見込み客の変換

見込み客の変換

見込み客とのさらなる交渉の機会がある場合、その見込み客が取引先、連絡先、商談になる可能性があります。つまり、見込み客のステータスが特定の段階に達すると、商談として認定されます。変換時に、見込み客は取引先と連絡先に変換され、必要に応じて変換時に商談を作成できます。見込み客項目を取引先や連絡先、商談の項目に関連付けすることで、詳細を適切な項目に転送できます。 関連項目: 項目の関連付け

メモ
  • 見込み客は一度変換すると、元に戻せません。
  • 見込み客に組織名の詳細がある場合は、見込み客の変換時に取引先が作成されます。
  • 変換時に、データの担当者が既存の取引先または連絡先に見込み客を統合することを選択し、かつ、取引先/連絡先(タブまたはデータ)の表示のみの権限を持つ場合、見込み客は変換されて統合されますが、取引先または連絡先の項目は更新されません。

利用条件 

必要な権限 
この機能にアクセスできるのは、権限設定で見込み客の変換権限を持つユーザーです。 


見込み客を変換する場合、最初に関連見込み客データを使用して新しい取引先と連絡先が作成され、次に新しい商談が作成されます。次の表に、変換時に取引先や連絡先、商談に変換されるさまざまな項目の説明を示します。カスタム項目がある場合は、それも関連付けできます。 関連項目: 項目の関連付け

見込み客項目
変換先
敬称
連絡先:敬称

連絡先名

連絡先名
会社名
取引先:名前
連絡先:名前
職位
連絡先:役職
見込み客のデータ元
商談:見込み客のデータ元
連絡先:見込み客のデータ元
業種
取引先:業界
年間収益
取引先:年間売上
担当者
取引先、連絡先、商談:担当者
電話番号
取引先:電話
連絡先:電話
携帯電話
連絡先:携帯
ファックス
取引先:Fax
連絡先:Fax
メールアドレス
連絡先:メール
Skype ID
連絡先:Skype ID
Webサイト
取引先:Webサイト
見込み客ステータス
ユーザーは見込み客の変換時に商談ステージを指定する必要があります。
評価
商談:評価
従業員数
取引先:従業員数
メール対象外(オプトアウト)
連絡先:メール対象外(オプトアウト)
町名・番地
取引先:町名・番地
連絡先:町名・番地
市区町村
取引先:市区町村
連絡先:市区町村
都道府県
取引先:都道府県
連絡先:都道府県
郵便番号
取引先:郵便番号
連絡先:郵便番号

取引先:国
連絡先:国
カスタム項目
ユーザーは自社用のカスタム項目を関連付けできます。

見込み客を他 の営業データに変換 するには 
  1. [見込み客] タブをクリックします。
  2. [見込み客]ホーム ページで、変換する見込み客を選択します。
  3. [見込み客の詳細] ページで、 [変換] をクリックします。



  4. [見込み客の変換] ページで、適切な取引先/連絡先のオプションを選択します。
    取引先/連絡先を作成したり、既存の取引先/連絡先に追加したりするオプションは、さまざまな場面で使用できます( 関連項目: )。

  5. 見込み客の変換で商談を作成する場合は、 [この取引先/連絡先に新しい商談を作成する] チェックボックスを選択します。
    [商談]タブのすべての必須項目が一覧に表示されます。 
    1. 商談名 を指定します。
      初期設定では、 組織名 が商談名として入力されます。 
    2. [商談の完了予定日] を指定するか、表示されたカレンダーから日付を選択します。
    3. ドロップダウンリストから [商談のステージ] を選択します。
    4. ドロップダウンリストから [連絡先の役職] を選択します。 
    5. 金額 を入力します。
    6. 検索から [関連キャンペーン] を選択します。
      その見込み客に関連付けられているキャンペーンのみが表示されます。その見込み客を認定したキャンペーンを1つ関連付けることができます。この関連キャンペーンの詳細は商談で確認できます。 
    7. データの担当者 を選択します。
      このオプションは、新しいデータが作成された場合にのみ使用できます。 

