データの検索

データの検索

このページでは、Zoho CRMのデータの主な検索方法について説明します。
組織で取り扱うデータ量が多い場合、データを検索するのには時間や手間がかかります。

Zoho CRMには、データの検索機能が用意されています。検索機能を活用することで、データをすばやく検索し、データに関連する操作や処理をすばやく行うことが可能です。Zoho CRMで使用できる主な検索方法は、以下のとおりです。
  1. データ名の先頭文字による検索(検索範囲:タブ内)
  2. 詳細フィルター/条件による検索(検索範囲:タブ内)
  3. 全体検索/キーワードによる検索(検索範囲:Zoho CRM内)

データ名の先頭文字による検索

この検索方法では、データ名の先頭文字を指定して検索できます。具体的には、データ一覧の上部に表示されるアルファベットのリンクをクリックして、タブ内のデータを検索できます。リンクをクリックすると、該当のアルファベットで始まるデータの一覧に直接移動することが可能です。

データ名の先頭文字(アルファベット)でデータを検索するには

  1. 対象の タブをクリックします
    (例:見込み客、連絡先、取引先など)。
  2.   対象のタブ の画面上部の[すべて]のドロップダウンをクリックし、 一覧から対象のアルファベットを選択します。
    選択したアルファベットで始まるデータの一覧が表示されます。


注

  • 見込み客や連絡先の氏名の検索については、アルファベットでのデータの検索には、 が使用されます。
    なお、必要に応じてを使用して検索するように設定を変更することも可能です。その場合、 [設定] → [一般]→[個人設定] の順に移動して、 [氏名の表示形式と設定] の欄で氏名の形式を変更してください。
    関連情報:氏名の表示形式と設定の変更

条件によるデータの検索(詳細フィルター)

条件によるデータの検索を行う(詳細フィルターを使用してデータを抽出する)には

  1. 対象のタブに移動します。
  2. 対象のデータ一覧を選択します。
  3. 画面左側の [(タブ名)のフィルター]の欄で項目を選択し、データの抽出条件を設定します。
    組み合わせる検索条件の数に制限はありません。

  4.  [フィルターを適用する]をクリックします。
    条件に一致するデータが表示されます。
  5. 抽出したデータに対して一括更新などの処理を行うこともできます。また、[見込み客]や[連絡先]などのタブの場合、抽出したデータを選択した後にフォローアップ用の処理を行うことも可能です。たとえば、タスクを追加したり、メールを送信したりできます。詳細フィルターに関する詳細については、こちらをご参照ください。

キーワードによる検索(全体検索)

この検索方法では、画面上部の検索欄にキーワードを入力し、キーワードに関連するデータをZoho CRM全体で検索できます。すべてのタブのデータを一括で横断的に検索することが可能です。


  1. キーワードに該当するデータがある場合、検索結果の一覧に表示されます。検索結果のデータの一覧には、データの詳細も表示されます。これにより、対象のデータをすばやく見つけることが可能です。また、検索結果の画面からメール送信や通話などの操作を行うこともできます。
    注
    注:キーワードを入力する際には、スペース(空白文字)を適切に入力してください。たとえば、「横浜 太郎」という見込み客のデータを検索する場合、姓と名の間にスペースを入れずに「横浜太郎」と入力すると、検索結果が正しく表示されない可能性があります。

  2. データが見つからない場合、詳細検索を実施することでデータをさらに検索できます。詳細検索を実施するには、検索欄で[Enter]キーを押すか、検索結果の下部で[詳細検索を表示する]をクリックします。

    詳細検索の画面では、検索結果にフィルターを適用したり、データを並べ替えたりできます。データをより簡単に検索することが可能です。


  3. すべてのZohoサービス内でデータを検索することもできます。その場合は、[Zohoサービス全体を検索する]をクリックします。

    クリックすると、Zohoサービス全体での検索結果が表示されます。


全体検索に対応しているタブと項目

全体検索に対応しているタブと項目の種類は、以下のとおりです。
タブ
  1. 見込み客
  2. 取引先
  3. 連絡先
  4. 商談
  5. タスク
  6. 予定
  7. 通話
  8. キャンペーン
  9. 問い合わせ
  10. ソリューション
  11. 商品
  12. 価格表
  13. 見積書
  14. 受注書
  15. 発注書
  16. 請求書
  17. 仕入先
  18. メモ(詳細検索のみ)
  19. すべての会計関連タブ
  20. サービスと予約
  21. すべてのカスタムタブ
  22. 関連タブ(100件まで)

