Webフォームの設定

Webフォームの設定

Webフォームの作成には、次の3つの手順があります:
  • フォームを作成する: 作成画面で項目をドラッグ&ドロップしてフォームを簡単に作成し、書式を変更できます。
  • フォームの詳細を設定する: フォーム名、移動先のURL(フォーム送信後に訪問者が自動的に移動するURL)、データの割り当てルール、通知などの詳細を設定します。
  • フォームのコードを作成する: さまざまなコード形式を使用して、フォームを組み込めます。外部サービスサイト(WordPress、Google サイト、Facebook、Joomla)でもコードを利用できます。

[見込み客] [連絡先] [問い合わせ] カスタムタブ のデータ登録用のWebフォームを作成することもできます。Webフォームの作成時には、フォーム内で以下の要素を利用できます:

オプション
説明
項目の追加        
フォームに必要な項目をドラッグ&ドロップします。初期設定で、フォームの作成時にいくつかの項目が自動で追加されます。
項目のフォントとフォームのレイアウトの設定
作成画面で、フォーム内のフォントのスタイルとサイズ、背景色、項目の配置などを変更できます。
CAPTCHA(画像認証)の挿入
CAPTCHAは、セキュリティ強化のために、意見募集フォーム、Webサイト登録、訪問者からのコメントなどで使用されます。Zoho CRMシステムにCAPTCHAを追加すると、不正なプログラムによるWebフォームへの自動入力を防止できます。このオプションは、有料プランでのみ使用できます。
プライバシーポリシーリンクの追加
訪問者が利用規約やプライバシーポリシーなどの法的な同意書に承諾するためのチェックボックスを追加できます。
フォームへのファイルのアップロード
見込み客/連絡先/問い合わせ/カスタムタブのWebフォームを通じて、問題のスクリーンショットや見積り依頼、個人の写真などのファイルを登録できます。最大3件、合計サイズ20MBまでのファイルをアップロードできます。ファイルの合計サイズが上限を超えた場合、フォームは送信されず、Zoho CRMにデータが追加されません。このオプションは、有料プランでのみ使用できます。
必須項目の設定

名前、メールアドレス、携帯電話番号などの項目を必須として設定することで、Webフォームに入力した訪問者からこれらの重要な情報を収集できます。

非表示項目の設定
非表示項目とその値をフォームに追加できます。非表示項目は、Webフォームと一緒に送信されますが、フォームに入力している訪問者には表示されません。
項目のヘルプリンクの追加
項目に特定の形式でデータを入力する必要がある場合もあるでしょう。たとえば、日付形式は「DD-MM-YYYY」で入力する必要がある場合などです。ヒントを追加して、フォームを入力する訪問者を支援できます。
ボタン名の変更
CTA(行動喚起)ボタンの名前は、「保存」や「送信」、その他の名前にすることができます。必要に応じて、名前を簡単に変更できます。
フォームの設置URLの設定
設置URLとは、Webフォームを公開するWebページのURLです。URLを指定することで、不正な投稿を防止でき、特定のドメインを介して送信されたフォームだけが有効な情報として取得されます。
フォームの移動先ページURLの設定
移動先ページURLとは、訪問者がフォーム送信後に自動的に移動するWebページのURLです。
データの割り当てルールの設定
割り当てルールを設定すると、Webフォームを通じて作成されたデータを、自動的にZoho CRM内のユーザーに割り当てることができます。
通知の設定
通知を設定して、フォームを送信した訪問者のデータの担当者に送信できます。通知メールの送信には、メールテンプレートや自動返信ルールを利用できます。組織内のユーザーに通知メールを送信する必要がある場合は、 notifications@zohocrm.com からの通知として送信されます。
ダブルオプトインの有効化
Webフォームにダブルオプトインの仕組みを有効にすることができます。有効にすると、データがZoho CRMに登録される前に、情報を送信した顧客が送信を確認する必要があります。 
フォームのコードの組み込み
WebページにWebフォームのコードを組み込めます。3つの形式のコードを利用できます:HTMLソースコード、組み込みコード、iFrameコード

