グループの作成と管理

グループの作成と管理

Zoho CRMでは、要件に応じたさまざまなユーザーのグループを作成して、データを効率的に共有、管理できます。たとえば、「営業チーム」、「サポートチーム」、「マーケティングチーム」といったグループを作成し、それぞれにユーザーを関連付けることが可能です。特定のグループに関連付けられたユーザーは、該当のグループに共有されたデータにアクセスでき、また、データに対する処理を実行できます。

利用条件
必要な権限 ：ユーザー管理権限


主な機能
  • グループのメンバー（グループに所属するユーザー）は、ユーザー、役職、役職と部下、別のグループ、テリトリー、テリトリーと下位のテリトリーなどから選択して、関連付けることができます。
  • グループにデータを直接割り当てることはできません（データの担当者としてグループを指定することはできません）。
  • データ共有ルールを設定することで、グループにデータを共有できます。これにより、グループに関連付けられているユーザーが、該当のデータを利用できるようになります。
  • 複数のグループにユーザーを関連付けることも可能です。

グループのメンバー

次のカテゴリーのいずれかを通じて、グループのメンバー（グループに所属するユーザー）を選択することが可能です。ユーザーを個別に選択するだけでなく、役職や他のグループなどを選択することもでき、グループにユーザーを効率的に関連付けることができます：

  • ユーザー： ユーザーを個別に選択できます
  • 役職： 選択した役職のすべてのユーザーをまとめて選択できます
  • 役職と部下： 選択した役職とその部下のすべてのユーザーをまとめて選択できます
  • グループ： 選択したグループに所属するすべてのユーザーをまとめて選択できます

グループの例

Zoho CRM - グループの例


［グループ］タブでは、次の操作を実行できます：

  • グループの作成
  • グループへのユーザーの関連付け
  • グループの編集
  • グループの表示
  • グループ内のすべてのユーザーの表示
  • グループの削除
  • グループへのデータの共有


グループの作成

グループを作成するには

  1. ［設定］ → ［一般］ → ［ユーザー］ → ［グループ］ の順に移動します。
  2. ［グループ］ タブで ［グループを作成する］ ボタンをクリックします。
  3. ［グループを作成する］ 画面で、 ［グループ名］ と ［詳細情報］ を入力し、［次へ］をクリックします。
  4. ［グループへの追加］ 画面で、グループに追加する対象を選択します。
    ドロップダウンから、追加する対象の種類を選択します。［ユーザー］、［役職］、［テリトリー］、［グループ］のいずれかから選択可能です。
  5. ［役職］を選択した場合、部下も含めるかどうかを選択できます。［テリトリー］を選択した場合、下位のテリトリーも含めるかどうかを選択できます。
    なお、画面右上には、選択中のユーザー、役職、テリトリー、グループのそれぞれの件数が表示されます。件数はリンクになっており、クリックすると、選択中の対象の詳細を確認できます。
  6. ［保存する］ をクリックします。

グループの編集

グループを作成した後、必要に応じて、グループ名とメンバーを変更できます。

グループを編集するには

  1. ［設定］ →［一般］ → ［ユーザー］ → ［グループ］ の順に移動します。
  2. グループの一覧 画面には、追加したグループが表示されます。
  3. 公開グループの一覧 画面で、編集するグループにカーソルを合わせると表示される操作メニューをクリックします。
  4. 表示されたメニューから ［編集する］ をクリックします。
  5. グループの編集 画面で、次の手順を実行します：
    • グループの詳細 設定の ［グループ名］ 欄と ［グループの説明］ 欄で、グループ名とグループに関する説明を編集します。
    • ［グループのメンバー］ 設定で、グループのメンバーを編集します。
      新しいグループのメンバーとして、ユーザー、役職、役職と部下、別のグループ、テリトリー、テリトリーと下位のテリトリーなどから選択して、該当のユーザーを関連付けたり、すでに関連付けられているユーザーを削除したりすることが可能です。
  6. ［保存する］ をクリックします。

