連絡先に関するよくある質問（FAQ）

1.Zoho CRMに連絡先データをインポートする際、関連するメモもインポートできますか？

はい、できます。インポート時の項目の関連付け設定で、ファイル内でメモが入力されている列（項目）とZoho CRMの［詳細情報］項目を関連付けることで、連絡先データの［詳細情報］項目に関連するメモの内容をインポートできます。

2.メールアドレスが登録されていない連絡先データの一覧（ビュー）を作成するには？

データ一覧（ビュー）の設定において、［メール］項目が空であるデータを抽出するように条件を設定します。例：［メール］［が空である］。
メモ：標準の［メール］項目以外に、メールアドレスの種類のカスタム項目を作成していてその項目をもとにデータを抽出したい場合は、抽出条件で該当の項目を選択する必要があります。［代表メールアドレス］というカスタム項目を使用する例：［代表メールアドレス］［が空である］。

3.Webフォームが送信されたときに自動返信メールを送信するには？

Webフォームの作成時にメール通知を設定することで、Webフォームでデータを送信した連絡先に対して自動返信メールを送信できます。

また、自動返信ルールを設定して、Webフォームの入力内容に応じて返信内容を切り替えるようにすることも可能です。たとえば、Webフォームを通じて送信されたデータのうち、問い合わせ種別の情報に応じて適切な内容のメールを返信したいとします。この場合、たとえば、問い合わせ種別が「資料請求」であるという条件を満たすときに「資料ダウンロードのご案内」のメールテンプレートを自動送信するように、自動返信ルールを設定できます。なお、自動返信ルールは複数設定できますが、一度に有効にできるルールは1件のみです。

4.商談データに複数の連絡先データを直接関連付けるには？

通常、商談データには取引先データが1件のみ関連付けられています。一方、取引先データには複数の連絡先データが関連付けられている場合もあります。このような場合、各連絡先に対して商談における［連絡先の役割］を設定することで、商談データに直接関連付けることも可能です。商談データに複数の連絡先データを関連付けるには、次の手順を実行します。

［商談］タブをクリックします。
商談の一覧ページで、対象の商談データを選択します。
商談の詳細ページで、［連絡先の役割］の関連リストに移動し、［連絡先の役割を追加する］ボタンをクリックします。
連絡先の役割の関連付け画面で、取引先データに関連付けられている連絡先の一覧が表示されます。
商談に関連付ける連絡先を選択します。
［連絡先の役割］のドロップダウンから、該当の商談における連絡先の役割を選択します。
［保存する］をクリックします。

メモ：商談の取引先に連絡先が1人も関連付けられていない場合、連絡先の役割の関連付け画面には、連絡先の一覧が表示されません。

5.1件の取引先に関連付けられている複数の連絡先のデータを、CSVファイルでまとめてインポートするには？

インポート対象のCSV形式ファイル内で、連絡先の詳細に関する項目以外に、［取引先名］の列（項目）を追加します。この項目に取引先名を入力しておくことで、1件の取引先に関連付けられている複数の連絡先のデータをまとめてインポートできます。

なお、取引先名を使用して連絡先データをインポートする際に、該当の取引先名をもつ取引先データがZoho CRMに登録されていない場合、該当の取引先名で新しい取引先データが作成されます。この場合、［取引先名］項目の値のみ登録されます。
［取引先名］項目以外の取引先の詳細も同時にインポートしたい場合は、あらかじめ該当の取引先データを［取引先］タブにインポートしておく必要があります（インポート時には、ファイル内の取引先に関する項目をZoho CRMの［取引先］タブの項目に関連付けることで必要な詳細をインポートできます）。
その後、上記の手順で、取引先名を関連付けて連絡先データをインポートします。