営業時間の管理

営業時間の管理



「営業時間」として組織の業務時間を設定できます。通常、営業時間は組織の所在地のタイムゾーンに基づいて設定されます。ただし、組織の拠点が複数の国や地域にある場合、本社の営業時間を組織全体に適用すると、本社以外の拠点のタイムゾーンに合わない可能性があります。これを避けるために、Zoho CRMではタイムゾーンごとにシフト時間を作成できます。

たとえば、米国に本社のある組織の営業時間が、米国のタイムゾーンの午前9時~午後5時であるとします。さらに、この組織が事業を拡大して、ヨーロッパ、日本、インドなどにも拠点を作り、各国のタイムゾーンで業務を行う場合には、それぞれのタイムゾーンについてシフト時間を作成できます。同様に、組織内のユーザーが異なる時間帯(午前シフト、午後シフトなど)で勤務している場合、それぞれの勤務時間についてシフト時間を作成できます。また、さまざまな場所ごとに休日リストを作成し、シフト時間に関連付けることもできます。

利用条件
必要な権限
管理者権限を持つユーザーが営業時間を設定できます。

営業時間の設定

営業時間を使用して、組織の業務時間を設定できます。組織の業務時間に応じて、24時間x週7日、24時間x週5日のいずれかを選択するか、個別に指定して、営業時間を設定できます。また、曜日ごとに業務時間が異なる場合は、要件に合わせて営業時間をカスタマイズできます。

営業時間を設定するには

  1. [設定][一般][組織情報][営業時間]の順に移動します。
  2. [営業時間]ページで[営業時間を作成する]をクリックします。
  3. 次の一覧から、[営業時間]を選択します:
    a)24時間x週7日:組織が週7日(毎日)、1日24時間営業している場合。
    b)週5日組織が24時間x週5日(例:平日のみ)、1日24時間営業している場合。

    c)個別指定:組織の要件に合わせて、営業日や営業時間をカスタマイズできます。
    • 毎日同じ時間:組織の営業時間が毎日同じ場合はこちらを選択して、一覧から時間帯を選択できます。
    • 曜日ごとに異なる時間:組織の営業時間が曜日に応じて異なる場合はこちらを選択して、曜日ごとに一覧から時間帯を選択できます。
  4. [保存する]をクリックします。
メモ
  • 営業時間をカスタマイズする場合、[毎日同じ時間]と[曜日ごとに異なる時間]のどちらの場合でも、[24時間]を営業時間として選択できます。
  • 営業時間を設定する際に、組織において週の開始日とする曜日を選択できます。こちらで選択した曜日に基づき、レポート、フィルター、条件で使用する[来週]、[今週]、[先週]のデータ期間が設定されます。
       

シフトの作成とユーザーへの割り当て

異なるタイムゾーンまたは時間帯で業務を行うユーザーのシフトを作成できます。たとえば、米国の顧客に対応するユーザーには、米国のタイムゾーンのシフトを作成して割り当てることができます。また、必要に応じて、ユーザーのシフトを別のシフトに変更することも可能です。その場合、ユーザーに別のシフトをすぐに適用するか、後日適用するかを選択できます。後日適用する場合は、6か月以内の任意の日付を選択して予約できます。

A)シフトを作成するには

  1. [設定]→[一般]→[組織情報]→[営業時間]の順に移動します。
  2. [シフト時間を作成する]をクリックします。
  3. シフト時間の作成ページで、[シフト名]を入力します。
  4. 一覧からタイムゾーンを選択します。
  5. [シフト時間]で、次のいずれかを選択します:
    a)毎日同じ時間:組織のシフト時間が毎日同じ場合はこちらを選択し、一覧から時間帯を選択できます。
    b)曜日ごとに異なる時間:組織の営業時間が曜日に応じて異なる場合はこちらを選択し、曜日ごとに一覧から時間帯を選択できます。
  6. [保存する]をクリックします。

