データ補完の設定

Ziaによるデータ補完機能を活用することで、個人情報と組織情報の両方を充実させることができます。これにより、対象の個人と組織に関する理解を深め、その特性に応じて最適なコミュニケーション方法で効果的にやりとりできるようになります。 なお、データ補完の設定では、個人情報と組織情報のどちらを主として情報を補完するかを選択する必要があります。

データ補完の処理は、タブ内の特定の項目の値にもとづいて実行されます。この項目は、データ補完の設定であらかじめ基準項目として指定します。データ補完の設定を有効にすると、この項目の値に基づいてデータが補完されます。たとえば、見込み客タブで基準項目として会社名を指定したとします。その後、見込み客データの作成時に会社名を入力すると、その会社名に基づいてデータが補完されるようになります。具体的には、会社名をもとに、ZiaによってWeb上の公開情報が検索され、該当の見込み客に関する追加情報（例：所属会社の電話番号や住所、ソーシャルメディアのアカウント情報など）が取得され、データに補完されます。なお、取得した情報のうち、どの情報をZoho CRMのどの項目に関連付けて値を保存するかは設定することが可能です。

このように、データ補完を有効にすると、基準項目の値をもとに情報が取得され、補完対象の項目の値が自動で入力されます。以下では、個人情報と組織情報に関するデータ補完の詳細についてそれぞれ説明します。

データ補完を通じて取得した情報とZoho CRMの項目の関連付け

データ補完の設定においてタブのデータの種類を選択すると、項目の関連付けの設定ページが表示されます。こちらで、データ補完を通じて取得した情報の種類や内容に応じて、情報を保存する項目を選択して関連付けを設定できます。

なお、データ補完を通じて取得した情報の名前が、Zoho CRMの項目名とは異なる場合があります。たとえば、Webサイトに［社員数］と記載されていた情報がZoho CRMの［従業員数］の項目に対応したり、［連絡先番号］と記載されていた情報がZoho CRMの［電話番号］の項目に対応したりする場合があります。項目の関連付けを行うことで、このような場合でも情報を適切に保存できるようになります。関連付けは、主な項目についてあらかじめ設定されていますが、必要に応じて他の項目も追加的に関連付けることが可能です。項目の関連付けは、必要に応じて変更することが可能です。

初期設定の関連付け

1. 組織情報：組織名、メールアドレス、連絡先番号、ソーシャルメディアアカウントなど
2. 顧客情報：姓、名、組織名、連絡先情報、ソーシャルメディアアカウント、職務経歴など
   

データ補完の設定の変更

1. 有効化／無効化：タブごとにデータ補完を有効／無効に設定できます。たとえば、［取引先］タブではデータ補完は無効にする一方、［見込み客］タブと［連絡先］タブではデータ補完機能を有効にするといったことができます。
2. 項目の関連付け：データ補完を通じて取得した情報は、対応するZoho CRMの標準項目に自動的に関連付けられます。ただし、必要に応じて、独自に作成した項目（カスタム項目）を関連付けるよう設定を変更することもできます。 
   

データ補完の設定を変更するには

1. ［設定］→［Zia］→［データ補完］の順に移動します。
   ［Ziaによるデータ補完］ページで、各タブの権限と機能の有効化ステータスが一覧で表示されます。
2. 各タブのデータ補完の状況を有効または無効にします。
   
   
3. 項目の関連付けを変更するには、対象のタブ名をクリックします。
4. データ補完の設定ページで、データ補完を通じて取得した情報ごとに、関連付け対象のZoho CRM項目を選択します。
5. 項目を対象外にする場合は、［この項目を関連付けない］を選択します。その場合、該当の項目の値は、データ補完の処理を通じて更新されなくなります。
   
   
6. ［保存する］をクリックします。

データ補完の実行

データの作成時にデータを補完するには

1. ［見込み客］／［取引先］／［連絡先］タブに移動し、対象のデータを作成します。
2. データの作成画面で、データ補完を実行するためのリンクをクリックします。なお、このリンクが表示されるのは、メール、Webサイト、会社（取引先名）などの基準項目を入力した後にのみです。
   
   
3. データ補完の詳細ページで、補完対象の項目のチェックボックスをクリックします。これにより、データ補完を通じて取得した情報が、該当の項目に挿入されます。
   
   
4. データの更新ボタンをクリックします。該当の項目に、補完された情報が入力されます。

データの編集時にデータを補完するには

1. データの詳細ページで、［…］（その他の操作）アイコンをクリックし、メニューから［データを補完する］を選択します。
   
   なお、過去にデータ補完が実行されていた場合、前回の実行日時についての情報を確認することも可能です。
2. データ補完の詳細ページで、対象の項目のチェックボックスをクリックします。これにより、データ補完を通じて取得した情報が、該当の項目に自動で挿入されます。
   
   
3. データの更新ボタンをクリックします。該当の項目に、補完された情報が入力されます。

データ補完の履歴と実行状況の確認 

データ補完の機能を有効にすると、 データ補完の処理の履歴と実行状況を確認できるようになります。

データ補完の履歴の確認

データ補完の履歴の画面では、データ補完に関する処理の実行履歴をまとめて確認できます。具体的には、以下の情報を確認できます。

1. ユーザー名
2. データ名
3. データ補完の実行日時
4. データ補完を通じて更新した項目
   

これらを通じて、以下のような情報を確認できます。

1. 機能がどのくらい活用されているか
2. 機能によってどのような項目が更新されているか
3. 機能がどのようなタイミングで実行されているか
   
   

さらに、フィルターを使用し、タブ／ユーザー／期間に基づく条件を設定して、履歴を抽出することも可能です。

メモ：

1. 履歴はエクスポートできません。
2. データ補完の処理の実行後に、レイアウトで使用されていないセクションに項目を移動しても、該当の項目に関する履歴はそのまま表示されます。ただし、項目を非表示に設定した場合や削除した場合、関連するデータ補完の履歴は削除されます。

データ補完の履歴を確認するには

1. ［設定］→［Zia］→［データ補完］→［履歴］の順に移動します。
2. 必要に応じて、フィルターを使用し、タブ／ユーザー／期間に基づく条件を設定して、履歴を抽出します。
   
   

データ補完の実行状況の確認

データ補完の［実行状況］タブには、組織で実行されたデータ補完の処理の回数や、実行されたタブなどの情報が表示されます。

実行状況に関するレポートでは、以下の内容を確認できます。

1. 1か月あたりの実行上限と実際の実行回数
   
2. タブごとの実行回数とその比率を表す円グラフ
   
3. 実行回数の時系列の推移
   
4. 月別／タブ別での実行上限と実行回数の表
   
   

データ補完の実行状況を確認するには

［設定］→［Zia］→［データ補完］→［実行状況］の順に移動します。

データ補完機能の活用が進んでいるかどうか、組織全体の状況や詳細な内容を確認し、分析できます。

データ補完の無効化