  6. [変換] をクリックします。 
メモ 
  • [商談]タブで使用可能なすべての必須項目は、見込み客の変換時に一覧表示されます。例外は、ページレイアウトを作成したときです。複数のページレイアウトを作成した場合、ワークフローまたは一括変換によって見込み客を変換すると、 [商談名] [完了予定日] [ステージ] などの商談の必須項目のみが表示されます。
  • メールアドレスの重複チェック が有効になっていて、次の条件に当てはまる場合、見込み客を変換できません: 
    • 見込み客がユーザーAに割り当てられた状態で、ユーザーBがその見込み客を変換する
    • ユーザーBが、組織の階層でユーザーAの下位にある
    • データに重複がある
  • 見込み客の変換時、[見込み客]タブから[連絡先]タブへの値は、[連絡先]タブの項目が空の場合にのみ転送されます。

見込み客の変換時における連絡先と取引先の作成

見込み客を変換する際、新しい連絡先や取引先として登録したり、既存の連絡先や取引先と統合したりすることができます。 既存の連絡先や取引先のデータについては、システムによって以下の方法で検索が行われます:  
  1. 重複禁止の項目: 連絡先や取引先に電話番号やWebサイトなどの重複禁止の項目が登録されている場合、見込み客の変換時にシステムによってこれらの項目に同じ値が登録されている連絡先や取引先が検索されます。
    たとえば、以下の画像では、同じ電話番号が登録されている連絡先が検索され、既存の連絡先として表示されます。 


     
  2. システム項目: 重複禁止の項目による検索で既存の連絡先や取引先が見つからない場合、システムによって[見込み客]タブ内のシステム項目で同じデータがないか検索が行われます。具体的には、見込み客の名前、メールアドレス、会社名が用いられます。 同じ値が登録されている連絡先や取引先が見つかった場合、これらのデータを統合することができます。
メモ: 同様のデータの検索時に、 重複禁止の項目は システム項目よりも優先されます。

重複禁止の項目の利用

[連絡先]タブと[取引先]タブに、以下の項目があるとします。これらの項目に値が登録されている場合、システムによって既存のデータに統合するかどうかを確認されます。該当の項目に値が登録されていない場合は、新しいデータを作成するよう求められます。

次の場合の利用例を、以下の表で見てみましょう:
  1. [連絡先]タブ:電話番号
  2. [取引先]タブ:LinkedInのID

場合
連絡先または取引先が登録済み
連絡先または取引先が未登録
変換対象の見込み客で登録済みの項目:
電話番号 
LinkedInのID

  1. 同じ電話番号の連絡先がすでに登録されている場合、 [既存の連絡先に追加] を選択することができます。
  2. 対象の連絡先に取引先が関連付けられていない場合、取引先の検索にLinkedInのIDが使用されます。該当のLinkedInのIDの取引先が見つかった場合、 [既存の取引先に追加] を選択することができます。
  1. 検索は、見込み客の名前、メールアドレス、会社名によって行われます。
変換対象の見込み客で登録済みの項目: 電話番号

変換対象の見込み客で未登録の項目: LinkedInのID

  1. 同じ電話番号の連絡先がすでに登録されている場合、 [既存の連絡先に追加] を選択できます。

  2. 対象の連絡先に取引先が関連付けられていない場合、システムによって次の処理が行われます:
    1. 見込み客の会社名での取引先の検索:
    同じ名前を持つ取引先が登録されている場合、[既存の取引先に追加]を選択できます。

    2.上記の手順1で取引先が見つからなかった場合: [新しい取引先の作成]を選択すると、見込み客の変換時に新しい取引先が作成され、この取引先に新しい連絡先が関連付けられます。 
    メモ: 既存の取引先に重複禁止の項目がない場合、見込み客の変換時には[新しい取引先の作成]のみ選択可能です。 

