Webフォームの作成

Webフォームの作成

Webフォームの作成には、以下の3つの手順を実行します。 
  • 作成:必要な項目をドラッグ&ドロップで追加して、フォームを作成します。 
  • 詳細設定:フォームを設置するURL(公開先ページのURL)、移動先ページのURL(データの送信後に表示するページのURL)、データの担当者の割り当て、メール通知などの詳細を設定します。 
  • 設置用コードの生成:設置用のコードを生成します。生成したコードを使用することで、任意のWebサイトのページにフォームを設置できます(例:自社のWebサイトやブログ、WordPress、Google サイト、Facebook、Joomla)。 

Zoho CRMでは、[見込み客]タブ、[連絡先]タブ、[お問い合わせ] タブ、カスタムタブにデータを自動で追加するためのWebフォームを作成できます。なお、フォームの作成時の主な設定項目は、以下の表のとおりです。 

設定内容 
説明 
項目の追加          
フォームに必要な項目をドラッグ&ドロップで追加します。なお、フォームの作成時には、対象のタブに応じて標準項目が自動で追加されます。 
フォントとレイアウトの設定  
作成画面で、フォーム内のフォントのスタイルとサイズ、背景色、項目の配置などを変更できます。 
標準キャプチャの挿入 
キャプチャ(CAPTCHA)は、画像による認証を通じてフォームのセキュリティを強化するための設定です。フォームに認証用の画像を挿入することで、人間による入力操作であることを確認でき、不正なプログラム(ボット等)によるフォームへの自動入力を防止できます。なお、この設定は、有料プランでのみ使用できます。 
規約やプライバシーポリシー等の同意確認欄の追加 
訪問者がプライバシーポリシーやサービス規約などに対する法的な同意や承諾を確認するためのチェックボックス(真偽値の項目)を追加できます。 
ファイルのアップロード項目の追加 
フォームに[ファイルのアップロード]項目を追加することで、画像や文書などのファイルをアップロードしてもらうことができ、データと一緒に登録できます。最大3件(合計サイズ20MBまで)のファイルをアップロードできます。ファイルの合計サイズが上限を超えた場合、フォームは送信されず、Zoho CRMにデータは追加されません。なお、この設定は、有料プランでのみ使用できます。 
必須項目の設定 

名前、メールアドレス、携帯電話番号などの重要な項目を必須入力として設定することで、該当の情報を確実に取得できます。 

非表示項目の設定 
フォームの項目を非表示として設定し、初期値を設定することで、フォームを通じて登録するデータに共通の情報を、入力者には表示しない形で追加できます(例:データの取得経路、関連キャンペーン)。なお、非表示項目は、フォームの入力者に対しては表示されません。 
項目のヒントメッセージの追加 
項目に関する説明を表示したい場合や、項目に入力するデータの形式を指定したい場合などに、ヒントメッセージを追加できます。たとえば、「郵便番号にはハイフンも入力してください(例:220-0012)」といったメッセージを表示できます。メッセージは、項目の隣に表示されるヒントのアイコンにカーソルを合わせたときに表示されます。また、項目の隣にリンク付きのメッセージを表示するように設定することもできます。 
ボタン名の変更 
フォームのデータ送信用のボタンの表示名を[保存する]や[送信する]などに設定できます。ボタンの表示名は、必要に応じて簡単に変更できます。 
フォームの設置URLの設定 
設置URLとは、フォームを公開するページのURLです。設置URLを指定することで、特定のURLからフォームで送信されたデータだけを有効な情報として取得するように制限し、不正なデータ送信を防止できます。 
移動先ページのURLの設定 
移動先ページのURLとは、フォームのデータ送信後に自動的に表示するページ(遷移先/リダイレクト先)のURLです。 
データの割り当てルールの設定 
割り当てルールを設定し、フォームを通じて作成されたデータを、担当者(Zoho CRM内のユーザー)に自動的に割り当てることができます。 
通知の設定 
フォームの送信者、および、送信されたデータの担当者宛てに送信する通知メールを設定できます。通知メールの送信には、メールテンプレートや自動返信ルールを利用できます。データの担当者に送信されるメールの差出人アドレスは、notifications@zohocrm.comになります。 
ダブルオプトイン(2段階の同意確認)の有効化 
ダブルオプトイン(2段階の同意確認)の手順を有効にして、メールアドレスの有効性を確認する手順を追加することで、無効なメールアドレスの登録を回避できます。有効にすると、フォームの送信時にデータがすぐにはZoho CRMに登録されず、フォームの送信者がさらに認証メールのリンクをクリックする必要があります。これにより、有効なメールアドレスのデータのみをZoho CRMに登録できます。  
フォームのコードの設置 
フォームの設置用のコードを生成します。フォームを設置するページのHTMLにフォームのコードを挿入することで、該当のページにフォームを表示できます。3種類の形式のコードを生成できます(HTMLソース、埋め込み、iframe)。 

