データのタグ付けの概要

データのタグ付けの概要

タグは、データの検索、並べ替え、分類、抽出、セグメント化をより効率的に行うために、CRMのデータに関連付けして識別できるようにするためのものです。CRMの任意のデータにキーワードや情報を追加するのと同様のものです。たとえば、CRMアカウント内に優先度を高める必要がある見込み客がいる場合があります。これらの見込み客に 「重要」 タグを付けることで、CRMアカウントの他の見込み客から簡単に抽出できます。

Zoho CRMのタグは、タブごとに固有の設定です。要件に応じて、各タブに固有のタグを追加できます。また、タグは通常、組織内で共有されており、すべてのZoho CRMユーザーがアクセスできます。

利用条件 

必要な権限 
管理者と、タブのカスタマイズ権限を持つユーザーが、タグを作成できます。 

メモ
管理者は他のユーザーに対して、タグの追加、関連付け権限と同様の権限を設定できます。また、管理者は、該当の権限を持つユーザーがタグを利用できるタブを設定できます。

タグ付けのメリット 

タグを使用すると、ビジネスの要件に合うようにデータを整理できます。タグ付けがCRMに不可欠な要素になるケースは複数あります。以下にいくつかの利用例を示します:

  • ビジネス上の関係に基づいてデータにタグを付けます。たとえば、データの種類には見込み客、仕入先、パートナーなどがあります。複数のタグを使用してこれらのデータを分類し、必要に応じて並べ替えや抽出を行えます。
  • タグは、場所、収益、企業規模などの人口統計をベースにすることもできます。 アメリカ、イギリス、アジア、規模50~100人、企業、10億ドル、小規模 など、さまざまなタグを追加できます。これは、特定の地域の連絡先と商談を行う営業担当者や、より優先度の高い大規模商談をフォローアップする営業担当者にとって有益です。
  • 見込み客の登録経路に基づいてタグを追加 - データが作成されたときの登録経路に基づいて、データにタグ付けできます。たとえば、さまざまな事業部門や展示会から見込み客を獲得する場合、連絡先のデータベースがある場合、Webサイトを通じて見込み客/連絡先を取り込む場合などがあります。その場合は、 展示会、Webサイトの見込み客、インポートされた見込み客 などのタグを付けることができます。
  • 特定の条件で連絡する必要があるデータにタグを付けます。たとえば、メールまたは通話で、または連絡に最適な時間に基づいて、見込み客に連絡する必要がある場合があります。必要な条件に基づいて、「 メールでの連絡 」、「 電話での連絡 」、「 朝に連絡 」などでタグ付けできます。
  • 商品に基づいてタグを追加 - 複数の商品ラインを持つ事業を運営している場合を考えます。見込み客や連絡先が、提供するすべての商品とサービス、または特定の商品とサービスに関心を持っている場合があります。これらのデータを目的の商品またはサービスに基づいてセグメント化できます。
  • CRMの見込み客のさまざまなステージに基づいてタグを作成できます。これにより、見込み客を分類し、見込み客のステージに応じてよりよい方法でコミュニケーションをとることができます。 
留意事項 
  • タグを使用すると、データを簡単に検索できます。全体検索、または、詳細フィルターを使用して、必要なデータを分類することもできます。
  • 他のCRMユーザーによってタグ付けされた、その他のさまざまなデータを検索して見つけることもできます。
  • すべてのタグは、すべてのユーザーに共有されています。タグは、整理しやすいように重複を避けるため、共有されています。
  • タグにはわかりやすい名前を付けてください。そうすることで、情報の検索、作成、編集がしやすくなります。
  • 関連データを検索できるよう、データの変換時にタグを引き継ぐことができます。


タグの上限 

タグは公開され、すべてのCRMユーザーがアクセスできるため、CRMアカウントで作成できるタグの数は制限されています。この上限により、タグの数が多すぎたり重複したりするのを防ぎます。Zoho CRMの各プランで、データごと、タブごとに作成可能なタグ数は、次の表のとおりです:

プラン
データあたりのタグ数
タブあたりのタグ数
スタンダード
5
20
プロフェッショナル
10
60
エンタープライズ
10
100
アルティメット
10
200

タブの権限の設定

Zoho CRMでは、必要に応じてユーザーを作成し、それぞれの権限を設定できます。要件に基づき、これらの権限をいつでも管理、カスタマイズできます。

[タブの権限] で、特定の権限を持つ関連付けられたユーザーがタグにアクセスできるタブを設定できます。

タグのタブ権限を設定するには、次の手順を実行します:

  1. [設定] > [ユーザーと権限] > [セキュリティ設定] > [権限] に移動します。
  2. 使用可能なユーザー権限を選択するか、新しい権限を作成します。
  3. [タブの権限] [その他] をクリックします。
  4. ユーザーにタグの表示、追加、管理を許可するタブを選択します。


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