データ単位の共有機能

データ単位の共有機能

Zoho CRMでは、各タブのデータを、データ単位で他のユーザーに共有できます。この機能は、営業活動において、各データ(連絡先や商談など)を他のユーザーに共有して、相談、検討したい場合などに役立ちます。  
Zoho CRMの初期設定では、自分が担当しているデータのみ、表示/編集できます。しかし、データ単位の共有機能を利用すると、担当ではない他のユーザーにもデータを共有できます。共有されたユーザーは、指定された権限に応じて、データを表示/編集できます。共有方法は以下の2種類です。 
  1. 直接共有 - タブに登録されているデータ自体を他のユーザー/役割/グループに対して共有することを指します。たとえば、連絡先タブに登録されている連絡先データを他のユーザーに対して共有した場合の共有方法は直接共有です。
  2. 間接共有 - タブに登録されているデータ(親データ)に関連するデータ(関連リスト)を、親データの共有と連動して、他のユーザー/役割/グループに対して共有することを指します。たとえば、連絡先データを共有することによって、対象の連絡先データに関連付けられている商談データ(関連リスト)が一緒に共有される場合、商談データの共有方法は間接共有です。 間接共有 は、共有対象のデータの関連リスト(関連データ)が、対象データと一緒に共有されることによって発生するため、 関連リストを通じたデータ共有と言い換えることもできます。 
この機能によって共有できるのは、ほぼすべてのタブのデータです。ただし、以下のタブのデータを共有することはできません。
  1. [活動]タブ - タスク、通話、予定は、常に他のデータ(例:見込み客、商談)に関連付けられています。そのため、活動に関連付けられているデータ(親データ)が共有されると、活動(タスク/通話/予定)も一緒に共有されます。このことから、[活動]タブのデータを個別に共有することはできません。
  2. 関連付けタブ - 複数選択ルックアップの項目を使用すると、対象のデータに対して、別のタブのデータを複数関連付けることができます。2つのタブの間で多対多のデータの関連付けを設定できますが、その関連付け情報は関連付けタブに保存されます。関連付けタブに保存されているデータは、データ同士の関係性を表すものであり、実体があるデータではありません。そのため、関連付けタブ自体のデータは共有できません。 関連項目 関連付けタブ

利用可能なプラン
必要な権限
対象のタブに関する 共有権限 があるユーザー

データの共有権限

初期設定では、管理者が他のユーザーにデータを共有できます。管理者以外のユーザーがデータを共有できるようにしたい場合は、管理者は、ユーザーに共有権限を付与することもできます。 

データの共有権限を付与するには

  1. [設定] [ユーザーと権限] [セキュリティ設定] に移動します。
  2. [権限]タブに移動して、共有権限を付与したい対象の権限をクリックします。
  3. [ツール] の欄に移動して、 共有権限の欄の切り替えsボタンをクリックして、権限を有効にします。
  4. 共有対象のタブを選択する画面が表示されるので、共有権限を有効にしたいタブのチェックボックスを選択します。



  5. [保存する] をクリックします。

共有データへのアクセス権限

データの共有時に、ユーザーに対して付与できるアクセス権限には、3種類あります。  

  1. 表示のみ - 共有先のユーザーに対して、データの表示のみを許可します。
  2. 表示/編集 - 共有先のユーザーに対して、データの表示と編集を許可します。ただし、データの担当者を変更したり、データを削除したりすることはできません。
  3. すべての権限 - 共有先のユーザーはデータを表示/編集/削除したり、データの担当者を変更したりできます。
なお、売上予測の管理者は、[同じ役職のユーザーにデータを共有する]設定が無効になっていても、同じ役職のユーザーのデータを表示することができます。 