Webフォームの作成

[見込み客]タブ、[連絡先]タブ、[問い合わせ]タブ、カスタムタブのWebフォームを作成するには

メモ: Webフォームはレスポンシブです。つまり、画面のサイズに応じて、表示が自動調整されます。
  1. [設定] > [開発者向け情報] > [Webフォーム] に移動します。
  2. [Webフォーム] ページで、ドロップダウンリストから対象の [タブ] を選択します。
    選択したタブの既存のWebフォームが一覧表示されます。
  3. [新しいフォーム] をクリックします。



  4. [新しいフォーム] ポップアップ画面で、次の手順を実行します:
    1. [フォーム名] を入力します。
    2. ドロップダウンリストから、Webフォームを作成する [タブ] を選択します。



  5. Webフォームの作成画面で、次の手順を実行します:
    1. フォームの作成
      1. Webフォームに使用する項目をドラッグ&ドロップします。
      2. CAPTCHA(画像認証)を挿入します。
      3. ファイルをアップロードする場合は項目を追加します。
      4. 必須項目を設定します。
      5. 非表示項目を設定します。
      6. 項目のヒントまたはヘルプリンクを入力します。
      7. フォームのフォントとレイアウトを設定します。
      8. ボタン名を変更します。
    2. フォームの詳細とその他のオプションを設定する
      1. フォーム名、フォームの設置URL、フォームの移動先URLなど、フォームの詳細を追加します。
      2. データの割り当てルールを設定します。
      3. 通知を設定します。
    3. Webフォームのコードのコピーと組み込みオプション
      1. コードを入手して、Webサイトに組み込みます。
        3つの形式のコードを利用できます:HTMLソースコード、組み込みコード、iFrameコード

手順1:フォームを作成する

作成画面で項目をドラッグ&ドロップします。また、さまざまなオプションを使用してフォームを作成できます。

項目の追加

フォーム内に必要な項目をドラッグ&ドロップして、フォントのスタイルやサイズ、背景色、項目の配置などを変更します。

項目を追加し、フォームのフォントとレイアウトを設定するには

  1. [項目] セクションで項目を選択し、フォームの作成画面にドラッグ&ドロップします。
  2. フォント、背景色、項目ラベルの配置、フォームの幅を自由に変更します。


メモ
  • 初期設定で、フォーム内にいくつかの項目が自動で追加されます。
    • 見込み客、連絡先の場合 - メール 電話番号 の項目が追加されます。
    • 問い合わせの場合 - ステータス 件名 説明 の項目が追加されます。
  • 次の項目は必須項目のため、フォームから削除できません:
    • 見込み客、連絡先の場合 - 項目
    • 問い合わせの場合 - 件名 項目
  • カスタム項目を設定するには、まず該当のタブで必要な項目を作成する必要があります( 関連項目: カスタム項目の作成 )。
  • 連絡先用のWebフォーム 取引先名 の項目を追加した場合、連絡先データが送信されると、Zoho CRMで取引先データが自動的に作成されます。Zoho CRMアカウント内に同じ名前の取引先がすでに存在する場合、フォームデータの送信時に取引先は作成されません。
  • 必須項目データが入力されていない場合でも、取引先が作成されます。その後、取引先を編集する際には、データ保存前に必須項目を入力する必要があります。

ファイルのアップロード

見込み客/連絡先/問い合わせ/カスタムタブのWebフォームを通じて、問題のスクリーンショットや見積り依頼、個人の写真などのファイルを登録できます。最大3件、合計サイズ20MBまでのファイルをアップロードできます。ファイルの合計サイズが上限を超えた場合、フォームは送信されず、Zoho CRMにデータが追加されません。このオプションは、有料プランでのみ使用できます。

ファイルのアップロードオプションを追加するには

  1. [詳細項目] セクションから ファイルのアップロード 項目を選択して、フォームの作成画面にドラッグ&ドロップします。
    20MBを超えるファイルはアップロードできません。 [項目のプロパティ] 内で「ヒントメッセージの追加」オプションをチェックして、メッセージを入力できます。