Webフォームの作成

Webフォームを作成するには、次の手順を実行します。

Notes
メモ:フォームのレイアウトやデザインは、携帯電話やタブレットなどのデバイスごとの画面サイズに合わせて自動で最適化されて表示されます(レスポンシブデザイン対応)。
  1. [設定][チャネル][Webフォーム]の順に移動します。 
  2. Webフォーム の一覧ページで、ドロップダウンから対象のタブを選択します。 
    選択したタブの既存のWebフォームが一覧表示されます。
  3. [新しいフォーム]をクリックします。

  4. 新しいフォームの画面で、次の手順を実行します。 
    1. [フォーム名]を入力します。 
    2. フォームを作成するタブを選択します。
  5. フォームの作成画面で、次の手順を実行します。 
    • フォームの作成 
      • 使用する項目をドラッグ&ドロップでフォームの欄に移動します。 
      • CAPTCHA(認証用画像)を挿入します。 
      • ファイルのアップロード項目を追加します。 
      • 必須項目を設定します。 
      • 非表示項目を設定します。 
      • 項目のヒントメッセージを追加します。 
      • フォントとレイアウトを設定します。 
      • ボタン名を変更します。 
    • フォームの詳細設定 
      • フォーム名、フォームの設置URL、フォームの移動先URLなどの詳細を追加します。 
      • データの割り当てルール(担当者の指定方法)を設定します。 
      • フォームの送信者やデータの担当者に対するメール通知を設定します。 
    • フォームのコードのコピーと設置 
      • コードを入手して、Webサイトのページ内に設置します。 
        3種類の形式のコードを利用できます(HTMLソース、埋め込み、iframe)。

手順1:フォームの作成

作成画面で項目をドラッグ&ドロップして、フォームに追加します。また、さまざまな詳細設定も可能です。 

項目の追加とフォントやレイアウトの設定

必要な項目をドラッグ&ドロップで移動し、フォーム内に配置します。フォントのスタイルやサイズ、背景色、項目の配置などを変更します。 

項目を追加し、フォントとレイアウトを設定するには 

  1. [項目]の一覧から必要な項目を選択し、フォームにドラッグ&ドロップで移動して追加します。 
  2. フォント、背景色、項目ラベルの配置、フォームの幅を自由に変更します。 
Notes
メモ: 
  1. フォーム内には、以下の標準項目があらかじめ自動で追加されます。 
    1. [見込み客]タブ:[会社]、[姓]  [連絡先]タブ:[姓] 
    2. [問い合わせ]タブ:[ステータス]、[問い合わせのデータ元]、[件名] 
  2. なお、以下の項目は必須項目のため、フォームから削除できません。 
    1. [見込み客]/[連絡先]タブ:[姓] 
    2. [問い合わせ]タブ:[件名] 
  3. フォームにカスタム項目を追加するには、あらかじめ該当のタブで必要な項目を作成しておく必要があります(関連情報:カスタム項目の作成)。

  4. [連絡先]タブのフォームに[取引先名]項目を追加した場合、該当の項目値に基づいてZoho CRMで取引先データが自動的に作成されます。ただし、Zoho CRMアカウント内に同じ名前の取引先データがすでに存在する場合は、別の取引先データは作成されません。 
  5. なお、[取引先]タブに新しいデータが作成される場合、フォームに追加された[取引先名]項目の値のみが使用されます。[取引先]タブにその他の必須項目が設定されている場合でも、フォームに追加していない必須項目の値は空のまま新しい取引先データが作成されます。該当の取引先データの編集時には、必須項目を入力してから保存する必要があります。 


