ユーザーの追加、インポート、変更、再招待

ユーザーの追加、インポート、変更、再招待

Zoho CRMのユーザーは、 組織内の自分のデータや他のユーザーから共有されたデータを管理します。Zoho CRMのデータへのアクセス権限に加え、Zoho CRMアカウントの円滑な運用のために管理権限を持つユーザーもいます。管理権限を持つユーザー(管理者)は、Zoho CRMの組織アカウントにユーザーを追加して、従業員が日常の業務を行えるように設定できます。 

利用しているプランやライセンス数に基づき、Zoho CRMに ユーザーを追加できます。各ユーザーは、メールアドレスとパスワードを使用して、自分のアカウントにログインできます。各ユーザーには、 役職 権限 が割り当てられます。組織の階層に基づく役職によってユーザーがアクセスできるデータが制限され、権限によってユーザーがアクセスできる機能が制限されます。 

また、ユーザーが機能にアクセスする前に、有効化設定をする必要があるZoho CRMのアドオンやプラグインもあります。モバイルプランのライセンス、Zoho Mailアドオン、Microsoft Outlook用プラグインなどです(  関連項目: 権限の管理 )。




利用条件 

必要な権限 :この機能にアクセスできるのは、権限設定においてユーザー管理権限を持つユーザーです。
                         

ユーザーの権限の種類 

管理者: システム全体にアクセスできるユーザーです。Zoho CRMアカウント内のすべてのデータと機能にアクセスできる管理者を1名以上設定する必要があります(例:CEO、または、組織階層での最上位の高官や経営幹部)。 

標準ユーザー: 組織内で定義された権限と役職に応じて制限されたデータにアクセスできるユーザーです(例:営業マネージャー、マーケティングマネージャー、サポート担当者など)。

権限設定において ユーザー管理権限 を持つユーザーは、ユーザーの一覧にアクセスして、ユーザーの追加、ユーザーの詳細の変更、各ユーザーに対して有効化されているアプリとオプションの表示などの処理を実行できます。[ユーザーの詳細]ページには、ユーザーに対して有効化されたプラグインとオプションに関する情報も表示されます。ユーザーを追加する前に、適切な役職と権限が作成されていることを確認してください。追加するユーザーにそれらを割り当てる必要があります。

ユーザーを追加する際の重要な手順

  1. 特権管理者は、作成したアカウントを認証した後にのみ、他のユーザーを追加できます。アカウントの認証前にユーザーを招待した場合は、招待メールは送信されません。特権管理者は、アカウントを認証してから、ユーザーを再招待する必要があります。

  2. 管理者は、名前、メールアドレス、役職、権限などの基本的な詳細情報を入力して、ユーザーを1人ずつ追加できます。

  3. 管理者は、名前、メールアドレス、役職、権限が入力されたファイルをインポートすることで、複数のユーザーを一括で追加することも可能です。

  4. 管理者がユーザーを手動で追加すると、ユーザーのメールアドレス宛てに招待メールが自動的に送信されます。電話番号、住所、写真、Fax、Webサイト、生年月日、言語などのその他の詳細情報は、ユーザーの追加後に追加できます。

  5. ユーザーをインポートした場合は、[再招待する]ボタンをクリックして、該当のユーザー宛てに招待メールを手動で送信する必要があります。電話番号、住所、写真、Fax、Webサイト、生年月日、言語などのその他の詳細情報は、ユーザーの追加後に追加できます。

  6. 招待されたユーザーは、招待メールの受信後7日以内に アクセス用リンク をクリックして、招待を承諾する必要があります。

  7. 招待を承諾した後、ユーザーは次のいずれかの該当する手順を完了します:

    • Zohoを初めて使用 し、Zohoアカウントを 持っていないユーザー
      • メールのアクセス用リンクをクリックすると、ユーザーは登録ページに移動します。
      • ユーザーは登録してからZohoのアカウントを作成します。
      • アカウントを作成する際には、 [サインインを続ける] ボタンをクリックする必要があります。
      • ユーザーは、認証メールで送信されたリンクにアクセスして、メールアドレスを認証する必要があります。

    • Zohoアカウントを持っていて 、Zoho CRMアカウントを 持っていない ユーザー:
      • メールのアクセス用リンクをクリックしたら、 [サインインを続ける] ボタンをクリックする必要があります。
      • ユーザーは、組織のアカウントに関連付けられているZoho CRMアカウントにログインする必要があります。 


ユーザーの追加

無料プランでは、最大3人までのユーザーを追加できます。その他のプランでは、追加できるユーザー数は購入したユーザーのライセンスに基づきます。

ユーザーを追加するには

  1. 管理者 権限でZoho CRMにログインします。
    権限設定において ユーザー管理 権限を持つユーザーは、この機能にアクセスしてユーザーを追加することもできます。
  2. [設定] > [ユーザーと権限] > [ユーザー] に移動します。
  3. [ユーザー] ページで、[+ 新しいユーザーの追加] をクリックします。



