タスクと予定の管理

タスクと予定の管理

[予定](Events)は、[予定](Meetings)として、英語名が変更されました。

活動は、日常業務において重要な役割を果たします。営業活動は、広いレベルで時間的成約のある活動と、状況に応じた活動の2つの種類に分類されます。

  1. 会議、セミナー、予定などの時間的制約のあるカレンダーの予定
  2. マネージャーへのレポートの送信、お客さまへのメール送信などの状況に応じて対応するタスクがあります。

Zoho CRMでは、様々なデータの関連リストに活動が表示され、活動に関連するすべての情報からも確認できます。活動は、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]、[商談]、[キャンペーン]などのタブに関連付けることができます。[活動]タブには、タスク、予定、通話に関連する情報を保存できます。

利用条件

必要な権限
表示、作成、編集、削除を含むタスクへのアクセス権限

タスクの作成

タスクとは、特定の時間枠内に実行する必要がある特定の作業のことです。Zoho CRMでは、タスクはユーザーのZoho CRMホームページ、[活動]ホームページ、その他の関連データに表示されます。Zoho CRMでタスクを作成する際には、件名、タスクの担当者、期限、連絡先やタスクが関連するアカウントなどの詳細を入力する必要があります。[タスク]タブにカスタム項目を追加することもできます。

タスクを作成するには

  1. [活動]タブで、[+ 新しいタスク]をクリックします。
    [未完了の活動]の関連リストにある[+ 新しいタスク]リンクをクリックして、データ内からタスクを作成することもできます。
  2. [タスクの作成]ページで、タスクの詳細を入力します。


  3. [保存]をクリックします。
メモ
  • タスクは、タスクのステータスが完了に更新されたときにのみ、完了します。
  • ステータスの完了」は、システムの標準項目です。同じラベルを持つ別のカスタム項目を作成しても、タスクは自動的に完了しません。

繰り返しの種類の設定

タスクを作成した後、指定した期間にタスクを繰り返すよう設定できます。この場合、タスクの作成時に、同じ作業を繰り返すことと、タスクを終了するタイミングを指定できます。タスクは、毎日、毎週、毎月、毎年繰り返すことも、独自の繰り返しの種類を定義することもできます。

繰り返しの種類を設定するには

  1. 繰り返しの種類として、一覧から[毎日][毎週][毎月][カスタム]を選択します。
    • [カスタム]の繰り返しの種類を選択する場合、以下の手順を実行します:
      • [頻度]に、[毎日][毎週][毎月][毎年]のいずれかを選択します。
        • 毎日:[何]日ごとにタスクを繰り返すか、その日数を入力します。


        • 毎週:[何]週ごとにタスクを繰り返すか、その週数と実際の開始日を入力します。


        • 毎月:[何]か月ごとにタスクを繰り返すか、その月数と開始日または月の開始曜日を入力します。



        • 毎年:タスクを繰り返す日付、または月と曜日を指定できます。



  2. [終了]には、タスクの繰り返しを停止するタイミングを選択します。使用可能なオプションは次の通りです:
    • なし:タスクは終了しません。
    • [何]回後:ここで設定した回数後、タスクが終了します。
    • 日付:指定した日にタスクが終了します。

メモ
  • 繰り返しの種類を設定するには、期限を設定する必要があります。
  • 繰り返しの種類に[毎日]を選択した場合、週末と休日を除外するように設定できます。
  • 繰り返しの種類に[毎月]を選択した場合、選択したタスクの期限が営業日ではない場合に、次の営業日にタスクの期限を設定できます。

リマインダーの設定

タスクを作成した後、期限に達する前に通知を受けることができます。メール、ポップアップ、または両方の手段で、期限日または指定の時間の数日/週/月前に通知を受ける設定ができます。この通知は、必要に応じて繰り返すこともできます。

リマインダーを設定するには

  1. 通知の切り替えスイッチを有効にします。
  2. 通知を受けるタイミングを指定します。
    特定の日付と時間を指定することも、期日の特定の時間の数日/週/月前に設定することもできます。


  3. 繰り返しの種類を選択します。
  4. ドロップダウンからどのように通知を受けたいかを選択します。[メール][ポップアップ]、または[両方]を選択します。


メモ
  • 他のユーザーにタスクを作成している場合、上部で[担当者に通知]チェックボックスを有効にして、ユーザーにメールで通知できます。



    次の場合に、ユーザーに通知できます:
    • 新しいタスクが別のユーザーに割り当てられたとき
    • 既存のタスクの担当者が別のユーザーに変更されたとき
    • タスクが完了したとき

タスクの編集

必要に応じて、作成したタスクやタスクの繰り返しの種類を編集できます。

タスクを編集するには

  1. 編集するタスクを選択して、[編集]ボタンをクリックします。
繰り返しの種類の編集
タスクを保存した後、繰り返しの種類を編集できます。必要に応じて、繰り返しのタスクの期限を延長したり、短縮したりできます。
  • 単一のタスクを繰り返しのタスクに設定する
    単一のタスクを作成した後、繰り返しのタスクに種類を変更したい場合、タスクを編集して、繰り返しの種類を設定できます。
  • 繰り返しのタスクを停止する
    繰り返しのタスクを作成した後、該当のタスクを停止したい場合は、タスクの編集画面で設定できます。また、繰り返しの設定をオフに切り替えて、今後のすべてのタスクを削除することもできます。


