Zoho CRMの一般的な操作

Zoho CRMの一般的な操作

データのナビゲーション

ナビゲーションとは、データ内を前後へ移動する操作を主に意味します。Zoho CRMでは、ナビゲーションによりデータ間を簡単に移動できます。また、1ページに表示するデータ数を選択できるため、アクセスにかかる時間を短縮できます。関連項目:データのナビゲーション

Zoho CRMでは、次の2種類のナビゲーションを使用できます:

  • ページのナビゲーション
  • データのナビゲーション

ページのナビゲーション

ページのナビゲーションを使用すると、タブの前後のページへ素早く移動して、リストビューを表示できます。また、Zoho CRMプランに応じて、タブのホームページに表示するデータ数を選択できます。


データのナビゲーション

データのナビゲーションでは、あるデータから連続する前後のデータに移動できます。最初または最後のデータを表示することもできます。
 


データの検索

CRMタブに大量リストビューがある場合、特定のデータの検索に多くの時間がかかってしまいます。そこでZoho CRMは、データ検索用に3種類のオプションを用意しました。関連項目:データの検索

Zoho CRMでは、次の検索オプションを使用できます:

  • アルファベットによるデータ検索
  • 情報によるデータ検索
  • 詳細フィルターを使用した条件によるデータ検索

アルファベットによるデータ検索

CRMでは、アルファベットを選択すると、そのアルファベットから始まるすべてのデータが一覧表示されます。 



情報によるデータ検索

通話、タスク、予定、タブなどの情報を選択して、データを検索できます。 



詳細フィルターを使用した条件によるデータ検索

詳細フィルターで、会社、メール、国などの具体的な詳細を、データを検索する条件として指定できます。 



データの作成

さまざまな経路から見込み客、商談、見積書などの情報を取得し、データとしてタブに追加できます。データは、手動での追加、CRMへのインポート、Webフォームからのデータ取得のいずれかの方法で、CRMアカウントに追加できます。

メモ
  • 組織のビジネスプロセスによっては、次に示す一部の標準項目を表示または編集できない場合があります。
  • 項目を追加または変更する場合は、他の項目の使用方法の詳細についてシステム管理者にお問い合わせください。

見込み客の標準項目の一覧は、こちらをご参照ください。


手動でのデータの作成

データ数が多くない場合は、手動でCRMタブに追加できます。データは、次の方法で個別に作成できます:

  • データ作成フォームに詳細を入力する
  • 既存の詳細にいくつかの変更を加えて、データを複製する

見込み客は、次の方法で個別に作成できます:
  • 見込み客作成フォームに詳細を入力する
  • 既存のデータにいくつかの変更を加えて、見込み客を複製する
メモ
  • 初期設定では、見込み客を作成したユーザーがその見込み客の担当者になります。
  • 担当者を変更するには、[見込み客の詳細]ページで[見込み客担当者]項目の[変更]リンクをクリックし、別のユーザーを選択します。

見込み客を個別に作成するには

  1. [タブ]タブで、[新規[タブ]]をクリックします。またはをクリックします。
  2. [データの作成]ページで、詳細を入力します(関連項目:標準項目)。
  3. [保存]をクリックします。

データを複製するには

  1. 目的のタブ([見込み客]、[取引先]、[連絡先]など)に移動します。
  2. [タブ]タブで、複製するデータをクリックします。
  3. [[タブ]の詳細] ページで[複製]をクリックします。
  4. [[データ]の複製]ページで、必要に応じて詳細を変更します。
  5. [保存]をクリックします。

データのインポート

さまざまなシステムを使用して、重要なビジネス関連データを収集している場合があります。その場合、あらゆるデータの不一致を回避するためにも、直接CRMシステムにデータをインポートすることが重要です。例えば、外部からデータを購入する、Webサイトを通して商品に関する依頼を受け付ける、製品のクロスセルが可能な場合に組織内の別の事業部門からデータを取得する、旧システムからZoho CRMにデータを移行する、などの状況が考えられます。いずれの場合も、データをインポートすることで生産性が向上します。Zoho CRMには、次の2つのオプションがあります:

  • Zoho CRMの個別タブへデータをインポートする:特定のタブに個別のファイルを1件ずつインポートできます。
  • 他のアカウントからZoho CRMへデータを移行する:別のCRMから移行する際に、移行ウィザードを使用して、大量のデータをZoho CRMに転送できます(関連項目:データの移行)。
この操作を実行する権限があれば、データをインポートできます。権限がない場合、[タブ]ホームページのユーザー画面に、[データのインポート]ボタンは表示されません(関連項目:データのインポート)。
メモ
  • インポートのリンクは、インポート機能を使用する権限がある場合のみ、表示されます。
  • リンクが無効になっている場合は、管理者にお問い合わせください。
  • データをインポートする前に、データの詳細をCSV/XLSファイルで用意する必要があります。
  • データをインポートする前に、CSV/XLSファイルとスプレッドシートのプログラムを閉じてください。
  • CSVファイルに、アポストロフィが含まれていないことを確認します(例:ABC's)。