データを個別に共有する際は、関連リストを含めてデータを共有するか、関連リストを含まずにデータを共有するかを選択できます。ただし、他のアクセス権限の設定の影響を受けることにより、各関連リストについて異なるアクセス権限が適用される場合があります。たとえば、取引先のデータを表示/編集権限で共有している場合も、取引先に関連付けられている関連リストのうち、[連絡先]と[未完了の活動]の関連リストについては、表示のみの権限で共有される場合があります。データを共有するには、権限設定において、共有操作を行うユーザーの共有権限が有効になっている必要があります。

データの共有範囲には、以下の2種類があります。
  1. 非公開   
  2. 公開 

非公開
公開
個別のユーザー(上限10人)、役職(上限5件)、グループ(上限5件)に対してデータを共有できます。
組織内のすべてのユーザーに対してデータを共有できます。 
ユーザー、役割、グループごとに個別にアクセス権限を設定できます。 すべてのユーザーに対して同じアクセス権限のみを設定できます。
データに関連付けられた関連リストも共有可能です。
データに関連付けられた関連リストを共有することはできません。


データを非公開で共有する際のフィード通知の送信:
データを非公開で共有する際に、共有先のユーザー(役職やグループに関連付けられたユーザーを含む)に対して、フィード通知(通知アイコンから確認できる通知)を送信することができます。送信するには、共有時に、[フィードで通知する]のチェックボックスを選択します。



データを共有するには
  1. 対象の タブ に移動し、共有したいデータを選択して開きます。
  2. [データの詳細] ページで、 […] アイコンをクリックし、 [共有する] をクリックします。   



  3. [<タブ名>の共有](例:見込み客の共有)のポップアップ画面が表示されるので、次の操作を実行します: 
    1. データへのアクセスの種類(非公開/公開)を選択します。
      公開: アクセス権限(表示のみ/表示と編集/すべての権限)を選択し、[共有する]をクリックします。
      非公開 [対象を追加する] 欄をクリックし、選択リストから共有対象のユーザー/役職/グループを選択します。
    2. 対象のユーザー/役職/グループを選択したら、 [追加する] をクリックします。 [保存する] をクリックします。 
    3. 選択リストから、アクセス権限 (表示のみ/表示と編集/すべての権限) を選択します。



  4. データに関連付けられた関連リストも一緒に共有したい場合は、 [関連リストを含める] のチェックボックスを選択します。
  5. データの共有時に、フィード通知を送信したい場合は、[フィードで通知する]のチェックボックスを選択します。 



  6. [共有する] をクリックします。
メモ
  • データは、詳細ページから個別に共有できます。ただし、タブのデータ一覧(ビュー)からデータを共有することはできません。
  • データ単位の共有機能を利用できるのは、[データ共有設定]で、対象のタブに対する組織の標準権限が[非公開]/[組織内共有(表示のみ)]となっている場合のみです([データ共有設定]には、[設定]→[ユーザーと権限]→[セキュリティ設定]から移動できます)。また、データを共有するには、共有元のユーザーの 共有 権限が有効になっている必要があります。
  • データに関連付けられている関連リストの一部は共有されません(完了した活動、招待された予定、商品、キャンペーン、連絡先の役割、連携機能を通じて追加された関連リスト)。
  • 自分に対して共有されたデータを、他のユーザーに対して再共有することはできません。
  • データを共有するには、権限設定で、共有先のユーザーに特定のタブへのアクセス権限が設定されている必要があります。 
  • データを共有するには、共有元のユーザーが対象のデータに関するすべての権限を持っている必要があります。データに対して表示や編集の権限しかない場合、他のユーザーにデータを共有することはできません。 
  • データを非公開で 直接共有 する場合の共有数の上限は、 ユーザー10人、役職5件、グループ5件 です。
  •  データを非公開で間接共有する場合の共有数の上限は、ユーザー12人、役職5件、グループ5件です。 
    たとえば、価格交渉に際して、商談を10人のユーザーと営業チーム(グループ1件)に共有したいとします。データには、関連リストとして、見積書を追加して関連付けました。
    この場合、商談のデータは、ユーザー10人と営業チーム(グループ1件)に直接共有されます。また、商談データに関連付けられている見積書データは、ユーザー10人と営業チーム(グループ1件)に間接共有されます。ここまでの共有数は、商談データ(直接共有)と見積書データ(間接共有)の両方で、上限に達していません。ここで、さらに、商談先の担当者の連絡先情報として、[連絡先]タブのデータ1件を、別の共有先(ユーザー10人とグループ5件)に対して共有したいとします。ここで、この連絡先に、以上の商談と同じ見積書のデータが関連付けられていたとします。この場合、直接共有される連絡先データは、ユーザー10人とグループ5件に共有可能です。一方、間接共有される見積書のデータは、ユーザー2人とグループ4件に対してのみ共有可能です(間接共有の共有数の上限は、ユーザー12人、グループ5件ですが、見積書データは、商談データの共有の際に、ユーザー10人とグループ1件に対してすでに間接共有されているためです)。
  • データ担当者と、その上位の役職のユーザーは、他のユーザーとデータを共有できます(上位の役職者にデータへのアクセス権限がある場合)。
  • データに対するアクセス権限が変更された場合、ユーザーに対してフィード通知は送信されません。たとえば、データが、[すべての権限]で共有され、その後、アクセス権限が[表示のみ]に変更された場合も、ユーザーに対してフィード通知は送信されません。 

