新しい承認プロセスを追加する際には、承認プロセスの対象タブ、承認プロセス名、実行タイミングを設定した後、ルールを設定して関連付けます。ルールの設定では、適用条件、承認者、承認／却下時の処理を指定する必要があります。たとえば、発注書の承認、商品価格の割引の承認、プロジェクトの予算の承認などのプロセスを追加できます。

承認プロセスを追加するには

1. ［設定］→［プロセス管理］→［承認プロセス］の順に移動します。
   
2. 承認プロセスの一覧ページで、右上にある［承認プロセスを追加する］をクリックします。
   
3. 新しい承認プロセスの設定画面で、次の手順を実行します。
   
   • 承認プロセスを適用するタブを選択します。
     
   • 承認プロセスの名前を入力します。必要に応じて、詳細情報（説明、概要）も入力します。
     
   • 承認プロセスの実行タイミングとして、次のいずれかを選択します。
     
     • データの作成：データの作成時に、承認プロセスが実行されます。
       
     • データの編集：データの編集時に、承認プロセスが実行されます。
       
4. 下部の［このプロセスにルールを追加する］をクリックします。
   
5. ルールを適用するデータの条件を設定します。設定した条件を満たすデータに対して、承認プロセスが適用されます。
   
   条件は必ず設定する必要があります。なお、複数の条件を追加した場合、下部に条件パターンが表示されます。必要に応じて、条件パターンを手動で編集できます。
   
   
6. ［承認者］の設定で、ドロップダウンから［ユーザー］、［役職］、［グループ］、［段階］、［マネージャー］／［直属の上司］、［担当者］のいずれかを選択します（組織の［階層設定］において［役職による階層］が有効になっている場合は［マネージャー］を、［直属の上司による階層］が有効になっている場合は［直属の上司］を選択可能です）。
   
7. ［段階］を選択した場合、役職による階層の設定内容に基づいて、段階の数の選択肢が表示されます。段階の数を選択することで、何段階上までの上司を承認者とするかを指定できます。たとえば、データの担当者の上位に3段階の役職がある場合に、承認プロセスで2段階上までの上司による承認を必要とするよう設定できます。この場合、2段階上までの上司（上位の役職のユーザー）から、承認を得る必要があります。
   

   メモ：
   

   ・データの担当者を承認者として選択した場合、担当者以外のユーザーがデータを修正した際に、担当者に通知メールが送信されます。 
   

   ・データの担当者が組織アカウントで無効になった／削除された場合、データは自動的に承認されます。
   

   ・データの担当者以外のユーザーがデータを修正し、修正後のデータが承認プロセスの適用条件を満たす場合、データの担当者が承認するまでデータはロックされます。
   

   
8. 承認者をさらに追加するには、追加アイコンをクリックします。複数の承認者を追加した場合、以下のいずれかを選択する必要があります。
   
   • いずれかの承認者：いずれかの承認者による承認を必要とする場合、こちらを選択します。
     
   • すべての承認者：すべての承認者による承認を必要とする場合、こちらを選択します。なお、順番の種類として、［順次］または［並行］のいずれかを設定できます。
     
   • 順次：すべての承認者が順番に承認する必要があります。最初の承認者が承認するまで、2番目の承認者は承認できません。承認者の一覧の表示順に、承認者の順番も設定されます（一番上に表示されている承認者が最初に承認し、２番目の承認者が次に承認するという順番です）。
     
   • 並行：すべての承認者がそれぞれ承認しますが、同時に承認することが可能です。また、承認の順番も問いません。
     
   • 
9. 承認が申請された際に、承認者にタスクを割り当てるように設定することも可能です。タスクの内容は、新しく設定することも、既存のタスクを選択することもできます。
   
10. ［承認時の処理］を選択します。項目の更新、タスクの割り当て、メール通知の送信、Web通知の実行、関数の実行から選択して、関連付けることが可能です。
    
11. ［却下時の処理］を選択します。メール通知の送信、項目の更新、Web通知の実行、関数の実行から選択して、関連付けることができます。また、承認の却下時に、承認者全員にメールやアプリ内で通知するよう設定することも可能です。
    
12. ［完了する］をクリックして、ルールを保存します。続けて、［保存する］をクリックして、承認プロセスの設定を保存します。
    

メモ：

• 1件の承認プロセスに対して、複数のルールを追加することも可能です。複数のルールを設定した場合、優先度の高い順にルールを並べ替える必要があります。一覧での表示順に基づき、データにルールが一致するかどうかが検証されます。最初にデータに一致したルールが、データに適用されます。
  
• タブごとに、最大10件の承認プロセスを有効にできます。承認プロセスごとに、最大5件のルールを追加できます。
  
• ［承認者］の設定では、最大10件を選択できます。［ユーザー］、［役職］、［グループ］、［段階］、［マネージャー］／［直属の上司］、［（データの）担当者］のいずれかを選択できます（組織の［階層設定］において［役職による階層］が有効になっている場合は［マネージャー］を、［直属の上司による階層］が有効になっている場合は［直属の上司］を選択可能です）。ユーザーが1人も関連付けられていない役職を選択した場合、データは該当の段階では自動で承認されますのでご注意ください。
  
• 承認者として役職を選択した場合、該当の役職に最初に追加されたユーザーがデータを承認できます。グループの場合、グループのユーザーの一覧で、一番上に表示されているユーザーがデータを承認できます。
  
• 組織の［階層設定］において、［直属の上司による階層］が有効になっている場合、承認者として［直属の上司］を選択できます。該当する直属の上司がいない場合は、組織の［階層設定］における設定内容に応じて、［階層内の上位のユーザー］または［CEO（最高経営責任者）と管理者］に該当する最初のユーザーがデータを承認できます。
  
• ​組織の［階層設定］において、［役職による階層］が有効になっている場合、承認者として［マネージャー］を選択できます。［マネージャー］を選択した場合、1段階上位の役職に該当する最初のユーザーがデータを承認できます。
• 管理者権限を持つユーザーは、組織内の承認待ちデータをすべて表示できます。管理者は、いつでもデータを承認／却下できます。
  
• データの承認／却下時に、一連の処理を自動で実行するように設定できます。処理内容は、メール通知の送信、項目の更新、タスクの割り当て、Web通知の実行、関数の実行などから選択して設定できます。
  
• データが承認待ちの場合、データの変換、削除、編集はできなくなります。該当のデータにこれらの操作メニューは表示されません。データは［あなたの確認待ち］として設定され、データの詳細ページに［承認する］、［却下する］、［委任する］メニューが表示されます。
  
• 承認者のユーザーには、承認が必要なデータに関するメール通知が送信されます。
• 承認待ちでロックされているデータは、データの一覧（ビュー）で確認できます。
  
  
• 承認待ちデータがある状況で承認プロセスの設定が変更された場合、すでに承認済みのデータには、承認プロセスの変更内容とその処理は適用されません。
  
• 不要になった承認プロセスは削除できます。承認プロセスを削除すると、承認待ちのデータのロックが解除されます。
  
• データが複数のルールの条件を満たしている場合、承認プロセスの設定内で最初に一致するルールに基づき、該当のデータが承認用に送信されます。
  
• 却下されたデータについて、データの詳細ページから承認を再申請することも可能です。