データ共有ルールの設定

データ共有ルールの設定

初期設定では、データ担当者とその管理者が自分の担当のCRMデータを管理できるように、CRMデータへのアクセス権は[組織内共有]に設定されています。しかし、データ共有ルールを使用すると、他の役職やグループに属するユーザーにアクセス権を拡張できます。データ共有ルールを設定すると、特定の役職やグループに関連付けられているユーザーが、他のユーザーに属しているデータにアクセスできるようになります。

  主な機能

  • 初期設定では、すべてのタブに [個人] のオプションが設定されています。
  • 組織全体の権限が [組織内共有(表示/編集/削除可能)] に設定されている場合、全員がすべてのユーザーのデータにアクセスし、更新できます。この場合、役職階層と共有ルールは適用されません。
  • 組織全体の権限が [表示のみ] に設定されている場合、全員が他のユーザーのデータの表示のみ行えます。この場合、他のユーザーは担当者のデータを変更できません。
  • 組織の権限が [個人] として設定されている場合は、役職階層と共有ルールを適用できます。
  • 共有ルールを作成して組織の初期設定の権限で設定したアクセス範囲を制限することはできません。拡張できるのは、追加のデータ表示のみです。
  • 自分と自分の下位(存在する場合)に属するデータは、常に[インポートの履歴]に表示されます。
  • データに属するすべての添付ファイル、メモ、メール、競合には、そのデータの表示権限がある場合にアクセスできます。
  • 売上予測は常に個人単位でのアクセスです。

初期設定のデータ共有プロセスの管理

Zoho CRMタブでは、以下の種類のアクセス範囲をユーザーに設定できます:

  • 個人: データ担当者とその上司だけがデータを表示できます。
  • 組織内共有(表示のみ): ユーザーは他のユーザーのデータを表示できますが、データの変更や削除はできません。
  • 組織内共有(表示/編集/削除可能): 他のユーザーは、データを表示、変更、削除できます。

利用条件 

必要な権限
この機能には、データ共有の管理権限を持つユーザーがアクセスできます。 

メモ 
  • 初期設定では、データ担当者とその管理者がCRMデータを管理できるように、CRMデータへのアクセス権は[個人]に設定されています。
  • [メモ]、[レポート]、[ダッシュボード]、[メール]タブには、組織レベルのデータ共有機能はまだ実装されていません。

初期設定の権限を管理するには

  1. [設定] > [ユーザーと権限] > [セキュリティ管理] > [データ共有設定] に移動します。
  2. [データ共有設定] ページで、 [すべての標準の権限の編集] をクリックします。
  3. [すべての標準の権限の編集] ページで、以下のように、タブのアクセス権限を更新します。 
    • 個人
    • 組織内共有(表示のみ)
    • 組織内共有(表示/編集/削除可能) 



  4. すべてのタブのアクセス権を更新したら、 [保存] をクリックします。

データ共有ルールの作成

この機能を使用すると、さまざまなタブのデータへのアクセスを許可、またはユーザーによるデータの表示を制限するルールを作成できます。

利用条件 

必要な権限
この機能には、データ共有の管理権限を持つユーザーがアクセスできます。 

データ共有ルールを作成するには

  1. [設定] > [ユーザーと権限] > [セキュリティ管理] > [データ共有設定] に移動します。
  2. [データ共有設定] ページで、該当するタブの [新しい共有ルール] をクリックします。
  3. [新しい共有ルール] ページで、次の手順を実行します: 
    • データの共有元を指定します。


    • データの共有先を指定します。
    • 一覧から [アクセスの種類] を選択します。 
    • [上位の役職に共有] チェックボックスをオンにして、上司へのデータ共有を許可します。 

  4. [共有ルールの作成] をクリックします。 

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