Ziaによるメモの要約
概要
Zoho CRMでは、データのメモ欄に、任意のテキストを自由記述形式で登録できます。メモは、データに関する追加情報や営業活動の細かな進捗を記録し、確認するのに便利です。ただし、データに追加されているメモが多ければ多いほど、メモの確認作業には時間がかかり、重要な情報を見落とすリスクも高くなります。常にすばやい対応が求められる営業活動においては、必要な情報を瞬時に把握することが重要です。必要な情報をすばやく確認できなければ、目標達成に支障をきたす可能性があります。そのため、メモの確認作業を効率化する必要があります。重要な情報のみを瞬時に確認し、迅速に判断できるようにするためのツールが必要です。
Zoho CRMでは、Zia（ZohoのAIアシスタント）によるメモの要約機能を利用できます。具体的には、各データの詳細ページのメモ欄から、メモの要約画面を開き、Ziaによって自動生成されたメモの要約を確認することが可能です。この機能を利用すると、メモの確認作業にかかる時間を節約し、生産性を向上できます。また、メモの要約を、顧客対応や商談やタスクの進捗管理のために活用することが可能です。
活用例
- 見込み客／顧客のフォローアップ：見込み客／顧客に関する情報をすばやく確認できます。重要な情報を踏まえたすばやい顧客対応や課題解決が可能です。
- 営業会議の準備：見込み客／顧客や商談のメモの要約を確認し、資料作成など、営業会議の準備のために利用することが可能です。
- タスクの進捗状況の共有：タスクデータのメモの要約を確認することで、タスクの進捗状況をすばやく把握し、関係者に共有できます。
利用条件
- Ziaによるメモの要約は、Zoho CRMのプロフェッショナルプラン、またはそれより上位のプランを利用中の組織で利用できます。
- 英語でのみ利用可能です。
メモの要約の利用
メモの要約内容は、データの詳細ページのメモ欄から表示できます。なお、Ziaによるメモの要約の機能は、対象の組織であれば自動で有効になります（手動による事前の設定や有効化は不要です）。データの詳細ページからメモの要約を表示する手順は、以下のとおりです。
- 対象となるデータの詳細ページを開きます。
- 画面上部のZiaアシスタントのアイコンをクリックします。
- ポップアップ画面で、［メモの要約］を選択します。
Ziaによって、対象データのメモの要約が生成されます。確認できる内容は、以下のとおりです。 - ［すべてのメモの要約］：対象のデータに対して追加された、すべてのメモの要約を確認できます。古いメモから最新のメモまで、すべてのメモの要約をすばやく把握するのに役立ちます。
- ［最新のメモの要約］：対象のデータに対して最後に追加されたメモの要約を確認できます。最新情報をすばやく把握するのに役立ちます。
利用のヒント
- Ziaによるメモの要約機能を日常的に利用することにより、メモの確認にかかる時間を減らし、より重要な業務に多くの時間を割くことができます。
- ［最新のメモの要約］と［すべてのメモの要約］の両方を利用することにより、最新情報とすべてのメモの要約を同時に把握できます。
- 営業会議の準備や資料の作成などにおいてメモの要約を利用すると、重要な情報を効率よく共有することが可能です。