初期設定では、データへのアクセス権限は［非公開］に設定されています。組織内でデータは共有されず、データの担当者とその上位の役職者のみがデータにアクセスできます。その他のユーザーもアクセスできるようにしたい場合、データ共有ルールなどの機能を使用すると、役職やグループを指定してアクセス権限を付与することが可能です。設定内容に応じてデータが共有され、アクセス可能になります。 

主な機能

• 初期設定では、すべてのタブにおいて、データへのアクセス権限は［非公開］に設定されています。データにアクセスできるのは、担当者とその上位の役職者のみです。
  
• 組織の標準権限を［組織内共有（表示／編集／削除）］に設定すると、すべてのユーザーが他のユーザーのデータにアクセスでき、データの編集や削除も可能になります。この場合、役職による階層やデータ共有ルールなどの個別の設定を通じたアクセス権限は適用されません（組織の標準権限でアクセス可能な状態になるため）。
  
• 組織の標準権限を［組織内共有（表示のみ）］に設定すると、すべてのユーザーが他のユーザーのデータを表示できますが、データの編集や削除はできなくなります。この場合、編集や削除は、担当者のみ可能です。
  
• 組織の標準権限を［非公開］に設定すると、役職による階層やデータ共有ルールなどの個別の設定を通じたアクセス権限が適用可能になります（基本は非公開になった状態で、これらの設定を通じて対象のデータが個別に共有される形になるため）。
  
• 共有ルールの設定により、組織の標準権限を制限することはできません（組織の標準権限が優先されます）。組織の標準権限で制限されているデータに対してアクセス権限を追加で付与することは可能です。
  
• インポートの履歴には、自身とその下位の役職者が担当するデータが表示されます。
  
• 表示権限を持つデータに関連付けられている添付ファイル、メモ、メール、競合他社も同様にアクセス可能です。
  
• 売上予測は、常に非公開として設定されます。
  
   
  

組織の標準権限の種類

Zoho CRMでは、組織の標準権限として以下の種類のアクセス権限を設定できます。なお、タブごとに異なる種類のアクセス権限を設定することも可能です。

• 非公開：データの担当者とその上位の役職者のみが、データにアクセスできます。
  
• 組織内共有（表示のみ）：すべてのデータを表示できますが、他のユーザーのデータについては編集や削除はできません。
  
• 組織内共有（表示／編集／削除）：すべてのデータを表示、編集、削除できます。
  

また、売上予測の管理者は、［同じ役職のユーザーにデータを共有する］設定が無効の場合でも、同じ役職のユーザーのデータを表示できます。 

メモ

• 初期設定では、データへのアクセス権限は［非公開］に設定されています。データの担当者とその上位の役職者のみがデータにアクセスできます。
  
• 現在のところ、［メモ］、［レポート］、［ダッシュボード］、［メール］タブには、組織の標準権限を設定できません。

1. ［設定］→［ユーザーと権限］→［セキュリティ設定］→［データ共有設定］の順に移動します。
   
2. データ共有設定画面で、右上にある［すべての標準権限を編集する］をクリックします。
   
3. 組織の標準権限の編集画面で、各タブのデータに対する標準のアクセス権限を、次のいずれかから選択して設定します：
   
   • 非公開
     
   • 組織内共有（表示のみ）
     
   • 組織内共有（表示／編集／削除）
     
     
     
     
4. すべてのタブのアクセス権限を設定した後、［保存する］をクリックします。
   

データ共有ルールの作成

データ共有ルールを作成することで、各タブのデータへのアクセス権限を個別に付与したり、制限したりできます。

データ共有ルールを作成するには

1. ［設定］→［ユーザーと権限］→［セキュリティ設定］→［データ共有設定］の順に移動します。
   
2. データ共有設定画面で、対象のタブの右側にある［＋新しい共有ルール］をクリックします。
   
3. 新しい共有ルールの設定画面で、次の手順を実行します：
   
   • データ共有元を設定します。
     
     
     
     
   • データ共有先を設定します。
     
   • 一覧から、権限の種類を選択します。
     
   • ［上位の役職に共有する］チェックボックスを選択すると、データが上位の役職者に共有されます。
     
4. ［保存する］をクリックします。

メモ

データ共有ルールを作成した後、ルールの適用処理が完了するまでの間は、ルールを編集できません。