役職による階層に基づく売上予測(旧バージョン)

役職による階層に基づく売上予測(旧バージョン)

Zoho CRMでは、「役職」の機能を用いることで、データへのアクセス範囲を設定できます。役職や部署の階層構造に応じて、データへのアクセス範囲を制限することが可能です。この設定を、売上予測にも反映させることが可能です。売上予測データの目標を設定する際に、役職による階層構造を反映できます。組織全体の目標を設定した上で、役職や担当者ごとに目標を分解できます。なお、役職による階層に基づく売上予測を利用する際の留意事項は、次のとおりです。

  • 管理者権限を持つユーザーが、売上予測データを作成できます。
  • 役職の管理者は、自分の役職や下位の役職の目標の他、下位の役職に該当する各ユーザーの目標を設定できます。
  • 各ユーザーに割り当てられる役職は1つのみであるため、各ユーザーに対して設定できる目標も1件のみです。

組織全体の売上予測の設定

特定の期間の売上予測データを作成する前に、管理者権限を持つユーザーが、組織全体の売上予測の設定を行う必要があります。売上予測の設定では、次の項目を設定します。

  • 売上予測の期間(四半期/月)
  • 会計年度の開始月
  • 売上予測の基準(目標設定の基準とする項目値)
    (目標の基準とする項目に標準項目以外を指定する場合は、あらかじめ必要なカスタム項目を作成しておく必要があります)

特定の期間(四半期/月)に対して作成可能な売上予測データは、1件のみです。ただし、既存の売上予測データの詳細をあとから変更することは可能です。

役職による階層に基づく売上予測データの作成

役職による階層に基づく売上予測データを作成するには、まず売上予測データを作成して組織全体の目標を設定してから、各役職/ユーザーの目標を設定します。

  • 各役職に対して、対象期間(四半期/月)の目標を設定できます。
  • 役職ごとに管理者(売上予測の管理者)を指定できます。
  • 各ユーザーに対して、対象期間(四半期/月)の目標を設定できます。
  • 目標を設定できるのは、役職の管理者と管理者権限を持つユーザーのみです。
  • 役職の管理者は、該当の役職に対応するユーザーの目標を設定できます。管理者権限のないユーザーは、自分の目標を設定できません。
  • 役職の管理者は、自分の目標を設定できます。ただし、より上位の役職の管理者が目標を設定/変更した場合は、目標を変更できません。
  • 役職に管理者が設定されていない場合、上位の役職の管理者(上司)が下位の役職のユーザー(部下)の目標を設定できます。
  • 役職による階層に基づく売上予測データに関して、レポートを確認することも可能です。

四半期/月の売上予測データを作成するには

  1. [売上予測]タブに移動します。
  2. 画面の右上にある[売上予測を作成する]をクリックします。
    なお、[売上予測を作成する]ボタンは、初めて売上予測データを作成するときには表示されません。
  3. 対象の[月]または[四半期]と、[年]を選択します。
    選択した期間(四半期/月)の売上予測データが作成されます。
  4. 対象期間(四半期/月)の目標を入力します。

  5. 役職の目標を入力します。
    なお、役職全体の目標、役職の管理者ごとの目標も設定できます。売上予測データを作成した後、該当する役職と下位の役職(部下)に対応するユーザーごとの個別の目標を設定できます。
  6. ユーザーの目標を設定します。
    なお、最初の画面では、最上位の役職のユーザーのみが一覧に表示されます。それより下位の役職のユーザーの目標を設定するには、対象の階層の欄に移動し、その役職に該当するユーザーの一覧を表示してから、目標を設定する必要があります。 
  7. [保存する]をクリックします。

各役職/ユーザーの目標の設定

階層の表示欄において各役職の欄に移動し、ユーザーの一覧を表示することで、該当の役職やユーザーに対して目標を設定できます。なお、それぞれの目標は必要に応じてあとからでも変更できます。