B)シフトを割り当てるには

  1. 作成したシフトをクリックして、詳細を表示します。
  2. [割り当て対象]で、[ユーザーを追加する]をクリックしてユーザーを選択し、[割り当てる]をクリックします。
  3. [変更の適用タイミング]で[今すぐ]または[後日]を選択し、[完了する]をクリックします。
メモ
  • 組織内で、最大30件のシフトを作成できます。
  • 組織の営業時間を編集したことで、シフト時間が営業時間から外れた場合、シフト時間を変更するように通知が表示されます。

休憩時間の追加

シフトごとに休憩時間を追加できます。これにより、シフト中でユーザーが対応できない時間を確認できます。これは、ユーザーの勤務時間に応じて予定を調整するのに役立ちます。また、休憩時間に該当する時間帯に予定を作成しようとすると、ユーザーの休憩時間であることが通知されます。

シフト時間の設定と同様に、毎日同じ休憩時間にするか、曜日ごとに異なる休憩時間にするかを選択できます。休憩時間の設定にあたっては、次の点にご注意ください:

  • 1つのシフトに最大2回の休憩時間を設定できます。
  • 休憩時間は、シフト時間と整合させる必要があります。

休憩時間を追加するには

  1. シフト時間を設定した後、編集画面の下部にある[休憩時間]に移動します。
       
  2. 一覧から、[毎日同じ時間]または[曜日ごとに異なる時間]を選択します。
       
  3. 一覧から時間を選択します。
  4. [保存する]をクリックします。

休日リストの作成

Zoho CRMでは、国や地域に応じた年間の休日の一覧を作成できます。休日リストは、今年と来年の分を作成することが可能です。


組織の休日

組織内のすべてのユーザーに適用する、組織の休日を設定できます。たとえば、日本、米国、インドなどのさまざまなシフトで勤務するユーザーがいる場合でも、シフトに関係なく、ユーザー全員に対して組織の休日が適用されます。 

シフトの休日 
特定のシフトのユーザーに適用する、シフトの休日を設定できます。たとえば、米国のシフトで勤務するユーザーに対して、米国の休日リストを適用することが可能です。つまり、シフトごとに休日リストを作成できますが、1件のシフトに対して関連付けることができる休日リストは、1件のみです。

A)組織の休日とシフトの休日を作成するには
  1. [設定]→[組織情報]→[休日]に移動します。
  2. [休日の詳細]ページで、[休日リストを作成する]をクリックします。
  3. [年を選択]で、一覧から対象の年を選択します。
  4. [適用対象]で、一覧からシフトを選択します(シフトを作成していない場合、シフトの選択肢は表示されません)。 
  5. [休日リスト]の設定で、[休日名]を入力し、カレンダーから日付を選択します。
  6. [+]アイコンをクリックすると、さらに休日を追加できます。
  7. [保存する]をクリックします。



B)休日リストを編集するには

  1. 休日の詳細ページで、休日リストの右上にある[編集する]ボタンをクリックします。
  2. 休日を追加/削除するか、既存の休日の詳細を編集します。
  3. 必要に応じて、[適用対象] の一覧で、別のシフトを選択します。
  4. [保存する]をクリックします。



C)休日リストを複製するには
  1. [休日の詳細]ページで、休日リストの右上にある[複製する]ボタンをクリックします。
  2. 休日を追加/削除するか、既存の休日の詳細を編集します。
  3. 必要に応じて、[年を選択][適用対象]の一覧の選択を変更します。
  4. [保存する]をクリックします。



カレンダーでの対応不可の設定

Zoho CRMカレンダーでは、特定の時間帯を対応不可に設定できます。これにより、その時間帯に予定を作成しようとすると、ユーザーが対応不可であることが通知されます(組織の休日やシフトの休日を作成した場合も、該当の日付に予定を作成しようとすると、ユーザーの休日であることが通知されます)。

対応不可に設定するには

  1. 画面右上のカレンダーアイコンをクリックします。
  2. 日付を選択し、[作成する]ボタンをクリックします。
    または、[日]/[週]/[月]の表示方法をクリックしてカレンダーの詳細ページを表示し、特定の日付を右クリックします。
  3. メニューから[対応不可に設定する]を選択します。
  4. 表示された設定画面で、日付と時間を選択します。
  5. 必要に応じて、[コメント]を入力します。
  6. [保存する]をクリックします。