メモ
  1. 繰り返しの種類をオフに設定した場合、編集中のタスクと今後のすべてのタスクが削除されます。
  2. 繰り返しが設定されている最初のタスクで、繰り返しの種類をオフに設定した場合、繰り返しのタスクは単一のタスクに変換されます。

繰り返しのタスクの通知パターンを編集できます。変更は、今後のすべてのタスクに適用することも、リマインダーを編集したタスクにのみ適用することもできます。


タスクの一括作成

複数のデータに対して特定のタスクを実行したい場合、データごとにタスクを作成する代わりに、該当のタスクを一括で作成できます。

繰り返しのタスクを一括作成するには

  1. [タブ]タブをクリックします。
  2. リストビューで、繰り返しのタスクを作成するデータのチェックボックスをオンにします。
  3. [さらに > [タスクの作成]をクリックします。
  4. ポップアップ画面でタスクの詳細を入力し、[繰り返し]の切り替えスイッチを有効にして、詳細を入力します。
  5. [繰り返しの種類]を入力して、繰り返しのタスクをいつ終了するかを設定します。
  6. [完了]をクリックして、[保存]をクリックします。



予定の作成

予定とは、特定の場所や時間に実施される活動です。予定は、ユーザーのZoho CRMホームページ、[活動]ホームページ、カレンダー、その他の関連データに表示されます。[活動]タブまたはカレンダーから、予定を作成できます。

[活動]タブから予定を作成するには

  1. [活動]タブで、[新しい予定]をクリックします。
  2. [新しい予定]ポップアップで、予定の詳細を入力します。
  3. [保存]をクリックします。

カレンダーから予定を作成するには

  1. [カレンダー]アイコンをクリックして、[日]、[週]、または[月]の表示を選択します。
  2. [カレンダー]で、[作成]リンクをクリックするか、カレンダーの時間帯をクリックします。
  3. [新しい予定]ポップアップで、予定の詳細を入力します。
  4. [保存]をクリックします。
メモ
  • 予定は、指定された終了日時に、自動的に完了します。予定には、ステータスの更新はありません。

繰り返しの予定の作成

繰り返しの予定として、指定した日付または時間で繰り返す予定を作成できます。リストビューから繰り返しのタスクを一括作成することもできます。

繰り返しの活動を作成するには

  1. [活動]タブで、[新しい予定]をクリックします。
    [未完了の活動]の関連リストにある[新しい予定]リンクをクリックして、データ内から予定を作成することもできます。
  2. [予定の作成]ページで、活動の詳細情報を入力します。
  3. [繰り返しの活動]チェックボックスをオンにして、次の手順を実行します:
    1. 定期的な活動の[開始日][終了日]を指定します。
    2. 活動の[繰り返しの種類]を設定し、必要に応じてオプションを選択します(下の表を参照)。
    3. [保存]をクリックします。
毎日
説明
毎日
活動を毎日繰り返す必要がある場合は、これを選択します。
__日ごとに繰り返し
活動を繰り返す間隔を設定するには、このオプションを選択します。
毎週
説明
__週ごとに繰り返し
活動を繰り返す間隔を週単位で入力します。
曜日
定期的な活動を実行する曜日のチェックボックスをオンにします。
毎月
説明
__か月ごとの___日
活動を繰り返す間隔(月単位)と指定する日付を入力します。
___ か月ごとの第__ __曜日
活動を毎月繰り返す必要がある特定の曜日を選択します。
毎年
説明
毎年__ __
活動を繰り返す間隔を年単位で入力します。
毎年__月の第__ __曜日
活動を繰り返す間隔(年単位)と指定する曜日を入力します。

予定のリマインダーの設定

予定が開始する前に参加者に通知するために、予定のリマインダーを送信できます。リマインダーの送信方法には、次の2つのオプションがあります:

  • メールによる通知
  • ポップアップによる通知
[活動]タブから予定を作成する際には、リマインダーオプションを無効にできません。両方の通知オプションが初期設定で有効になっています。ただし、カレンダーの設定で、リマインダーメールを無効にできます。カレンダーでのリマインダーのポップアップ表示は無効にできません。

予定のリマインダーを設定するには

  1. [活動]タブで、リマインダーを設定する予定をクリックします。
  2. [予定の詳細]ページで、[編集]をクリックします。
  3. 一覧から、[リマインダー]を選択します。
  4. [保存]をクリックします。

予定への参加者の追加と招待

すべての招待者に対して、参加者の一覧を含む招待メールが、Zoho CRMから送信されます。
最大50人までの参加者を招待できます。

複数のユーザー、見込み客、連絡先を予定に招待するには

  1. [活動]タブで、招待客を追加する予定をクリックします。
  2. [予定の詳細]ページで、[メニュー] > [参加者の追加]をクリックします。
    ポップアップボックスで、予定の[編集]をクリックして参加者を追加することもできます。
  3. [参加者の追加]ポップアップ画面で、追加する参加者のグループを選択します。
    ユーザー見込み客連絡先などを直接検索することもできます。
  4. ユーザー、見込み客、連絡先のリストで、対応するチェックボックスをオンにします。
  5. [メールアドレスで招待]テキストボックスで、招待したいユーザーのメールアドレスと、Zoho CRMには詳細情報がないユーザーの詳細を入力します。
  6. [追加]をクリックします。

参加者が招待を承諾、辞退、保留するたびに、出欠確認ステータスのメール通知が送信されます。また、参加者からの反応がまったくない場合は、[参加者のステータス]画面から[操作]の下にある[再招待]をクリックして、参加者を個別に再招待することもできます。





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