日付の値の形式

日付の値については、表示形式を指定できます(例:YYYY/MM/DD、YY/MM/DD、MM/DD/YY)。
日付を選択する項目がフォームにある場合(例:誕生日、登録日、注文日)、地域や用途に応じて日付形式を設定することが可能です。たとえば、日本では[YYYY/MM/DD]、米国では[MM/DD/YY]のように、指定した形式で日付の値を入力してもらうように設定できます。 

また、指定した形式以外で値が入力されるのを防ぐために、日付の入力時にはカレンダーから日付を選択してもらうようにできます。カレンダーから選択された日付の値は、指定した形式で自動的に表示されます。  この方法では、フォームの入力者が日付の入力形式を意識しなくても、適切な形式で値が入力されるように担保できます。たとえば、旅行の申し込みフォームに[誕生日]項目を追加し、該当の項目の詳細設定で日付形式を[YYYY/MM/DD]に設定した場合、カレンダー表示で選択して入力した日付の値は指定した形式で表示されます(例:1998/03/25)。



初期設定では、フォームを作成したZoho CRMユーザーの[個人設定]で指定されている日付形式が、日付項目の形式に設定されます。また、ある日付項目の形式を選択すると、フォーム内のその他の日付項目にも同じ形式が適用されます。

日付/日時の項目を追加して日付形式を設定するには:
  1. [項目]の一覧から、日付または日時の項目を選択し、ドラッグ&ドロップでフォームに追加します。 
  2. 歯車(設定)アイコンをクリックします。 
  3. [項目の詳細]画面で、次の手順を実行します。
    項目名:追加する日付/日時項目の表示名を入力します。こちらで設定した項目名でフォームに表示されます。
    日付形式:ドロップダウンから、日付の表示形式を選択します。こちらで設定した形式で、日付の値が表示されます。
  4. [詳細設定]で、必要に応じて設定を有効にします。
    (i) 非表示の項目にする
    (ii)必須項目にする
    (iii)ヒントメッセージを追加する
  5. [保存する]をクリックします。

ファイルのアップロード

フォームに[ファイルのアップロード]項目を追加することで、画像や文書などのファイルをアップロードし、データと一緒に登録できます(例:顔写真、アンケート回答)。最大3件(合計サイズ20MBまで)のファイルをアップロードできます。ファイルの合計サイズが上限を超えた場合、フォームは送信されず、Zoho CRMにデータは追加されません。なお、[ファイルのアップロード]項目は、有料プランでのみ使用できます。 


ファイルのアップロード項目を追加するには 
  1. [詳細項目]の一覧から[ファイルのアップロード]の項目を選択し、ドラッグ&ドロップでフォームに追加します。 
    なお、20MBを超えるファイルはアップロードできませんのでご注意ください。項目の詳細設定で[ヒントメッセージを追加する]設定を有効にすることで、ファイルのサイズ上限についてのヒントを表示できます。 

標準キャプチャの挿入

フォームにキャプチャ(CAPTCHA/認証用画像)を追加すると、人間による入力操作であることを確認でき、不正なプログラム(ボット等)によるフォームへの自動入力を防止できます。なお、この設定は、有料プランでのみ使用できます。 

標準キャプチャを挿入するには 

  1. [詳細項目]の一覧から[標準キャプチャ]の項目を選択し、ドラッグ&ドロップでフォームに追加します。 

reCAPTCHAの挿入

reCAPTCHAは、Googleが提供するキャプチャ(画像を用いた認証)で、Webサイトに公開したフォームへの不正なプログラム(ボット等)による自動入力を防止できます。

Zoho CRMでは、reCAPTCHA v2による設定をフォームに追加できます。追加すると、フォームの送信者に対して、自身がロボットではないことを証明するための操作を行ってからフォームを送信してもらうようにすることができます。
フォームにreCAPTCHAの設定を追加するには、あらかじめフォームを公開するWebサイトをGoogle reCAPTCHAに登録しておく必要があります。
サイトの登録には、次の項目を入力します。
  1. ラベル:reCAPTCHAに登録するサイトの名前を入力します。

