各種書類の管理
Zoho CRMでは、見積もりや請求、受発注、在庫管理などの業務に必要な情報や各種書類をまとめて管理できます。各書類の情報は、取引先や商談などの他のデータと関連付けることが可能です。取り扱う商品やサービスについては、名前や型番などの基本情報の他、価格や在庫、仕入先などの関連情報もあわせて管理できます。Zoho CRMでの各種書類の管理には、［商品］、［価格表］、［仕入先］、［見積書］、［請求書］、［受注書］、［発注書］タブを使用します。作成した書類は、画面上からそのままメールに添付して顧客に送信できます。その他、印刷したり、PDFファイルに出力したりすることも可能です。
各種書類の管理に使用するタブの一覧
［商品］タブでは、販売または調達する商品やサービスの情報を管理できます。商品コードや商品カテゴリー、製造者やサポート期限、単価や在庫などの詳細を管理することが可能です。「商品カタログ」としても使用でき、見積書や請求書などの作成時に参照できます。
［価格表］タブでは、商品やサービスを販売する際の価格の一覧を管理できます。見積書や請求書の作成時に価格を手動で入力しなくても、価格表を選択するだけで自動で挿入できます。複数の価格表を作成することもでき、同一の商品やサービスでも顧客ごとに提供価格が異なる場合などに便利です。
仕入先とは、商品やサービスの調達先となる会社です。［仕入先］タブでは、仕入先の情報を管理できます。仕入先に対しては、その会社や組織の窓口担当者（連絡先）の情報を関連付けることも可能です。
見積書とは、顧客に提供する商品やサービスの価格と条件を提示する書類です。［見積書］タブでは、見積書を作成して管理できます。見積書の印刷やPDFファイルへの出力、顧客へのメール送信、受注書や請求書への変換なども可能です。
受注書とは、商談の受注時に顧客に注文内容（商品やサービスの提供予定の内容）を提示するための書類です。［受注書］タブでは、受注書を作成して管理できます。受注書の印刷やPDFファイルへの出力、顧客へのメール送信、請求書への変換なども可能です。
発注書とは、仕入先から商品やサービスを調達する際に内容を提示する書類です。［発注書］タブでは、発注書を作成して管理できます。発注書の印刷やPDFファイルへの出力、顧客へのメール送信なども可能です。
請求書とは、提供した商品やサービスに対して顧客から支払いを受け取るために発行する書類です。［請求書］タブでは、請求書を作成して管理できます。請求書の印刷やPDFファイルへの出力、顧客へのメール送信なども可能です。
各種書類に記載する商品一覧（明細）のカスタマイズ
見積書、受注書、発注書、請求書の書類には、商品一覧（明細）が記載されます。この一覧に記載する項目（列）は、カスタマイズ可能です。必要に応じて独自の項目を追加するなど、要件に応じて変更できます。
例：商品やサービスの販売価格の他に、標準価格や再販希望価格などを個別に入力するための項目を追加できます。また、商品やサービスごとに割引率を計算して表示する必要がある場合、必要な計算処理を行った結果を表示するための数式／集計項目を追加できます。
なお、各種書類における商品一覧（明細）のカスタマイズ機能は、エンタープライズプランとアルティメットプランでのみ利用できます。
各種書類タブにおける商品一覧（明細）は、サブフォームとして管理します。各種書類のデータの入力画面には、件名や担当者などの各項目とは別に、商品の入力欄がフォーム形式で表示されます。これにより、商品の入力について柔軟に入力や設定を行うことが可能です。なお、商品一覧（明細）の見出しとして表示されるサブフォーム名は、初期設定ではそれぞれ、［見積商品］／［発注商品］／［受注商品］／［請求商品］として設定されていますが、必要に応じて変更可能です。
商品一覧（明細）のサブフォームでカスタマイズできる内容は、次のとおりです。
新しい項目を追加する
不要な項目を削除する
独自の計算を実行するための集計／数式の項目を挿入する
- 項目の権限を設定する（［表示と編集］、［表示のみ］、［表示しない］のいずれか）
- 特定の項目を必須にする
- 項目の詳細を編集する
- ［商品］タブの項目を挿入する
メモ：
- 各種書類の商品一覧（明細）には、レイアウトごとに最大10件のカスタム項目を追加できます。
- また、レイアウトごとに、最大10件の集計項目を追加できます。
- 標準で用意されている商品一覧（明細）のサブフォームの他に、独自のサブフォームを作成して商品や受注などに関する詳細を追加することも可能です。サブフォーム全体では、最大200件のデータを追加できます。つまり、複数のサブフォームを設定した場合、各サブフォームのデータの合計が200件になるまで、データを追加することが可能です。
商品一覧（明細）をカスタマイズするには
- ［設定］→［カスタマイズ］→［タブと項目］の順に移動します。
- 対象のタブ（見積書／請求書／受注書／発注書）を選択し、レイアウトをクリックします。
- ［レイアウトの編集画面］で下にスクロールして、選択したタブに応じて［見積商品］／［請求商品］／［発注商品］／［受注商品］を表示します。
- 新しい項目を追加する場合、［項目を追加する］リンクをクリックして、［新しい項目］タブから項目を選択します。
- 商品タブの項目を追加する場合、［ルックアップ項目］タブをクリックし、［商品］タブから項目を選択します。
- 必要に応じて、項目のラベル（項目名）を変更します。
- 集計項目を追加する場合、［集計項目を追加する］リンクをクリックして、［集計］／［数式］／［新しい項目］のいずれかのタブから項目を選択します。
- ［新しい項目］を選択した場合、値の種類（数値／通貨／小数）を選択します。
- 必要な設定を行った後、［保存する］をクリックします。
- 保存後に必要に応じて、項目の右側にある［…］（設定）アイコンをクリックし、項目の権限や必須化などの各種設定を行うことも可能です。
メモ：［商品名］と［仕入先名］の項目については、値が重複しないように設定する（値の重複を禁止する）ことも可能です。設定すると、同じデータが重複されて登録されるのを防止できます。
なお、すべての各種書類タブにおいて、［商品名］の項目は標準項目であるため、削除できません。