はい、できます。チームユーザーを通常ユーザーに変換する必要がある場合(例:10件を超える組織タブのデータにアクセスする必要がある場合)、管理者は、チームユーザーを通常ユーザーに変換できます。しかし、通常ユーザーからチームユーザーへの変換はできません。
チームユーザーを通常ユーザーに変換するには、通常ユーザーのライセンスを適用する必要があります。必要に応じて、人数分の通常ユーザーのライセンスを追加購入してください。通常ユーザーのライセンス料金は、組織が利用しているZoho CRMのプランによって異なります。
チームユーザーを通常ユーザーに変換するには、以下の手順を行います。
- [設定]→[一般]→[ユーザー]の順に移動します。
- 変換対象のチームユーザーを選択します。
- […]アイコンをクリックして、[通常ユーザーとして変換する]を選択します。
- ポップアップ表示される変換画面で、ユーザーの権限を選択します。
- [変換する]をクリックします。
Zoho CRMのチームユーザーは、制限付きユーザーと同じですか?
はい、Zoho CRMのチームユーザーは、制限付きユーザーを指しています。ユーザーの種類を分かりやすくするため、名称が変更されました。あわせて、ユーザーの管理方法、組織データへのアクセス権限、ユーザーが利用できる機能なども変更されています。
通常ユーザーをチームユーザーに変換することはできないようですが、通常ユーザーをいったん削除すれば、同じユーザーをチームユーザーとしてあらためて追加できますか?
はい、できます。通常ユーザーをZoho CRMの組織からいったん削除すれば、削除されたユーザーの分のライセンスを使って、同じユーザーをチームユーザーとしてあらためて追加できます。
チームユーザーライセンスの購入にあたって、最低購入数の条件はありますか? また、通常ユーザーの人数に最低条件はありますか?
いいえ、どちらの条件もありません。チームユーザーライセンスは、1ライセンスから購入できます。また、通常ユーザーが何人以上いなければならない、といった条件もありません。このため、通常ユーザーを1人も追加せず、チームユーザーのみでZoho CRMを利用することも可能です(全体の管理は特権管理者が行います)。チームユーザーを追加するために、通常ユーザーを追加する必要はありません。
チームユーザーと通常ユーザーには、どのような違いがありますか?
組織タブに対する操作
チームユーザーが実行できる操作
- 最大10件のタブでのデータの表示
- Zoho CRMの個人設定での自身の情報の表示、編集
- データへのメモ、タグ、添付ファイルの追加
- データ一覧の表示、一覧の作成と共有
- 連携機能を通じて作成されたデータの表示
- ソーシャルメディアにおける投稿やコメントの表示
- フィード内での他のZoho CRMユーザーとのやりとり
チームユーザーが実行できない操作
- 個別データの作成、更新、削除
- データの担当者としての登録
- データの一括更新、一括削除
- データの担当者の変更
- データの共有
- 重複データの検索と統合
- Ziaによるデータ補完(エンリッチメント)
- ユーザーを検索するルックアップ項目への表示
- データのレビュー、承認
- データのインポート、エクスポート
- データに登録されているメールアドレスに対する手動でのメール送信
- 通話/ミーティングの開始
- 見込み客、見積書、受注書の変換
- ダッシュボードとレポートの表示、作成、編集、削除
- マクロ処理の実行
- 管理者権限による設定や管理
- モチベーター/ゲーミフィケーションへの参加
- 自身に関するカレンダー予約
- サンドボックス(テスト環境)へのアクセス
- ユーザー、役職、グループの管理
- 連携機能を通じて作成されたデータの関連リストへの追加
(Zoho CRMのチームユーザーが、連携先のサービスで通常ユーザーとして登録されている場合も、この制限は適用されます)
チームユーザーを追加する際には、チームタブにおける役割を選択できます(管理者、マネージャー、メンバー、参加者、申請者)。各チームタブにおいて、チームユーザーが実際にどのような操作を実行できるかは、そのチームユーザーにどの役割が適用されているかによって異なります。
チームタブに対する操作
チームユーザーが実行できる操作
- チームタブのデータの担当者としての登録(組織タブのデータの担当者としては登録できません)
- チームタブのデータの表示、作成、編集、削除、共有
- チームタブのデータのインポート、エクスポート
- 個別メール送信、一括メール送信、メールの削除、差し込み文書の作成
- チームタブのデータの一括更新、一括削除
- チームタブのデータの担当者の変更
- チームタブのデータへのメモ、タグ、添付ファイルの追加
- チームタブのデータ一覧の管理
チームユーザーにできて、通常ユーザーにできないことはありますか?