  1. 検索は、見込み客の名前、メールアドレス、会社名によって行われます。
変換対象の見込み客で未登録の項目: 電話番号

変換対象の見込み客で登録済みの項目: LinkedInのID

  1. 同じLinkedInのIDの取引先がすでに登録されている場合、 [既存の取引先に追加] を選択できます。


  2. また、システムによって次の処理が行われます: 
    1. 見込み客の名前またはメールアドレスを用いて、対象の取引先に関連付けられている連絡先の検索が行われます。同じ名前またはメールアドレスの連絡先が見つかった場合、 [既存の連絡先に追加]を選択できます。
    2. 同じ名前またはメールアドレスの連絡先が見つからない場合、 [新しい取引先の作成] を選択すると、見込み客の変換時に新しい取引先が作成され、 この取引先に新しい連絡先が関連付けられます
      メモ: [連絡先]タブに重複禁止の項目がない場合、見込み客の変換時には[新しい連絡先の作成]のみ選択可能です。

  1. 検索は、見込み客の名前、メールアドレス、会社名によって行われます

システム項目の利用

利用例:見込み客の変換

[取引先]タブまたは[連絡先]タブに重複禁止の項目がない場合、システムによって[見込み客]タブ内のシステム項目で同じデータがないかどうか検索が行われます。たとえば、次のような詳細情報を持つ見込み客の例を見てみましょう:

利用例
取引先/連絡先がCRMにすでに存在する場合
取引先/連絡先がCRMに存在しない場合

見込み客名:あり

組織:あり

メールアドレス:あり


例1
メールアドレスが既存の連絡先と一致する場合


  1. 既存の連絡先に追加する
  2. 新しい連絡先を作成する
    • このオプションを選択すると、取引先も作成されます。



例2

一致するメールアドレスを持つ連絡先がない場合、システムは会社名が一致する取引先を検索します。組織名が既存の取引先と一致する場合:


  1. 既存の取引先に追加する
  2. 新しい取引先を作成する
    • このオプションを選択すると、連絡先も作成されます。


例3

例2の条件が満たされておらず、一致する会社名の取引先がない場合、システムは見込み客名が一致する連絡先を検索します。見込み客名が既存の連絡先と一致する場合:


  1. 既存の連絡先に追加する
  2. 新しい連絡先を作成する
    • このオプションを選択すると、取引先も作成されます。

新しい取引先と新しい連絡先が作成されます。

見込み客名:あり

組織:なし

メールアドレス:なし

オプション:

  1. 既存の連絡先に追加する
    連絡先の既存の詳細情報は変更/上書きされません。
  2. 新しい連絡先を作成する

新しい連絡先が作成されます。

見込み客名:あり


会社:あり

メールアドレス:なし


オプション:

  1. 既存の取引先に追加する
  • 見込み客名がCRM内の既存の連絡先と一致する場合は、既存の連絡先に追加するか、連絡先を作成するかを選択できます。
  • 見込み客名がCRM内の既存の連絡先と一致しない場合、連絡先が作成され、その取引先に関連付けられます。
  • 新しい取引先を作成する
    • 連絡先が作成され、その取引先に関連付けられます。

新しい取引先と新しい連絡先が作成されます。連絡先が取引先に関連付けられます。

見込み客名:あり

組織:なし

メールアドレス:あり

オプション:

  1. 既存の連絡先に追加する
  • メールアドレスがCRM内の既存の連絡先と一致する場合は、既存の連絡先に追加できます。
  • メールアドレスが一致する連絡先がない場合、システムは見込み客名が一致する連絡先を検索します。CRM内の既存の連絡先と一致する場合は、既存の連絡先に追加できます。
  • 新しい連絡先を作成する 
    • 連絡先が作成され、その取引先に関連付けられます。

新しい連絡先が作成されます。


項目の関連付け

見込み客が取引先、連絡先、商談に変換されると、見込み客の項目値は、関連付けされた取引先、連絡先、商談の各項目に転送されます。項目が対応するタブの項目と正確に関連付けされている場合にのみ、データが正しく転送されます。