CAPTCHA(画像認証)の挿入

CAPTCHAを追加すると、不正なプログラムによるWebフォームへの自動入力を防止できます。このオプションは、有料プランでのみ使用できます。

CAPTCHA(画像認証)を挿入するには

  1. [詳細項目] セクションから [標準CAPTCHA] 項目を選択して、フォーム作成画面にドラッグ&ドロップします。



reCAPTCHAの挿入

GoogleのreCAPTCHAは、Webサイトでの不正登録を防止するのに役立つサービスです。Webフォームに使用すると、ボットやその他のスパムサービスによる登録を防げます。

Zoho CRMのWebフォームでは、reCAPTCHA v2の「私はロボットではありません」チェックボックスを使用できます。訪問者は、登録を認証するために、「私はロボットではありません」チェックボックスを選択しなくてはならなくなります。さらに、テストが表示される場合もあります。WebサイトやZoho CRMのWebフォームに reCAPTCHAを追加するには、まずGoogle reCAPTCHAにWebサイトを登録する必要があります。
登録するには、以下の項目を入力します:
  1. 項目名:  reCAPTCHAに登録したWebサイトを識別するための名前を入力します。




  2. reCAPTCHAの種類: Webサイトで使用する種類を選択します。Zoho CRMのWebフォームは「reCAPTCHA V2」の「私はボットではありません」チェックボックスにのみ対応しているため、必ずV2を選択してください。




  3. ドメイン: 登録するドメインを入力します。ドメインを設定すると、すべてのサブドメインでreCAPTCHAを使用できます。
  4. 担当者: reCAPTCHA設定の管理画面にアクセスできるユーザーのメールアドレスを入力します。サイトキーの管理権限が付与されます。
Google reCAPTCHAを挿入するには
  1. [特殊な項目] セクションをクリックします。
  2. [reCAPTCHA]
    項目をドラッグ&ドロップします。




  3. reCAPTCHA設定 のポップアップで、次の手順を実行します:
    1. [キーの詳細] セクションで、 [項目名]、[サイトキー]、[シークレットキー] を入力します。
    2. Google reCAPTCHA設定ページから、 サイトキー シークレットキー を取得できます。
    3. テーマの設定 を行います。
      初期設定のテーマ、または、ダークテーマ から選択できます。
    4. [使用に関する確認] チェックボックスを選択して、 [保存] をクリックします。  
メモ
  1. reCAPTCHAは、Zoho CRMの有料プランで使用できます。
  2. Webフォームに追加可能なreCAPTCHAの数は、1件のみです。
  3. 登録済みのreCAPTCHAドメインは、必ずフォームの設置URLと同じものにしてください。
  4. iFrameコードを使用してWebフォームを埋め込んでいる場合、reCAPTCHAのドメイン認証を無効にする必要があります。
  5. Internet Explorerバージョン8、 9、10向けの eCAPTCHAについての詳細は、 https://support.google.com/recaptcha/answer/6223838?hl=en をご参照ください。

プライバシーポリシーオプションの挿入

どのビジネスでも、利用規約やプライバシーポリシー、ソフトウェア利用許諾契約などの法的な同意書の書式があります。訪問者が同意書の内容を確認した上で、フォーム内のチェックボックスを選択するなどの意図的な行動で、法的に同意することが重要です。

Zoho CRMでは、 プライバシーポリシー オプションを使用して、これを実現できます。このオプションを使用すると、チェックボックスを追加して、適切なメッセージを設定できます。標準のチェックボックス項目とは異なり、このチェックボックス項目には検証機能があります。チェックボックスが選択されるまで、フォームは送信できません。

プライバシーポリシーオプションを挿入するには

  1. [詳細項目] セクションから [プライバシーポリシー] 項目を選択して、フォームの作成画面にドラッグ&ドロップします。



  2. [プライバシーポリシー] ポップアップ画面で、必要なメッセージを追加し、書式を変更します。
    テキストにリンクを追加することもできます(例:プライバシーポリシーページへのリンクなど)。



