Zoho WorkDriveからのファイル添付
Zoho WorkDriveは、クラウド上で利用できるファイル管理ソフトウェアです。ユーザーは組織内でファイルを作成、保存、共有することができます。Zoho WorkDriveでは、表計算シート、プレゼンテーション、PDF、文書など、さまざまなドキュメントを作成することができます。作成したドキュメントは、自分のチームのメンバー、他のチームのメンバー、外部ユーザーに共有することが可能です。共同作業を円滑に行うのに役立ちます。Zoho WorkDriveでのファイルの作成方法については、こちらをご参照ください。Zoho WorkDriveのファイルは、Zoho CRMの関連リスト、メール、ファイルのアップロード項目などに添付することもできます。
Zoho WorkDriveからのドキュメントの共有
Zoho WorkDriveで作成したドキュメントは、リンク形式でZoho CRMのデータに添付することができます。ドキュメントを添付するには、添付ファイルにアクセスするユーザーに応じて共有権限を設定する必要があります（詳細はこちらをご参照ください）。Zoho WorkDriveで設定できる共有権限は3種類あります：
- Zoho WorkDriveのチームのメンバー
Zoho WorkDriveのチーム（組織）に参加しているすべてのユーザーがファイルにアクセスできます。 - インターネット上の誰でも
Zoho WorkDriveのチーム（組織）に参加していないユーザーが、リンクを通じてファイルにアクセスできます。この設定を適用すると、自社の組織に登録されていない外部ユーザー（例：顧客、仕入先、パートナー）にファイルを共有することができます。 - Zoho WorkDriveでアクセス権限を持つメンバー
Zoho WorkDrive内のファイル、フォルダーにアクセス権が付与されているユーザーがファイルにアクセスできます。
Zoho WorkDriveからのファイル添付
ファイルは、Zoho CRMの添付ファイルの関連リスト、メール、ファイルのアップロード項目などに添付することもできます。
複数のチームに参加しているユーザーによるファイル添付
Zoho WorkDriveで複数のチームに参加しているユーザーは、CRMにファイルを添付する際にチームを選択することができます。
データにファイルを添付するには
- 任意のタブに移動し、データを選択します。
- ［関連リスト］の［添付］で、［+］アイコンをクリックして、メニューから［Zoho WorkDrive］を選択します。または、添付セクションまでスクロールして［添付］をクリックし、メニューから［Zoho WorkDrive］をクリックします。
- ［ファイルのアップロード］項目で［ファイルの選択］をクリックして、メニューから［Zoho WorkDrive］を選択します。
- ［メール］で、［メール送信］→［添付アイコン］→［Zoho WorkDrive］の順にクリックします。
- 添付するファイルを選択して、［選択］をクリックします。
- ［共有設定］を選択し、［適用］をクリックします。
メモ
- 一度に最大10件のファイルを添付できます。
- Zoho WorkDriveから添付するファイルのサイズの上限はありません。
- ファイルのアップロード項目から添付できるファイルは1件のみです。
Zoho CRMからのWorkDriveチームの作成
所属する組織でZoho WorkDriveアカウントが作成されていない場合、Zoho CRMの管理者はZoho CRM内からZoho WorkDriveのチームを作成することができます。すべてのCRMユーザーは、新しい作成されたチームに自動的に登録されます。ただし、ユーザーの追加、削除といった操作は、Zoho WorkDriveからのみ可能です。
Zoho CRMの管理者権限を持つユーザーは、Zoho WorkDriveでも同様に管理者となりますのでご注意ください。
Zoho CRMの管理者の場合
ファイルを添付する際に、Zoho CRMアカウントから直接Zoho WorkDriveのチームを作成することができます。
また、チームを新しく作成することもできます。この方法を選択した場合、管理者はZoho CRMのユーザーをZoho WorkDriveのチームに手動で追加する必要があります。
Zoho WorkDriveのチームに管理者としてすでに登録されている場合、Zoho CRMアカウントから別のチームを作成することはできません。また、Zoho WorkDriveのチームの作成後、Zoho CRMアカウントに新しくユーザーが追加された場合は、Zoho WorkDriveのチームに手動で追加する必要があります。
管理者以外のユーザーの場合
Zoho WorkDriveアカウントを作成していない管理者以外のユーザーは、Zoho WorkDriveのチームを作成するようにZoho CRMの管理者に依頼する必要があります。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。
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