自動メール送信の管理

自動メール送信の管理

自動メール送信機能は、見込み客や顧客に返信やフォローアップメールを自動送信するソリューションです。見込み客や連絡先から返信があった場合は、その連絡先をメール送信対象リストから手動で削除する必要があります(関連項目:自動メール送信の利用例)。

重要:
  • この機能は、[見込み客]、[連絡先]、カスタムタブのみで使用できます。
  • 最大3件の自動メール送信と、1件の自動メール送信につき最大5件のフォローアップを設定できます。
  • 一括メールの一部として、自動メールを送信することもできます。1組織あたり1日に実行可能な一括メール送信数は、利用中のプランによって異なります。
  • 自動メール送信に選択するカスタムビューには、最新データが含まれている必要があります。古いデータが含まれるカスタムビューを選択すると、その後も古いデータに基づき最初のメールが繰り返し送信されてしまいます。たとえば、「すべての未対応の見込み客」や「最近作成された見込み客」ではなく、「今日の見込み客」や「今週の新しい連絡先」などのカスタムビューを選択します。今日の見込み客のビューは、常に今日のデータで更新されますが、すべての未対応の見込み客ビューでは、データが頻繁に変更されない場合があります。
  • 動的な種類の自動メール送信を設定する場合、必ず[繰り返しパターン]セクションのオプションに応じた[カスタムビュー]を選択します。繰り返しパターンを[日単位]に設定する場合、選択したカスタムビューのデータが毎日更新されることを確認します。同様に、[週単位]を選択する場合、自動メール送信が開始される前に、その週のデータが更新される必要があります。古いデータを使用すると、その後も同じデータに基づき最初のメールが繰り返し送信されてしまいます。
  • 自動メール送信を実行する間、システムは重複データを識別できません。そのため、自動メール送信を設定する前に重複する連絡先を確認し、主なデータと統合することをお勧めします。
  • 現時点では、顧客がメールに返信しても追跡できません。つまり、メール送信対象リストから手動で連絡先を選択し、次回のフォローアップ対象から削除する必要があります。
  • 自動メール送信メールのテンプレートの登録解除フォームを使用します。登録解除フォームを使用して、次のフォローアップから受信者へのメール配信を停止できます。これにより、迷惑メールに対する苦情も回避できます(関連項目:登録解除フォームの設定)。

自動メール送信を設定するには

  1. [見込み客]または[連絡先]タブをクリックします。
  2. [見込み客/連絡先]ホームページで、その他の操作)アイコン >[自動メール送信]をクリックします。
  3. [自動メール送信]ページで、[自動メール送信の作成]をクリックします。
  4. [新しい自動メール送信]ページで、次の手順を実行します:
    • 自動メール送信の[名前]を入力します。



  5. [割り当て先]の選択リストから、データの担当者を選択します。
    初期設定では、この項目には自動メール送信を作成したユーザー名が表示されます。
  6. [カスタムビュー]を選択して、自動メール送信の受信者リストを設定します。
  7. 自動メール送信で使用する[フォルダー]を選択します。
  8. [日付を指定]または[繰り返し設定]を選択し、詳細を指定します。(標準項目のリストについては表を参照します)
    • [日付を指定]:特定の日にフォローアップを実行する自動メール送信。
    • [繰り返し設定]:予め設定された間隔に基づき、繰り返しフォローアップを実行する自動メール送信。
  9. 必要に応じてフォローアップを追加できます。フォローアップでメールのテンプレートを選択すると、[差出人][返信先]のメールアドレスを入力するよう求められます。
    ここでは、自分のアカウントのメールアドレス、データの担当者のメールアドレス、組織のメールを一覧から選択できます。
  10. [保存]をクリックします。
メモ
  • 自動メール送信メールは、[メール対象外(オプトアウト)]が有効になっているデータには送信されません。
  • [データの詳細]ページで[メール対象外(オプトアウト)]チェックボックスをオフにした場合に限り、そのデータに自動メール送信メールが送信されます。
  • [差出人]項目で個人のメールアドレスを選択した場合、[返信先]項目は組織のメールアドレスでなければなりません。
    [差出人]項目で組織のメールアドレスを選択した場合、[返信先]項目は個人のメールアドレスでなければなりません。

[日付を指定]オプションを選択した場合の項目と詳細は、次の表のとおりです。

項目
詳細
フォローアップ日
フォローアップの日付を指定します。フォローアップ日は、自動メール送信が開始された日に応じて計算されます。
メールのテンプレート
一覧からテンプレートを選択します。


