データ共有ルールの設定

初期設定では、データへのアクセス権限は［非公開］に設定されています。組織内でデータは共有されず、データの担当者とその上位の役職者のみがデータにアクセスできます。その他のユーザーもアクセスできるようにしたい場合、データ共有ルールなどの機能を使用すると、役職やグループを指定してアクセス権限を付与することが可能です。設定内容に応じてデータが共有され、アクセス可能になります。

主な機能

初期設定では、すべてのタブにおいて、データへのアクセス権限は ［非公開］ に設定されています。データにアクセスできるのは、担当者とその上位の役職者のみです。
組織の標準権限を ［組織内共有（表示／編集／削除）］または［組織内共有（表示／編集）］に設定すると、すべてのユーザーが他のユーザーのデータにアクセスでき、データの編集や削除も可能になります。この場合、役職による階層やデータ共有ルールなどの個別の設定を通じたアクセス権限は適用されません（組織の標準権限でアクセス可能な状態になるため）。
組織の標準権限を ［組織内共有（表示のみ）］ に設定すると、すべてのユーザーが他のユーザーのデータを表示できますが、データの編集や削除はできなくなります。この場合、編集や削除は、担当者のみ可能です。
組織の標準権限を ［非公開］ に設定すると、役職による階層やデータ共有ルールなどの個別の設定を通じたアクセス権限が適用可能になります（基本は非公開になった状態で、これらの設定を通じて対象のデータが個別に共有される形になるため）。
共有ルールの設定により、組織の標準権限を制限することはできません（組織の標準権限が優先されます）。組織の標準権限で制限されているデータに対してアクセス権限を追加で付与することは可能です。
インポートの履歴には、自身とその下位の役職者が担当するデータが表示されます。
表示権限を持つデータに関連付けられている添付ファイル、メモ、競合他社も同様にアクセス可能です。
売上予測は、常に非公開として設定されます。

組織の標準権限の種類

Zoho CRMでは、組織の標準権限として以下の種類のアクセス権限を設定できます。なお、タブごとに異なる種類のアクセス権限を設定することも可能です。

非公開： データの担当者とその上位の役職者のみが、データにアクセスできます。
組織内共有（表示のみ）： すべてのデータを表示できますが、他のユーザーのデータについては編集や削除はできません。
組織内共有（表示／編集）：すべてのデータを表示、編集できますが、他のユーザーのデータについては削除はできません。
組織内共有（表示／編集／削除）： すべてのデータを表示、編集、削除できます。

利用条件

必要な権限
データ共有設定の管理 権限を持つユーザーは、この機能を利用できます。

各プランの機能と制限を確認する

メモ

初期設定では、データへのアクセス権限は［非公開］に設定されています。データの担当者とその上位の役職者のみがデータにアクセスできます。
現在のところ、［メモ］、［レポート］、［ダッシュボード］タブには、組織の標準権限を設定できません。

標準権限を管理するには

［設定］ → ［セキュリティ管理］ → ［役職と共有］ → ［データ共有設定］ の順に移動します。
データ共有設定 画面の［組織の標準権限］タブで、編集するタブの設定欄に移動します。
選択リストをクリックし、各タブのデータに対する標準のアクセス権限を、次のいずれかから選択して設定します：
- 非公開
- 組織内共有（表示のみ）
- 組織内共有（表示／編集）
- 組織内共有（表示／編集／削除）

メールに関するデータ共有ルール

個人および組織のメールアドレスから送信されたメール、一括送信メール、ワークフローを通じて送信されたメールなど、Zoho CRMから送信されるメールのデータのアクセス権限は、標準で［組織内共有（表示／編集／削除）］として設定されます。必要に応じて、［非公開］、［組織内共有（表示のみ）］、［組織内共有（表示／編集）］のいずれかのアクセス権限に変更することもできます。これらのアクセス権限において行える内容は、以下のとおりです。

表示：メールを表示できます。
編集：下書きのメールや送信予約中のメールを編集できます。メールを返信、転送することも可能です。
削除：下書きのメールや送信予約中のメールを削除できます。

