役職の管理

役職の管理


Zoho CRMでは、役職機能を使用して、組織の階層やデータの共有範囲を設定できます。役職による階層における上位のユーザー(上司)は、下位のユーザー(部下)が担当するデータにアクセスできます。たとえば、営業マネージャーはすべての営業担当者のデータにアクセスでき、営業担当者は自分のデータにのみアクセスできるといった形に設定できます。 
なお、役職を作成できるのは、Zoho CRMアカウント内に複数のユーザーが登録されている場合のみです。
主な機能
  1. 「CEO」の役職のユーザーは、組織内のすべてのデータにアクセスできます。
  2. 役職による階層における上位のユーザー(上司)は、権限設定において該当のデータの表示/編集権限が許可されている場合にのみ、下位のユーザー(部下)のデータを表示/編集できます。
  3. 許可されている権限に応じて、役職による階層における上位のユーザーは、下位のユーザーのデータにアクセスできます。たとえば、営業マネージャーは、部下である営業担当者のデータにアクセスできます。
  4. 初期設定では、同じ役職のユーザーは、お互いのデータにアクセスできません。たとえば、同じ役職であるマネージャー同士は、お互いのデータにアクセスできません。ただし、[同じ役職のユーザーにデータを共有する]設定を有効にすると、同じ役職(階層)のユーザー間でデータ共有が可能になります。
  5. データ共有ルールの機能を使用してデータを共有する際、初期設定では、共有先のユーザーの上位の役職のユーザーには、データは共有されません。ただし、データ共有ルールの作成時に、[上位の役職のユーザーに共有する]設定を有効にすると、上位のユーザーにアクセス権限を許可できます。
  6. データにメモや添付ファイルを追加したり、メールを送信したりするには、データの「表示」または「表示と編集」の権限が必要です。



利用条件
必要な権限
:役職の管理権限
各プランの機能と制限を確認する

役職による階層の例

Zoho CRM - 役職による階層の例


役職の作成

Zoho CRMの有料プランのアカウントでは、初期設定で、「CEO」と「マネージャー」の役職が有効になっています。また、組織の階層と利用中のプランに基づいて、新しい役職を作成できます。

メモ
  • 管理者権限を持つユーザーは、役職に関係なく、すべてのデータにアクセスできます。

新しい役職を作成するには
  1. [設定][ユーザーと権限][セキュリティ設定]→[役職]の順に移動します。
  2. 役職の一覧画面の左上にある、[新しい役職]ボタンをクリックします。
  3. 新しい役職の作成画面で、次の手順を実行します:
    • [役職名]を入力します。役職名は、重複しないように設定する必要があります。
    • [上司] の検索欄をクリックし、上司の役職(階層において上位の役職)を選択します。
      上司の役職を選択しない場合、新しい役職は「CEO」の役職の直下に作成されます。
    • 同じ役職のユーザーにアクセス権限を許可する場合は、[同じ役職のユーザーにデータを共有する]欄にチェックを入れて設定を有効にします。
    • 役職に関する[詳細情報]を入力します。
  4. [保存する]をクリックします。


メモ
  • Zoho CRMアカウントに複数のユーザーが登録されている場合にのみ、役職を作成できます。

ユーザーへの役職の関連付け

役職を作成した後、組織内のユーザーに関連付けることができます。管理者権限を持つユーザーは、役職に関係なく、すべてのデータにアクセスできます。

ユーザーに役職を関連付けるには

  1. [設定][ユーザーと権限][ユーザー]の順に移動します。
  2. ユーザーの一覧画面で、対象のユーザーをクリックします。 
  3. ユーザーの詳細画面で、(編集する)アイコンをクリックします。
  4. [役職]の検索欄をクリックして、対象の役職を選択します。
  5. [保存する]をクリックします。

役職の編集

組織変更や異動などの必要に応じて、ユーザーの役職も変更できます。役職を編集する際、次の操作を実行できます:

  • 役職名の変更
  • 上司の役職の変更
  • [同じ役職のユーザーにデータを共有する]設定の変更

役職名を変更すると、すべてのデータ共有ルールが自動的に再適用されます。したがって、データ共有ルールを再適用したり、ユーザーの詳細を更新したりする必要はありません。

メモ
  • 管理者権限を持つユーザーは、役職に関係なく、すべてのデータにアクセスできます。

役職を編集するには
  1. [設定][ユーザーと権限][役職]の順に移動します。
  2. 役職の一覧で、対象の役職をクリックします。
  3. 役職の詳細画面で、[編集する]ボタンをクリックします。
  4. 役職の編集画面で、役職名や詳細情報を更新します。
  5. [保存する]をクリックします。



役職の削除

既存の役職を削除するには、該当の役職に関連付けられているユーザーを、あらかじめ別の役職に移行する必要があります。

役職を削除するには

  1. [設定][ユーザーと権限][役職]の順に移動します。
  2. 役職の一覧画面で、対象の役職をクリックします。
  3. 役職の詳細画面で、[削除する]ボタンをクリックします。
  4. 役職の削除画面で、削除対象の役職とその役職の下位の役職の移行先となる役職を選択します。



  5. [移行して削除する]をクリックします。
    これで、役職とその下位の役職が新しい役職に関連付けられ、階層設定が更新されます。


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