重複データの一括検索と統合(重複の自動統合)

重複データの一括検索と統合(重複の自動統合)

どのデータが重複しているか不明な場合、CRMで重複データの一括検索と統合ツールを使用して、タブをチェックできます。CRMは、自動で完全に一致するデータを見つけ、統合します。項目値が一致しない場合は、手動で不整合を解消してから、データを統合する必要があります。

以下の画像をご覧ください。完全に一致するデータが3件、電話番号の項目のみ異なるデータが2件あります。この場合、CRMは最初の3件のデータを自動で統合します。最後の2件のデータに関しては、項目の不整合を解消するようユーザーに要求します。不整合が解消されると、データが統合されます。

最後の2件のデータ内の見込み客の名前は同じであるため、システムにより1件のデータに統合されるべきで、その後自身で1件のデータ上の不整合を解消しようと考えるかもしれません。しかし、重複データの一括検索と統合のプロセスは、そのようには機能しません。チェック対象として選択(指定)した重複しない項目に対してのみ、重複データの一括検索と統合が実行されます。したがって、その他の項目に同じ値が存在する場合でも、重複データの一括検索と統合ではそれらの項目は統合されず、不整合として表示されます。



利用条件

必要な権限
組織の階層の最上位の役職のユーザー、または、管理者は、この機能にアクセスできます。


メインのデータとは?

Zoho CRMでは、1件のデータは重複チェックを実行するためのメインのデータとみなされます。このデータは、最近の活動に基づいて選択されます。これは、自動的に選択され、手動で変更することはできません。たとえば、5件のデータのうち、最近の活動のあるデータは自動的に、重複チェック実行のためのメインのデータとして扱われます。

重複データの一括検索と統合ツールを使用して、重複データを統合するには

  1. [タブ]タブ([見込み客]、[取引先]、[連絡先]、[仕入先]など)をクリックします。
  2. [タブ]ホームページの[[タブ]ツール]で、[[タブ]の重複データの一括検索と統合]をクリックします。


  3. [[データ]の重複データの一括検索と統合] ページで、重複データの検索に使用する項目をクリックします。

    最大3件までの項目を選択できます。CRMが、選択した項目に基づき重複を検索します。
    たとえば[メール][会社]を選択した場合、CRMはメールIDと電話番号の項目が同じデータを検索します。
    こちらには、重複を許可しない項目として設定した項目が表示されます。重複を許可しない項目を設定していない場合、該当するタブで標準とされる重複を許可しない項目が表示されます。
  4. [重複の検索と統合]をクリックします。
    重複データの一括検索と統合機能を知らせるポップアップウィンドウが表示されます。[OK]をクリックします。

    検出された重複が完全に相互一致する場合、CRMが自動で統合します。その場合、ユーザーは何も操作を行う必要はありません。
    自動統合される場合、最新の最新の活動日時を持つデータがメインのデータとみなされます。
    重複するデータに一致しない項目が含まれている場合、不整合を解消してから、手動でデータを統合しなければなりません。
     

重複データの一括検索と統合時の不整合の解消

重複データの一括検索と統合時の不整合とは、重複するデータに一致しない項目値が含まれる場合を指します。たとえば、 David Smithのデータが2件あり、電話番号以外の項目はすべて一致しているとします。この場合、CRMではどちらを最終データとして統合するべきか判断できません。これが不整合の例で、ユーザーが解消する必要があります。重複データの一括検索と統合時の不整合を解消する方法は2種類あります。


  • すぐに解消 - CRMが不整合を示すポップアップを表示したら、[今すぐ解消]をクリックしてその時点で対応できます。
  • 後で解消 - 他の作業で忙しい場合は、[後で解消]をクリックできます。重複データの一括検索と統合の詳細が、メール通知として送信されます。このメールに含まれるリンクにアクセスして、不整合を解消できます。リンクの有効期間は3日間です。


クリックして不整合を解消すると、[[データ]の重複データの一括検索と統合]ページが表示されます。このページでは、特定のデータと検出された重複データの数が表示されます。[表示]をクリックします
(タブを切り替えて、選択した項目の重複を表示できます)。 



  1. 上の例では、電話番号以外の項目値が一致する2人の見込み客がいます。[見込み客の重複データの一括検索と統合]ページには、該当するデータが列として表示されます。
  2. [メインのデータ]を選択します。メインのデータのすべての値を最終版として重複部分を統合する場合は、[すべて選択]をクリックします。

    それ以外の場合、重複を統合するために「最終版」として残す項目値の横にあるラジオボタンをクリックして、CRMに指示します。
    選択した値が、メインのデータ列に表示されます。
  3. 不整合の値を解消したら、[統合]をクリックします。
    警告メッセージが表示され、データ統合の結果が示されます。間違いがなければ、操作を確定します。
    次のとおり、重複が統合されます。


メモ

  • 重複データの一括検索と統合プロセスは、各タブにつき一度に1人のユーザーのみ開始できます。
  • 一度に最大3件までのデータを統合できます。
  • 3件を超える重複データがある場合、すべての重複データの一覧から、統合する3件のデータを選択するよう求められます。


  • メインのデータを指定すると、子データの関連リストすべてがメインのデータに移行されます。
  • メインのデータに統合されたデータは完全に削除され、操作を取り消すことはできません。
  • 表示のみの項目にラジオボタンはありません。

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