  2. reCAPTCHA タイプ:サイトで使用するreCAPTCHAのバージョンを選択します。必ず[reCAPTCHA V2]を選択します(Zoho CRMのWebフォームが対応しているバージョンです)。

  3. ドメイン:reCAPTCHAを設置するサイトのURLのドメイン部分を入力します(例:サイトのURLが「www.xyz.com」の場合、ドメイン「xyz.com」を入力)。指定したドメイン(サブドメインを含む)のサイトで、reCAPTCHAを使用できるようになります。例:「www.xyz.com」、「forms.xyz.com」。
  4. オーナー:reCAPTCHAの設定の管理画面を利用できるユーザーのメールアドレスを入力します。指定したメールアドレスのユーザーに、サイトキーを通じて、管理者権限を共有できます。
Google reCAPTCHAを挿入するには
  1. 画面の左側にある[詳細項目]の見出しをクリックします。
  2. [reCAPTCHA]項目をドラッグ&ドロップでフォームに追加します。

  3. [reCAPTCHA 設定]画面で、次の手順を実行します。
    1. [キーの詳細]設定で、[項目名][サイトキー][シークレットキー]を入力します。
      サイトキーシークレットキーは、Google reCAPTCHAの設定ページから取得できます。
    2. テーマ設定を選択します。
      [標準]/[暗いテーマ]のいすれかを選択できます。
    3. [使用に関する確認]のチェックボックスを選択し、[保存する]をクリックします。  
Notes
メモ:
  1. reCAPTCHAは、Zoho CRMのすべての有料プランで使用できます。
  2. フォームごとに、reCAPTCHAを1つのみ追加できます。
  3. reCAPTCHAの登録ドメインは、フォームの設置URLと同じにする必要があります。
  4. iframeコードを使用してフォームを設置した場合、reCAPTCHAのドメイン認証を無効にする必要があります。

規約やプライバシーポリシー等の同意確認欄の追加

フォームからのデータ入力と送信にあたって関連する規約やプライバシーポリシーなどがある場合、入力者がその内容を閲覧して同意や承諾をしたことを確認することが重要です。 

フォームに[規約/ポリシーへの同意確認]項目を使用することで、規約やプライバシーポリシーなどに対する同意や承諾を確認するためのチェックボックス(真偽値の項目)をフォームに追加できます。通常の真偽値の項目とは異なり、この項目には検証機能があります。具体的には、チェックボックスが選択されていない場合は、フォームのデータを送信できなくなります。 

プライバシーポリシー項目を挿入するには 

  1. [詳細項目]の一覧から[規約/ポリシーへの同意確認]項目を選択し、ドラッグ&ドロップでWebフォームに追加します。
  2. [規約/ポリシーへの同意確認]の編集画面で、表示するメッセージを入力します。 
    テキストにリンクを追加することもできます(例:プライバシーポリシーのページへのリンクなど)。 

必須項目の設定

重要な項目(例:名前、メールアドレス、電話番号)を必須として設定することで、情報を確実に収集できます。 

必須項目を設定するには 

  1. 必須として設定する項目にカーソルを合わせます。 
  2. 歯車(設定)アイコンをクリックします。 
  3. [項目の詳細]画面で、[必須項目にする]設定を有効にします。 
  4. [完了する]をクリックします。設定内容が保存されます。

非表示項目の設定

フォームに非表示項目(隠し項目)を追加することができます。非表示項目は、フォームの入力者に対しては表示されません。用途としては主に、入力者には表示したくないが入力された情報と関連付けて特定の情報を保存したい場合に使用します。たとえば、1つのフォームを複数のページで公開した場合、それぞれのページ名を非表示項目の初期値として設定しておくことで、どのページから送信されたのかを簡単に把握できます。 

