初期設定では、管理者が他のユーザーにデータを共有できます。管理者以外のユーザーがデータを共有できるようにしたい場合は、管理者は、ユーザーに共有権限を付与することもできます。
データの共有権限を付与するには
データの共有時に、ユーザーに対して付与できるアクセス権限には、3種類あります。
非公開
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公開
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個別のユーザー(上限10人)、役職(上限5件)、グループ(上限5件)に対してデータを共有できます。
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組織内のすべてのユーザーに対してデータを共有できます。
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ユーザー、役割、グループごとに個別にアクセス権限を設定できます。 | すべてのユーザーに対して同じアクセス権限のみを設定できます。 |
データに関連付けられた関連リストも共有可能です。
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データに関連付けられた関連リストを共有することはできません。
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自分が共有したデータや自分に共有されたデータにかんたんにアクセスするには、対象のタブのデータ一覧(ビュー)の選択欄から
[自分に共有された<タブ名>]
(例:自分に共有された見込み客)/
[自分が共有した<タブ名>]
(例:自分が共有した見込み客)を選択します。この機能は、すべてのタブで利用可能です。
また、データの共有履歴からは、共有日時、共有先、アクセス権限など、共有に関する詳細を確認できます。
共有データの件名の隣に表示されている人物/地球アイコンをクリックすると、データを共有したユーザーを確認できます。非公開で共有しているデータには、人物アイコンが表示されます。
公開で共有しているデータには、地球アイコンが表示されます。
データの共有後、以下のような共有設定の変更が可能です。
共有設定を変更するには
データに関するすべての共有を一括で取り消すこともできます。共有を取り消すと、ユーザーは対象のデータにアクセスすることができなくなります。ただし、直接共有と間接共有の両方でデータが共有されている場合、直接共有の共有が取り消されたとしても、間接共有の共有が有効であれば、ユーザーは引き続き対象のデータにアクセスできます。たとえば、ある営業担当者に対して、ある商談データ1件が直接共有で共有されているとします。その後、同じ商談データ関連付けられた連絡先データが、同じ営業担当者に対して共有されました(商談データの間接共有)。この場合、対象の商談データの共有(直接共有)が取り消された場合も、対象の連絡先データの共有(商談データの間接共有)が取り消されない限りは、営業担当者は、対象の連絡先データの共有設定を通じて、対象の商談データにアクセスできます。
共有を取り消すには
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
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