チームユーザーの追加
CRM for Everyoneは、現在、早期アクセスの形式で提供されています。申請に基づき、一部のユーザーのみが利用可能です。CRM for Everyoneを実際にお試しになりたい方は、こちらのページからアクセスを申請してください（英語のページが表示されます）。
利用可能なプラン：Zoho CRMのスタンダードプラン、プロフェッショナルプラン、エンタープライズプラン、アルティメットプラン、Zoho CRM Plusのプラン
対象のデータセンター：すべて
料金：チームユーザーのライセンスを人数分購入する必要があります（詳細は、Webサイトの料金ページを確認するか、お問い合わせください）
この機能に関連する権限
- チームユーザーの追加と、チームユーザーのライセンスの購入には、権限の設定で［ユーザー管理］の権限が必要です。
- チームユーザーには、標準のチームユーザーの権限が設定されます。この権限の内容は、組織の要件に応じてカスタマイズ可能です。
CRM for Everyoneのチームタブは、Zoho CRMを営業チームだけでなく、組織内の他のチームと連携しながら利用するための機能です。具体的には、他のチームと情報を共有したり、他のチームから依頼や申請を受け付けて対応状況を管理するのに役立ちます。複数のチームでスムーズに連携して、迅速な顧客対応を行うことで、顧客体験価値を高めることが可能です。
チームタブには、他のチームのユーザーを追加できます。その際に、Zoho CRMの組織における通常のユーザーとして追加することも可能ですが、「チームユーザー」として追加することもできます。チームユーザーは、チームユーザー専用のライセンスが適用されます。Zoho CRMの通常のユーザーに比べて利用できる機能やデータの範囲が制限されますが、費用も低く抑えることができます。チームタブでの業務内容に応じて、適切なライセンスを適用できます。
たとえば、システム担当者はチームタブの管理業務のために管理者権限を必要とする一方、法務担当者は利用するデータが少なくそれほど権限が必要ない可能性があります。この場合、前者にはZoho CRMの通常のユーザーライセンスが必要ですが、後者には必要ありません。チームユーザーのライセンスを適用することで、データへのアクセス範囲を適切に管理できます。また、費用を抑えることもできます。
チームユーザーとは
チームユーザーは、通常のZoho CRMユーザーと比較して、以下の点が異なります。
* 組織タブに関しては利用可能な機能やデータに制限がある（組織の管理者／開発者の権限がない）
* チームタブに関しては利用可能な機能やデータに制限がない（チーム／チームスペースの管理者の権限を設定することで、すべての機能を利用可能）
チームユーザーを追加するには、チームユーザーのライセンスを購入する必要があります（詳細は、Webサイトの料金ページを確認するか、お問い合わせください） 。
チームユーザーの操作に関する制限
チームユーザーは、組織タブに関して利用可能な機能やデータが制限されています。組織タブにおいてチームユーザーが実行できる操作と実行できない操作は、以下のとおりです。
組織タブにおける操作
チームユーザーが実行できる操作
チームユーザーが実行できない操作
チームユーザーが実行できる操作
- 最大10件の組織タブでのデータの表示*
（初期設定では、チームユーザーは見込み客、連絡先、取引先、商談のタブにアクセスできます。利用可能なタブはチームユーザーの権限に応じて変更可能です） - 組織タブ内のデータへのメモ、タグ、添付ファイルの追加
- 連携機能を通じて作成されたデータの表示
- ソーシャルメディアにおける投稿やコメントの表示
- フィード内での他のZoho CRMユーザーとのやりとり
チームユーザーが実行できない操作
- 組織タブのデータの担当（担当者になる）
- 組織タブのデータの共有
- 組織タブのデータの一括更新、一括削除
- 組織タブでの重複データの検索と統合
- 組織タブのデータの担当者の変更
- すべてのデータ一覧の表示、作成、共有
- 組織タブのデータの承認
- 自動化処理による通知の受信
- Ziaによるデータ補完（エンリッチメント）
- 組織タブのデータのユーザー項目での表示（ユーザー項目で選択肢に表示される）
- 組織タブのデータのインポート、エクスポート
- 組織タブのデータに対する手動でのメール送信
- 組織タブのデータに対する通話の発信、ミーティングの開催
- 見込み客、見積書、受注書の変換
