テリトリーの割り当て

テリトリーの割り当て

テリトリーの割り当て方法

自動

  • 取引先、連絡先、商談のデータの作成時または更新時に、テリトリーが自動的に割り当てられます。
  • データがテリトリーの条件に一致する場合にのみ、下位のテリトリーについて検証されます。
  • データがテリトリーの条件に一致しない場合、同じ階層の次のテリトリーについて検証されます。
  • データがテリトリーの条件に一致する場合、該当のテリトリーが割り当てられます。さらに、同じ階層の他のテリトリーや下位のテリトリーの条件に一致するかどうかが検証されます。
  • たとえば、次のようなテリトリーの階層を設定したとします:



    この例では、
    • データが、テリトリー「North America」(北アメリカ)の条件と、下位のテリトリー「Central」(中央部)の条件に一致する場合、より下位の「Cerntral」(中央部)のテリトリーがデータに割り当てられます。「North America」(北アメリカ)と「Central」(中央部)の両方のテリトリーが、データに割り当てられることはありません。
    • データが「North America」(北アメリカ)の条件に一致しても、同じ階層内の他のテリトリーの条件に一致しない場合は、テリトリー「North America」(北アメリカ)のみがデータに割り当てられます。

手動

  • テリトリーの管理者は、自分のテリトリーや下位のテリトリーを、データに手動で割り当てることができます。
  • 管理者権限を持つユーザーも、テリトリーにデータを手動で割り当てることができます。
  • 手動で割り当てたテリトリーは、手動でのみ解除できます。自動的に割り当てられたテリトリーは、手動では解除できません。



取引先へのテリトリーの割り当て

データに応じたテリトリーの割り当て例を、見てみましょう:

データの例
テリトリーの割り当て
データが1件のテリトリーの条件に一致している
該当のテリトリーが割り当てられます。
データが複数のテリトリーの条件に一致している
該当のすべてのテリトリーが割り当てられます。
データが親テリトリーの条件には一致していないが、下位のテリトリーの条件に一致している
親テリトリー、下位のテリトリーのいずれも割り当てられません。
データがどのテリトリーの条件にも一致しない
テリトリーは割り当てられません。

1件の取引先データに対して、最大10件のテリトリーを割り当てることが可能です。


連絡先へのテリトリーの割り当て

データに応じたテリトリーの割り当て例を、見てみましょう:

データの例
テリトリーの割り当て
取引先が連絡先に関連付けられていない
連絡先にテリトリーは割り当てられません。
連絡先に関連付けられている取引先に、テリトリーが割り当てられていない
連絡先にテリトリーは割り当てられません。
連絡先に関連付けられている取引先に、1件のテリトリーが割り当てられている
取引先のテリトリーが、連絡先に割り当てられます。
連絡先に関連付けられている取引先に、複数のテリトリーが割り当てられている

次の条件に基づいて、該当の取引先のテリトリーが連絡先に割り当てられます:

  1. 連絡先の担当者が、取引先のいずれかのテリトリーに所属している
  2. 連絡先の担当者が、取引先のいずれかのテリトリーの管理者である
  3. 連絡先の作成者が、取引先のいずれかのテリトリーに所属している
  4. 連絡先の作成者が、取引先のいずれかのテリトリーのテリトリー管理者である
  • 1件の連絡先に対して、最大10件のテリトリーを割り当てることが可能です。ただし、連絡先に関連付けられている取引先に基づいて自動的に割り当て可能なテリトリーは、1件のみです。詳細は、取引先へのテリトリーの割り当てに関する表をご参照ください。
  • 上記の場合において適用対象となるテリトリーが不明な場合、連絡先にテリトリーは割り当てられません。

商談へのテリトリーの割り当て

商談データには、連絡先データや取引先データが関連付けられています。したがって、商談に関連付けられている連絡先や取引先をもとに、商談に割り当てられるテリトリーが決定します。なお、該当のテリトリーに商談ルールが設定されている場合は、商談ルールの条件に商談データが適合するかどうかが追加的に検証された上で、商談へのテリトリーの割り当てが決定しますのでご注意ください。

