営業時間の管理

営業時間の管理

営業時間は組織の業務時間を表し、通常は会社の所在地に基づきます。ただし、組織のオフィスが複数の国にある場合、本社の営業時間を適用すると、別のタイムゾーンのオフィスに適さない可能性があります。これに対処するため、Zoho CRMではタイムゾーンごとにシフト時間を作成できます。

たとえば、あなたの所属組織はアメリカを拠点としており、営業時間が米国のタイムゾーンの午前9時から午後5時だとします。この会社が、ヨーロッパ、日本、インドなどの他国でもサービスを展開している場合、該当するタイムゾーンでシフト時間を作成できます。同様に、組織内の従業員が異なるタイミング(午後シフト、午前シフト)で勤務している場合、それぞれの勤務時間のシフトを作成できます。さまざまな場所の休日リストを作成し、シフトに関連付けることもできます。




利用条件  

必要な権限 
管理者権限を持つユーザーがアクセスできます。 

営業時間の設定

営業時間を使用して、組織の勤務時間を設定できます。組織の勤務時間に応じて、24時間/週7日、または24時間/週5日を営業時間として選択できます。また、組織が毎日異なるタイミングや週末勤務に対応している場合は、要件に合わせて営業時間をカスタマイズできます。

営業時間を設定するには

  1. [設定] > [組織情報] > [営業時間] に移動します。
  2. [営業時間] ページで、 [営業時間の作成] をクリックします。
  3. 次の一覧から [営業時間] を選択します。
    a) 24時間*7日間 - 24時間/週7日稼働している場合は、このオプションを選択します。
    b) 24時間*5日間 - 24時間/週5日稼働している場合は、このオプションを選択します。



    c)カスタム時間 - 営業日や営業時間をカスタマイズする場合は、このオプションを選択します。 
    • 毎日同じ時間 - 組織の営業時間が毎日同じ場合はこのオプションを選択し、一覧から時間帯を選択します。 
    • 毎日異なる時間 - 組織の営業時間が日により異なる場合はこのオプションを選択し、一覧から時間帯を選択します。



  4. [保存] をクリックします。 
メモ 
  • 営業時間をカスタマイズする場合、 [毎日同じ時間] [毎日異なる時間] の両方で、24時間を営業時間として選択できます。
  • 営業時間を設定する際に、組織の週が始まる曜日を選択できます。選択した日に基づき、 レポート スマートフィルター 条件 で使用する来週、今週、先週のデータが実行されます。
      

シフトの作成とユーザーへの割り当て

異なるタイムゾーンまたは時間帯で勤務するユーザーのシフトを作成できます。たとえば、アメリカを拠点とするクライアントに対応するユーザーには、アメリカのタイムゾーンでシフトを作成して割り当てることができます。また、事業の緊急性に応じて、ユーザーのシフトを別のシフトに移動することもできます。ユーザーを移動する場合、すぐに移動するか、後で移動するかを選択できます。後日の移動を予約した場合、6か月以内の任意の日付を選択できます。

A) シフトを作成するには 

  1. [設定] > [組織情報] > [営業時間] に移動します。
  2. [シフト時間の作成] をクリックします。
  3. [シフト時間の作成] ページで、 [シフト名] を入力します。
  4. 一覧からタイムゾーンを選択します。
  5. シフト時間では、次のいずれかを選択します。
    a) 毎日同じ時間 - シフト時間が毎日同じ場合はこのオプションを選択し、一覧から時間帯を選んでください。
    b) 毎日異なる時間 - シフト時間が日により異なる場合はこのオプションを選択し、一覧から時間帯を選んでください。
  6. [保存] をクリックします。

B) シフトを割り当てるには

  1. 作成したシフトを編集します。
  2. 担当] 一覧から、ユーザーを選択します。
  3. [完了] をクリックしてから [保存] をクリックします。 
メモ 
  • 組織内で、最大30個のシフトを作成できます。
  • 組織の営業時間を編集したことで、シフトの時間帯が営業時間に当てはまらなくなった場合、シフト時間を編集するよう通知が表示されます。

休憩時間の追加

シフトごとに休憩時間を追加できるため、シフト中でユーザーが対応できない時間を確認できます。これは、ユーザーの稼働状況に応じて予定を計画するうえで役立ちます。また、休憩時間中に該当する予定が作成されると、ユーザーが対応不可なことの通知が表示されます。

シフト時間と同様に、1週間の中で毎日同じ休憩時間にするか、異なる休憩時間にするかを選択できます。休憩時間を設定する前に、次の重要な点について確認します。

  • 1つのシフトに最大2回の休憩時間を設定できます。
  • 休憩時間は、シフト時間と整合させる必要があります。

休憩時間を追加するには

  1. シフト時間を設定してから、 [休憩時間] に移動します。



  2. 一覧から、 [毎日同じ時間] または [毎日異なる時間] を選択します。



  3. 一覧から時間を選択します。
  4. [完了] [保存] をクリックします。 

休日の一覧の作成

Zoho CRMでは、場所ごとに休日の一覧を作成できます。ある時点で、1年につき、シフトごとに1つの休日の一覧を関連付けることができます。今年と翌年の休日の一覧を作成できます。