- ダッシュボードとレポートの表示、作成、編集、削除
- 組織タブでのマクロの実行
- 管理者権限による設定や管理
- モチベーター（ゲーミフィケーション）の利用
- 自身に関するカレンダー予約
- サンドボックス環境へのアクセス
- ユーザー、役職、グループの管理
- サービス連携機能によって作成された関連リストへのデータの追加
（チームユーザーが連携サービスにおいては通常のユーザーを持っている場合でも、この制限が適用されます）
メモ：チームユーザーの権限では、初期設定で以下の操作が許可されています。管理者は、必要に応じてチームユーザーの権限の設定をカスタマイズし、チームユーザーが実行できる操作を変更できます。
チームタブにおける操作
チームタブでチームユーザーが実行できる操作は、チームタブにおける権限によって設定されています。なお、チームタブにおける権限の種類には、管理者、参加者、申請者、マネージャー、メンバーがあります。チームタブにおける権限に応じてチームユーザーが実行できる操作は、次のとおりです。
- チームタブのデータの表示、編集、削除、共有
- チームタブのデータのインポート、エクスポート
- 個別メール送信、一括メール送信、メールの削除、差し込み文書の作成
- チームタブのデータの一括更新、一括削除
- チームタブのデータの担当者の変更
- チームタブのデータへのメモ、タグ、添付ファイルの追加
- チームタブのデータ一覧の管理
チームユーザーのライセンスの購入
スタンダードプラン以上のプランを利用中の組織の管理者は、Zoho CRMアカウントにチームユーザーを追加できます。なお、追加するには、チームユーザーのライセンスを人数分購入する必要があります。
ライセンスの料金は、Webサイトの料金ページを確認するか、お問い合わせください。
管理者は、設定ページから、チームユーザーのライセンスを購入できます。ライセンスの購入後、チームユーザー用の権限がZoho CRMアカウントに追加されます。 チームユーザーのライセンスを購入する手順は、以下のとおりです。
- ［設定］→［一般］→［組織設定］の順に移動します。
- ［チームユーザーのライセンス］ の欄で、［チームユーザーのライセンスを取得する］をクリックします。
- チームユーザーのライセンスの購入画面がポップアップ表示されます。その画面で、［購入する］をクリックし、
Zoho Storeのページに移動します。 - 決済ページで、ユーザー／アドオンのアップグレード用のメニューをクリックします。
- チームユーザーのアドオンの欄で、購入するチームユーザーのライセンス数をドロップダウンから選択します。
- ［続ける］をクリックし、決済用のメニューをクリックします。
- ライセンス数と料金の合計を確認します。
- 決済手続きに進み、決済を完了します。
購入が完了したライセンスの件数は、［組織設定］の設定ページの［チームユーザーのライセンス］の欄から確認できます。 - ［さらに購入する］をクリックすると、チームユーザーのライセンスをさらに購入できます。
チームユーザーの権限の管理
チームユーザーの権限で設定できるのは、組織タブにおいてチームユーザーが実行できる操作内容のみです。
チームタブにおいてチームユーザーが実行できる操作は、該当のチームユーザーに割り当てられているチームタブの権限（管理者、参加者、申請者、マネージャー、メンバー）に基づきます。 たとえば、チームタブの管理者の権限が割り当てられているユーザーは、チームタブで、ワークフロールールとブループリントなどの自動化の設定を行うことが可能です。
なお、チームユーザーのライセンスを購入すると、チームユーザー用の権限がZoho CRMアカウントに追加されます。また、チームユーザーに対しては、チームユーザー用の権限が自動で割り当てられます。あわせて、該当のチームユーザーに対して、組織におけるいずれかの役職を割り当てることができます。この際、どのような階層の役職でも割り当て可能です。
メモ：［権限管理］の権限を持つユーザーは、組織の要件に合わせてチームユーザーの権限を編集できます。
Zoho CRMへのチームユーザーの追加
チームユーザーを追加すると、該当のチームユーザーのメールアドレス宛てに招待メールが送信されます。チームユーザーが招待を承諾すると、Zoho CRMへのアクセスが許可され、チームユーザーの詳細情報が更新されます。チームユーザーの追加には、以下の2通りの方法があります。
- 1人ずつ追加する
- インポートする（複数の人をまとめて追加する）