フォームの項目を非表示に設定する(隠し項目を追加する)には 

  1. フォーム内で非表示にする項目にカーソルを合わせます。 
  2. 歯車(設定)アイコンをクリックします。 
  3. [項目の詳細]画面で、[非表示の項目にする]のチェックボックスを有効にします。 
  4. 項目の初期値を入力し、[保存する]をクリックします。

ヒントメッセージやヘルプリンクの追加

項目に関する説明を表示したい場合や、項目に入力するデータの形式を指定したい場合などに、ヒントメッセージを追加できます。たとえば、「郵便番号にはハイフンも入力してください(例:220-0012)」といったメッセージを表示できます。メッセージは、項目の隣に表示されるヒントのアイコンにカーソルを合わせたときに表示されます。また、項目の隣にリンク付きのメッセージを表示するように設定することもできます。 

項目のヒントメッセージまたはヘルプリンクを追加するには 

  1. ヒントメッセージやヘルプリンクを追加する項目にカーソルを合わせます。 
  2. 歯車(設定)アイコンをクリックします。 
  3. [項目の詳細]画面で、[ヒントメッセージを追加する]のチェックボックスを有効にします。 
  4. 条件の設定で、次のいずれかを選択します。 
    • ヘルプアイコン:アイコンにカーソルを合わせたときにメッセージを表示します(カーソルの動きに合わせて動的に表示します)。 
    • リンク:項目の隣にリンク付きのメッセージを表示します(カーソルの動きにかかわらず固定的に表示します)。 
  5. [完了する]をクリックします。

ボタン名の変更

初期設定では、  [送信する][リセットする]の2つのボタンが設定されます。必要に応じて、ボタンの表示名を変更できます。 

ボタン名を変更するには 

  1. フォーム内で名前を変更する項目にカーソルを合わせます。 
  2. 歯車(設定)アイコンをクリックします。 
  3. [項目の詳細]画面で、項目名を変更します。 
    項目名の変更内容は、フォーム内にのみ反映されます。
  4. [保存する]をクリックします。設定内容は自動的に保存されます。

フォームからの項目の削除

フォームから不要な項目を削除し、必要な項目を追加できます。 

フォームから項目を削除するには 

  1. フォーム内で削除する項目にカーソルを合わせます。 
  2. ごみ箱(削除)アイコンをクリックします。 

フォームのプレビュー

Webサイトに公開する前に、フォームの表示内容を確認できます。 

フォームをプレビューするには 

  1. フォームの作成画面で、[プレビュー]ボタンをクリックします。 
    フォームのプレビュー画面が表示され、表示内容を確認できます。 

手順2:フォームの詳細設定

  1. [フォームを設置するURL]欄に、フォームを公開するページのURLを指定します。「http://」  または「https://」から始まるURLを入力します(例:https://www.zylker.com/contact-us.html)。設置URLを指定することで、特定のURLからフォームで送信されたデータだけを有効な情報として取得するように制限し、不正なデータ送信を防止できます。URLの設定欄で[追加する]ボタンをクリックすると、複数のURLを設定できます。また、設置URLが未定の場合は、「*」を入力できます。これにより、URLを制限せず、任意のページに設置したフォームで送信されたデータをすべて取得できます(不正なデータ送信を防止するため、「*」の設定は一時的な措置とすることをお勧めします)。 

  2. フォームの[送信時の処理]としては、以下のいずれかを指定できます。
            - 指定したURLに移動する
            - お礼ページ
            - 画面に表示するメッセージ



    指定したURLに移動する
    フォームの送信ボタンがクリックされた際に、特定のWebページを表示します。表示するWebページのURLを入力します。「http://」または「https://」から始まる255文字以内のURLを指定する必要があります(例:https://www.zylker.com/thank-you.html)。

    お礼ページ
    フォームの送信ボタンがクリックされた際に、お礼ページを表示します。お礼ページに表示するメッセージの内容や書式は、要件に応じてカスタマイズできます。
    たとえば、お礼、送信完了メッセージ、今後の流れについての説明などを記載できます。 



