承認プロセスの追加

承認プロセスの追加

各承認プロセスは、プロセスを定義するルールに関連付けられます。ルールの条件、承認の権限、承認または却下時に実行すべき処理を設定する必要があります。発注書請求書の割引プロジェクト予算用の承認プロセスを作成できます。

承認プロセスを追加するには

  1. [設定] > [自動化] > [承認プロセス] に移動します。
  2. [承認プロセスのリスト] ページで、 [承認プロセスの追加] をクリックします。          
  3. [新しい承認プロセス] ページで、次の手順を実行します:                
    • 承認プロセスを適用する [タブ] を選択します。
    • 承認プロセスの [名前] [詳細情報] を指定します。


    • 承認プロセスを実行する基準として、以下のいずれかのオプションを選択します:
      • データの作成:データが作成されると、承認プロセスが実行されます。 
      • データの編集:データが編集されると、承認プロセスが実行されます。 
  4. [このプロセスにルールを追加] をクリックします。
  5. [ルールの条件]を指定します。条件を満たすデータに対して、承認プロセスを適用できるようになります。
    条件は必ず追加する必要があります。必要に応じて、条件パターンを手動で編集できます。



  6. [承認者] で、ドロップダウンリストから [ユーザー] [役職] [グループ] [レベル] のいずれかを選択します。
    [レベル]は、組織の役職階層で定義されているレベルの数に基づいて、選択肢が表示されます。レベルを選択すると、役職階層内におけるデータの担当者のレベルに基づいて、そのデータに承認権限が適用されます。たとえば、データの担当者であるユーザーには3つの上位役職があり、承認プロセスでは2段階の承認が必要です。この場合、データは直属の2つの上位役職のユーザーから、それぞれ承認を得る必要があります。 
    メモ
    • データの担当者が承認者として選択されている場合、データが変更または編集された時に、データの担当者は通知を受け取ります。
    • データの担当者のCRMアカウントが無効になっているか削除されている場合、データは自動的に承認されます。
    • データの担当者以外のユーザーにデータが編集された場合、承認条件を満たすため、データの担当者の承認を得るまでデータはロックされます。


  7. 承認が必要なユーザーをさらに追加するには、[追加]アイコンをクリックします。承認用に複数のエントリーを追加すると、次のオプションが表示されます:
    • 誰でも:いずれかのメンバーから承認を得る場合、このオプションを選択します。



    • すべてのユーザー:すべてのメンバーから承認を得る場合、このオプションを選択します。複数の承認は、[同時]または[連続]に設定できます。 
    • 連続 - すべてのユーザーが順番に承認する必要があります。最初のユーザーが承認しなければ、2番目のユーザーは承認できません。 
      リストの最初に表示されたユーザーが、最初にデータを承認するユーザーとなり、その後に次のユーザーが承認し、その後も順番に承認されます。


    • 同時 - すべてのユーザーが承認する必要があります。ユーザーは、同時に承認できます。承認の順序は決まっていません。



  8. 承認のために送信するときに、承認者に割り当てるタスクを作成、または関連付けることができます。

  9. タスクの追加、項目の更新、メール通知の送信、Web通知の呼び出し、カスタム関数などの [承認時の処理] を指定します。
  10. 項目の更新、メールメール通知の送信、Web通知の呼び出し、カスタムカスタム関数などの [却下時の処理] を指定します。
  11. [完了] をクリックして、 [保存] をクリックします。 
メモ 
  • 1件の承認プロセスに対して、複数のルールエントリーを作成できます。ルールエントリーは、優先度に基づいて並べ替えてください。データに一致する最初のルールエントリーがデータに適用されます。
  • タブごとに、最大10件の承認プロセスを有効にできます。承認プロセスごとに、最大5件のルールエントリーを追加できます。
  • [承認者] で、10件のエントリーを選択できます。[ユーザー]、[役職]、[グループ]、[レベル]のいずれかを選択できます。ユーザーが1人も関連付けられていない役職を選択すると、そのデータはそのレベルで承認されているものとして自動的に設定されます。
      
  • 承認権限として役職が選択されると、その役職のマネージャーがデータを承認できます。役職にマネージャーが割り当てられていない場合、その役職に一覧されている最初のユーザーがデータを承認できます。グループの場合も同様です。グループに一覧されている最初のユーザーがデータを承認する必要があります。
  • 管理者権限を持つユーザーは、組織内の承認待ちデータをすべて表示できます。管理者は、いつでもデータを承認/却下できます。
      
  • 承認や却下に対して、一連の処理を作成できます。この処理には、メール通知の送信、項目の更新、タスクの割り当て、Web通知の呼び出し、カスタム関数の呼び出しが含まれます。
  • データが承認待ちの場合、 [変換]、[削除] [編集] オプションは無効になります。データは [承認待ち] として設定され、 [処理] オプション([承認]、[委任]、または[却下])がデータの詳細ページに表示されます。



  • ロックされているデータは、リストビューで表示できます。



  • いくつかの承認待ちデータがある状況で承認プロセスが変更された場合、すでに承認されたデータには、プロセスの変更内容とその処理は適用されません。
  • 承認プロセスに基づく承認待ちのデータが存在する場合、その承認プロセスは削除できませんが、必要に応じて無効にできます。
  • データが複数のルールエントリーを満たしている場合、指定された承認プロセスで最初に一致するルールエントリーに基づき、承認を得るためにそのデータが送信されます。
  • 却下されたデータは、承認を得るためにデータの詳細ページから再び送信できます。



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