インポートする際の留意事項
- インポートを通じてチームユーザーを追加することはできますが、インポートを通じてチームユーザーの詳細情報を更新することはできません。
- チームユーザーを適切にインポートするには、CSVファイルの権限名または権限IDの項目に、チームユーザーに対応する値を指定する必要があります。チームユーザーを追加すると、自動でチームユーザーの権限が割り当てられます。
チームユーザーを1人ずつ追加するには
- ［設定］→［一般］→［ユーザー］の順に移動します。
- ［+ 新しいユーザー］ボタンの隣に表示される下矢印をクリックし、［新しいチームユーザーを追加する］を選択します。
- 新しいチームユーザーの追加ページで、チームユーザーの詳細情報を入力します。
- ［保存する］をクリックします。
追加したチームユーザーに対してチームユーザー用の権限が自動で割り当てられます。
チームユーザーをインポートする（まとめて追加する）には
- ［設定］→［一般］→［ユーザー］の順に移動します。
- ［+ 新しいユーザー］ボタンの隣に表示される下矢印をクリックし、［ユーザーのインポート］を選択します。
- ［参照］をクリックして、アップロードするCSV形式のファイルを選択します。
- ［次へ］をクリックします。
- ユーザーのインポートページで、データの処理方法として［新しいユーザーとして追加する］を選択します。
重複するデータをスキップする場合は、スキップする条件の選択メニューから［ユーザーID］または［メール］を選択します。 - ［次へ］をクリックします。
- 項目の関連付けのページで、権限の項目を権限名または権限IDに関連付けます。
権限名に関連付ける場合は、チームユーザーの権限を表す値を、権限名として指定してください。 - ［次へ］をクリックします。
インポートの処理が完了すると、ポップアップ通知が表示されます。インポートに失敗したデータやインポート時にスキップされたデータと理由については、［インポート履歴］から確認できます。なお、チームユーザーのライセンス数の上限に達すると、インポート時にデータがスキップされます。
よくある質問（FAQ）
自動化機能を通じて、組織タブのデータをチームユーザーに割り当てるように設定した場合はどうなりますか？
割り当てルールを通じたデータの割り当て
チームユーザーをデータの担当者に設定することはできません。そのため、割り当てルールの条件に一致する場合でも、データはチームユーザーに割り当てられません。たとえば、割り当てルールの条件で、役職が［架電担当者］のユーザーにデータを割り当てるように指定した場合でも、役職が［架電担当者］のチームユーザーにデータは自動で割り当てられません。
ワークフロールールを通じたデータの割り当て
ワークフロールールでは、組織タブのデータを自動で作成し、担当者を割り当てるように設定できます。データの担当者にはログイン中のユーザー、データを追加／作成／更新したユーザーのいずれかを指定できます。
ただし、ワークフロールールで指定された担当者の条件にチームユーザーが一致する場合でも、チームユーザーにデータは自動で割り当てられません。代わりに、親データの担当者にデータが割り当てられます。
ウィザードを通じて作成したデータの割り当て
ウィザードを通じてデータが作成された際に、該当のウィザードにデータの担当者を選択する項目がない場合、作成したユーザーにデータが自動で割り当てられます。
ただし、チームユーザーはデータの担当者に設定できません。そのため、チームユーザーがデータを作成した場合は、該当のチームユーザーよりも下位の役職にある通常ユーザーにデータが割り当てられます。たとえば、ある営業マネージャーが、チームユーザーとして登録されているとします。この営業マネージャーが見込み客タブ内でデータを作成した場合、営業マネージャーよりも下位の役職にある通常ユーザーにデータが割り当てられます。下位の役職のユーザーがいない場合は、特権管理者にデータが割り当てられます。
組織タブのデータに関する自動化機能を通じたメール送信に、チームユーザーのメールアドレスを使用できますか？
チームユーザーには組織タブのデータに対してメールを送信する権限がありません。そのため、チームユーザーが組織タブのデータを作成した場合でも、該当のデータの詳細ページには、メールの送信メニューが表示されません。
