タグの管理
Zoho CRM内のデータには、「タグ」と呼ばれる短いテキストを用いて、データを分類したり、概要や特徴を見やすく表示したりできます。タグによって、データをさまざまな観点で整理できます。各タブでタグを作成すると、以下の処理を実行できるようになります。
タグに基づくデータの抽出
タグにより、関連するデータを簡単に検索できます。また、タグをもとにデータを抽出して一覧を作成することもできます。たとえば、営業担当者が展示会で名刺交換した連絡先の一覧を作成して、フォローアップ用のメールを一括送信するとします。この場合、対象の連絡先データに［展示会での名刺交換］というタグを関連付けることで、該当のデータをすぐに特定できます。また、タグを条件に設定してデータを抽出することもできます。このように、タグを活用することで、データの検索や抽出に時間をかけずにスムーズにフォローアップできます。
タグに基づくデータの一覧
Zoho CRMの各タブでは、データの抽出条件を設定することで、独自のデータ一覧（カスタムビュー）を作成できます。各タブに作成したタグを抽出条件として設定すると、タグに基づいてデータを抽出できます。たとえば、［商談］タブで［大型商談］というタグが付けられたデータを表示する場合、該当のタグを抽出条件としてデータの一覧を作成し、一致するデータのみを表示できます。
タグに基づくデータの一覧を作成して、データを抽出するには
- 上部メニューから、対象のタブをクリックします（例：［見込み客］、［連絡先］、［取引先］など）。
- タブのデータの一覧ページで、左上にあるデータの一覧の名前のドロップダウンをクリックします。
- 下部にある［新しいカスタムビュー］をクリックします。
- 条件設定のドロップダウンから［タグ］を選択し、抽出条件を設定します。
（関連情報：独自のデータ一覧（カスタムビュー）の作成）
タグに基づく全体検索
Zoho CRMアカウントにログインし、全体検索欄にタグ名を入力すると、検索したタグ名と一致するデータとその関連情報が表示されます。タグをもとに、アカウント内のデータを一括で検索できます。
タグに基づく詳細フィルター
タブのデータの一覧ページでは、タグに基づく条件を設定してデータを抽出できます。フィルターの設定で、条件項目として［タグ］を選択することが可能です。たとえば、［大型商談］というタグを作成し、このタグが追加されているデータのみを一覧に表示できます。これにより、タブ内で必要なデータをすばやく探せます。
データ変換時のタグの引き継ぎ
Zoho CRMでは、有望だと判断した見込み客データを、次のステップに進めるために、連絡先／取引先／商談データに変換できます。見込み客データにタグが追加されている場合、これらの既存のタグを変換後のデータに引き継ぐことが可能です。これにより、変換の前後で共通のタグを使用してデータを簡単に検索できます。同様に、見積書を受注書／請求書に変換する際にも、タグを引き継ぐことができます。
また、見込み客を一括変換する際にも、タグを引き継ぐことができます。
タグに基づくレポートの作成
Zoho CRMでは、各タブのデータをもとにさまざまな種類のレポートを作成できます（関連情報：レポートの作成）。
データに関連付けられているタグは、レポート作成に使用することが可能です。レポートの表示対象のデータを抽出するためのフィルターで、タグを使用できます。
タグに基づくレポートを作成するには
- ［レポート］タブに移動します。
- 画面の右上にある［レポートを作成する］をクリックします。
- 新しいレポートの作成画面で、基準となるタブをドロップダウンから選択します。必要に応じて、関連タブの設定で、基準タブと関連するタブをドロップダウンから選択します（例：［取引先］タブを基準タブとし、［商談］タブを関連タブとする）。
- ［続ける］をクリックします。
- レポートのプレビューが表示されます。
- レポートに表示する列（項目）として［タグ］を追加します。
- 必要に応じて、その他の列も追加します。
- フィルターで検索条件を設定します。条件にタグを使用することで、タグをもとにデータを抽出できます。
- ［実行する］をクリックすると、レポートが作成されます。
タグに基づくレポートを確認できます。 - ［保存する］をクリックします。
タグの管理
タグは、タブごとに設定します。タブごとに 、タグの管理や新しいタグの追加を行ったり、使用可能な一覧から既存のタグを編集／削除したりできます。なお、タグを管理できるのは、対象のタブでタグに関する権限を持つユーザーのみですのでご注意ください。
タグを管理するには
- 対象のタブをクリックします（例：［見込み客］／［連絡先］／［取引先］タブ）。
- データの一覧ページの右上にある［処理］のドロップダウンをクリックします。
- メニューから［タグの管理］を選択します。
- 該当のタブに関連付けられているすべてのタグが表示されます。必要に応じて、タグの編集／削除、新しいタグの追加を実行できます。
- 一覧の右上にある［新しいタグ］をクリックすると、新しいタグを追加できます。
新しく追加したタグは、新規／既存のデータに関連付けることが可能です。 - タグ名にカーソルを合わせると表示されるごみ箱（削除）アイコンをクリックすると、タグを削除できます。
- タグ名にカーソルを合わせると表示される鉛筆（編集）アイコンをクリックし、タグ名を編集してチェックマーク（保存）アイコンをクリックすると、タグ名を変更できます。
- 同様のタグがある場合に統合するには、既存のタグ名を編集し、統合するタグ名に変更します。変更したタグ名を保存する際に、統合するかどうかの確認メッセージが表示されます。
［はい、統合します］をクリックすると、タグが統合され、関連付けられているデータにも変更が反映されます。