Webフォームを使用したデータの取得

Webフォームを使用して、企業のWebサイトからCRMシステムに、サイト訪問者やユーザーの情報を簡単に取り込むことができます。この機能により、WebサイトからZoho CRMへのデータのインポートを自動化できます。  Webフォームは、アカウントの[見込み客]、[連絡先]、[問い合わせ]、その他のカスタムタブでサポートされています。Webフォームは、アンケートの実施、フィードバックの受け付け、オンライン販売、お客さまからの問い合わせへの回答などに使用できます。

メリット

Webフォームの利用例:

  • データの取得(訪問者の情報)
  • Webサイト訪問者とのコミュニケーション
  • アンケートの実施
  • ユーザーからの問い合わせへの回答
  • オンライン販売
  • オンラインフィードバックの受け付け
メモ
  • 組織内のユーザーにメールを送信する場合は、notifications@zohoccrm.comから通知として送信されます。

データの担当者の変更

データの担当者の変更オプションを使用すると、データの担当者を別のユーザーに移動できます。また、データに関連付けられ、データの担当者に関連する、未完了の活動、未完了の連絡先、未完了の商談の担当者も移動できます。

データの担当者を変更する際には、以下に示す重要な点にご注意ください:

  • 取引先:[取引先]タブのデータの担当者を変更する場合、そのデータに関連付けられた未完了の活動、未完了の商談、連絡先を、選択した担当者に移すか、そのまま元の担当者に残すか選択できます。

  • 連絡先:[連絡先]タブのデータの担当者を変更する場合、そのデータに関連付けられた未完了の活動や未完了の商談の担当者を変更するか、そのまま維持するか選択できます。

  • その他のタブ([活動]タブを除く):データの担当者が変更された場合、関連付けられた未完了の活動の担当者も変更できます。

  • 自動化ルールによるデータの担当者の変更:データの編集または項目の更新が実行条件となる自動化ルールを設定した場合、処理は親と第1階層の子のデータのみに適用されます。たとえば、取引先に未完了の商談があり、この商談が連絡先に関連付けられている場合、自動化ルール(設定されている場合)はその取引先と未完了の商談のみを対象に実行されます。商談の連絡先に対しては適用されません。ここでの自動化ルールとは、ワークフロールール、承認プロセス、ブループリント、スコアリングルールであり、自動化の実行はスタンダードプランのユーザーのみ可能です。 

  • 連絡先に関連付けられている担当者の変更:活動が商談や取引先で作成され、連絡先に関連付けられている場合、その商談や取引先の担当者または連絡先が変更されると、活動の担当者も変更できます。

  • 削除または無効化されたユーザーからの担当者の変更: 削除または無効化されたユーザーが担当するデータの担当者が変更されると、関連付けられた未完了の活動、未完了の商談、または連絡先は自動的に新しい担当者へ移されます。関連付けられたデータの担当者を維持することはできません。

  • 親子関係の担当者の変更:親データの担当者が変更されると、関連付けられた第1階層と第2階層の子データの担当者も変更されます。ただし、第2階層の子データの担当者の変更通知は表示されません。例えば、Zylker社(親取引先)には未完了の商談(第1階層の子データ)とそれに関連するタスク(第2階層の子データ)があるとします。この場合、商談の担当者を変更すると、タスクの担当者も変更されます。
メモ
  • この機能を使用するには、担当者の変更権限が必要です。
  • タブ内のデータに関連する項目で、対応するユーザーに担当者が変わる項目は、予定、タスク、通話に対してユーザーが持つ権限により異なります。例えば、予定に対する権限を持たないユーザーに、未完了のタスクや未完了の通話は移せますが、予定は移せません。
    担当者に権限がない場合は通知が表示されます。



  • 未完了の通話とは、予約済みの通話と期限切れの通話のみを指します。
  • 未完了の活動、未完了の連絡先、未完了の商談の担当者は、同じデータの担当者に関連付けられている場合に限り移行できます。 
  • ユーザーにタブの表示権限がない場合、データの担当者を変更しても、その名前は表示されません。
  • ユーザーに関連データへのアクセス権限がない場合、データの担当者を変更しようとすると注意が表示されます。

データの担当者を個別に変更するには

  1. 目的のタブ([見込み客]、[取引先]、[連絡先]など)に移動します。
  2. [タブ]ホームページで、データを選択します。
  3. [データの担当者]アイコンをクリックします。
  4. [担当者の変更]通知の一覧で、ユーザーを選択します。
  5. [未完了の活動][未完了のタスク][未完了の商談]のチェックボックスをオンにします。
  6. [保存]をクリックします。