メールに関するアクセス権限ごとに可能な操作の概要は、以下のとおりです。

アクセス権限が非公開に設定されている場合、メールのデータを作成したユーザー（メールを送信した人）のみが、該当のメールを表示したり、メールに返信したりできます。なお、該当のユーザーよりも役職の階層が上位のユーザーも、必要に応じてこれらの操作を行うことが可能です。
アクセス権限が組織内共有（表示のみ）に設定されている場合、組織のすべてのユーザーは、他のユーザーが送信したメールを表示できます。ただし、メールの返信、転送、編集、削除などの操作を行うことができるのは、該当のメールを作成したユーザー、または該当のユーザーよりも役職の階層が上位のユーザーのみです。該当のユーザーと同じ役職のユーザー、または役職の階層が下位のユーザーは、これらの表示以外の操作を行うことはできません。
アクセス権限が組織内共有（表示／編集）に設定されている場合、組織のすべてのユーザーは、他のユーザーが送信したメールを表示、返信、転送できます。また、下書きのメールや送信予約中のメールを編集することも可能です。ただし、メールを削除できるのは、該当のメールを作成したユーザー、または該当のユーザーよりも役職の階層が上位のユーザーのみです。
アクセス権限が組織内共有（表示／編集／削除）に設定されている場合、組織のすべてのユーザーは、他のユーザーが送信したメールを表示、返信、転送、削除できます。また、下書きのメールや送信予約中のメールを編集することも可能です。

データ共有ルールの作成

データ共有ルールを作成することで、各タブのデータへのアクセス権限を個別に付与したり、制限したりできます。

利用条件

必要な権限
データ共有設定の管理権限を持つユーザーは、この機能を利用できます。

各プランの機能と制限を確認する

データ共有ルールを作成するには

［設定］ → ［セキュリティ管理］ → ［役職と共有］ → ［データ共有設定］ の順に移動します。
データ共有設定 画面で、対象のタブの右側にある ［＋新しい共有ルール］ をクリックします。
新しい共有ルール の設定画面で、以下の手順を実行します。

［共有ルール名］： ルール名を入力します。
［共有の種類］： データの共有の種類として、［データの担当者基準］または［条件基準］のいずれかを選択します。
［データの担当者基準］：
［データの共有元］として、［グループ］、［役職］、［役職と部下］のいずれかを選択します。

たとえば、以上の画像の例では、［役職］として［営業担当者］を指定しています。この場合、役職が営業担当者であるユーザーが担当するすべてのデータが共有されます。
［条件基準］：
指定の条件を満たすデータを共有します。
条件をさらに追加する場合は、 ［+］ （追加）アイコンをクリックします。
複数の条件を設定する場合、 ［かつ］ ／ ［または］ をクリックすると、条件同士をどのように組み合わせるかを変更できます（また、条件同士の組み合わせの方法は、［パターンの編集］をクリックすることによっても編集可能です）。

たとえば、以上の画像の例では、地域と業種をもとに共有条件を指定しています（［請求先の国］が［インド］で、かつ［業種］が［不動産］であるデータが共有されます）。
データの共有先： ［グループ］、［役職］、［役職と部下］、［すべてのユーザー］のいずれかを選択します。
以下の画像の例では、［役職と部下］と［マーケティング担当者］を指定しています。この場合、役職がマーケティング担当者であるユーザーと、その部下のユーザーに対してデータが共有されます。
権限： 共有するデータに関するアクセス権限を選択します（［表示／編集／削除］、［表示／編集］、［表示のみ］）。
［上位の役職に共有する］： チェックボックスを選択すると、共有先のユーザーの上位の役職者に対してもデータを共有できます。

［保存する］ をクリックします。

メモ

データ共有ルールを作成した後、ルールの適用処理が完了するまでの間は、ルールを編集できません。
タブに400万件以上のデータがあり、その60%以上が共有条件を満たす場合、データ共有ルールを保存しても既存のデータは共有されません。この場合、条件を満たす既存データをすべて共有するには、Zoho CRMのサポート窓口に問い合わせる必要があります。ただし、新たに追加または更新したデータは、設定したルールに応じて自動で共有されます。

条件に基づくデータ共有ルールは、［活動］タブを利用中のアカウントでは利用できません。ただし、［活動］タブが［タスク］、［通話］、［予定］の3つのタブに分割されているアカウントでは、利用可能です。

最終更新日：2023年8月14日