基本的に、チームユーザー(チームタブのユーザー)にできて、通常ユーザーにできないことはありません。チームタブのユーザーより、通常ユーザーの方が、付与される権限やアクセスできるタブは多くなります。チームユーザーは自分のチームに関連する機能のみ利用できますが、通常ユーザーは、組織タブも含めた幅広い機能を利用でき、必要に応じてデータの表示や編集も可能です。
チームユーザーには、最大で何件の組織タブへのアクセスを許可できますか?
チームユーザーには、最大で10件の組織タブへのアクセスを許可できます(標準タブかカスタムタブかに関係なく、10件です)。チームタブに関しては、件数の制限はありません。
チームユーザーライセンスが適用されているユーザーも、チームタブの管理者になることができますか?
はい。チームユーザーライセンスが適用されているユーザーも、通常ユーザーと同じように、チームタブの管理者になることができます。チームのメンバーであれば、権限の種類に関係なく、そのチームのタブの管理者になることが可能です。
チームユーザーを追加した際に、権限はどのように割り当てられますか?
チームユーザーを追加すると、必ず[チームユーザー]という権限が自動で割り当てられます。この割り当ては、システムで設定されている処理であるため、変更することはできません。
自動化機能を通じて、組織タブのデータをチームユーザーに割り当てるように設定した場合はどうなりますか?
割り当てルールを通じたデータの割り当て
チームユーザーを組織タブのデータの担当者に設定することはできません。そのため、割り当てルールの条件に一致する場合でも、データはチームユーザーに割り当てられません。たとえば、割り当てルールの条件で、役職が[架電担当者]のユーザーにデータを割り当てるように指定した場合でも、役職が[架電担当者]のチームユーザーにデータは割り当てられません。
ワークフロールールを通じたデータの割り当て
ワークフロールールでは、組織タブのデータを自動で作成し、担当者を割り当てるように設定できます。データの担当者には、現在ログイン中のユーザーか、データを追加/作成/更新したユーザーのいずれかを指定できます。
ただし、ワークフロールールで指定された担当者の条件にチームユーザーが一致する場合でも、チームユーザーにデータは割り当てられません。代わりに、親データの担当者にデータが割り当てられます。
ウィザードを通じて作成したデータの割り当て
ウィザードを通じてデータが作成された際に、該当のウィザードにデータの担当者を選択する項目がない場合、作成したユーザーにデータが自動で割り当てられます。
ただし、チームユーザーは組織タブのデータの担当者に設定できません。そのため、チームユーザーがデータを作成した場合は、該当のチームユーザーよりも下位の役職にある通常ユーザーにデータが割り当てられます。たとえば、ある営業マネージャーがチームユーザーとして登録されているとします。この営業マネージャーが見込み客タブ内でデータを作成した場合、営業マネージャーよりも下位の役職にある通常ユーザーにデータが割り当てられます。下位の役職のユーザーがいない場合は、特権管理者にデータが割り当てられます。
組織タブのデータに関する自動化機能を通じたメール送信時に、差出人としてチームユーザーのメールアドレスを使用できますか?