    Notes
    メッセージの内容や書式のカスタマイズは、以下の図のように、メッセージの入力欄から可能です。


    画面に表示するメッセージ
    フォームの送信ボタンがクリックされた際に、画面上部にメッセージを表示します。 



  3. [担当者の割り当て]設定で、フォームで送信されたデータの担当者の設定方法として、次のいずれかを選択します。 
    • [ユーザーを選択する]:ドロップダウンからZoho CRM内のユーザーを選択します。フォームを使用して作成されたすべてのデータが、選択したユーザーに割り当てられます。 
    • [(タブ名)の割り当てルールを選択/作成する]:ドロップダウンから既存の割り当てルールを選択するか、新しい割り当てルールを作成します。設定した割り当てルールに基づいて、データが自動的に割り当てられます。なお、割り当て方法として順繰り(ラウンドロビン)形式を設定し、データをZoho CRM内の複数のユーザーに順番で割り当てることもできます  関連情報:割り当てルール)。
  4. [タグを追加する]欄で、既存のタグがある場合、一覧から関連するタグを選択します。  
    選択したタグが、フォームから登録されるすべてのデータに追加されます。 
  5. 必要に応じて、[ダブルオプトイン(2段階の同意確認)を有効にする]の切り替えスイッチをクリックして有効にします。 
    この設定は、フォームにメインのメールアドレスの項目([メール]項目)が追加されている場合にのみ利用できます。ダブルオプトイン(2段階の同意確認)を有効にしたフォームでデータが送信された場合、訪問者に確認メールが送信され、追加の同意確認が行われます。
  6. 必要に応じて、[(タブ名)の担当者に通知する]の切り替えスイッチをクリックして有効にします。また、通知メールの送信時に使用するメールテンプレートを選択します。組織内のユーザーに対して送信する通知メールの差出人は、「 notifications@zohocrm.com」になります。 
  7. フォームでデータを送信した訪問者に通知メールを送信する場合、[自動返信]の切り替えスイッチをクリックして有効にします。メールテンプレートの選択後、[差出人][返信先]を指定します。 
    それぞれのドロップダウンで、次のいずれかを選択できます。 
    • 自分のZohoアカウントの登録メールアドレス 
    • 組織のメールアドレス(例:代表メールアドレス、営業窓口メールアドレス) 
    • データの担当者のメールアドレス 
    • 他のユーザーのメールアドレス 
  8. [自動返信ルールを使用する]:既存の自動返信ルールからいずれかを選択して使用します。自動返信ルールを使用すると、フォームで送信された内容に応じて返信内容を切り替えることができます。 
    なお、フォームで送信されたデータが自動返信ルールの条件を満たしていない場合に、どのテンプレートを用いて自動返信を送信するかを設定することも可能です。
  9. [共通のテンプレートを使用する]:フォームの送信者(見込み客、連絡先など)すべてに対して共通的に送信するテンプレートを選択します。 

  10. 必要に応じて、[訪問者の追跡]の切り替えスイッチをクリックして有効にし、ドロップダウンからポータル名を選択します。この機能を有効にすると、フォームに訪問者の追跡用コードが自動的に追加され、その後のWebサイトへのアクセス状況を追跡できます(ただし、Webフォームの設置にソース埋め込み形式のコードを使用している場合のみ)。 
     
    • 埋め込み設定iframe形式のコードを選択した場合、Webページ内のiframeコードと一緒に、訪問者の追跡用コードを手動で追加する必要があります。なお、iframe形式のコードの場合、訪問者の追跡用コードは、フォームのコードには自動的に追加されません。ソース埋め込み形式のコードの場合、訪問者の追跡用コードは自動的に追加されます。 
      訪問者の追跡用の埋め込みコードは、[設定][チャネル][チャット]の順に移動し、[訪問者の追跡]ページでコピーできます。
    • 訪問者の追跡機能を有効にしていない場合、まずポータルを作成するように求められます。 
  11. フォームで送信されたデータをZoho CRMに登録する前に、承認を必須にする場合は、[登録の承認]の切り替えスイッチをクリックして、有効にします。関連情報:データの承認)。 


