承認プロセスの追加

承認プロセスの追加

新しい承認プロセスを追加する際には、承認プロセスの対象タブ、承認プロセス名、実行タイミングを設定した後、ルールを設定して関連付けます。ルールの設定では、適用条件、承認者、承認/却下時の処理を指定する必要があります。たとえば、発注書の承認商品価格の割引の承認プロジェクトの予算の承認などのプロセスを追加できます。

承認プロセスを追加するには

  1. [設定][プロセス管理][承認プロセス]の順に移動します。
  2. 承認プロセスの一覧ページで、右上にある[承認プロセスを追加する]をクリックします。
  3. 新しい承認プロセスの設定画面で、次の手順を実行します。
    • 承認プロセスを適用するタブを選択します。
    • 承認プロセスの名前を入力します。必要に応じて、詳細情報(説明、概要)も入力します。
    • 承認プロセスの実行タイミングとして、次のいずれかを選択します。
      • データの作成:データの作成時に、承認プロセスが実行されます。
      • データの編集:データの編集時に、承認プロセスが実行されます。
  4. 下部の[このプロセスにルールを追加する]をクリックします。
  5. ルールを適用するデータの条件を設定します。設定した条件を満たすデータに対して、承認プロセスが適用されます。
    条件は必ず設定する必要があります。なお、複数の条件を追加した場合、下部に条件パターンが表示されます。必要に応じて、条件パターンを手動で編集できます。

  6. [承認者]の設定で、ドロップダウンから[ユーザー][役職][グループ][段階][マネージャー][担当者]のいずれかを選択します。
    [段階]を選択した場合、役職による階層の設定内容に基づいて、段階の数の選択肢が表示されます。段階の数を選択することで、何段階上までの上司を承認者とするかを指定できます。たとえば、データの担当者の上位に3段階の役職がある場合に、承認プロセスで2段階上までの上司による承認を必要とするよう設定できます。この場合、2段階上までの上司(上位の役職のユーザー)から、承認を得る必要があります。
    メモ:
    ・データの担当者を承認者として選択した場合、担当者以外のユーザーがデータを修正した際に、担当者に通知メールが送信されます。 
    ・データの担当者が組織アカウントで無効になった/削除された場合、データは自動的に承認されます。
    ・データの担当者以外のユーザーがデータを修正し、修正後のデータが承認プロセスの適用条件を満たす場合、データの担当者が承認するまでデータはロックされます。

  7. 承認者をさらに追加するには、追加アイコンをクリックします。複数の承認者を追加した場合、以下のいずれかを選択する必要があります。
    • いずれかの承認者:いずれかの承認者による承認を必要とする場合、こちらを選択します。
    • すべての承認者:すべての承認者による承認を必要とする場合、こちらを選択します。なお、順番の種類として、[順次]または[並行]のいずれかを設定できます。
    • 順次:すべての承認者が順番に承認する必要があります。最初の承認者が承認するまで、2番目の承認者は承認できません。承認者の一覧の表示順に、承認者の順番も設定されます(一番上に表示されている承認者が最初に承認し、2番目の承認者が次に承認するという順番です)。

    • 並行:すべての承認者がそれぞれ承認しますが、同時に承認することが可能です。また、承認の順番も問いません。
  8. 承認が申請された際に、承認者にタスクを割り当てるように設定することも可能です。タスクの内容は、新しく設定することも、既存のタスクを選択することもできます。
  9. [承認時の処理]を選択します。項目の更新、タスクの割り当て、メール通知の送信、Web通知の実行、関数の実行から選択して、関連付けることが可能です。
  10. [却下時の処理]を選択します。メール通知の送信、項目の更新、Web通知の実行、関数の実行から選択して、関連付けることができます。また、承認の却下時に、承認者全員にメールやアプリ内で通知するよう設定することも可能です。
  11. [完了する]をクリックして、ルールを保存します。続けて、[保存する]をクリックして、承認プロセスの設定を保存します。
メモ:
  • 1件の承認プロセスに対して、複数のルールを追加することも可能です。複数のルールを設定した場合、優先度の高い順にルールを並べ替える必要があります。一覧での表示順に基づき、データにルールが一致するかどうかが検証されます。最初にデータに一致したルールが、データに適用されます。
  • タブごとに、最大10件の承認プロセスを有効にできます。承認プロセスごとに、最大5件のルールを追加できます。
  • [承認者]の設定では、最大10件を選択できます。[ユーザー]、[役職]、[グループ]、[段階]、[マネージャー]、[(データの)担当者]のいずれかを選択できます。ユーザーが1人も関連付けられていない役職を選択した場合、データは該当の段階では自動で承認されますのでご注意ください。
  • 承認者として役職を選択した場合、該当の役職の管理者が承認者に設定されます。管理者が割り当てられていない役職を選択した場合、該当の役職の一覧の一番上に表示されているユーザーがデータの承認者に設定されます。グループの場合、グループのユーザーの一覧で、一番上に表示されているユーザーがデータの承認者に設定されます。
  • 管理者権限を持つユーザーは、組織内の承認待ちデータをすべて表示できます。管理者は、いつでもデータを承認/却下できます。
  • データの承認/却下時に、一連の処理を自動で実行するように設定できます。処理内容は、メール通知の送信、項目の更新、タスクの割り当て、Web通知の実行、関数の実行などから選択して設定できます。
  • データが承認待ちの場合、データの変換、削除編集はできなくなります。該当のデータにこれらの操作メニューは表示されません。データは[あなたの確認待ち]として設定され、データの詳細ページに[承認する]、[却下する]、[委任する]メニューが表示されます。

  • 承認待ちでロックされているデータは、データの一覧(ビュー)で確認できます。

  • 承認待ちデータがある状況で承認プロセスの設定が変更された場合、すでに承認済みのデータには、承認プロセスの変更内容とその処理は適用されません。
  • 不要になった承認プロセスは削除できます。承認プロセスを削除すると、承認待ちのデータのロックが解除されます。
  • データが複数のルールの条件を満たしている場合、承認プロセスの設定内で最初に一致するルールに基づき、該当のデータが承認用に送信されます。
  • 却下されたデータについて、データの詳細ページから承認を再申請することも可能です。


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