ワークフローに関するトラブルシューティング

1.特定のデータに対してワークフローが実行されません。

対象データの作成方法をご確認ください。Sheetビューやインポートを通じてワークフローが作成されていないことをご確認ください。
データの作成方法がAPIの場合、「trigger["workflow"]」がAPIのJSON本文内に含まれている必要があります。これにより、APIに関連するワークフロー、承認フロー、ブループリントが実行されます。

{

"data": [

{

"Company": "Zylker",

"Last_Name": "Daly",

"First_Name": "Paul",

"Email" : " example @zylker.com ",

"State": "Texas"

}

],

"trigger": [

"approval",

"workflow",

"blueprint"

]

}
データの作成方法がカスタム関数の場合、ワークフローを実行するにはカスタム関数に特定のコードを追加する必要があります：

zoho.crm.createRecord("Leads", {"Last_Name" : "test"}, {"trigger" : ["workflow"]})
データがZoho Formsを通じて作成されている場合、Zoho Forms連携のページで CRMのワークフロー処理を実行 するための設定が選択されていることをご確認ください。
該当のデータがワークフローで指定されている条件と一致しているかをご確認ください。

この問題に関して考えられる主な原因：
ワークフローの条件では「郵便番号が次の値と等しい 2200012」となっているのに対し、作成されたデータでは「郵便番号が次の値と等しい 220-0012」となっている場合、エラーが発生します。ハイフン（-）によって、システムでワークフローが実行されなくなります。
解決策：
条件を「郵便番号は次の値で始まる 220」や「郵便番号は次の値で終わる 0012」などに変更して、ハイフンを考慮しなくてすむように設定します。

複数の条件が設定されている場合、条件は作成された順に実行されます。

この問題に関して考えられる主な原因：

1番目の条件：年間売上 < 1000000

2番目の条件：年間売上 < 100000

3番目の条件：年間売上 < 10000

この場合、「9000」、「99000」、「999000」という値の年間売上のデータが作成されると、これらの値はすべて1,000,000を下回るため、1番目の条件のみ実行され、2番目以降の条件は実行されません。そのため、条件を適切に実行されるには、次の順番に条件を並べ替える必要があります。
解決策：

1番目の条件：年間売上 < 10000

2番目の条件：年間売上 < 100000

3番目の条件：年間売上 < 1000000

この場合、「9000」という値の年間売上のデータが作成されると、1番目の条件が実行されます。「99000」の場合は、1番目の条件がスキップされ、2番目の条件が実行されます。つまり、1番目の条件にデータが一致しない場合、以降の条件（上記の場合は2番目の条件）のチェックがシステムによって行われます。

2.ワークフロールールの時間基準の処理のメニューをクリックできません。

時間基準の処理のメニューをクリックできないワークフローにおける最初の段階で、繰り返しに関するチェックボックスにチェックが入っているかどうかをご確認ください。

考えられる原因： たとえば、年間売上が「10,000,000」を上回る場合は優先度が高く設定されたタスクが作成され、商談の担当者に割り当てられる、というワークフロールールがあるとします。担当者は業務上さまざまな更新内容を入力し、データを編集します。データが編集されるたびに時間基準の処理が繰り返し行われると、該当の担当者に対して重複した複数のタスクが作成されます。そのため、対象のワークフロールールが繰り返し行われるように設定されている場合、時間基準の処理を選択できないように設定されています。
利用中のCRMプランで時間基準の処理が利用できるかどうかをご確認ください。

3.見込み客タブに対して作成したワークフローで、すぐに実行する処理の一覧に変換処理が表示されません。

変換処理が表示されないワークフローにおける最初の段階で、繰り返しに関するチェックボックスにチェックが入っているかどうかをご確認ください。

考えられる原因： 上記2における、ワークフロールールが繰り返し行われるように設定されている場合、時間基準の処理を選択できないのと同様の問題です。見込み客のステータスが「見込みあり」の場合に見込み客が自動変換されるワークフローでは、該当のデータは見込み客タブから別のタブに移動します。そのため、ワークフローが繰り返し行われるように設定されている場合、変換の処理は表示されないように設定されています。
条件が入力されていない場合、変換の処理は利用できません。

4.日時に基づくワークフローにおいて、日付の項目を選択できません。

日付の項目が数式から作成されていないかどうかをご確認ください。日付の項目は、指定した日時でワークフローを作成する際に、設定の一覧に表示されます。

CRMの日付の項目は、2通りの方法で作成することができます。
レイアウトに直接日付の項目をドラッグ＆ドロップする。
数式の項目をドラッグ＆ドロップして、戻り値の種類として［日付］を選択する。

上記のうち、戻り値の種類に［日付］が指定されている数式の項目として作成された項目は、日付に基づくワークフローには表示されません。

5.条件に一致しないデータに対してワークフローが実行されます。

この問題に関して考えられる主な原因：

たとえば、「取引先の種類が次の値と等しいパートナー」かつ「年間売上 > 10000USD」かつ「業界が次の値と等しい独立系ソフトウェア会社」または「企業形態が次の値と等しい非上場」または「従業員数 > 50」という条件に一致する場合にのみ、タスクを作成するワークフローを作成するとします。