    なお、データの登録を承認できるのは、該当のタブのWebフォームの承認権限を持つユーザーです。
  12. フォーム編集画面下部で[フォーム名をフォームの件名として含める]設定を無効にすると、Webフォーム画面でフォーム名を非表示にできます。
  13. [保存する]をクリックします。 
Notes
メモ: 
  1. [フォームを設定するURL]に追加可能なURL数の上限は、利用中のZoho CRMのプランに応じて異なります。
    ・スタンダードプラン、プロフェッショナルプラン:5件
    ・エンタープライズプラン:10件
    ・アルティメットプラン:20件
    ・開発者プラン:5件
  2. [登録の承認」の設定を有効にすると、フォームから送信されたデータをZoho CRMに登録する前に、内容を確認できます。内容を精査し、正式な登録を承認するかどうかを判断することが可能です。この設定が無効になっている場合、フォームで作成されたすべてのデータが直接、該当のタブに追加されます。 
  3. 設置URLと、実際にフォームが公開されているページのURLが一致しない場合、情報は取得されません。また、設置URLが未定の場合は、「*」を入力することで、任意のドメインからのデータを追加できるように設定することも可能です。ただし、この方法を用いたフォームは不正に利用されるおそれがあるため、一時的な措置とすることをお勧めします。 

手順3:Webフォームの公開

作成したWebフォームは以下の形式で公開できます。
  1. ソースコード
  2. 埋め込み
  3. iframe
  4. リンク
  5. QRコード

フォームのコードの生成

3種類の形式(  ソース埋め込みiframe)で、フォームのコードを生成できます。コードは、WordPress、Facebook、Google サイト、Joomlaなどの外部サービスのWebサイトでも利用できます。なお、埋め込みとiframeのコードは有料プランでのみ取得できます。 

フォームのコードを設置するには 

  1. ドロップダウンから、ソース埋め込みiframeのいずれかを選択します。
  2. フォームのコードをコピーして、配置するWebサイトに貼り付けます。 
  3. [完了する]をクリックします。 
Notes
メモ: 
  1. 不正なプログラム(ボット等)による自動入力を防止するには、作成したWebフォーム(HTMLファイル)を有効なWebサーバーで公開する必要があります。 
  2. サーバー上にはないローカルのコンピューターからフォームを送信しても、Webフォームは適切に機能しません(Zoho CRMにデータは登録されません)。 
  3. フォームのHTMLコードには、システムで使用するための非表示の項目のタグが含まれています。これら非表示の項目のタグを削除すると、フォームは機能しなくなりますのでご注意ください。フォームのコードから削除すると問題が発生するタグの例は、次のとおりです。
    <input type="hidden" name="xnQsjsdp" value="" /> <input type="hidden" name="xmIwtLD" value="" /> <input type="hidden" name="actionType" value="" /> 

リンク形式

リンク形式を選択すると、メールやソーシャルメディアなど、さまざまなチャネル(経路)を通じて、WebフォームのリンクURLを手軽に共有できます。Webフォームに簡単に誘導でき、また顧客とのコミュニケーションの活性化にも役立ちます。

たとえば、あるサービスに対する顧客の意見や要望を把握するために、アンケートを実施するとします。この場合、メール内にWebフォームのリンクURLを挿入して配信することで、メールを通じてアンケートを周知し、回答を依頼できます。 

WebフォームのリンクURLを取得するには 
  1. [公開方法]のドロップダウンで[リンク]を選択します。
  2. URLをコピーして、メールの本文やソーシャルメディアの投稿欄など、リンクを挿入したい場所に貼り付けます。 
  3. [完了する]をクリックします。
    Notes
    フォームの設置URLによる制限は、リンクを通じてWebフォームに直接アクセスした場合には適用されません。
InfoWebフォームをリンク形式で公開できるのは、有料プランまたは開発者向けプランを利用している場合のみです。

QRコード形式

WebフォームをQRコード形式で公開すると、さまざまな場所からスマートフォンなどを通じて、Webフォームに手軽にアクセスしてもらうことが可能です。

たとえば、イベントの展示物や配布資料などにQRコードを印刷しておくことで、来場者に対してQRコードの読み取りを依頼し、その場でWebフォームにアクセスしてもらうことができます。これにより、イベントと連携した形で効果的にWebフォームを活用することが可能です。

