Webフォームの自動返信ルール

Webフォームの自動返信ルール

Webフォームの自動返信機能を使用すると、Webフォームの送信時に、送信者のメールアドレス宛てに自動でメールを送信できます。すべての送信者に対して同じ内容のメールを自動送信することもできますが、送信者の属性や入力内容などの条件に応じて異なる内容のメールを送信したい場合もあります。 このような場合に、自動返信ルールが役立ちます。 自動返信ルールを設定すると、適用条件と使用するメールテンプレートを設定できます。条件を満たす場合のみ、指定したテンプレートを使用してメールが送信されます。これにより、Webフォームの送信内容に応じて、自動返信メールの内容を変えるように設定できます。  

自動返信ルールは複数作成できますが、1度に有効化できるのは1件のみです。 また、自動返信ルールごとに、複数の条件を追加できます。

Zoho CRMの「自動返信ルール」と「自動メール送信」との違い  

「自動返信ルール」と「自動メール送信」 は、似たような名前ですが、それぞれ別の機能です。 

2つの機能の違いと活用例は、次の表のとおりです。   

自動返信ルール 

自動メール送信

自動返信ルールは、 Webフォームの自動返信用の設定です。Webフォームの送信者に対してすぐに送信する返信メールの内容を、フォームからの情報に基づいて変えるように設定できます。 


自動メール送信は、Webフォームに直接的に関連する機能ではありません。 Zoho CRMに登録されている見込み客や連絡先(顧客)に対して、段階的/自動的にメールを送信するための機能です

 

Webフォームの送信者に対してすぐに送信するメールの内容の振り分けに最適です(例:Webサイトからの問い合わせの種類に応じた受付通知)。 

Webフォームを含め、さまざまな経路で登録された見込み客/連絡先に対する段階的なフォローアップメール(ステップメール)の送信予約に最適です(例:電話による資料請求者への段階的な情報提供)。



メモ:
  1. Webフォームを通じて送信されたデータの詳細情報が、自動返信ルールの条件に一致しない場合、自動返信ルールは適用されません。この場合、Webフォームの作成時に設定した共通のメールテンプレートを使用して自動返信メールが送信されます(関連情報: メールの通知 )。

利用条件
必要な権限
Webフォームの作成権限を持つユーザーが、この機能を利用できます。

自動返信ルールの作成

Webフォームの自動返信ルールを作成するには

  1. [設定] [チャネル] [Webフォーム] [自動返信ルール] の順に移動します。
  2. 自動返信ルール の一覧ページで、上部のドロップダウンから対象のタブを選択します。
  3. 一覧の右上にある [ルールを作成する] をクリックします。
    選択したタブ用のWebフォームの自動返信ルールを作成できます。
  4. タブのWebフォームの自動返信ルールの作成 画面で、次の手順を実行します。
    • [ルール名] を入力します。
    • [(タブ名)のWebフォームの自動返信ルールとして有効にする]のチェックボックスを有効にします。
  5. [保存する] をクリックします。

メモ:
  1. 自動返信ルールを作成した後、ルールを適用するための条件をさらに作成する必要があります。条件の作成では、Webフォームの送信者のうちメール送信の対象とする宛先の抽出条件と、使用するメールテンプレートを指定します。

自動返信ルールの適用条件の作成

自動返信ルールの適用条件を作成するには

  1. [設定] [チャネル] [Webフォーム] [自動返信ルール] の順に移動します。
  2. 自動返信ルールの一覧 ページで、対象の自動返信ルールをクリックします。
  3. (タブ名)のWebフォームの自動返信ルール 画面で、 [条件を作成する] をクリックします。
  4. 条件の作成 画面で、次の手順を実行します。
    • 対象 データの抽出条件 を指定します。
    • ドロップダウンから既存の メールテンプレート を選択するか、メールテンプレートの一覧の右上にある [+テンプレートを作成する] ボタンをクリックして、新しいテンプレートを作成します。
    • 次に、 [差出人] [返信先] のメールアドレスを選択します。
      次のいずれかを選択できます。
      • 自分のメールアドレス(Zohoアカウントの登録メールアドレス)
      • 組織のメールアドレス
      • データの担当者のメールアドレス
      • 他のユーザーのメールアドレス
  5. [保存する] をクリックします。

メモ:
  1. Webフォームを通じて送信されたデータの詳細情報が、自動返信ルールの条件に一致しない場合、自動返信ルールは適用されません。この場合、Webフォームの作成時に設定した共通のメールテンプレートを使用して自動返信メールが送信されます。


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