チームユーザーには組織タブのデータに対してメールを送信する権限がありません。そのため、チームユーザーが組織タブのデータを作成した場合でも、該当のデータの詳細ページには、メールの送信メニューが表示されません。
ただし、関数による処理を通じて、チームユーザーのメールアドレスを差出人としてメールを送信することは可能です。たとえば、ある関数において、データの作成時に作成者のメールアドレスを差出人としてメールを送信するよう設定されているとします。このような関数を設定している場合は、チームユーザーがデータを作成した場合でも、チームユーザーのメールアドレスを差出人としてメールが送信されます。
また、ワークフロールール、承認プロセス、レビュープロセスなどを通じたメール送信の自動処理において、[ログイン中のユーザーのメールアドレス]が差出人に設定されている場合は、チームユーザーのメールアドレスを差出人としてメールを送信することが可能です。たとえば、データの作成時にメールを送信するようにワークフロールールを設定していて、チームユーザーが新しいデータを作成した場合、該当のチームユーザーのメールアドレスからメールが自動的に送信されます。
なお、メールの共有権限を通じてチームユーザーにメールの表示権限が付与されている場合、チームユーザーは他のユーザーのメールを表示できます。たとえば、[法令遵守責任者]の役職が割り当てられているチームユーザーがいるとします。この場合、メールの共有権限で[法令遵守責任者]の役職に対する共有が有効になっていれば、[法令遵守責任者]の役職が割り当てられているチームユーザーは、組織内の他のユーザーのメールを表示できます。
Zoho CRMプランのアップグレード/ダウングレードは、チームユーザーにどのような影響がありますか?
チームユーザーを追加できるのは、Zoho CRMのスタンダードプラン、プロフェッショナルプラン、エンタープライズプラン、アルティメットプラン、Zoho CRM Plusのプランですが、チームユーザーの追加後でも、必要に応じてプランを変更することが可能です。チームユーザーが登録されている状態で、チームユーザーを追加できないプランにZoho CRMアカウントをダウングレード/アップグレードすると、次の影響があります。
チームユーザーの権限の複製(コピー)が自動で作成されます。この権限の名前は、システムによって自動で設定されます。複製された権限の内容は、元のチームユーザーの権限の内容と同じです。管理者は、必要に応じて権限の内容を編集したり、名前を変更したりできます。
すべてのチームユーザーが無効になり、複製(コピー)された権限が付与されます。該当のユーザーは、管理者が通常ユーザーに変換することで、再度有効にすることができます。ユーザーを再度有効にした後の権限は、複製された権限にすることもできますが、他の権限を割り当てることも可能です。複製された権限の場合、元の権限で設定されていた内容と同じ権限が設定されます(管理者によって、元のチームユーザーの権限の内容が変更されている場合を除く)。
メモ:有効なチームユーザーがいない場合、権限の複製(コピー)は作成されません。
Zoho CRM PlusまたはZoho Oneでも、チームユーザーライセンスを購入できますか?
Zoho CRM Plusでは、チームユーザーライセンスを購入できます。一方、Zoho Oneでは、全従業員向けの料金プランを利用している場合、チームユーザーライセンスを購入することはできません。これは、この料金プランのライセンスはすべてのユーザーを対象にするものであり、すべてのユーザーを追加料金なしでチームタブに追加できるためです。Zoho Oneで、柔軟な料金プランを利用している場合は、必要に応じてチームユーザーライセンスを購入できます。
チームユーザーごとに、組織タブに対する権限を変えることはできますか?
いいえ、できません。これは、すべてのチームユーザーに[チームユーザー]という同じ権限が自動で割り当てられるためです。
チームユーザーライセンスを使用する設定を無効にすると、どうなりますか?
チームユーザーライセンスを無効にすると、すべてのチームユーザーが無効になります。チームユーザーを再度有効にするには、通常ユーザーに手動で変換する必要があります。この場合、通常ユーザーのライセンスの購入が必要になります。
チームユーザーライセンスを無効にするには、以下の手順を行います。