WebフォームのQRコードを取得するには 
  1. [公開方法]のドロップダウンで[QRコード]を選択します。
  2. [画像形式でダウンロードする]をクリックすると、QRコードの画像をダウンロードできます。ダウンロードしたQRコードは、展示物や配布物などに印刷して利用できます。



  3. [完了する]をクリックします。
Info
WebフォームをQRコード形式で公開できるのは、エンタープライズプラン以上のプランを利用している場合のみです。

ダブルオプトイン(2段階の同意確認)の有効化

ダブルオプトイン(2段階の同意確認)は、自社からの情報配信についてフォーム送信者からの同意を2段階で確認する方法です。これにより、同意をより確実に確認し、適切なデータのみが登録されるようにできます。また、不正な登録(スパム)も防ぐことができます。Zoho CRMのWebフォームでは、設定によりダブルオプトイン(2段階の同意確認)の手順を有効にすることができます。有効にすると、フォームから送信されたデータはZoho CRMにすぐには登録されず、フォーム送信者による追加の確認(メールによる認証)が完了してから正式に登録されるようになります。  

ダブルオプトイン(2段階の同意確認)の手順は、次のとおりです。 

  1. Webサイトの訪問者が、フォームにメールアドレスとその他の詳細情報を入力し、送信します。 
  2. 訪問者が入力したメールアドレス宛に確認メールが送信されます。訪問者はメール内のリンクをクリックして、確認する必要があります。 

フォームでダブルオプトイン(2段階の同意確認)を有効にするには 

  1. [設定][チャネル][Webフォーム]の順に移動します。 
  2. Webフォームの一覧ページで、ドロップダウンからタブを選択します。 
    選択したタブの既存のWebフォームが一覧表示されます。
  3. [新しいフォーム]をクリックするか、既存のフォームからいずれかを選択します。 
  4. フォームの作成画面で、必要な項目を追加/変更し、[次へ]をクリックします。 
  5. フォームの詳細設定画面で、[ダブルオプトイン(2段階の同意確認)を有効にする]の切り替えスイッチをクリックして有効にします。 
    この設定は、フォームにメインのメールアドレスの項目([メール]の項目)が追加されている場合にのみ利用できます。ダブルオプトイン(2段階の同意確認)を有効にしたフォームでデータが送信された場合、訪問者に追加の確認(認証)のためのメールが送信されます。
  6. [保存する]をクリックします。 
  7. 作成されたフォームのコードを、設置先のページのHTMLコード内に貼り付けて公開します。 
Notes
[送信時の処理]の設定で[画面に表示するメッセージ]を指定している場合、[ダブルオプトイン(2段階の同意確認)を有効にする]の設定を有効にすることはできません。

Webフォームの複製

既存のフォームと同じような内容で別のフォームを作成する場合、一から作成する代わりに、既存のフォームを複製できます。複製できるのは、同じタブ内でのみです(あるタブのフォームを別のタブのフォームとして複製することはできません)。複製したうえで、レイアウトを変更することは可能です。
なお、複製元のフォーム内にあった項目が、複製先のフォームのレイアウト(複製時に選択したレイアウト)に含まれていない場合、注意メッセージが表示されます。その場合に複製の処理を続けるには、タブのカスタマイズ設定で、該当のレイアウトに必要な項目を作成する必要があります。   

Webフォームを複製するには
  1. 一覧から、対象のWebフォームにカーソルを合わせ、[…](その他の操作)アイコンをクリックします。
  2. [複製する]をクリックします。

  3. フォーム名を入力し、ドロップダウンから対象のレイアウトを選択します。
    (タブの変更はできません)
  4. フォームの作成画面で、項目の追加や削除など、必要な変更を行います。
  5. [プレビュー]をクリックし、フォームの表示内容を確認します。
  6. [次へ]をクリックし、詳細を設定して、[保存する]をクリックします。
  7. [埋め込み設定]画面で、いずれかのコード形式(ソース/埋め込み/iframe)を選択します。
  8. [コードをコピーする]リンクをクリックし、公開先のページに貼り付けて設置します。[完了する]をクリックし、複製したフォームの設定を保存します。

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