グループの作成と管理

グループの作成と管理

Zoho CRMでは、要件に応じたさまざまなユーザーのグループを作成して、データを効率的に共有、管理できます。たとえば、「営業チーム」、「サポートチーム」、「マーケティングチーム」といったグループを作成し、それぞれにユーザーを関連付けることが可能です。特定のグループに関連付けられたユーザーは、該当のグループに共有されたデータにアクセスでき、また、データに対する処理を実行できます。

利用条件
必要な権限:グループの管理権限


主な機能
  • グループのメンバー(グループに所属するユーザー)は、ユーザー、役職、役職と部下、別のグループ、テリトリー、テリトリーと下位のテリトリーなどから選択して、関連付けることができます。
  • グループにデータを直接割り当てることはできません(データの担当者としてグループを指定することはできません)。
  • データ共有ルールを設定することで、グループにデータを共有できます。これにより、グループに関連付けられているユーザーが、該当のデータを利用できるようになります。
  • 複数のグループにユーザーを関連付けることも可能です。

グループのメンバー

次のカテゴリーのいずれかを通じて、グループのメンバー(グループに所属するユーザー)を選択することが可能です。ユーザーを個別に選択するだけでなく、役職や他のグループなどを選択することもでき、グループにユーザーを効率的に関連付けることができます:

  • ユーザー:ユーザーを個別に選択できます
  • 役職:選択した役職のすべてのユーザーをまとめて選択できます
  • 役職と部下:選択した役職とその部下のすべてのユーザーをまとめて選択できます
  • グループ:選択したグループに所属するすべてのユーザーをまとめて選択できます

グループの例

Zoho CRM - グループの例


[グループ]タブでは、次の操作を実行できます:

  • グループの作成
  • グループへのユーザーの関連付け
  • グループの編集
  • グループの表示
  • グループの削除
  • グループへのデータの共有

グループの作成

さまざまなユーザーを分類したグループを作成し、データを共有できます。

グループを作成するには

  1. [設定][ユーザーと権限][ユーザー][グループ]の順に移動します。
  2. グループの一覧の右上にある、[新しいグループ]ボタンをクリックします。
  3. 新しいグループの作成画面で、次の手順を実行します:
    • グループの詳細設定で、[グループ名][グループの説明]を入力します。



    • [グループのメンバー]設定で、グループのメンバーを選択します。グループのメンバーとして、ユーザー、役職、役職と部下、別のグループ、テリトリー、テリトリーと下位のテリトリーなどから選択して、関連付けることができます。

  4. [保存する]をクリックします。



グループへのユーザーの関連付け

新しいグループを作成した後、必要に応じて、いつでもグループにユーザーを関連付けることができます。グループのメンバーは、ユーザー、役職、役職と部下、別のグループ、テリトリー、テリトリーと下位のテリトリーなどから選択して、関連付けることができます。グループのメンバーを関連付けた後、グループに対してデータ共有ルールを適用することで、グループにデータを共有できます。これにより、グループに関連付けられているユーザーが該当のデータを利用できるようになります。

メモ
  • 管理者は、ユーザーを複数のグループに関連付けることができます。また、関連付けられたユーザーは、権限設定とデータ共有ルールに従って、データにアクセスできるようになります(権限設定で許可されていない場合はアクセスできません)。

ユーザーをグループに関連付けるには
  1. [設定][ユーザーと権限][ユーザー][グループ]の順に移動します。
  2. グループの一覧から、ユーザーを関連付けるグループを選択します。
  3. グループの詳細画面で、[編集する]をクリックします。
  4. [グループのメンバー]の選択リストで、ユーザー、役職、役職と部下、グループなどから選択し、対象のユーザーを設定できます。
  5. [保存する]をクリックします。

グループの編集

グループを作成した後、必要に応じて、グループ名とメンバーを変更できます。

グループを編集するには

  1. [設定][ユーザーと権限][ユーザー][グループ]の順に移動します。
  2. グループの一覧画面には、追加したグループが表示されます。
  3. 公開グループの一覧画面で、編集するグループにカーソルを合わせると表示される操作メニューから、[編集する]をクリックします。
  4. グループの編集画面で、次の手順を実行します:
    • グループの詳細設定の[グループ名]欄と[グループの説明]欄で、グループ名とグループに関する説明を編集します。
    • [グループのメンバー]設定で、グループのメンバーを編集します。
      新しいグループのメンバーとして、ユーザー、役職、役職と部下、別のグループ、テリトリー、テリトリーと下位のテリトリーなどから選択して、該当のユーザーを関連付けたり、すでに関連付けられているユーザーを削除したりすることが可能です。
  5. [保存する]をクリックします。

グループの削除

不要になったグループは、いつでも削除できます。グループを削除すると、すべてのデータ共有ルールが自動的に更新され、変更が反映されます。そのため、再適用の処理を実行する必要はありません。

グループを削除するには

  1. [設定][ユーザーと権限][ユーザー][グループ]の順に移動します。
  2. グループの一覧画面には、作成したグループ名が表示されます。
  3. 一覧からグループを削除するには、対象のグループにカーソルを合わせると表示される操作メニューから、[削除する]をクリックします。

グループへのデータの共有

Zoho CRMでは、データの担当者として1人のユーザーを設定します。ただし、グループとデータ共有ルールを使用すれば、データへのアクセス権限を複数のユーザーに許可することが可能です。グループを作成し、データ共有ルールを適用すると、グループのメンバーは権限設定に従って、各タブのデータにアクセスできるようになります。ただし、権限設定でアクセスが許可されていない場合、データ共有ルールが適用されても、該当のタブのデータにはアクセスできません。

たとえば、権限設定において[商談]タブへのアクセス権限が許可されていないユーザーは、グループへのデータ共有ルールが適用されても、[商談]タブにはアクセスできません。

  • 担当者は、データに対するすべての権限を持ちます。
  • データの担当者としてグループを設定することはできません。ただし、データ共有ルールを使用することで、グループにデータを共有することが可能です。これにより、該当のグループに所属するユーザーにデータを共有できます。
  • ただし、対象のグループに所属するユーザーは、権限設定において該当のデータへのアクセス権限が許可されている必要があります。
  • データ共有ルールを設定した後に設定内容を反映するには、再適用の処理を実行する必要があります。

グループにデータを共有するには

  1. [設定][ユーザーと権限][セキュリティ設定][データ共有設定]の順に移動します。
  2. データ共有設定の一覧画面で、各タブの共有ルールを設定します。関連情報:データ共有ルール 



  3. [保存する]をクリックします。


関連情報











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