項目の種類
  1. テキスト(1行)
  2. テキスト(複数行)
  3. 電話番号
  4. メールアドレス
  5. 複数選択リスト
  6. 数値
  7. 長整数
  8. 小数
  9. 通貨
  10. パーセント
  11. 自動番号
  12. 数式
  13. URL
  14. ルックアップ
  15. 複数タブのルックアップ

全体検索を行うには

  1. 画面上部の検索アイコンをクリックします。キーボードショートカットを有効にしている場合は、[/]を押します。

  2. 検索対象のタブを指定する場合は、ドロップダウンからタブを選択します。
    メモ:こちらではメモを検索できません。メモの検索は、詳細検索の画面から行うことができます。
  3. データ名またはタグを指定して検索する場合、[#]を入力して[データ名]または[タグ]を選択し、キーワードを入力します。

    キーワードのみによる検索も可能です。[#]を入力して検索した場合、指定したデータ名またはタグに一致するデータのみが表示されます。キーワードのみによる検索の場合、キーワードに関連するデータが表示されます。
    注:全体検索を行う場合、3文字以上のキーワードを入力する必要があります。
  4. 検索結果をクリックすると、該当のデータの詳細が表示されます。検索結果にカーソルを合わせてメール/通話アイコンをクリックすると、該当のデータに対してメールを送信したり、発信したりできます。該当のデータに複数の電話番号が登録されている場合は、いずれかの電話番号を選択できます。

  5. 全体検索の画面で[Enter]キーを押すか、[詳細検索を表示する]をクリックすると、詳細検索の画面が表示されます。こちらでは、データにフィルターを適用したり、データを並べ替えたりすることが可能です。

詳細検索を行うには

詳細検索の画面では、検索結果のデータにフィルターを適用したり、データを並べ替えたりすることが可能です。また、検索結果として表示するデータの項目を指定(カスタマイズ)することもできます。
たとえば、見込み客のデータを名前で検索したときに、検索結果の欄に[名前]、[メールアドレス]、[電話番号]、[見込み客の種類]、[見込み客のデータ元]の項目のみを表示したいとします。このような場合、項目の選択画面で対象の項目を選択することで、検索結果に表示する項目を指定することが可能です。選択できる項目の上限は、10件です
  1. 画面の上部にある全体検索の検索欄にキーワードを入力し、[Enter]キーを押すか、[詳細検索を表示する]をクリックします。

  2. 詳細検索の画面で、対象のタブを選択したり、フィルターを適用したり、検索結果を並べ替えたりします。データ名をクリックすると、該当のデータの画面に移動します。

  3. 検索結果として表示するデータの項目を指定する場合、アイコンをクリックして、表示する項目を選択します。

  4. すべてのZohoサービス内でデータを検索する場合は、[Zohoサービス全体を検索する]をクリックします。



  • 標準では、検索条件に該当するすべてのデータが表示されます。ただし、管理者からデータの表示権限が付与されていないデータについては、検索結果に表示されません。
  • 管理者以外のユーザーは、自身が作成したメモのみ検索できます(他のユーザーが作成したメモは検索できません)。他のユーザー作成したメモにアクセス権限がある場合でも、該当のメモは検索結果には表示されません。
  • 全体検索を行う場合、3文字以上のキーワードを入力する必要があります。
  • Ziaに質問機能では、全体検索を通じてレポートやダッシュボードを検索することもできます。全体検索の欄でZiaに質問するには、全体検索の検索欄で[/]を押します。

    Ziaに質問に関する詳細については、こちらをご参照ください。Ziaに質問機能を利用できるのは、個人設定で言語が英語に設定されている場合のみです。また、エンタープライズプラン(ユーザーライセンス数:20件以上)アルティメットプランを利用中の組織でのみ利用できます。


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