メモ
他のカレンダー(Googleカレンダーの同期)から非公開の予定をインポートすると、CRMのカレンダーには「対応不可」の予定として作成されます。

営業時間、組織の休日、シフトの休日の設定内容の他の機能への適用

営業時間、シフト時間、休日、ユーザーの対応不可の設定は、CRM全体に適用されます。したがって、日付や時間に基づく機能のすべてに影響があります。影響のある機能は、次のとおりです。

予定の割り当て

対応可否の状況に基づいて、ユーザーに予定を割り当てることができます。ユーザーの対応不可または休日に設定されている日に予定を割り当てると、別の日に変更するよう通知が表示されます。予定を別の日に変更するか、ユーザーの対応可否にかかわらず割り当てることができます。 



予定の繰り返しの設定

定期的に繰り返す予定を作成する際に、週末や休日をスキップするように設定できます。毎日繰り返す予定の場合、週末と祝日をスキップできます。月単位または年単位で繰り返す予定の場合、ユーザーの休日を避けて次の業務日に作成するように設定できます。

繰り返しの予定で休日をスキップするには

  1. 予定の[繰り返し]設定の画面で、[繰り返しの種類]の一覧をクリックし、次のいずれかを設定します:
    a)毎日:[週末と休日を除く]のチェックボックスを選択します。
    b)カスタム:[頻度]の一覧で[毎月]または[毎年]を選択し、[繰り返し頻度]に繰り返す単位を数字で設定します。
    c)[選択した日が営業日ではない場合、予定を翌営業日に再設定する]のチェックボックスを選択します。
  2. [完了する]をクリックします。



タスクの繰り返しの設定

毎日繰り返すタスクの場合、週末と休日をスキップできます。同様に毎年または毎月繰り返すタスクの場合、ユーザーの休日をスキップできます。

繰り返しのタスクで休日をスキップするには

  1. 予定の[繰り返し]設定の画面で、[繰り返しの種類]の一覧をクリックし、次のいずれかを設定します:
    a)毎日:[週末と休日を除く]のチェックボックスを選択します。
    b)カスタム:[繰り返しの種類]の一覧で[毎月]または[毎年]を選択します。
    c)[選択した日が営業日でない場合、期限を翌営業日に設定する]のチェックボックスを選択します。
  2. [完了する]をクリックします。

ワークフロールール

日付/日時に基づく自動処理

対象のユーザーが休日のときにはワークフローの処理を実行しないように、営業日/営業時間をもとに実行タイミングを指定できます。一定の営業日数/営業時間数が経過した後に実行するよう設定することが可能です。

日時を選択するには

  1. [ワークフロールール]の詳細画面で、ルールの[日時]→[このルールをいつ実行しますか?]の順に開きます。
  2. [指定した日時]を選択します。
  3. [実行日]や[実行時刻]で、営業日数や時刻を指定します。
  4. [次へ]をクリックします。



すぐに実行する処理

タスクをすぐに実行する処理として作成する場合、休日をスキップするよう期日を選択できます。

休日をスキップするには

  1. [すぐに実行する処理][タスク]を選択します。
  2. [タスクの割り当て]画面で、タスクの[期限]の一覧から[営業日]を選択します。



時間基準の処理

時間基準の処理では、対象のユーザーが休日のときにはワークフローの処理を実行しないように、営業日/営業時間をもとに実行タイミングを指定できます。一定の営業日数/営業時間数が経過した後に実行するよう設定することが可能です。

休日をスキップするには

  1. [時間基準の処理]をクリックします。
  2. [実行タイミング]に時間数または日数を入力します。
  3. 一覧から[営業時間]または[営業日]を選択します。 


ブループリントの遷移のタスク

ブループリントの遷移のタスクを設定する際に、ユーザーの休日をスキップして、ユーザーが対応可能なときに期限を設定できます。

休日をスキップするには

  1. ブループリントの[遷移]の画面で、[遷移後]タブをクリックします。
  2. [タスク]を選択し、[期限]に日数を入力します。
  3. 一覧から[営業日]を選択します。
  4. [完了する]をクリックします。



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