たとえば、ある組織アカウントでは、代表取締役(CEO)の部下として、「営業部長」(Manager)「営業マネージャー」(Sales Manager)の2つの役職が設定されているとします。また、2つの役職には、以下の表のようにユーザーが割り当てられています。

役職
ユーザー
営業部長(Manager)
Rachel(役職の管理者)

Tabitha

James
営業マネージャー(Sales Manager)
Ross(役職の管理者)

Mike

売上予測データの作成時には、まず、最上位の役職と役職の管理者に対して目標を設定できます。この例の場合、「営業部長」(Manager)の役職と、その役職の管理者であるRachelに対して目標を設定できます。
設定を保存した後、[編集する]リンクをクリックすると、各ユーザーの目標を設定できます。 


各役職の目標を設定するには

  1. [売上予測]タブで、[月]または[四半期]、および[年]を選択して、対象期間の売上予測データの詳細を表示します。
  2. 役職またはユーザーをクリックして、対応する目標欄を表示します。
  3. 対象の役職、役職の管理者、ユーザーのそれぞれの[目標]に数値を入力します。
  4. [保存する]をクリックします。

売上予測データの表示

売上予測の詳細ページには、次の内容が表示されます。

  • 目標:設定されている目標が表示されます(必要に応じて、各役職/ユーザーの目標を編集できます)。
  • 達成値:該当の役職と下位の役職で受注した商談の総額の集計値が表示されます。
  • 未完了の商談:対象期間(四半期/月)における未完了の商談の総額の集計値が表示されます。
  • 目標達成率(%):目標を達成した割合が表示されます。
  • 差異(%):対象期間(四半期/月)における目標達成のために不足している商談金額の割合が表示されます。
  • 目標の不一致:組織全体の目標の金額と、役職/ユーザーごとの目標の合計金額が一致しない場合に表示されます。
  • 成績優秀者:目標を達成/超過した役職やユーザーが表示されます。

表示内容の更新(再計算)

対象期間(四半期/月)の売上予測データの表示内容を更新するには、次のいずれかのメニューを使用します。クリックすると、目標金額/件数、達成金額/件数、未完了の商談の金額/件数、目標達成率(%)、差異(%)、目標の不一致の各項目に、最新データをもとに再計算した数値が表示されます。

  • 更新する:現在表示している役職の階層の売上予測データの値を再計算して表示します。
  • 全階層で更新する:すべての役職と下位の役職の売上予測データの値を再計算して表示します。


売上予測データの詳細表示

役職による階層に基づく売上予測データの詳細ページでは、下位の階層の役職の欄に移動することで、下位の役職やユーザーの目標を表示できます。なお、階層の最上位の役職である「CEO」(最高経営責任者)のユーザーは、下位の役職とそのユーザーに設定されたすべての目標にアクセスできます。一方で他の役職、たとえば「営業マネージャー」の役職のユーザーは、自分の目標と、「営業マネージャー」の役職全体に設定された目標にのみアクセスできます。以下は、表示される情報の概要です。

  • 達成:目標の達成に貢献した受注商談の合計値が表示されます。表示をクリックすると、該当の商談の一覧が表示されます。
  • 目標達成数:対象期間(四半期/月)に受注した商談数が表示されます。
  • 未完了の商談数:対象期間(四半期/月)における未完了の商談の合計数が集計されます。
  • 未完了の商談:対象期間(四半期/月)の未完了の商談の総額が集計されます。
  • 役職:役職による階層における上位の役職が表示されます。役職をクリックすると、該当の役職に関連する情報を表示できます。該当の役職に設定されている目標や達成の詳細を確認できます。また、必要に応じて、対象の役職の目標を設定できます。
  • ユーザー:一覧でユーザーをクリックすると、該当のユーザーに関連する情報を表示できます。該当のユーザーに設定されている目標や達成の詳細を確認できます。また、必要に応じて対象のユーザーの目標を設定できます。
    なお、設定できる目標の範囲は、役職による階層にもとづきます。たとえば、役職Aの管理者が下位の役職Bのユーザーに対して目標を設定した場合、役職Bの管理者は該当のユーザーの目標を変更できません。

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