留意事項

同じデータに対して異なるアクセス権限が設定されている場合
  • [権限]設定の権限がすべてに優先 - すべての共有データについて、[権限]設定の権限が他のすべての権限より優先されます([セキュリティ設定]→[権限]のメニューでの設定内容)。たとえば、見込み客のデータを、データ単位の共有メニューから[すべての権限]で共有したとしても、[権限]設定において、共有先のユーザーの見込み客タブの権限が[表示のみ]となっているとします。この場合、[権限]設定の権限(表示権限)が、データ共有時に選択した権限(すべての権限)より優先されるため、共有先のユーザーからはデータの表示のみが可能です。
  • 別の機能を通じて設定された複数の権限 - データへのアクセス権限は、データ共有ルールやテリトリー階層を通じて、複数設定されている場合もあります。このように、データに対して、別の機能を通じて複数のアクセス権限が設定されている場合は、その中で最も許容度の高い権限が適用されます。
  • 別のユーザーから設定された複数の権限 - 複数のユーザーから、異なる共有権限でデータを共有される場合もあります。たとえば、取引先のデータが、営業部長から、関連リストを含めずに[表示と編集]の権限で共有されたとします。後日、同じ取引先のデータが、別の営業担当者から関連リストを含む形で、[すべての権限]で共有されたとします。このように、同一のデータが、複数のユーザーから異なるアクセス権限で共有されることがあります。この場合、最も許容度の高い権限が適用されます。以上の例では、取引先データ(関連リストを含む)に対する[すべての権限]でのアクセス権限が適用されます。
データに対する共有設定が複雑である場合
  • 一部の関連リストのみが共有される場合 - 一部の関連リストに対してしか共有権限がない状態で、関連リストを含めて親データを共有した場合は、共有権限のある関連リストのみが共有されます。たとえば、ある連絡先に、4件の商談が関連付けられているとします。そのうち1件の商談に対しては、営業部長のみがアクセスできます。その他3件の商談には、営業部長の他に、営業担当者の川根さんもアクセスできます。川根さんが連絡先のデータ(親データ)を別の営業担当者である横浜さんに共有した場合、横浜さんは、連絡先のデータと、川根さんがアクセスできる3件の商談データに対してのみアクセスできます。
  • データが直接共有と間接共有の両方で共有される場合 - 1件のデータが直接共有と間接共有の両方を通じて共有される場合もあります。たとえば、営業担当者に対して、ある商談データが直接共有されているとします。後日、同じ営業担当者に対して、同じ商談データが関連付けられている連絡先データが共有されました(商談データの間接共有)。このようにして、同じユーザーに対して、同じデータが直接共有と間接共有の両方で共有される場合もあります。このような場合、直接共有または間接共有の一方のアクセス権限が取り消された場合も、もう一方のアクセス権限が有効である限り、営業担当者は対象のデータにアクセスできます。ただし、共有先のユーザー数の上限は、直接共有の場合は10人、間接共有の場合は12人です。
    別の例として、商談データを組織内のすべてのユーザーに対して表示権限で共有したとします(直接共有)。さらに、同じ商談データが関連付けられた連絡先データを、2名の営業担当者に対して表示/編集権限で共有したとします(商談データの間接共有)。ここで、2名の営業担当者に対しては、直接共有と間接共有の両方によって商談データが共有されています。このような場合、より許容度の高い権限が優先されるため、2名の営業担当者は表示/編集権限でデータにアクセスすることができます。また、2名の営業担当者は、直接共有によるアクセス権限が取り消された場合にも、間接共有によるアクセス権限によって対象の商談データにアクセスできます。

