グループの作成

さまざまなユーザーを分類したグループを作成し、データを共有できます。

グループを作成するには

1. ［設定］→［ユーザーと権限］→［ユーザー］→［グループ］の順に移動します。
   
2. グループの一覧の右上にある、［新しいグループ］ボタンをクリックします。
   
3. 新しいグループの作成画面で、次の手順を実行します：
   
   • グループの詳細設定で、［グループ名］と［グループの説明］を入力します。
     
     
     
     
   • ［グループのメンバー］設定で、グループのメンバーを選択します。グループのメンバーとして、ユーザー、役職、役職と部下、別のグループ、テリトリー、テリトリーと下位のテリトリーなどから選択して、関連付けることができます。
     
     
4. ［保存する］をクリックします。
   
   
   
   

グループへのユーザーの関連付け

新しいグループを作成した後、必要に応じて、いつでもグループにユーザーを関連付けることができます。グループのメンバーは、ユーザー、役職、役職と部下、別のグループ、テリトリー、テリトリーと下位のテリトリーなどから選択して、関連付けることができます。グループのメンバーを関連付けた後、グループに対してデータ共有ルールを適用することで、グループにデータを共有できます。これにより、グループに関連付けられているユーザーが該当のデータを利用できるようになります。

メモ

• 管理者は、ユーザーを複数のグループに関連付けることができます。また、関連付けられたユーザーは、権限設定とデータ共有ルールに従って、データにアクセスできるようになります（権限設定で許可されていない場合はアクセスできません）。

1. ［設定］→［ユーザーと権限］→［ユーザー］→［グループ］の順に移動します。
   
2. グループの一覧から、ユーザーを関連付けるグループを選択します。
   
3. グループの詳細画面で、［編集する］をクリックします。
   
4. ［グループのメンバー］の選択リストで、ユーザー、役職、役職と部下、グループなどから選択し、対象のユーザーを設定できます。
   
5. ［保存する］をクリックします。
   

グループの編集

グループを作成した後、必要に応じて、グループ名とメンバーを変更できます。

グループを編集するには

1. ［設定］→［ユーザーと権限］→［ユーザー］→［グループ］の順に移動します。
   
2. グループの一覧画面には、追加したグループが表示されます。
   
3. 公開グループの一覧画面で、編集するグループにカーソルを合わせると表示される操作メニューから、［編集する］をクリックします。
   
4. グループの編集画面で、次の手順を実行します：
   
   • グループの詳細設定の［グループ名］欄と［グループの説明］欄で、グループ名とグループに関する説明を編集します。
     
   • ［グループのメンバー］設定で、グループのメンバーを編集します。
     新しいグループのメンバーとして、ユーザー、役職、役職と部下、別のグループ、テリトリー、テリトリーと下位のテリトリーなどから選択して、該当のユーザーを関連付けたり、すでに関連付けられているユーザーを削除したりすることが可能です。
5. ［保存する］をクリックします。
   

グループの削除

不要になったグループは、いつでも削除できます。グループを削除すると、すべてのデータ共有ルールが自動的に更新され、変更が反映されます。そのため、再適用の処理を実行する必要はありません。

グループを削除するには

1. ［設定］→［ユーザーと権限］→［ユーザー］→［グループ］の順に移動します。
   
2. グループの一覧画面には、作成したグループ名が表示されます。
   
3. 一覧からグループを削除するには、対象のグループにカーソルを合わせると表示される操作メニューから、［削除する］をクリックします。
   

グループへのデータの共有

Zoho CRMでは、データの担当者として1人のユーザーを設定します。ただし、グループとデータ共有ルールを使用すれば、データへのアクセス権限を複数のユーザーに許可することが可能です。グループを作成し、データ共有ルールを適用すると、グループのメンバーは権限設定に従って、各タブのデータにアクセスできるようになります。ただし、権限設定でアクセスが許可されていない場合、データ共有ルールが適用されても、該当のタブのデータにはアクセスできません。

たとえば、権限設定において［商談］タブへのアクセス権限が許可されていないユーザーは、グループへのデータ共有ルールが適用されても、［商談］タブにはアクセスできません。

• 担当者は、データに対するすべての権限を持ちます。
  
• データの担当者としてグループを設定することはできません。ただし、データ共有ルールを使用することで、グループにデータを共有することが可能です。これにより、該当のグループに所属するユーザーにデータを共有できます。
  
• ただし、対象のグループに所属するユーザーは、権限設定において該当のデータへのアクセス権限が許可されている必要があります。
  
• データ共有ルールを設定した後に設定内容を反映するには、再適用の処理を実行する必要があります。
  

グループにデータを共有するには

1. ［設定］→［ユーザーと権限］→［セキュリティ設定］→［データ共有設定］の順に移動します。
   
2. データ共有設定の一覧画面で、各タブの共有ルールを設定します。関連情報：データ共有ルール 
   
   
   
   
3. ［保存する］をクリックします。