必須項目の設定

名前、メールアドレス、携帯電話番号などの項目を必須として設定することで、Webフォームに入力した訪問者から重要な情報を収集できます。

必須項目に設定するには

  1. 必須として設定する項目にマウスのカーソルを合わせます。
  2. [設定] アイコンをクリックします。
  3. [項目のプロパティ] ポップアップで、 [必須として設定] のチェックボックスをオンにします。
  4. [完了] をクリックします。



非表示項目の設定

非表示項目とその値をフォームに追加できます。非表示項目は、Webフォームと一緒に送信されますが、フォームに入力している訪問者には表示されません。たとえば、1つのフォームを複数のWebページで公開した場合、特定のデータがどのWebページに公開されたWebページから作成されたデータかを、非表示項目を使用して把握できます。

フォームで非表示項目を設定するには

  1. フォーム内で非表示にする項目にマウスのカーソルを合わせます。
  2. [設定] アイコンをクリックします。
  3. [項目のプロパティ] ポップアップ画面で、 [非表示にする] のチェックボックスを選択します。
  4. 項目の値を設定し、 [完了] をクリックします。



ヒントメッセージやヘルプリンクの追加

項目に特定の形式でデータを入力する必要がある場合もあるでしょう。たとえば、日付形式は「DD-MM-YYYY」で入力する必要がある場合などです。このような場合、ヒントを追加して、フォームを入力する訪問者を支援できます。

項目のヒントまたはヘルプリンクを追加するには

  1. ヒントやヘルプリンクを追加する項目にマウスのカーソルを合わせます。
  2. [設定] アイコンをクリックします。
  3. [項目のプロパティ] ポップアップ画面で、 [ヒントメッセージの追加] のチェックボックスを選択します。
  4. 次のいずれかを選択します:
    • ヘルプアイコン :ヘルプやヒントのテキストを入力します。たとえば、日付項目は「DD-MM-YYYY」で入力するよう促すメッセージや、リンクURLを設定できます。
    • リンク :リンクテキストを入力し、リンクURLを設定します。
  5. [完了] をクリックします。



ボタン名の変更

初期設定では、2つのCTA(行動喚起)ボタンが設定されます: [送信] [リセット] 必要に応じて、ボタンの名前を変更できます。

ボタン名を変更するには

  1. フォーム内で名前を変更する項目にマウスのカーソルを合わせます。
  2. [設定] アイコンをクリックします。
  3. [項目のプロパティ] ポップアップ画面で、項目名を変更します。
    項目名の変更は、フォーム内にのみ反映されます。
  4. [完了] をクリックします。



フォームからの項目の削除

Webフォームから不要な項目を削除し、必要な項目を追加できます。

フォームから項目を削除するには

  1. フォームから削除する項目にマウスのカーソルを合わせます。
  2. [削除] アイコンをクリックします。

Webフォームのプレビュー

Webサイトに公開する前に、Webフォームの表示を確認できます。

フォームをプレビューするには

  1. フォームの作成画面で、 [プレビュー] リンクをクリックします。
    フォームのプレビューが表示されます。



手順2:フォームの詳細を設定する

  1. [フォーム名] (例:ご意見、お問い合わせなど)を入力します。
  2. [フォームの設置URL] を入力します。必ずWebフォームを公開するWebページを指定します。URLは、 「http://」 または 「https://」 から入力します(例: https://www.zylker.com/contact-us.html )。これにより、不正な投稿が防止され、特定のドメインを介して送信されたフォームだけが有効な情報として取得されます。Webフォームを複数のWebページで公開する場合は、この項目には「*」を入力します。 
  3. [フォームの移動先URL] を入力します。訪問者がフォームの送信後に、こちらで指定したURLに移動します。URLは、 「http:// 」または「https:// 」 から入力します。
    移動先URLは、255文字以内で入力します(例: https://www.zylker.com/thank-you.html )。