[繰り返し設定]オプションを選択した場合の項目と詳細は、次の表のとおりです。
日単位 - 項目
詳細
__日ごとに繰り返す
自動メール送信を繰り返す間隔を日数で入力します。
毎日繰り返す
自動メール送信を毎日繰り返す場合に選択します。
自動メール送信の開始日(MM/DD/YYYY形式)と時刻を選択します。
終了日
自動メール送信の終了日を、MM/DD/YYYY形式で選択します。
終了日なし
終了日を指定するまで自動メール送信を繰り返す場合に選択します。
メールのテンプレートの選択
一覧からテンプレートを選択します。
フォローアップの追加
リンクをクリックして、自動メール送信のフォローアップを追加できます。
:自動メール送信の開始日が2010年1月1日、フォローアップ日が3日後10日後に指定されています。この場合、最初のフォローアップメールは2010年1月4日に、2回目のフォローアップメールは2010年1月11日に送信されます。
週単位 - 項目
詳細
__週間ごとの
日-月-火-水-木-金-土に繰り返す
自動メール送信を繰り返す間隔を週数で入力します。次に、繰り返しを実行する曜日に対応するチェックボックスをオンにします。
開始日
自動メール送信の開始日(MM/DD/YYYY形式)と時刻を選択します。
終了日
自動メール送信の終了日を、MM/DD/YYYY形式で選択します。
終了日なし
終了日を指定するまで自動メール送信を繰り返す場合に選択します。
メールのテンプレートの選択
自動メール送信に使用するメールのテンプレートを、一覧から選択します。
フォローアップの追加
リンクをクリックして、自動メール送信のフォローアップを追加できます。
:自動メール送信の開始日が2010年1月1日、フォローアップ日が3日後10日後に指定されています。この場合、最初のフォローアップメールは2010年1月4日に、2回目のフォローアップメールは2010年1月11日に送信されます。
月単位 - 項目
詳細
__か月ごとの__日
自動メール送信を繰り返す間隔の月数と日付を入力します。
毎月__ __日
毎月何日に自動メール送信を繰り返すか選択します。
開始日
自動メール送信の開始日(MM/DD/YYYY形式)と時刻を選択します。
終了日
自動メール送信の終了日を、MM/DD/YYYY形式で選択します。
メールのテンプレートの選択
自動メール送信に使用するメールのテンプレートを、一覧から選択します。
フォローアップの追加
リンクをクリックして、自動メール送信のフォローアップを追加できます。
:自動メール送信の開始日が2010年1月1日、フォローアップ日が3日後10日後に指定されています。この場合、最初のフォローアップメールは2010年1月4日に、2回目のフォローアップメールは2010年1月11日に送信されます。

フォルダーの作成

Zoho CRMでは、さまざまなフォルダーを作成して自動メール送信を整理できます。フォルダーを使用してカテゴリーに分類することで、すばやいアクセスが可能になります。



フォルダーを作成するには

  1. [見込み客/連絡先]タブをクリックします。
  2. [見込み客/連絡先]ホームページで、その他の操作)アイコン >[自動メール送信]をクリックします。
  3. [自動メール送信]ページで、[フォルダーの作成]をクリックします。
  4. [フォルダーの作成]ページで、次の手順を実行します:
    1. [フォルダー名]を入力します。
    2. [詳細]を入力します。
    3. 自動メール送信機能へのアクセス権限を指定します。



  5. [保存]をクリックします。

フォローアップ対象からの連絡先の削除

受信者から返信を受け取った後、フォローアップ対象から見込み客または連絡先を削除し、返信がなかった見込み客/連絡先のみを対象として次のフォローアップを予約できます。

次回のフォローアップ対象からデータを削除するには

  1. [見込み客/連絡先]タブをクリックします。
  2. [見込み客/連絡先]ホームページで、その他の操作)アイコン >[自動メール送信]をクリックします。
  3. [自動メール送信]ページで、自動メール送信に対応する[自動メール送信の更新]リンクをクリックします。
  4. [送信済みの一覧]の画面で、次回のフォローアップ対象から削除する見込み客/連絡先を選択します。
  5. [自動メール送信の更新]をクリックします。
    [自動メール送信の更新]オプションは、[繰り返し設定]タイプの自動メール送信のみで使用できます。

自動メール送信が開始される前にデータを削除するには

メール送信対象リストは、自動メール送信が開始されなければ使用できません。自動メール送信の開始前にメール送信対象リストから連絡先を削除する場合、次の手順を実行します:

  1. [見込み客]または[連絡先]タブをクリックします。
  2. [見込み客/連絡先]ホームページで、削除するデータに対応するチェックボックスをオンにします。
  3. その他の操作)アイコン >[自動メール送信の更新]をクリックします。



  4. [自動メール送信の選択]ポップアップウィンドウで、一覧から自動メール送信を選択します。
  5. [保存]をクリックします。

フォローアップ対象にすべての連絡先を追加

このオプションを使用して、メール送信対象リストから削除したすべての連絡先を、フォローアップに含めることができます。

次回のフォローアップ対象にすべてのデータを含めるには

  1. [見込み客/連絡先]タブをクリックします。
  2. [見込み客/連絡先]ホームページで、その他の操作)アイコン >[自動メール送信]をクリックします。
  3. [自動メール送信]ページで、自動メール送信に対応する[リセット]リンクをクリックします。




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