共有データの表示

自分が共有したデータや自分に共有されたデータにかんたんにアクセスするには、対象のタブのデータ一覧(ビュー)の選択欄から [自分に共有された<タブ名>] (例:自分に共有された見込み客)/ [自分が共有した<タブ名>] (例:自分が共有した見込み客)を選択します。この機能は、すべてのタブで利用可能です。



また、データの共有履歴からは、共有日時、共有先、アクセス権限など、共有に関する詳細を確認できます。 



共有データの件名の隣に表示されている人物/地球アイコンをクリックすると、データを共有したユーザーを確認できます。非公開で共有しているデータには、人物アイコンが表示されます。



公開で共有しているデータには、地球アイコンが表示されます。 





共有設定の管理

データの共有後、以下のような共有設定の変更が可能です。

  • データの共有先ユーザーの追加
  • ユーザー/役職/グループに対する共有の取り消し
  • アクセス権限の変更
  • データへのアクセスの種類(公開/非公開)の変更
  • 共有の概要の表示 

共有設定を変更するには

  1. 共有設定を変更したいデータが登録されている タブ に移動し、対象のデータを選択して開きます。
  2. データの詳細 ページで、 […] アイコンをクリックして、 [共有する] を選択します。
  3. [共有情報] の画面で [共有を管理する] をクリックします。
    • 共有先のユーザーを追加するには、データの共有先ユーザーを選択し、アクセス権限を選択します。



    • 既存の共有先ユーザーを削除するには、共有先ユーザーの上にマウスのカーソルを重ねて、 削除 アイコン([-])をクリックします。
    • [概要を表示する] をクリックすると、
      データ共有に関する詳細な履歴を表示できます。
  4. 変更が完了したら、 [完了する] をクリックします。

共有の取り消し

データに関するすべての共有を一括で取り消すこともできます。共有を取り消すと、ユーザーは対象のデータにアクセスすることができなくなります。ただし、直接共有と間接共有の両方でデータが共有されている場合、直接共有の共有が取り消されたとしても、間接共有の共有が有効であれば、ユーザーは引き続き対象のデータにアクセスできます。たとえば、ある営業担当者に対して、ある商談データ1件が直接共有で共有されているとします。その後、同じ商談データ関連付けられた連絡先データが、同じ営業担当者に対して共有されました(商談データの間接共有)。この場合、対象の商談データの共有(直接共有)が取り消された場合も、対象の連絡先データの共有(商談データの間接共有)が取り消されない限りは、営業担当者は、対象の連絡先データの共有設定を通じて、対象の商談データにアクセスできます。

共有を取り消すには

  1. 共有を取り消したいデータが登録されている タブ に移動し、共有を取り消したいデータを選択します。
  2. データの詳細 ページで、 […] アイコンをクリックして、 [共有する] を選択します。
  3. [共有情報] の画面で [共有を取り消す] をクリックします。
  4. 確認画面で [取り消す] をクリックします。 



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