タグの追加方法の種類

タグの追加方法の種類

タグは、データに簡単に追加できます。また、複数のタグを追加することも可能なため、データを多角的に分類できます。データの追加にはさまざまな方法があります。

タグの追加方法の種類は、次のとおりです。

データの詳細ページからのタグの追加

データの詳細ページから、必要なときにいつでもタグを追加できます。

データの詳細ページからタグを追加するには

  1. Zoho CRMアカウントにログインし、対象のタブに移動します(例:見込み客/連絡先/取引先タブ)。
  2. データの一覧から、対象のデータを選択してクリックします。
  3. データの詳細ページで、画面左上にある[タグを追加する]をクリックします。
  4. 入力欄をクリックすると、既存のタグ名が候補として一覧表示されます。既存のタグを選択するか、新しいタグ名を入力して、[保存する]をクリックします。
    該当のデータにタグが追加され、画面の左上に表示されます。タグをクリックすると、該当のタグが追加されているすべてのデータの一覧を確認できます。

データの一覧ページからのタグの追加

データの一覧ページから、複数のデータに対して、タグを一括で追加できます。

データの一覧ページからタグを追加するには

  1. 対象のタブに移動します(例:見込み客/連絡先/商談タブ)。
  2. データの一覧から、対象のデータのチェックボックスを選択します。
  3. 上部の[タグ]のドロップダウンから、[タグを追加する]を選択します。

    タグ名の入力欄をクリックすると、既存のタグ名が候補として一覧表示されます。既存のタグ名を選択するか、新しいタグ名を入力します。

    [保存する]をクリックすると、選択したデータにタグが追加されます。

インポート時のタグの追加

Zoho CRMアカウントにデータをインポートする際に、タグを追加できます。インポートするCSVファイル内で各データに対するタグの値をあらかじめ指定しておくことで、インポート時に各データに指定のタグが追加されます。または、インポートの操作中に特定のタグを指定し、インポートするすべてのデータに同じタグを一括で追加することも可能です。

たとえば、インポート対象のCSVファイルに複数の見込み客データがあり、取得元に応じて[展示会Aからの見込み客][展示会Bからの見込み客]という異なるタグを追加する必要があるとします。この場合、ファイル内にタグ用の列を追加してそれぞれのデータに対応するタグの値を指定しておき、その列をインポート時に関連付けることで、該当のタグを追加してデータをインポートできます。一方、すべてのデータが同じ展示会Cから取得されたとします。この場合、初期値として[展示会Cからの見込み客]というタグを指定し、すべてのデータに一括で追加できます。

データのインポート時にタグを追加するには
  1. 対象のタブを選択します。
  2. タブのデータのインポート画面で、インポートの詳細を選択して、[次へ]をクリックします。
  3. Zoho CRMにインポートする項目の関連付けの設定画面で、[項目の関連付け]タブを選択します(通常、操作の流れの中でそのまま表示されます)。
  4. [ファイルの項目]列で、ファイル内でタグの値を指定した項目の欄に移動し、該当の項目に対して、[Zoho CRMの項目]列のドロップダウンから[タグ]を選択します。関連付けたタグが、データのインポート時にそれぞれのデータに追加されます。
 

データのインポート時にタグの初期値を追加するには
  1. データをインポートするタブを選択します。
  2. タブのデータのインポート画面で、インポートの詳細を選択して、[次へ]をクリックします。
  3. Zoho CRMにインポートする項目の関連付けの設定画面で、[初期値の設定]タブを選択します。
  4. [CRMの項目]列のドロップダウンから[タグ]を選択し、[初期値]の入力欄で、既存のタグ名を選択するか、新しいタグ名を入力します。



    (関連情報:データのインポート

Webフォームを使用したタグの追加

Zoho CRMでは、Webフォームを作成し、Webサイトの訪問者が送信したデータをアカウントに取り込むことができます(例:お問い合わせフォーム、資料請求フォーム、メールマガジン登録フォーム)。複数のフォームを使用している場合、各フォームから登録されたデータに対して、専用のタグを自動追加できます。追加されたタグを使用して検索するか、詳細フィルターを設定することで、それぞれのフォームから登録されたデータを簡単に抽出できます(関連項目:Webフォームの設定)。

