データ共有ルールの設定

データ共有ルールの設定

初期設定では、データへのアクセス権限は[非公開]に設定されています。組織内でデータは共有されず、データの担当者とその上位の役職者のみがデータにアクセスできます。その他のユーザーもアクセスできるようにしたい場合、データ共有ルールなどの機能を使用すると、役職やグループを指定してアクセス権限を付与することが可能です。設定内容に応じてデータが共有され、アクセス可能になります。 

主な機能

  • 初期設定では、すべてのタブにおいて、データへのアクセス権限は[非公開]に設定されています。データにアクセスできるのは、担当者とその上位の役職者のみです。
  • 組織の標準権限を[組織内共有(表示/編集/削除)]に設定すると、すべてのユーザーが他のユーザーのデータにアクセスでき、データの編集や削除も可能になります。この場合、役職による階層やデータ共有ルールなどの個別の設定を通じたアクセス権限は適用されません(組織の標準権限でアクセス可能な状態になるため)。
  • 組織の標準権限を[組織内共有(表示のみ)]に設定すると、すべてのユーザーが他のユーザーのデータを表示できますが、データの編集や削除はできなくなります。この場合、編集や削除は、担当者のみ可能です。
  • 組織の標準権限を[非公開]に設定すると、役職による階層やデータ共有ルールなどの個別の設定を通じたアクセス権限が適用可能になります(基本は非公開になった状態で、これらの設定を通じて対象のデータが個別に共有される形になるため)。
  • 共有ルールの設定により、組織の標準権限を制限することはできません(組織の標準権限が優先されます)。組織の標準権限で制限されているデータに対してアクセス権限を追加で付与することは可能です。
  • インポートの履歴には、自身とその下位の役職者が担当するデータが表示されます。
  • 表示権限を持つデータに関連付けられている添付ファイル、メモ、メール、競合他社も同様にアクセス可能です。
  • 売上予測は、常に非公開として設定されます。
     

組織の標準権限の種類

Zoho CRMでは、組織の標準権限として以下の種類のアクセス権限を設定できます。なお、タブごとに異なる種類のアクセス権限を設定することも可能です。

  • 非公開:データの担当者とその上位の役職者のみが、データにアクセスできます。
  • 組織内共有(表示のみ):すべてのデータを表示できますが、他のユーザーのデータについては編集や削除はできません。
  • 組織内共有(表示/編集/削除):すべてのデータを表示、編集、削除できます。
また、売上予測の管理者は、[同じ役職のユーザーにデータを共有する]設定が無効の場合でも、同じ役職のユーザーのデータを表示できます。 
利用条件
必要な権限
データ共有設定の管理権限を持つユーザーは、この機能を利用できます。

メモ
  • 初期設定では、データへのアクセス権限は[非公開]に設定されています。データの担当者とその上位の役職者のみがデータにアクセスできます。
  • 現在のところ、[メモ]、[レポート]、[ダッシュボード]、[メール]タブには、組織の標準権限を設定できません。

標準権限を管理するには
  1. [設定][ユーザーと権限][セキュリティ設定][データ共有設定]の順に移動します。
  2. データ共有設定画面で、右上にある[すべての標準権限を編集する]をクリックします。
  3. 組織の標準権限の編集画面で、各タブのデータに対する標準のアクセス権限を、次のいずれかから選択して設定します:
    • 非公開
    • 組織内共有(表示のみ)
    • 組織内共有(表示/編集/削除)



  4. すべてのタブのアクセス権限を設定した後、[保存する]をクリックします。

データ共有ルールの作成

データ共有ルールを作成することで、各タブのデータへのアクセス権限を個別に付与したり、制限したりできます。

利用条件
必要な権限
データ共有設定の管理権限を持つユーザーは、この機能を利用できます。

データ共有ルールを作成するには

  1. [設定][ユーザーと権限][セキュリティ設定][データ共有設定]の順に移動します。
  2. データ共有設定画面で、対象のタブの右側にある[+新しい共有ルール]をクリックします。
  3. 新しい共有ルールの設定画面で、次の手順を実行します:
    • データ共有元を設定します。



    • データ共有先を設定します。
    • 一覧から、権限の種類を選択します。
    • [上位の役職に共有する]チェックボックスを選択すると、データが上位の役職者に共有されます。
  4. [保存する]をクリックします。
メモ
データ共有ルールを作成した後、ルールの適用処理が完了するまでの間は、ルールを編集できません。





関連情報:


    Zoho CRM 管理者向けトレーニング

    「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。

    日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。

    Zoho CRM Training










                          • Related Articles

                          • 特定のユーザーのみにデータを共有するにはどうしたらいいですか?

                            データ共有ルールを作成することで、他の役職やグループに所属するユーザーにアクセス権を与えることができます。 データ共有ルールの設定について、詳しくはこちらをご覧ください。
                          • Zoho CRMでのカレンダーの使用

                            カレンダーと、カレンダーのさまざまな項目を把握しておくと、予定と予約した通話をすべて、効率的に計画するのに役立ちます。Zoho CRMカレンダーの項目の一部を次に示します。これらの項目は、カレンダーをよりよく理解し、最適に使用するのに役立ちます。 [日]、[週]、[月]ビュー 自分のカレンダーや他のユーザーのカレンダーは、日、週、または月単位で表示できます。 保留中の招待 まだ返信していない予定への招待を確認できます。 招待の承諾 カレンダー予定への招待を承諾または辞退できます。 招待された予定 ...
                          • 権限の管理

                            権限の設定は、カテゴリーごとにグループ化されているため、効率的に管理できます。また、各権限設定の横にある切り替えスイッチをクリックするだけで、該当の権限設定を有効または無効にできます。変更内容はすぐに保存されます。 権限の一覧 ...
                          • データ単位の共有機能

                            Zoho CRMでは、各タブのデータを、データ単位で他のユーザーに共有できます。この機能は、営業活動において、各データ(連絡先や商談など)を他のユーザーに共有して、相談、検討したい場合などに役立ちます。   Zoho CRMの初期設定では、自分が担当しているデータのみ、表示/編集できます。しかし、データ単位の共有機能を利用すると、担当ではない他のユーザーにもデータを共有できます。共有されたユーザーは、指定された権限に応じて、データを表示/編集できます。共有方法は以下の2種類です。  直接共有 - ...

                          Resources

                          Videos

                          Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                          eBooks

                          Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                          Webinars

                          Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                          CRM Tips

                          Make the most of Zoho CRM with these useful tips.