ユーザーの削除と移行

ユーザーの削除と移行

いずれかのユーザーがZoho CRMを利用しなくなった場合に、組織アカウントから該当のユーザーの削除が必要になることもあります。ユーザーを削除する前に、該当のユーザーに関するデータや設定を、他のユーザーに移行する必要があるかどうかを確認することが重要です(例:削除対象のユーザーが担当者として設定されているデータ、削除対象のユーザーに関連付けられている設定)。Zoho CRMでは、次の2通りの方法で、ユーザーを削除できます: 
  1. データを移行せずに、ユーザーを削除する:削除対象のユーザーが担当者として設定されているデータに対して、組織内の他のユーザーが共同担当者として割り当てられている場合、この方法を選択できます。
  2. 以下のデータを移行してから、ユーザーを削除する:
    1. 削除対象のユーザーが担当者として設定されている、[商談]/[活動]タブ内の未完了のデータ(削除対象のユーザーが担当者であっても、完了済みのデータについては、引き続き該当のユーザー名が表示されます)
    2. 削除対象のユーザーが関連付けられている、割り当てに関する設定(例:ワークフロー、担当者の割り当てルール、項目の更新、ブループリントなど)
    3. 削除対象のユーザーがデータの担当者として設定され、関連付けられているルールや条件(例:データ一覧/ビュー、ワークフロー、承認、問い合わせのエスカレーション、ブループリントなど)  
留意事項
  1. ユーザーを削除できるのは、特権管理者のみです。
  2. 削除対象のユーザーがZoho CRMと他のアプリケーションとの連携を設定していた場合、連携は無効になります。
  3. Zoho CRMからユーザーを削除しても、ユーザーのZohoアカウント自体は削除されません。Zohoアカウント自体を削除するには、該当のユーザー自身がZoho Accountsで削除の操作を行う必要があります。また、Zoho CRMからユーザーを削除しても、購入したユーザーライセンスの数は自動的には減りません。ユーザーライセンスの数を減らすには、特権管理者がサブスクリプション管理ページから変更する必要があります。
  4. 削除したユーザーの名前は、ユーザーのルックアップ項目や共同担当者の項目に、引き続き表示されます。 
  5. ユーザーの削除時にデータを移行しない場合でも、後から各タブで担当者の一括変更機能を使用することで、データを移行できます。

ユーザーを削除するには
  1. [設定][ユーザーと権限][ユーザー]の順に移動します。
  2. 対象のユーザーを選択して、[このユーザーを削除する]をクリックします。
  3. 表示されたユーザーの削除画面で、次の操作を実行します:
    1. データを移行しない場合は、[移行せずに削除する]を選択します。
    2. 該当のユーザーのデータを移行する場合は、[今すぐ移行する]を選択します。
      1. [移行先]の一覧から、ユーザーを選択します。
      2. [データの担当者][割り当て][条件]から、移行対象を選択します。
  4. [削除する]をクリックします。



直属の上司による階層設定が有効になっている場合のユーザーの削除
削除対象のユーザーが、他のユーザーの直属の上司として設定されている場合、次のいずれかの手順を実行します: 
  1. 部下に設定されているユーザーを、同等または上位の役職のユーザーの下に移行する
  2. 部下に設定されているユーザーに、別の直属の上司を設定しない
直属の上司による階層については、こちらをご参照ください。

削除したユーザーの名前がそのまま残る場合や、データが別のユーザーに移行されない場合

削除したユーザーの名前がそのまま残る場合や、削除したユーザーのデータが別のユーザーに移行されない場合があります。該当する例や留意事項は、次のとおりです: 
  1. データの最終更新者、更新者などのシステム項目、またはデータ一覧/ビュー、レポート、ダッシュボード、テンプレートなどの機能
  2. 作成者や更新者などの項目が関連付けられている条件
  3. データのインポート時に関連付けられたデータの担当者
  4. [処理待ち]タブ内の承認待ちやブループリントの遷移中のデータ
  5. 削除したユーザーの役職、テリトリー、グループ  
  6. 削除したユーザーがデータの担当者として設定されているスコアリングルール 
  7. [レポート]タブでのレポートのメール送信予約の設定(削除したユーザーは、レポートを受信できません)
  8. 削除したユーザーに対する通知、メール通知、リマインダー、シグナル通知 
  9. ユーザーのルックアップ項目
  10. 削除したユーザーに共有されていたデータ、データ一覧/ビュー、レポート、ダッシュボード(削除したユーザーの名前は、これらには表示されません)
  11. Zia Voiceによるプッシュ通知
  12. 保存したフィルター条件(データの担当者の項目が使用されている場合、削除したユーザーの名前はそのまま残ります) 
  13. サンドボックスで、削除したユーザーが担当者となっているデータ
  14. [フィード]タブで、削除したユーザーがデータの担当者として設定されている自動フォロールール 
  15. 削除したユーザーが使用していたストレージ容量
  16. Webhookのパラメーター
  17. 電話連携を通じて設定されているユーザー項目
  18. 削除したユーザーが作成したメモ 




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