ただし、関数による処理を通じて、チームユーザーのメールアドレスを差出人としてメールを送信することは可能です。たとえば、ある関数において、データの作成時に作成者のメールアドレスを差出人としてメールを送信するよう設定されているとします。このような関数を設定している場合は、チームユーザーがデータを作成した場合でも、チームユーザーのメールアドレスを差出人としてメールが送信されます。
また、ワークフロールール、承認プロセス、レビュープロセスなどを通じたメール送信の自動処理において、［ログイン中のユーザーのメールアドレス］が差出人に設定されている場合は、チームユーザーのメールアドレスを差出人としてメールを送信することが可能です。たとえば、データの作成時にメールを送信するようにワークフロールールを設定していて、チームユーザーが新しいデータを作成した場合、該当のチームユーザーのメールアドレスからメールが自動的に送信されます。
なお、メールの共有権限を通じてチームユーザーにメールの表示権限が付与されている場合、チームユーザーは他のユーザーのメールを表示できます。たとえば、［法令遵守責任者］の役職が割り当てられているチームユーザーがいるとします。この場合、メールの共有権限で［法令遵守責任者］の役職に対する共有が有効になっていれば、［法令遵守責任者］の役職が割り当てられているチームユーザーは、組織内の他のユーザーのメールを表示できます。メールの共有権限に関する詳細については、こちらをご参照ください。
チームユーザーから通常ユーザーへの変換
チームユーザーを通常ユーザーに変換する必要がある場合（例：10件を超える組織タブのデータにアクセスする必要がある場合など）、管理者は、チームユーザーを通常ユーザーに変換できます。ただし、通常ユーザーをチームユーザーに変換することはできません。
チームユーザーを通常ユーザーに変換するには、通常ユーザーのライセンスを適用する必要があります。必要に応じて、人数分の通常ユーザーのライセンスを追加購入してください。通常ユーザーのライセンスの料金は、組織で利用するZoho CRMのプランによって異なります。
チームユーザーから通常ユーザーに変換するには
- ［設定］→［一般］→［ユーザー］の順に移動します。
- 変換対象のチームユーザーを選択します。
- ［…］アイコンをクリックして、［通常ユーザーとして変換する］を選択します。
- ポップアップ表示される変換画面で、ドロップダウンからユーザーの権限を選択します。
- ［変換する］をクリックします。
Zoho CRMプランのアップグレート／ダウングレードによるチームユーザーへの影響
チームユーザーを追加できるのは、Zoho CRMのスタンダードプラン、プロフェッショナルプラン、エンタープライズプラン、アルティメットプラン、Zoho CRM Plusのプランです。チームユーザーが登録されている状態で、チームユーザーを追加できない他のプランにZoho CRMアカウントをダウングレード／アップグレートすると、次の影響があります。
- チームユーザーの権限：チームユーザーの権限の複製（コピー）が自動で作成されます。この権限の名前は、システムによって自動で設定されます。複製された権限の内容は、元のチームユーザーの権限の内容と同じです。管理者は、必要に応じて権限の内容を編集したり、名前を変更したりできます。
- チームユーザー：すべてのチームユーザーが無効になり、複製（コピー）された権限が付与されます。該当のユーザーは、管理者が通常ユーザーに変換することで、再度有効にすることができます。ユーザーを再度有効にした後の権限は、複製された権限にすることもできますが、他の権限を割り当てることも可能です。複製された権限の場合、元の権限で設定されていた内容と同じ権限が設定されます（管理者によって、元のチームユーザーの権限の内容が変更されている場合を除く）。
メモ：有効なチームユーザーがいない場合、権限の複製（コピー）は作成されません。
チームユーザーのライセンスの無効化
チームユーザーのライセンスを無効にすると、すべてのチームユーザーが無効になります。チームユーザーを再度有効にするには、通常ユーザーに手動で変換する必要があります。この場合、通常ユーザーのライセンスの購入が必要になります。チームユーザーのライセンスを無効にするには、次の手順を実行します。
- ［設定］→［一般］→［組織設定］の順に移動します。
- ［チームユーザーのライセンス］の切り替えボタンをオフにします。
- ポップアップ画面で［無効にする］をクリックします。
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