Zoho SalesInboxに関するよくある質問
Zoho SalesInboxとは？
Zoho SalesInboxは、Zoho CRM内で使用できる営業担当者向けのメールソフト（メーラー、メールクライアント）です。CRMのデータにもとづいてメールが整理されるため、営業担当者は自分の営業活動にとって重要なメールに優先的に対応できるようになります。Zoho SalesInboxでは、Zoho CRMの商談、連絡先、見込み客などのデータにもとづいて、メールが自動で分類されます。このため、どのメールを最優先すべきかが一目で分かり、営業成績を左右する重要なメールを見逃す心配もなくなります。
さらに、Zoho SalesInboxは、Zoho CRMに一体化されています（［セールスインボックス］というタブとして表示されます）。これにより、メールのやりとりと、Zoho CRMでの営業活動という2つの作業を、アプリを切り替えることなくスムーズに進めることができます。メールの画面にZoho CRMの分析結果を表示したり、メールの画面から直接Zoho CRMのデータを更新したりすることもできるので、両方の作業を統合して効率化することが可能です。さらに、メールでやりとりした内容を確実にCRMシステムに取り込んで活用できるようになります。
メモ：Zoho SalesInboxはZoho CRMのエンタープライズプランとアルティメットプランでのみ利用可能です。
関連情報：Zoho CRMのプラン別機能一覧
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送信メール用に複数の差出人メールアドレスを登録して使い分けることはできますか？
はい。送信メール用に複数の差出人メールアドレスを登録し、状況に応じて使い分けることができます。任意のメールアドレスを登録しておき、メールを送信する際に差出人として選択し、受信者に対して表示することが可能です。なお、この設定はあくまで受信者に対する表示のみに反映されます。登録した差出人メールアドレスを、受信者への表示だけでなく実際のメール送信の処理にも使用する場合は、IMAP設定において該当のメールアドレスをあらかじめ追加しておく必要があります。追加していない場合、該当のメールアドレスを差出人としてメールを送信することはできません。
たとえば、Zillum社のCEOであるパトリシアさんは、差出人メールアドレスとして「patricia@zillum.com」を設定しています。ただし、彼女はサポート対象のお客さまには差出人メールアドレスを「support@zillum.com」として表示し、マーケティング活動では「social@zillum.com」として表示することを望んでいます。この場合、メールの実際の送信用に設定している最初のメールアドレス「patricia@zillum.com」に加えて、表示用の差出人メールアドレスとして他の2つを登録できます。
複数の差出人アドレスを追加するには、以下の手順を行います。
- ［設定］→［一般設定］→［メールの設定］→［IMAP設定］に移動します。
- ［IMAP設定］ページの［送信メールサーバー］の欄で、ドロップダウンをクリックして追加メニューをクリックします。
- メールアドレスを入力して追加メニューをクリックします。
予定への招待メールを受け取りましたが、Zoho SalesInboxでは、予定への参加可否に関する選択肢が表示されません。なぜですか？
現在のところ、Zoho SalesInboxは、繰り返し予定には対応していません。このため、招待に対して、参加可否を選択して返信するための選択肢は表示されません。
Zoho CRMに登録されていない送信者に関する商談を追加するには？
商談を追加するには、まず、該当のメールの送信者を見込み客または連絡先としてZoho CRMに登録する必要があります。メールの送信者を見込み客または連絡先として登録するには、対象のメールをクリックして開き、詳細画面の右側にある該当のボタンをクリックします。見込み客または連絡先として登録した後は、新しい商談の追加を含め、さまざまな操作が可能になります。
なぜ、認証失敗のエラーが発生するのですか？ どのように解決すればよいですか？
設定しようとしているメールアカウントで2段階認証が有効になっていると、認証失敗のエラーが表示されます。この場合は、メールアカウントの通常のパスワードではなく、連携用のアプリ専用パスワードを使用してください。これで問題が解決されます。
たとえば、Gmailアカウントを使用する場合のアプリ専用パスワードについては、関連するヘルプページ「アプリ パスワードでログインする」をご参照ください。
メールアカウントの設定後に、メールの同期が完了したかどうかを知る方法はありますか？
はい。メールの同期が完了すると、その旨の通知メールが届きます。メールの同期にはさまざまな要因が影響しますが、特に、メールの件数は大きく影響することがあります。
送信メールサーバーの設定が分からない場合は、どうすればよいですか？