データの担当者を一括で変更するには

  1. [タブ]タブをクリックします。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  2. [タブ]ホームページで、対象データのチェックボックスを選択します。
  3. 上部メニューの[処理]をクリックし、ドロップダウンから[担当者の変更]を選択します。



  4. [担当者の変更]ページの[担当者の変更]選択リストから、新しいユーザーを選択します。
  5. 関連付けられたデータのチェックボックスをオンにします。
  6. [担当者の変更]をクリックします。
メモ
  • データ担当者は、既存の担当者に関係なく、別のユーザーに変更されます。
  • この操作を慎重に行わない場合、別のユーザーに属するデータが新しいユーザーに変更されてしまいます。
  • この問題を解決するには、まず担当者名でデータを検索し、それから担当者を一括で変更します。
  • 表示のみの権限に相当するデータでは、担当者の変更オプションは使用できません。

データの印刷

データの詳細を印刷形式で表示し、ブラウザーの印刷機能を使用して印刷できます。タブのホームページから、データのリストを印刷することもできます。データの詳細を印刷する場合、データを印刷するテンプレートのカテゴリーを、メールのテンプレート、差し込みの文書テンプレート、各種書類のテンプレートから選択できます。 

データの詳細を印刷するには

  1. [タブ]タブをクリックします。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  2. [タブ]ホームページで、印刷するデータをクリックします。
  3. [データの詳細]ページで、[その他のアクション]>[印刷プレビュー]をクリックします。
  4. 一覧からテンプレートのカテゴリーを選択します。
    選択したメールのテンプレート、差し込み文書のテンプレート、または各種書類のテンプレートが、[印刷プレビュー]に表示されます。



  5. [印刷]をクリックします。
メモ
  • Webブラウザーの印刷機能を使用して、詳細を印刷することもできます。
  • メールのテンプレートは、対象とするタブにメールのテンプレートが作成されている場合に限り表示されます。
  • 差し込み文書テンプレートのオプションは、[見込み客]、[連絡先]、[取引先]、[商談]に制限されています。
  • 各種書類のテンプレートは、[各種書類]タブに制限されています。
  • このような追加の印刷オプション(メール、差し込み文書、各種書類のテンプレート)は、すべてのZoho CRM有料アカウントで使用できます。無料アカウントとお試しアカウントでは、標準の印刷オプションのみ使用できます。

リストビューを印刷するには

  1. [タブ]タブをクリックします。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  2. [タブ]ホームページで、[印刷表示]アイコンをクリックします。
  3. [印刷プレビュー]ページには、リストビューが表示されます。
  4. [ページを印刷]をクリックします。

データの削除

データを管理しやすくするために、Zoho CRMから一部の不要なデータを削除しなければならない場合があります。今後も参照しないデータを削除することも検討します。

データを個別に削除するには

  1. [タブ]タブをクリックします。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  2. [タブ]ホームページで、データを選択します。
  3. [データの詳細]ページで、[削除]をクリックします。

データを一括削除するには

  1. [タブ]タブをクリックします。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  2. [タブ]ホームページで、対応するデータのチェックボックスをオンにします。
  3. [削除]をクリックします。
メモ
  • データを削除する際、メモや未完了/完了済みの活動などの関連付けられている子データもすべて削除されます。たとえば、取引先を削除する場合、該当の取引先に関連付けられている連絡先と商談もすべて削除されます。
  • 削除されたデータは、削除した日から60日間はごみ箱に一時保存され、その後完全に削除されます。
  • 管理者権限を持つユーザーは、ごみ箱にあるデータすべてにアクセスできます。
  • ごみ箱からデータを削除できるのは管理者だけです。

削除したデータの復元

個別または一括で削除したデータは、60日間ごみ箱に一時保存されます。その期間内であれば、データを復元できます。

削除したデータを復元するには

  1. [設定]>[データ管理]>[ごみ箱]に移動します。
  2. [ごみ箱]ページで、復元するデータのチェックボックスをオンにします。
  3. [元に戻す]をクリックします。
メモ
  • 管理者は、削除されたすべてのデータを表示できます。

重複データの統合

時間が経つにつれ、重複データが累積することがあります。データを整理しやすくするために、重複を検索して統合できます。重複データの統合には、2種類の機能を使用できます:

  • 重複データの検索と統合:重複データの検索条件を指定できます。それぞれのタブに、条件を指定するための項目が6個あります。
  • 重複データの一括検索と統合:選択した項目値に基づき、タブ内の重複データをすべて検索できます。選択したタブに応じて、使用可能な4項目のいずれか1個を選択できます(関連項目:重複データの統合)。