A) 休日の一覧を作成するには

  1. [設定] > [組織情報] > [休日] に移動します。
  2. [休日の詳細] ページで、 [休日の一覧の作成] をクリックします。
  3. [シフトに適用] で、一覧からシフトを選択します。
    (シフトが作成されていなければ、このオプションは表示されません)。
  4. 一覧から [年] を選択します。
  5. [祝日名] を入力し、カレンダーから 日付 を選択します。
    (休日を追加するには、[プラス]アイコンをクリックします)。
  6. [保存] をクリックします。


メモ 
  1. シフトを作成する前に休日の一覧を作成した場合、その後に作成するシフトすべてに、標準でその休日の一覧が適用されます。

B) 休日リストを編集するには 

  1. [休日の詳細] ページで、休日リストを選択します。
  2. [一覧の編集] をクリックします。
  3. 休日を追加/削除するか、既存の休日の詳細を編集します。
  4. [保存] をクリックします。



カレンダーで対応不可に設定

Zoho CRMカレンダーでは、特定の時刻を対応不可に設定できます。これにより、その時刻に予定が作成されると、対応できないことが通知されます。

対応不可に設定するには 

  1. 上部パネルの [カレンダー] アイコンをクリックします。
  2. [日付] > [作成] を選択します。
    または、特定の日付を右クリックします。
  3. [対応不可に設定] を選択します。
  4. ポップアップで、 日付と時間 を選択します。
  5. 必要に応じて [コメント] を入力します。
  6. [保存] をクリックします。


メモ 
  1. 他の経路(Googleカレンダーの同期)から非公開の予定をインポートすると、CRMのカレンダーには「対応不可」の予定として作成されます。

営業時間が他のCRM機能に与える影響

予定の割り当て

ユーザーの対応可否の状況に基づき予定を割り当てることができます。対応不可な日または非稼働日に設定されている日に予定を割り当てると、別の日に変更するよう通知が表示されます。予定を別の日に変更するか、ユーザーの対応可否にかかわらず割り当てることができます。 



予定の繰り返しの期限の設定

組織において、定期的に繰り返される予定がある場合、週末/祝日/休業日をスキップできます。毎日繰り返す予定の場合、週末と祝日をスキップできます。毎月または毎年繰り返す予定の場合、ユーザーの休業日に繰り返さないよう設定できます。

予定を繰り返すには

  1. 一覧で [繰り返しの種類] を選択し、次の手順を実行します: 
    a)毎日 - [週末と祝日を除く] をクリックします。
    b)カスタム - 一覧で [毎月] / [毎年] を選択します。
    c) [選択した日が休業日の場合は翌営業日に予定を変更する] のチェックボックスをオンにします。
  2. [完了] をクリックします。



タスクの繰り返しの期限の設定

毎日繰り返すタスクの場合、週末と休日をスキップできます。同様に毎年または毎月繰り返すタスクの場合、ユーザーの休業日をスキップできます。

タスクを繰り返すには

  1. 一覧で [繰り返しの種類] を選択し、次の手順を実行します:
    a)毎日 - [週末と祝日を除く] をクリックします。
    b)カスタム - 一覧で [毎月] / [毎年] を選択します。
    c) [選択した日が休業日の場合は翌営業日に期日を変更する] をクリックします。
  2. [完了] をクリックします。



ワークフローのルール

日付/日時の項目の値を基準にした実行

ユーザーの休業日をスキップするために、「n」営業日/時間の後または前に実行するよう、ワークフローのルールを設定できます。

日時を選択するには

  1. [ワークフローのルール] で、 [ルールの条件] > [このルールをいつ実行しますか?] を選択します。
  2. [特定の日付/時刻] を選択します。
  3. [実行]で、 [日数/時間数] を入力します。
  4. 一覧で [営業時間] / [営業日] を選択します。
  5. [次へ] をクリックします。


     

すぐに実行する処理

タスクをすぐに実行する処理として作成する場合、休業日をスキップするよう期日を選択できます。

休業日をスキップするには

  1. [すぐに実行する処理] [タスク] を選択します。
  2. [タスクの割り当て] ポップアップで、一覧から [営業日] を選択します。



スケジュール処理 

スケジュール処理では、「n」営業日/時間の後に実行するよう設定し、ユーザーの休業日をスキップできます。

休業日をスキップするには

  1. [スケジュール処理] をクリックします。
  2. [実行] に日数を入力します。
  3. 一覧から [営業時間] / [営業日] を選択します。 



ブループリントの移行のタスク

ブループリントの移行のタスクを設定する場合、ユーザーの休業日をスキップして、ユーザーが対応可能なときに期限が予約されるよう設定できます。

タスクの期限を設定するには

  1. [ブループリントの移行] で、 [後] をクリックします。
  2. [タスク] を選択し、 [期限] に日数を入力します。
  3. 一覧から [営業日] を選択します。
  4. [保存] をクリックします。



関連情報



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