注意ください。
 
Zoho CRMの管理者の場合 
ファイルを添付する際に、Zoho CRMアカウントから直接Zoho WorkDriveのチームを作成することができます。 



また、チームを新しく作成することもできます。この方法を選択した場合、管理者はZoho CRMのユーザーをZoho WorkDriveのチームに手動で追加する必要があります。 



Zoho WorkDriveのチームに管理者としてすでに登録されている場合、Zoho CRMアカウントから別のチームを作成することはできません。また、Zoho WorkDriveのチームの作成後、Zoho CRMアカウントに新しくユーザーが追加された場合は、Zoho WorkDriveのチームに手動で追加する必要があります。 

管理者以外のユーザーの場合
Zoho WorkDriveアカウントを作成していない管理者以外のユーザーは、Zoho WorkDriveのチームを作成するようにZoho CRMの管理者に依頼する必要があります。






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