たとえば、ある組織では、商談の金額に応じてテリトリーの割り当てを行なうとします。CRMアカウントでは、テリトリー「首都圏」と、その下位のテリトリーとして「大型商談」「通常商談」を設定しました。また、「500,000円」を超える金額の大型商談は、経験豊富な1人の営業担当者に割り当て、「500,000円」以下の通常商談はその他の2人の営業担当者に割り当てます。この場合、首都圏における商談にはテリトリー「首都圏」が割り当てられますが、さらに下位の「大型商談」または「通常商談」のいずれかを商談に割り当てるため、商談ルールを設定します。商談ルールにおいて金額を条件として設定し、2つのテリトリー(大型商談、通常商談)をそれぞれ割り当てます。  

ここで、商談に関連付けられている連絡先や取引先をもとに、商談へのテリトリーの割り当てが決定する流れを見てみましょう。 

商談に関連付けられている連絡先:商談に関連付けられている連絡先にテリトリーが割り当てられている場合、該当のテリトリーが商談に割り当てられます。ただし、該当のテリトリーに商談ルールが設定されている場合は、商談ルールの条件に商談データが適合するかどうかが検証された上で、適合する場合にのみ該当のテリトリーが商談に割り当てられます。

商談に関連付けられている取引先:商談に関連付けられている連絡先にテリトリーが割り当てられていない場合、商談に関連付けられている取引先のテリトリーが商談に割り当てられます。ただし、該当のテリトリーに商談ルールが設定されている場合は、商談ルールの条件に商談データが適合するかどうかが検証された上で、適合する場合にのみ該当のテリトリーが商談に割り当てられます。 

    また、下位のテリトリーがある場合は、次の流れでさらに検証が行われます:
    • 第1階層のテリトリーに商談ルールが設定されているかどうかが確認されます。設定されていない場合は、第2階層のテリトリーに商談ルールが設定されているかどうかが確認されます。第2階層のテリトリーにも商談ルールが設定されていない場合、それより下位の階層は確認されません。
    • また、第1階層のテリトリーに商談ルールが設定されていても、該当の商談ルールの条件に商談データが適合しない場合は、第2階層のテリトリーについては確認されません。

    メモ:

    • 下位のテリトリーに設定されている商談ルールの条件に商談データが適合しない場合や、複数の下位のテリトリーが適合する場合は、下位のテリトリーは割り当てられません。この場合、商談に関連付けられている連絡先や取引先をもとにテリトリーが商談に割り当てられます。データに応じたテリトリーの割り当て例については、下表をご参照ください。

    また、関連付けられている取引先または連絡先が変更された場合には、商談に割り当てられていたテリトリーが変更(再割り当て)されます。データに応じたテリトリーの割り当て例を、見てみましょう:

    連絡先データの例
    テリトリーの割り当て
    取引先または連絡先が商談に関連付けられていない
    商談にテリトリーは割り当てられません。
    商談に関連付けられている連絡先に、1件のテリトリーが割り当てられている
    連絡先のテリトリーが、商談に割り当てられます。
    商談に関連付けられている連絡先に、複数のテリトリーが割り当てられている

    次の条件に基づいて、該当の連絡先のテリトリーが商談に割り当てられます:

    1. 商談の担当者が、連絡先のいずれかのテリトリーに所属している
    2. 商談の担当者が、連絡先のいずれかのテリトリーの管理者である
    3. 商談の作成者が、連絡先のいずれかのテリトリーに所属している
    4. 商談の作成者が、連絡先のいずれかのテリトリーの管理者である


    取引先データの例
    テリトリーの割り当て
    商談に関連付けられている取引先に、1件のテリトリーが割り当てられている
    取引先のテリトリーが、商談に割り当てられます。
    商談に関連付けられている取引先に、複数のテリトリーが割り当てられている

    次の条件に基づいて、該当の取引先のテリトリーが商談に割り当てられます:

    1. 商談の担当者が、取引先のいずれかのテリトリーに所属している
    2. 商談の担当者が、取引先のいずれかのテリトリーの管理者である
    3. 商談の作成者が、取引先のいずれかのテリトリーに所属している
    4. 商談の作成者が、取引先のいずれかのテリトリーの管理者である
    メモ
    • 1件の商談に対して、割り当て可能なテリトリーは1件のみです。
    • 上記の例では、該当するテリトリーが2件以上ある場合、商談にテリトリーは割り当てられません。また、商談データにテリトリーが手動で割り当てられている場合は、上記の例のとおりにテリトリーが自動的に割り当てられることはありません。

    データ更新時のテリトリーの変更(再割り当て)

    取引先データには、連絡先データと商談データが関連付けられています(親データ=取引先、子データ=連絡先と商談)。取引先データが更新され、別のテリトリーが割り当てられると、関連付けられている連絡先データと商談データのテリトリーも変わる(別のテリトリーが再割り当てされる)場合があります。親データが更新された場合のテリトリーの変更(再割り当て)について、次の表を見てみましょう。

    データの更新内容に応じたテリトリーの変更(再割り当て):

    更新された親データの例
    関連付けられているデータ(子データ)のテリトリーの変更
    2つ以上のテリトリーが割り当てられているデータに、新しい1件のテリトリーが再割り当てされる
    新しいテリトリーのみが、データに再割り当てされます。
    テリトリー1件のみが割り当てられているデータに、追加のテリトリーが割り当てられる
    親データのテリトリーが、データに割り当てられたままになります。新しい追加のテリトリーは、データに割り当てられません。
    テリトリー1件のみが割り当てられているデータに、新しい複数のテリトリーが再割り当てされる
    新しいテリトリーはデータに割り当てられません。関連付けられているデータ(子データ)にテリトリーは割り当てられません。
    複数のテリトリーが割り当てられているデータに、追加のテリトリーが割り当てられる
    親データのテリトリーが、データに割り当てられたままになります。新しい追加のテリトリーは割り当てられません。
    複数のテリトリーが割り当てられているデータに、新しい複数のテリトリーが再割り当てされる
    新しいテリトリーはデータに割り当てられません。関連付けられているデータ(子データ)にテリトリーは割り当てられません。

    テリトリー割り当てルールの実行

    テリトリー割り当てルールを実行すると、テリトリーのルール条件に適合するデータに、テリトリーが自動的に割り当てられます(再割り当てされます)。Zoho CRMアカウントの [設定] [ユーザーと権限] [テリトリー管理] [テリトリーの割り当て] に移動し、既存の取引先データに対してテリトリー割り当てルールを実行する必要があります。取引先のテリトリーに基づいて、関連付けられている連絡先と商談のデータにも、テリトリーが割り当てられます。商談のテリトリー割り当てルールを有効にすると、商談データに対してもテリトリー割り当てルールを実行することができます。

    次の3つのうちのいずれかの方法を選択してデータを検索し、テリトリーを割り当てることが可能です:

    • テリトリー :選択したテリトリーが割り当てられているデータが表示されます。データを選択して、テリトリーを割り当てることができます。
    • カスタムビュー :抽出条件や並べ替えがあらかじめ設定されている一覧表示を使用することで、データをより簡単に検索し、適切なテリトリーに割り当てることができます。
    • 独自の条件 :上記2つの方法でデータを検索できない場合は、データの抽出条件を自由に設定できます。この方法では、 パターンを編集する 機能を使用することで、一連の条件の設定を変更できます。

    データを検索してテリトリーを割り当てるには

    1. [設定] [ユーザーと権限] [テリトリー管理] [テリトリーの割り当て] に移動します。
    2. [取引先]または[商談]を選択します。
    3. 次のいずれかを選択します:
    • [テリトリー] :テリトリーと下位のテリトリーを選択します。
    • [カスタムビュー] :データの一覧(ビュー)を選択します。
    • [独自の条件] :データの抽出条件を設定します。


    • 結果の一覧を確認し、画面下部にある [ルールを適用する] をクリックします。
      テリトリー割り当てルールに基づいて、データにテリトリーが割り当てられます。テリトリーの割り当て処理が完了すると、通知メールが届きます。
    メモ
    • 手動で割り当てたテリトリーは、手動でのみ解除できます。自動的に割り当てられたテリトリーは、手動では解除できません。


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