初期設定では、標準項目は他のタブ([取引先]、[連絡先]、[商談])の対応する項目に関連付けされます。見込み客変換関連付けツールを使用すると、作成する他の項目をかんたんに関連付けできます。関連付けは、種類と項目長が同様の項目に対してのみ関連付けする必要があることに注意します。その例を見てみましょう。

  • テキスト項目はテキスト項目にのみ関連付けする必要があります
  • 選択リスト項目は、同様の種類の選択リスト項目にのみ関連付けする必要があります。
  • 255文字の1行の項目は、255文字以上のテキスト項目にのみ関連付けできます。

他のタブに見込み客項目を関連付けするには

  1. [設定] > [カスタマイズ] > [タブと項目] に移動します。
  2. タブのリストから、 [見込み客] タブを選択します。
  3. [タブの設定] アイコン> [見込み客の変換と関連付け] をクリックします。
  4. [見込み客変換時の項目の関連付け] ページで、項目は [見込み客の項目] 列の下に一覧表示されます。対応するタブ([取引先]、[連絡先]、[商談])の下の項目も表示されます。



  5. 見込み客項目を、[取引先]、[連絡先]、[商談]の対応する項目に関連付けします。
  6. [保存] をクリックします。 
メモ 
  • 見込み客の変換時に商談を作成すると、見込み客に追加されたメモは自動的に対応する商談に移動されます。メモのコピーは、関連するアカウントと連絡先にも表示されます。見込み客の変換時に商談を作成しない場合、メモは対応する連絡先にのみ表示されます。



  • 見込み客の変換時に、添付ファイルを移動する場所を選択できます。連絡先、取引先、商談のいずれかに移動できます。商談が作成されていない場合、連絡先または取引先に添付ファイルを移動できます。


ページレイアウトに基づいた項目の関連付け

タブに複数のレイアウトを作成した場合は、レイアウトのすべてで見込み客の変換を有効にすることができます。

このためには、あるレイアウトの項目を、別のタブの対応するレイアウトに関連付けする必要があります。たとえば、[見込み客]タブで「モバイルサービス」というレイアウトを作成したとします。見込み客の「モバイルサービス」レイアウトの項目はすべて、要件に応じて、[連絡先]、[取引先]、[商談]の「モバイルサービス」レイアウトに関連付けできます。 




ページレイアウトに基づいて項目を関連付けするには

  1. [設定] > [カスタマイズ] > [タブと項目] に移動します。
  2. タブのリスト から、 [見込み客] タブを選択します。
  3. [タブの設定]アイコン > [見込み客の変換と関連付け] をクリックします。
  4. [見込み客変換時の項目の関連付け] ページで、 [見込み客] タブの下にある目的のレイアウトを選択します。
    初期設定では、[見込み客]、[連絡先]、[取引先]、[商談]の標準レイアウトの項目が表示されます。
  5. 必要に応じて、[連絡先]/[取引先]/[商談]で対応するレイアウトを選択します。
  6. [見込み客]の下の各項目について、[連絡先]/[取引先]/[商談]の下でドロップダウンリストから対応する項目を関連付けします。



  7. [保存] をクリックします。 
メモ 
  • 初期設定では、[見込み客]の項目は他のタブの標準レイアウトに関連付けされます。
  • アカウントをダウングレードすると、レイアウトが存在しなくなるため、レイアウトベースの変換は行われません。ただし、ダウングレード直後は、設定を編集するまで関連付け設定がそのまま残ります。
  • 見込み客変換関連付けに関連付けられているレイアウトを無効化または削除しようとすると、レイアウトを無効化/削除する前に、関連付け設定からそのレイアウトを削除するように求められます。
  • ページレイアウトが有効になっている場合、[見込み客]のカスタム項目の作成時に [連絡先/取引先/商談も作成] チェックボックスをオンにすると、カスタム項目の自動関連付けは実行されません。
  • [見込み客]の下のすべての項目で、項目の種類と項目の長さが一致しない場合、 [取引先]/[連絡先]/[商談] の下の対応する項目は関連付けのドロップダウンリストに表示されません。