データの一括転送

この機能を使用すると、ユーザー間でデータの担当者を変更したり、新しい担当者に移す未完了の活動を選択したりできます。各タブの担当者の一括変更権限がなければ、この機能は使用できません。



データの担当者を一括変更するには

  1. 目的の[タブ]タブ([見込み客]、[取引先]、[連絡先]など)をクリックします。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  2. [タブ]ホームページで、[[タブ]ツール]>[[タブ]の一括転送]をクリックします。
  3. [[タブ]の担当者の一括変更]ページで、次の手順を実行します:
    • [新しい担当者の選択]セクションで、をクリックして[現在の担当者][新しい担当者]項目の担当者名を選択します。
    • 条件を指定します。
    • [検索]をクリックします。
    • [一致する[データ]]で、チェックボックスをオンにします。
    • [変更]をクリックします。

データの一括削除

一括削除オプションを使用すると、データをまとめて削除できます。各タブの一括削除権限がなければ、この機能は使用できません。



データを一括削除するには

  1. 目的の[タブ]タブ([見込み客]、[取引先]、[連絡先]など)をクリックします。
  2. [タブ]ホームページで、[[タブ]ツール]>[[タブ]の一括削除]をクリックします。
  3. [[タブ]の一括削除]ページで、次の手順を実行します:
    • 条件を指定します。
    • [検索]をクリックします。
    • [一致する[データ]]で、チェックボックスをオンにします。
    • [削除]をクリックします。
メモ
  • データを1件のみ選択して削除する場合は、一括削除の権限は不要です。
  • 一括削除したデータは、Zoho CRMのごみ箱で一時的に使用できます。
  • データを復元するには、データを選択して[元に戻す]をクリックします。

データの一括更新

この機能を使用すると、データの詳細を一括で更新できます。各タブの一括更新権限がなければ、この機能は使用できません。


メモ
  • テキスト(複数行)ルックアップ項目の更新に、一括更新機能は使用できません。
  • 複数選択項目の一括更新では、[上書き]オプションか[追加]オプションを選択できます。
    • [上書き] - CRMの初期設定のオプションです。[上書き]を選択すると、前の値が新しい値に置き換えられます。
    • [追加] - [追加]オプションでは、前の値が保持されたまま、新しい値が追加されます。 


データを一括更新するには

  1. [タブ]タブ([見込み客]、[取引先]、[連絡先]など)をクリックします。
  2. [タブ]ホームページで、[[タブ]ツール]>[[タブ]の一括更新]をクリックします。
  3. [[タブ]の一括更新]ページで、次の手順を実行します:
    • 条件を指定します。
    • [検索]をクリックします。ページには、一致するリストビューが表示されます。
    • [一致する[データ]]でチェックボックスをオンにし、[一括更新]をクリックします。
    • [更新する項目の選択]ページで、更新する項目を選択します。
    • 対応するデータをボックスに入力します。
  4. [保存]をクリックします。

リストビューからデータを一括更新するには

  1. [タブ]タブ([見込み客]、[取引先]、[連絡先]など)をクリックします。
  2. [タブ]ホームページで、更新するデータのチェックボックスをオンにします。
  3. [その他のアクション]で、[一括更新]をクリックします。
  4. [更新する項目の選択]ポップアップで、更新するデータの項目を選択します。
  5. 項目の値を指定します。
  6. [保存]をクリックします。

条件での最新の活動日時の使用

データの編集以外にも、データに関連するさまざまな活動があります。たとえば、メモの追加、タスクの完了、メールの送信などです。このような活動の最終更新日時は、各データの[最終更新日時]として取得できます([見込み客]、[取引先]、[連絡先]、[商談]タブのみ)。この項目の情報は、一定期間活動がなかったデータや最近活動があったデータを、一覧やレポートで抽出する条件として使用できます。

メモ
  • このオプションは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]、[商談]タブのみで使用できます。
  • 一覧の条件の最新の活動日時と、[データの詳細]ページの最終更新日時は同じです。

最新の活動日時に記録される活動と更新:

  • データ内の項目の編集
  • タスク、予定、通話などの活動の追加と更新
  • 見込み客や連絡先へのメール送信
  • メモの追加と編集
  • 取引先への商談と連絡先の追加
  • データの担当者の変更
  • データの追加と削除
    (親データに関連付けられているデータの削除は含まれません)
  • タスクの完了
    (終了日時を過ぎた予定は自動的に完了済み活動へ移動するため、予定には適用されません)
  • データの削除と復元(個別または一括)

最新の活動日時に記録されない活動と更新:

  • 一括更新、担当者の一括変更などの一括操作
    (一括削除オプションを除きます)
  • 取引先の連絡先や商談を編集しても、表示されません
  • データの関連リストの削除

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