Webフォームの作成時にタグを追加するには

  1. [設定][開発者向け情報][Webフォーム]の順に移動します。
  2. Webフォームの作成時に、タグの自動追加を設定できます。[タグを追加する]設定で、要件に応じたタグを指定して、[保存する]をクリックします。

    該当のWebフォームから登録されたデータに、指定したタグが追加されるようになります。

タグの色分け

作成したタグを色分けすることで、データを視覚的に識別しやすくすることができます。あらかじめ用意された色から選択するか、その他の色を自由に指定して、タグの色を設定できます。タグの色分けにより、たとえば、データの優先度、担当部門、ステータスなどをひと目で把握できるようにすることが可能です。
タグの背景色は、タグの作成時だけでなく、作成後にも設定できます。


また、タグが表示されるすべての場所で、設定した色が有効になります。 



タグに設定した色を変更することも可能です。色の変更は、該当のタグが追加されているすべてのデータ上に反映されます。なお、タグの設定は、データの詳細ページ、データの一覧ページ(一覧表示/かんばん表示)に反映されます。

データの詳細ページ:指定した色のタグが、データの詳細ページの左上に表示されます。


データの一覧表示:指定した色のタグが、一覧の[タグ]列に表示されます。

データのかんばん表示:指定した色のタグが、データを表すカード内に表示されます。

ワークフロールールを使用したタグの追加(タグの追加の自動化)

Zoho CRMのワークフロールールは、指定した条件に一致するデータに対して、一連の処理を自動的に実行する機能です。これにより、メール通知の送信、タスクの割り当て、項目の更新といった処理の実行を自動化できます(関連情報:ワークフロールールの設定)。

それらの処理(すぐに実行する処理)の1つとして、タグの追加や削除を設定できます。これにより、指定したタグを自動的に追加/削除することが可能です。たとえば、大型商談が登録されたときに実行するワークフロールールを設定し、[大型商談]というタグを追加する処理を自動化できます。ただし、自動処理によってタグを追加できるのは、利用中のプランにおけるタグ数の上限内に限られます。該当のデータに追加されているタグの数が上限に達している場合、新しいタグは追加されませんのでご注意ください(関連情報:タグの上限)。

すぐに実行する処理としてタグを設定するには

  1. [設定][自動化][ワークフロールール]の順に移動します。
  2. ワークフロールールの一覧ページで、対象のワークフロールールをクリックします。
  3. 該当のワークフロールールの設定画面が表示されます。
  4. [すぐに実行する処理]の設定で、下部の[+処理]をクリックして、ドロップダウンから[タグ][タグの追加]を選択します。タグ名の入力欄に、ワークフロールールを使用してデータに追加するタグ名を入力します。画面の下部にある[保存する]をクリックします。

    これにより、指定した条件に一致したデータに対してワークフロールールが実行されたときに、指定したタグが自動的に追加されます。

ブループリントを使用したタグの追加(タグの追加の自動化)

Zoho CRMのブループリントは、業務プロセスの一連の流れや処理内容を流れ図(フローチャート)で設計する機能です。これにより、業務プロセスを標準化/自動化して、抜け漏れやミスを回避できます(関連情報:ブループリントの作成)。

ブループリントを作成する際に、遷移の完了時に自動的に実行する処理を設定できます。また、実行対象のデータを絞り込むための条件を設定することも可能です。(関連情報:ブループリントの遷移の設定)。

ブループリントによって自動的に実行する処理として、タグの追加/削除を設定できます。

たとえば、商談の[要件確認]という遷移が実行されて完了したときの処理として、[要件確認済み]というタグを追加するように設定できます。

これにより、商談の要件確認が完了したことを、[要件確認済み]というタグを用いて視覚的に識別できます。

なお、自動処理によってタグを追加できるのは、利用中のプランにおけるタグ数の上限内に限られます。該当のデータに追加されているタグの数が上限に達している場合、新しいタグは追加されませんのでご注意ください(関連情報:タグの上限)。


メモ:
データへのタグの追加時に、データに追加されている既存のタグを、新しいタグで上書きするかどうかを設定できます。ブループリントやワークフロールールによって自動的に実行する処理として、タグの追加を設定する場合、既存のタグを上書きするかどうかを設定できます。タグを上書きすると、既存のタグがすべて新しいタグで置き換えられますのでご注意ください。



また、タグを上書きできるのは、ワークフローやブループリントの機能を通じて複数のデータに対するタグの追加を自動化する場合のみです。

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                                • タグの管理

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