ユーザーの削除と移行

ユーザーの削除と移行

組織のユーザーがサービスを使用しなくなった際や他の部署に異動した際に、CRMアカウントから該当のユーザーを削除する必要がある場合があります。該当のユーザーを削除する前に、ユーザーが所有するデータや、設定によってユーザーに割り当てられているデータを移行する必要があります。Zoho CRMには、ユーザーを削除する際に2種類の方法が用意されています: 
  1. データを移行せずに削除:該当のユーザーが担当者となっているデータについて、組織内の他のユーザーが共同担当者になっている場合、この方法を選択できます。
  2. 次のデータを移行して削除:
    1. 商談タブと活動タブにおいて該当のユーザーが担当者となっているすべての未完了のデータ(該当のユーザーが担当者となっていて完了したデータには、引き続きそのユーザー名が表示されます)。
    2. 該当のユーザーが登録されているワークフロー、担当者の割り当てルール、項目の更新、ブループリントなど、すべての割り当てに関する設定。
    3. カスタムビュー、ワークフロー、承認、問い合わせのエスカレーション、ブループリントなど、該当のユーザーに関連付けられているすべてのルールや条件(該当のユーザーがデータの担当者の場合)。  
留意点
  1. ユーザーを削除できるのは、特権管理者のみです。
  2. 削除対象のユーザーによってCRMアカウントと他のアプリケーションとの連携が設定されている場合、これらの連携は無効になります。
  3. Zoho CRMにおけるユーザーの削除と、Zohoアカウント自体の削除は異なります。Zoho CRMからユーザーを削除する場合、該当のユーザーはZoho CRMアカウント内からのみ削除されます。そのため、購入したユーザーライセンスの合計にも引き続き含まれます。ユーザーライセンスの数を減らすには、サブスクリプション情報をご参照ください。
  4. 削除したユーザーの名前は、ユーザーのルックアップや共同担当者の項目に引き続き表示されます。 
  5. すぐに移行しない場合、後からそれぞれのタブにおいて担当者の一括変更機能を使用することで、CRMから削除したユーザーが担当者となっているデータを移行することができます。
ユーザーを削除するには
  1. [設定][ユーザーと権限][ユーザー]の順に移動します。
  2. 対象のユーザーを選択して、[このユーザーを削除]をクリックします。
  3. ポップアップ表示される[ユーザーの削除]の画面で、次の操作を実行します:
    1. データを移行しない場合は、[移行せずに削除]を選択します。
    2. ユーザーのデータを移行する場合は、[今すぐ移行]を選択します。
      1. [移行先]のメニューからユーザーを選択します。
      2. [データの担当者][割り当て][条件]のいずれかを選択します。
  4. [削除]をクリックします。

直属の上司による階層設定が有効になっている場合のユーザーの削除
削除しようとしているユーザーが、他のユーザーの上司として設定されている場合は、次の操作を実行します: 
  1. 部下に設定されているユーザーの階層を、削除対象と同等、または上位の役職のものに設定する。
  2. 部下に設定されているユーザーの上司を設定しないようにする。

削除したユーザーの名前が保持されている場合やデータが別のユーザーに移行されない場合

削除したユーザーの名前が保持されている場合や、削除したユーザーのデータが別のユーザーに移行されない場合があります。そのような場合は、以下の点をご確認ください: 
  1. データの最終更新者などのシステム項目、またはカスタムビュー、レポート、ダッシュボード、テンプレートなどの機能。
  2. 作成者や更新者などの項目が関連付けられている条件。
  3. データのインポート時に関連付けられたデータの担当者。
  4. 処理待ちタブ:承認待ちやブループリントの遷移のデータ。これらのデータは、別のユーザーに割り当てられません。
  5. 削除したユーザーの役職、テリトリー、グループは保持されます。  
  6. 削除したユーザーがデータの担当者として設定されているスコアリングルール。 
  7. 定期レポート - 削除したユーザーがレポートを受け取っていないという通知
  8. 削除したユーザーに対するメール通知、リマインダー、シグナル通知は、別のユーザーに移行されません。 
  9. ユーザーのルックアップ項目
  10. 削除したユーザーに共有されたデータ、カスタムビュー、レポート、ダッシュボードは、別のユーザーに移行されません。削除したユーザーの名前は、これらには表示されません。
  11. Zia Voiceによるプッシュ通知は別のユーザーに送信されません。
  12. 保存したフィルター条件でデータの担当者の項目が使用されている場合、削除したユーザーの名前は保持されます。 
  13. サンドボックスにおいて削除したユーザーが担当者となっているデータ
  14. 削除したユーザーがデータの担当者として設定されているフィードで作成された自動フォロールール 
  15. 削除したユーザーが使用しているストレージ容量は移行されません
  16. Webhookのパラメーター
  17. 電話連携を通じて設定されているユーザーの項目
  18. 削除したユーザーによって作成されたメモは、別のユーザーに移行されません。 







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