  4. 次のいずれかの方法を選択して、Webフォーム経由で登録される データの担当者 を割り当てられます:
    • ユーザーの選択 :ドロップダウンリストから、ユーザーを選択します。フォームを使用して作成されたすべてのデータが、選択したユーザーに割り当てられます。
    • [タブ]割り当てルールを作成/選択 して割り当て:既存の割り当てルールを選択するか、新しい割り当てルールを作成します。設定したルールに基づいて、データが割り当てられます。割り当てルールを使用して、 順繰り(ラウンドロビン) 方式でユーザーにデータを割り当てることができます( 関連項目: 割り当てルール )。
  5. 必要に応じて、タブの既存のタグのリストから関連する タグ を追加できます。 
    選択したタグは、Webフォームから登録されるすべてのデータに追加されます。 
  6. [ダブルオプトインを有効にする] のスイッチをオンにします。
    このオプションは、Webフォームにメインのメール項目が追加されている場合にのみ利用できます。Webフォームがダブルオプトインで送信された場合、訪問者に追加の認証のための確認メールが送信されます。
  7. 必要に応じて、 [データの担当者に通知する] を有効にし、データの担当者に送信するメールのテンプレートを選択します。組織内のユーザーに通知メールを送信する必要がある場合は、 notifications@zohocrm.com からの通知として送信されます。
  8. Webフォームに入力した訪問者に通知メールを送信したい場合は、 [訪問者に通知する] を有効にします。メールテンプレートを選択した場合、 [差出人] [返信先] にメールアドレスを入力する必要があります。
    ドロップダウンリストで、次のいずれかのオプションを選択できます:
    1. 自分の取引先のメールアドレス
    2. 組織のメールアドレス
    3. データの担当者のメールアドレス
    4. 他のユーザーのメールアドレス
  9. 自動返信ルールの使用 :既存のいずれかの 自動返信ルール の使用自動返信ルールを使用すると、Webフォームを使用して収集した詳細情報に基づき、特定のメールを送信できます。
    Webフォームで収集された詳細情報が、自動返信ルールの条件を満たしていない場合、2番目のオプションとして選択されたメールテンプレートが自動返信メールとして送信されます。
  10. すべての訪問者に対する初期設定の返信 :このWebフォームを介して登録された見込み客に対して送信する、メールのテンプレートを選択します。



  11. [訪問者の追跡] を有効にし、ドロップダウンリストからポータルを選択します。この機能を有効にすると、Webフォームに訪問者の追跡コードが自動的に挿入されます( ソースコード および 組み込みコード の形式にのみ適用されます)。


    • 組み込みオプション iFrameコード 形式を選択している場合、Webページ内のiFrameコード内に訪問者の追跡コードを手動で追加する必要があります。iFrameコード形式の場合のみ、Webフォームのコードには訪問者の追跡コードが自動的に挿入されません。 ソースコード および 組み込みコード の形式の場合、訪問者の追跡コードは自動的に挿入されます。
      組み込み用の訪問者の追跡コードは、 [設定] > [チャネル] > [チャット] に移動して、 [訪問者の追跡] ページからコードをコピーして取得できます。
    • 訪問者の追跡 機能を有効にしていない場合、機能を利用するには、こちらでポータルを作成する必要があります。
  12. 承認申請のためにデータを送信する場合は、 [登録の承認] のチェックボックスを選択します( 関連項目: データの承認 )。
    [Webフォームの承認] 権限のあるユーザーが、データを承認できます。
  13. [保存] をクリックします。
メモ
  • [登録の 承認] オプションを使用すると、作成されたデータを手動で検証した後に、Zoho CRMの対応するタブに追加できます。このオプションが選択されていない場合、Webフォームで作成されたすべてのデータが、対応するタブに直接追加されます。
  • 設置URLのドメイン名と、実際にWebフォームが公開されているURLが一致しない場合、情報は取得されません。または、フォームを設置するURL項目に「*」と入力して、他のドメインや複数のドメインから情報を取得することもできます。

手順3:Webフォームの組み込みコードを使用する

3つの形式で、Webフォームのコードを取得できます: ソースコード 組み込みコード iFrameコード また、コードは外部サービスサイトでも利用できます:WordPress、Facebook、Google サイト、JoomlaスクリプトとiFrameコードは有料プランでのみ取得できます。