サブフォームの項目の関連付け

項目の関連付け中に、[見込み客]タブに存在するサブフォームの項目を、[連絡先]、[取引先]、または[商談]タブに存在するサブフォームの項目に関連付けできます。関連付けは、データ型と項目長が類似する項目間で実行できます。

例:
  • 数値データ型項目は、他のタブのサブフォームにある別の数値データ型項目と関連付けできます。
  • 検索項目は、同様の検索項目と関連付けできます。 
メモ 
  • 見込み客の変換時に、項目は次のように関連付けできます: 
    • 一度に1つ
    • APIを介して
    • ワークフロールールによって
  • データが一括変換されるときは、項目の関連付けは実行されません。

他のタブにサブフォーム項目を関連付けるには

  1. [見込み客の変換と関連付け] ページで、 [サブフォーム項目の関連付け] セクションに移動します。サブフォームと項目の一覧が表示されます。
  2. 最初の行で、ドロップダウンリストからサブフォームを選択します。
    [取引先]、[連絡先]、[商談]タブにあるすべてのサブフォームが一覧表示されます。
     


  3. 項目を[取引先]、[連絡先]、[商談]の適切な項目に関連付けます。
  4. [保存] をクリックします。
     


変換なしの見込み客からの受注

ビジネス要件によっては、見込み客を変換するのではなく、直接受注として登録したい場合があります。このような場合は、次の操作を実行できます。

  1. [見込み客のステータス]項目 にカスタム値(受注)を追加します。
  2. [見込み客のステータス] [受注] に変更します。
  3. 終了した見込み客をすべて抽出できるように リストビュー を作成します。

初期設定では、標準の選択リスト値の一部は、 [見込み客のステータス] 項目で使用できます。組織のビジネスプロセスに従って選択リストの値を変更し、既存の値を新しい値に置き換えることができます。

選択リストの値を追加するには

  1. 管理者権限でZoho CRMにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブ] に移動します。
  3. タブのリスト から、 [見込み客] を選択します。
  4. [見込み客のステータス] 選択リスト項目で、 [項目の設定]アイコン を選択し、 [プロパティの編集] を選択します。
  5. [選択リストのプロパティ] ポップアップで、値の横にある 追加(+) アイコンをクリックして値の下に新しい値を追加します。



  6. [新しい値を追加] ボックスで、 [完了] を指定します。
  7. [完了] をクリックします。
  8. [レイアウトの保存] をクリックします。

見込み客の一括変換

[見込み客]タブでリストビューから変換するデータを複数選択し、見込み客を一括で変換することもできます。また、 [見込み客のツール] の[(データ)の一括変換]オプションを使用して、条件に基づいてデータを抽出し、一括で変換することもできます。



見込み客を一括変換するには 

  1. [見込み客] タブをクリックします。
  2. 見込み客のリストから、変換する見込み客を選択します。
  3. [その他] アイコン > [一括 変換] をクリックします。
  4. [一括変換] ポップアップで、次の手順を実行します:          
    1. 見込み客の変換時に商談を作成する場合は、 [商談] チェックボックスをオンにします。 
      商談項目が一覧表示されます。必須項目は、 変換の処理の関連付け に基づいて事前に入力されます。 



    2. 商談の項目を入力します。値を指定するか、差し込み項目を使用して、商談項目に変数を追加できます。 
    3. [変更] リンクをクリックして、見込み客の変換先となる連絡先、取引先、商談の担当者を1人選択します。初期設定では、変換された連絡先、取引先、商談はすべて、それぞれの見込み客を担当するユーザーに割り当てられます。 

  5. [変換] をクリックします。        
メモ 
  • 変換時に、見込み客のメールアドレスと一致するデータがある場合、その見込み客の詳細は既存のデータと統合されます。
  • 見込み客に関連付けられたタグはすべて、見込み客の個別または一括変換時に、取引先、連絡先、商談に引き継げます( 関連項目: データのタグ付け )。
     

関連情報

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