通常、「( ( ( ( 1 かつ 2 ) かつ 3 ) または 4 ) または 5 )」という条件パターンがシステムによって設定されます。この条件パターンでは、希望どおりの振り分けが行われません。

解決策：

パターンを「(1 かつ 2 かつ (3 または 4 または 5))」のように調整します。これにより、システムによって1、2のチェックが行われ、次に3、4、5のチェックが行われます。

6.ワークフローが実行された後、見込み客や連絡先に対してメールが送信されません。

メールの受信者が適切に選択されているかどうかをご確認ください。

主な原因： メールの項目が受信者として選択されているのに対して、実際のメールアドレスがサブのメールの項目となっている場合、メールは正しく送信されません。

メール対象外（オプトアウト）が有効になっているかをご確認ください。
1日あたりのメールの上限に達しているかをご確認ください。

7.他の処理は実行されるのに対して、カスタム関数だけが実行されません。

［設定］ → ［自動化］ → ［処理］ → ［カスタム関数］→［エラー］ の順に移動して、実行されなかった原因をご確認ください。

主な原因： 値のない別のデータから値を取得するようにコードが関連付けられています。たとえば、取引先の種類を取得し、連絡先タブで更新するようにコードが設定されているとします。取引先の種類の値がない場合、コードはエラーとなり、ワークフローは実行されなくなります。
1日あたりの上限に達したという旨のエラーメッセージが表示されている場合、その日に実行可能なカスタム関数の上限数に達しています。
カスタム関数の実行回数の上限に達していないかどうかをご確認ください。上限に達している場合、実行回数の上限を引き上げたり、コードの内容を整理したりしてください。

8.他の処理は実行されるのに対して、Web通知だけが実行されません。

［設定］ → ［自動化］ → ［処理］ → ［Web通知］→［エラー］ の順に移動して、エラーの原因をご確認ください。設定したWeb通知をご確認ください。

Web通知の制限：

通知先のURLにポート番号が設定されている場合、Web通知は実行されません。

例： www.mydomain.com:7656

利用できるポート番号：9443、9090
Web通知のURLを他の文字に変換することはできません。
Web通知でヘッダーを指定することはできません。URLのパラメーターのみ可能です。利用中のプランで関数を利用することができる場合は、代わりとして関数を作成することができます。

9.CRMでワークフロールールをさらに作成したいです。

さまざまなケースに対応するために、それぞれ個別のワークフローが作成されることがあります。CRMでは、1件のワークフロー内に複数の条件を設定することができます。個別のワークフローを1件のワークフローに統合することで、ワークフロールールを整理することができます。

10.ブループリントで項目の遷移が行われると、ワークフロールールが実行されません。

主な原因：

データの遷移の状態が別の状態に移行すると、ワークフローは実行されません。これは、データがすでに別の自動化処理（ブループリント）で処理されているためです。そのため、さらに別の自動化処理（ワークフロー）は実行されません。

解決策：

ブループリントで設定されている該当の処理を、ブループリントの最後の部分で実行されるように設定します（時間基準の処理を除く）。これにより、データが最後の遷移を通じて移行する際に、ワークフローが実行されます。

11.指定した日時でのワークフローが実行されません。

ワークフローは、組織のタイムゾーンに基づいて実行されます。ユーザー個人のタイムゾーンに基づいて実行されません。たとえば、午前8時間にワークフローが実行するように日付の項目が選択されたとします。組織情報の組織のタイムゾーンがBST（英国夏時間）に設定されているのに対して、個人設定の個々のユーザーのタイムゾーンはCEST（中央ヨーロッパ夏時間）に設定されています。この場合、ユーザーのタイムゾーンより1時間後にワークフローが実行されます。

解決策： ［設定］ → ［組織情報］ → ［タイムゾーン］ の順に移動して、タイムゾーンを調整してください。

12.ワークフローが実行された後、ワークフローが履歴に表示されません。

表示しているデータに対して処理が実行されているかどうか、別のタブのデータに対して実行された処理ではないかどうかをご確認ください。

例：商談タブに対するワークフローがあり、このワークフローが実行されると連絡先の項目が更新されるとします。この場合、ワークフローに関する履歴データは連絡先で表示されます。商談には表示されません。そのため、商談の履歴を確認する際、ワークフローが実行されたかどうか確認することはできません。変更内容を確認するには、連絡先の履歴を確認する必要があります。

13.データが作成された際、どの順で自動化処理が実行されますか？

Zoho CRMですべての自動化処理が設定されている場合、自動化処理は割り当てルール、ワークフロールール、承認プロセス、ブループリント、問い合わせのエスカレーションルール、の順に実行されます。

14.自動化処理が実行されることによって別の自動化処理を実行されるように設定することは可能ですか？

はい、可能です。ワークフロールールの配置順に応じて、別のワークフローが実行されるようにワークフローを設定することができます。最初のワークフローの実行タイミングが［データの操作］かつ［編集］時という条件である場合のみ、別のワークフローを実行できます。

例：