Webフォームのコードを組み込むには

  1. リストから、 ソースコード 組み込みコード iFrameコード のいずれかを選択します。


  2. コードをコピーして、Webフォームを配置するWebサイトに貼り付けます。
  3. 必要に応じて、 [Webフォームで広告情報と一緒にデータを追跡する] チェックボックスを選択します。
    表示された追跡コードをコピーして、Webサイトの各ページのコードの下部にある</body>の直前に貼り付けます。
    Google Workspace(旧:G Suite)ユーザーでGoogle 広告連携を有効にしている場合のみ、Google広告の追跡コードが表示されます。
  4. [完了] をクリックします。
メモ
  • 不正な投稿を回避するには、作成されたWebフォーム(HTMLファイル)を有効なWebサーバー(Apache、Microsoft、IISなど)に公開する必要があります。
  • デスクトップからフォームの値を送信しても、Webフォームは機能しません。
  • HTMLコードをWebフォーム用に作成した場合、標準では特定の項目が非表示になります。これら非表示の項目を削除すると、Webフォームは機能しません。Webフォームのコードから削除してはならないコード:
    <input type="hidden" name="xnQsjsdp" value="" /> <input type="hidden" name="xmIwtLD" value="" /> <input type="hidden" name="actionType" value="" />

ダブルオプトインの有効化

ダブルオプトインは、訪問者が組織の提供する情報に興味があり、Webフォームに自ら進んで登録することを二度確認するプロセスです。これにより、質の良い見込み客を獲得でき、組織からの情報を希望する顧客への対応に集中できます。Webフォームにダブルオプトインの仕組みを有効にすることができます。有効にすると、データがZoho CRMに登録される前に、情報を送信した顧客が送信を確認する必要があります。 

ダブルオプトインのプロセスには、2つの手順があります:

  1. Webサイトの訪問者が、Webフォームにメールアドレスとその他の詳細情報を入力し、送信します。
  2. 訪問者が入力したメールアドレス宛に確認メールが送信されます。訪問者はメール内のリンクをクリックして、確認する必要があります。

Webフォームにダブルオプトインを有効にするには

  1. [設定] > [開発者向け情報] > [Webフォーム] に移動します。
  2. [Webフォーム] ページで、ドロップダウンリストから [タブ] を選択します。
    選択したタブの既存のWebフォームが一覧表示されます。
  3. [Webフォームの作成] をクリックするか、既存のフォームのいずれかを選択して編集します。
  4. フォームの作成画面で、必要に応じてフォームを編集し、 [次へ] をクリックします。
  5. [フォームの詳細] ポップアップ画面で、 [ダブルオプトインを有効にする] スイッチをオンにします。
    このオプションは、Webフォームにメインのメール項目が追加されている場合にのみ利用できます。Webフォームがダブルオプトインで送信された場合、訪問者に追加の認証のための確認メールが送信されます。
  6. [保存] をクリックします。
  7. 作成された新しいWebフォームのコードをWebサイトに公開します。

Webフォームの複製

既存のWebフォームを複製したい場合は、最初から作成し直す代わりに、既存のWebフォームを複製できます。同じタブのWebフォームのみ、複製できます。ただし、既存のWebフォームとは異なるレイアウトを選択できます。
既存のWebフォーム内の項目が、新しいレイアウトにない場合、警告が表示されます。(タブの作成画面から)レイアウトに該当の項目を追加するか、そのまま複製できます。

Webフォームを複製するには
  1. 一覧から対象のWebフォームを選択して、 [その他の操作] アイコンをクリックします。
  2. [複製] をクリックします。


  3. 一覧から、対象のレイアウトを選択します。
    Webフォームのタブは変更できません。
  4. Webフォームの作成画面で、項目を追加または削除するか、必要なカスタマイズを行います。
  5. [プレビュー] をクリックすると、変更内容を確認して、確定できます。
  6. [次へ] [保存] をクリックします。
  7. 埋め込みオプション ページで、 コードの形式 (ソース、埋め込み、iFrame)を選択します。
  8. [コードのコピー] をクリックして、 [完了] をクリックすると、複製されたWebフォームを保存できます。

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