送信メールサーバーの設定が分からない場合は、該当のメールサービスの事業者にお問い合わせのうえ、IMAPサーバーの詳細情報を教えてもらいます。教えてもらった詳細情報を設定画面に入力してください。
［CRMに未登録］欄に表示されているメールの送信者を見込み客または連絡先として登録するには？
［CRMに未登録］欄から対象のメールを開きます。メールの詳細画面で、画面右側にある［見込み客］または［連絡先］ボタンをクリックします。
［CRMに未登録］欄に表示されているメールの送信者に新しい商談を作成して関連付けるには？
［CRMに未登録］欄に表示されているメールの送信者に新しい商談を作成して関連付けるには、対象のメールを［CRMに未登録］欄から［商談］欄にドラッグして移動します。ポップアップで表示される画面に従って、まず、新しい連絡先を作成します。その後、商談を作成します。必要な情報を入力したら、保存ボタンをクリックします。
新しいテンプレートを作成するには？
新しいテンプレートは、Zoho CRMの設定で作成できます。なお、Zoho SalesInboxでは、メールの作成時にテンプレートの追加メニューをクリックすることで、Zoho CRM内に作成されているテンプレートを選択してメールに適用することが可能です。
メールに適用されているラベルを削除するには？
メールからラベルを削除するには、以下の手順を行います。
- ラベルを削除するメールをクリックして開きます。メールを開くと、件名の下にラベルが表示されています。
- ラベル名の横にある削除アイコンをクリックすると、そのラベルが削除されます。
特定の重要顧客からのメールを1つのフォルダーにまとめるには？
特定の重要顧客からのメールを1つのフォルダーにまとめるには、以下の手順を行います。
- ［設定］→［フィルター］に移動し、新しいフィルターを作成します。
- ［メールの条件］の欄で、［差出人］［が次の値と等しい］を選択し、対象の顧客のメールアドレスを入力します。
- ［データの条件］の欄で、必要に応じて、Zoho CRM内のデータにもとづく条件を指定します。
- 条件に該当するメールを特定のフォルダーに移動するように設定します（既存のフォルダーを指定するか、この画面で新しいフォルダーを作成します）。
- ［保存する］をクリックします。
Zoho SalesInbox内のフォルダーの名前を変更するには？
フォルダー名を変更するには、以下の手順を行います。
- 画面左側のメニューで、［フォルダー］に移動します。
- 名前を変更するフォルダーを右クリックします。名前の変更メニューをクリックします。
- 新しい名前を入力し、保存ボタンをクリックします。
Zoho SalesInbox内のフォルダーを並べ替えるには？
フォルダーを並べ替えるには、以下の手順を行います。
- ［設定］→［フォルダー］に移動します。
- 順番を変更するフォルダーの並べ替え用アイコンをクリックし、マウスのボタンを押し下げたまま、希望する場所にドラッグします。
Zoho SalesInboxの画面から、組織内の他のZoho CRMユーザーにタスクを割り当てることはできますか？
いいえ。Zoho SalesInboxの画面から、組織内の他のZoho CRMユーザーにタスクを割り当てることはできません。タスクを割り当てることができるのは、自分自身に対してのみです。Zoho SalesInbox内のタスクは、Zoho CRM内のタスクとは異なります。Zoho SalesInboxでは、受信したメールへのフォローアップ活動など、メールに関するタスクのみ使用できます。
［自分のメール］と［受信トレイ］の2つのフォルダーは、どのように違いますか？
- Zoho SalesInboxで受信したメールは、メールの宛先にもとづいて自動的に特定のフォルダーに分類されます。
- ［自分のメール］には、メールの宛先（［To］または［CC］）に自分のメールアドレスが直接指定されているメールが表示されます。
- ［受信トレイ］には、メールの宛先に、自分が使用している別名メールアドレス（エイリアス）、または自分が参加しているメーリングリスト（メールグループ）が指定されているメールが表示されます。
- 両方のメールを1か所でまとめて表示したい場合は、［表示］の［すべてのメッセージ］を使用します。
フィルターからタスクを削除するには？
フィルターからタスクを削除するには、以下の手順を行います。
- ［設定］→［メールの設定］→［フィルター］に移動します。
- 対象のフィルターにマウスのカーソルを合わせ、フィルターの編集アイコンをクリックします。［タスクの設定］の欄で、不要なタスクを削除します。
- 保存ボタンをクリックします。
［CRMに未登録］欄に分類されているメール（たとえば、Gmail、Outlook、Yahooなどのドメインから送信されたメール）を［同僚］欄に分類されるようにすることはできますか？
はい、簡単にできます。分類を変更したいメールを［CRMに未登録］欄から［同僚］欄にドラッグして移動します。確認画面が表示されるので、設定を確認して、変更を確定します。