ユーザーページでのグループのユーザー管理 

ユーザーページから、ユーザーをグループに関連付けたり、グループからユーザーを削除したりできます。これらの操作を行うには、以下の手順を実行します。
  1. （設定）→［一般］→［ユーザー］の順に移動します。
  2. ユーザーの一覧ページには、追加したユーザーの一覧が表示されます。
  3. グループに関連付けるユーザーを選択し、ユーザーの詳細ページの下部にある［グループ］のセクションに移動します。
  4. 編集アイコンをクリックします。

  5. 編集ページでユーザーに関連付けるグループを選択し、［保存する］をクリックします。

  6. グループからユーザーを削除するには、グループの編集画面で対象のグループにカーソルを合わせて［×］ボタンをクリックし、［保存する］をクリックします。

ユーザーの表示

ユーザーがグループに追加される際の方法には、以下の2通りがあります。
  1. 直接：ユーザーがグループに追加される
  2. 間接：役職、グループ、テリトリーがグループに追加されることにより、対象のユーザーがグループに追加される
グループの詳細ページで［ユーザーを表示する］メニューを利用すると、グループ内のすべてのユーザーを一覧表示できます。これにより、直接的に追加されたユーザーと、間接的に追加されたユーザーの両方を含む、すべてのユーザーの一覧を確認することが可能です。

グループ内のすべてのユーザーを一覧表示するには
  1. ［設定］→［一般］→［ユーザー］の順に移動します。
  2. ［グループ］タブをクリックします。
  3. ユーザーを表示するグループをクリックします。
  4. 右上にある［…］（その他）アイコンをクリックし、［ユーザーを表示する］をクリックします。
  5. グループ内のユーザーの一覧が表示されます。
Notesメモ
グループ作成からすぐの場合は、すべてのユーザーの一覧を表示するのに時間がかかることがあります。

グループの削除

不要になったグループは、いつでも削除できます。グループを削除すると、すべての データ共有ルール が自動的に更新され、変更が反映されます。そのため、再適用の処理を実行する必要はありません。

グループを削除するには

  1. ［設定］ → ［一般］ → ［ユーザー］ → ［グループ］ の順に移動します。
  2. グループの一覧 画面には、作成したグループ名が表示されます。
  3. 一覧からグループを削除するには、対象のグループにカーソルを合わせると表示される操作メニューから、 ［削除する］ をクリックします。

グループへのデータの共有

Zoho CRMでは、データの担当者として1人のユーザーを設定します。ただし、グループとデータ共有ルールを使用すれば、データへのアクセス権限を複数のユーザーに許可することが可能です。グループを作成し、データ共有ルールを適用すると、グループのメンバーは権限設定に従って、各タブのデータにアクセスできるようになります。ただし、権限設定でアクセスが許可されていない場合、データ共有ルールが適用されても、該当のタブのデータにはアクセスできません。

たとえば、権限設定において ［商談］ タブへのアクセス権限が許可されていないユーザーは、グループへのデータ共有ルールが適用されても、 ［商談］ タブにはアクセスできません。

  • 担当者は、データに対するすべての権限を持ちます。
  • データの担当者としてグループを設定することはできません。ただし、データ共有ルールを使用することで、グループにデータを共有することが可能です。これにより、該当のグループに所属するユーザーにデータを共有できます。
  • ただし、対象のグループに所属するユーザーは、権限設定において該当のデータへのアクセス権限が許可されている必要があります。
  • データ共有ルールを設定した後に設定内容を反映するには、再適用の処理を実行する必要があります。

グループにデータを共有するには

  1. ［設定］ → ［セキュリティ管理］ → ［役職と共有］ → ［データ共有設定］ の順に移動します。
  2. データ共有設定の一覧 画面で、各タブの共有ルールを設定します。 関連情報： データ共有ルール  
  3. ［保存する］ をクリックします。

関連情報
役職の管理
ユーザーの管理