  4. [新しいユーザーの追加] ページで、次の詳細情報を入力します。
    1. [名] [姓] :ユーザーの姓名を入力します。
    2. [メール] :Zoho CRMアカウントの作成にまだ使用されていない、ユーザーの有効なメールアドレスを入力します。
      このメールアドレスに招待状が送信されます。
    3. [役職] :組織内のユーザーの役職を選択します。
    4. [権限] :Zoho CRMアカウントのユーザーのアクセス権を定義する権限を選択します。
      ユーザーを追加した後、電話番号、住所、写真、Fax、Webサイト、生年月日、言語などのその他の詳細情報を追加できます。
    5. [テリトリー] :ユーザーにテリトリーを割り当てられます。
      このオプションは、テリトリーを有効にしている場合のみ使用できます。

      [姓]、[メール]、[役職]、[権限]の項目は入力必須です。

  5. [保存] をクリックします。
    ユーザーのメールアドレスに招待状が送信されます。ユーザーが招待を承諾した場合にのみ、ユーザーのステータスが [認証済み] に変更されます。
               


ユーザーのインポート 

ユーザーのインポート機能を利用すると、一度に複数のユーザーを追加したり、既存のユーザーの情報を一括更新したりできます。組織のアカウントにユーザーをインポートできるのは、管理者権限またはユーザー管理の権限のあるユーザーのみです。 

インポートできるファイル形式:.xls、.xlsx、.csv
インポートの制限事項:  一度にインポートできるユーザー数の上限は、1,000人です。ただし、アカウントに追加できるユーザーの数は、購入したユーザーの数によって異なります。   

メモ:
  1. インポートの際、ユーザーと役職との関連付けには、役職名(または役職ID)が使用されます。また、ユーザーと権限との関連付けには、権限名(または権限ID)が使用されます。
  2. 既存のユーザーは、ユーザーIDまたはメールアドレスに基づいて更新されます。 
  3. インポートしたユーザーに対して、招待メールは送信されません。インポートしたユーザーに対して招待メールを送信したい場合、[再招待する]をクリックして、ユーザーを手動で再招待する必要があります。
  4. サブスクリプション(購入したライセンス)の内容によって、インポートできるユーザーの数は異なります。たとえば、購入済みのユーザー数が3人であるとします。すでに2人のユーザーが登録されている場合、追加でインポートできるユーザーは1人のみです(インポートするファイルに、複数のユーザーのデータが入力されている場合には、最初のユーザーのみがインポートされます)。

ユーザーをインポートするには
  1. [設定]→[ユーザーと権限]→[ユーザー]の順に移動します。
  2. [ユーザー]タブで、[+ 新しいユーザー]の隣に表示されているアイコン(ユーザーのインポートのメニュー)をクリックします。



  3. [ユーザーをインポート]のページで、ファイルをドラッグ&ドロップするか、[参照]をクリックしてファイルを選択します。 サンプルファイルをダウンロードし、インポートに適切な形式を確認することもできます。




  4. [次へ]をクリックします。
  5. データの処理方法の選択欄で、[ユーザーの新しいデータとして追加する][ユーザーの既存データの更新のみを行う][両方]のいずれかを選択します。 
  6. [ユーザーの既存データの更新のみを行う]または[両方]を選択した場合、次の設定を行います:
    1.  [既存のユーザーと重複するデータを検索する条件]として、[ユーザーID]または[メール]を選択します。選択した項目の値をもとにして、既存のデータが更新されます。
    2. [値が空の場合、ユーザーの既存データの値は更新しない]を選択すると、インポートするデータの項目の値が空の場合、既存の値は更新されません。



  7. [次へ]をクリックします。
  8. インポートしたデータの項目(ファイルの列)とZoho CRMの項目とを関連付けます。
  9. [次へ]をクリックすると、インポートを完了できます。


サブスクリプション(購入したライセンス)の内容によって、インポートできるユーザーの数は異なります。たとえば、購入済みのユーザー数が3人であるとします。すでに2人のユーザーが登録されている場合、追加でインポートできるユーザーは1人のみです(インポートするファイルに、複数のユーザーのデータが入力されている場合には、最初のユーザーのみがインポートされます)。

メモ:

データセンターが一致しない場合
ユーザーをアカウントに追加/インポートする際に、対象ユーザーのアカウント(メールアドレス)は、組織のアカウントと同じデータセンターに登録されている必要があります。対象のアカウントが組織とは別のデータセンターにすでに登録されている場合、対象のアカウントを同じデータセンターに登録することはできません。たとえば、EUのデータセンターに対象のアカウントが登録されている場合、同じアカウントのメールアドレスを使用してアメリカのデータセンターに追加することはできません。
異なるデータセンターに登録されているユーザーを組織のアカウントに追加するには、以下のいずれかの手順を実行します。
  1. ユーザーに対して、既存のデータセンターからアカウントを削除するよう依頼します。削除が完了したら、ユーザーを組織に追加できます。
  2. ユーザーのアカウントを、組織のアカウントと同じデータセンターに移行するようにユーザーに依頼します。移行が完了したら、ユーザーを組織に追加できます。

ユーザーの変更

ユーザーを追加するときは、まず名前、メールアドレス、役職、権限の詳細のみを指定してください。電話番号、住所、写真、Fax、Webサイト、生年月日、言語などのその他のユーザー詳細情報は、後から必要に応じて追加できます。

ユーザーの詳細を変更するには

  1. [設定] > [ユーザーと権限] > [ユーザー] に移動します。

  2. [ユーザー] ページで、一覧からユーザーを選択し、ユーザーの詳細情報を変更するか、情報を追加します。

  3. [ユーザーの 詳細] セクションで、ユーザーの詳細を変更するセクションの [編集] をクリックします。次の詳細情報を入力します: 
    • 電話番号 携帯電話番号 Webサイト Fax  生年月日 :ユーザーの連絡先と経歴情報を入力します。
    • 住所情報 :ユーザーの住所の詳細を入力します。
    • 言語 :ユーザーのZoho CRMアカウントの言語を設定します。 
    • 国  :一覧からユーザーの国を選択します。
    • 日付形式: 一覧から、日付の形式を選択します(日付の形式は、ユーザーの国に基づいて表示されます。国は、個人設定で変更できます)。
                                    


    • 時刻形式 :12時間形式または24時間形式を選択します。
    • タイムゾーン :ユーザーのZoho CRMアカウントのタイムゾーンを設定します。



  4. [保存] をクリックします。 

ユーザーの再招待

ユーザーが7日以内に管理者から送信された招待を承諾しなかった場合、管理者はそのユーザーに招待を再送信できます。組織のCRMアカウントへの参加招待を承諾していないユーザーは、 [未認証のユーザー] にリストされます。ここでは、未確認のユーザーにのみ招待を再送信できます。ユーザーが無効化されている場合は、最初に有効化する必要があります( 関連項目: ユーザーの有効化 )。

また、ユーザーのインポート機能を使用してユーザーをインポートした場合は、ユーザーごとに[再招待する]ボタンを使用して、招待メールを手動で送信する必要があります。



ユーザーを再招待するには

  1. 管理者 権限でZoho CRMにログインします。
  2. [設定] > [ユーザーと権限] > [ユーザー] に移動します。
  3. [ユーザー] ページで、必要なユーザーを選択します。 [ユーザーの詳細] セクションで、[再招待]をクリックします。



  4. または、 [未認証のユーザー] ビューに移動して、再招待するユーザーを選択することもできます。ユーザーのメールアドレスに招待メールが送信されます。 



留意事項:
A社のCRMアカウントに招待されたときの状況
必要な処理
既存のCRMアカウントがない。
招待メールのアクセス用リンクをクリックして、A社のアカウントに参加できます。
すでにB社の組織アカウントに所属している。
B社のCRMアカウントの特権管理者に問い合わせて、そのアカウントからユーザーを削除してもらいます。次に、招待メールのアクセス用リンクをクリックして、A社のアカウントに参加できます。
すでにB社の組織アカウントに所属している。また、同じアカウントの特権管理者でもある。
B社のCRMアカウントで、特権管理者として別のユーザーを作成し、作成した特権管理者ユーザーに自分をそのアカウントから削除するよう依頼してください。次に、招待メールのアクセス用リンクをクリックして、A社のアカウントに参加できます。
すでにB社の組織アカウントに所属している。また、アカウント内で有効なユーザーは自分だけ。
B社のCRMアカウントを削除し、招待メールのアクセス用リンクをクリックして、A社のアカウントに参加できます。
この場合、B社のZoho CRMアカウントは閉鎖され、データはすべて安全に消去されます。データの最終バックアップをダウンロードするためのリンクが記載されたメールを受信します。
すでにB社の組織アカウントのZoho Docs/Zoho Mail/Zoho Creatorに属している。
(B社の)Zoho Docs/Zoho Mail/Zoho Creatorの管理者に問い合わせて、対応する製品のアカウントから自分を削除してもらってください。次に、招待メールのアクセス用リンクをクリックして、A社のアカウントに参加できます。
すでにB社の組織アカウントのZoho Docs/Zoho Mail/Zoho Creatorに属している。また、これらの製品のアカウントの管理者でもある。
B社のZoho Docs/Zoho Mail/Zoho Creatorアカウントで、別のユーザーを管理者にし、その管理者ユーザーにアカウントから自分を削除するよう依頼してください。次に、招待メールのアクセス用リンクをクリックして、A社のアカウントに参加できます。
すでにB社の組織アカウントのZoho Docs/Zoho Mail/Zoho Creatorに属している。また、アカウント内で有効なユーザーは自分だけ。
B社のZoho Docs/Zoho Mail/Zoho Creatorアカウントを削除し、招待メールのアクセス用リンクをクリックしてA社のアカウントに参加できます。
この場合、B社のZoho CRMアカウントは削除され、データはすべて安全に消去されます。データの最終バックアップをダウンロードするためのリンクが記載されたメールを受信します。













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