タスクの作成と管理

タスクの作成と管理

タスクとは、定められた期限内に完了する必要のある作業です。タスクを活用すると、作業の整理や進捗の管理を行い、顧客とのやりとりや社内プロセスに関連する作業を期限内に完了しやすくなります。
タスクは単独で作成することも、問い合わせなどのデータに関連付けることもできます。問い合わせに関連付けると、問題を解決するために必要な作業をタスクとして管理できます。作成したタスクはすべて、［活動］内の［タスク］セクションから表示できます。関連するデータの［活動］タブにも、関連付けられたタスクが表示されます。
これらの機能により、サポート業務における担当業務の進捗や期日を管理し、チームと連携しながら、サポート業務を円滑に進めることができます。

タスクの作成   

タスクは単独のデータとして作成することも、問い合わせに関連付けて作成することもできます。
タスクの作成時に、部門、担当者、期限、優先度、ステータスなどの重要な情報を入力できます。
タスクを作成するには  
  1. ［活動］タブに移動します。
  2. 画面左側のメニューで［タスク］を選択します。
  3. 画面右上にある［+］（タスクを追加する）アイコンをクリックします。
  4. タスクに関する情報を入力します。
    1. 部門
    2. 件名
    3. 期限
    4. 問い合わせ（関連付ける場合）
    5. 連絡先の名前（関連付ける場合）
    6. タスクの担当者
    7. ステータス
    8. 優先度
    9. カテゴリー
    10. 説明
  5. 必要に応じてリマインダーを設定します。
  6. ［追加する］をクリックします。

タスクのリマインダーの設定

タスクは、設定された期限内に完了する必要があります。通知を設定することで、タスクが期限を迎える前に、担当者に通知を送信できます。これにより、担当者は期限が近づいているタスクを把握しやすくなり、タスクの見落としを防げます。
リマインダーは、タスクの作成時に設定できます。また、タスクの詳細ページから編集画面を開き、情報を更新する際にも設定することが可能です。
リマインダーは、以下の方法で送信できます。
  1. ポップアップ通知
  2. メール通知
  3. SMS通知

メモ
メモ：
  1. タスクのステータス、期限、優先度は、システム管理者の権限を持つユーザーによって設定可能です。
  2. タスクに関する権限を持つ担当者も、タスクのステータス、期限、優先度を設定できます。なお、タスクに関する権限を付与することができるのは、組織の管理者のみです。

タスク担当者の割り当て／変更

それぞれのタスクには、作業を担当する担当者を設定する必要があります。タスクの担当者には、チームまたは担当者を設定できます。また、チーム内の業務分担が変更した場合などには、タスクの担当者を変更できます。
タスクの担当者の割り当て／変更を実行するには
  1. ［活動］→［タスク］の順に移動します。
  2. 対象のタスクを開きます。
  3. ［タスクの担当者］項目を選択します。
  4. 担当者またはチームを一覧から選択します。

タスクの編集   

作業の進捗に応じて、タスクを更新する必要が生じる場合があります。編集機能を使うことで、ステータス、担当者、期限、優先度、説明などのタスクの情報を更新できます。
タスクを編集するには
  1. タスクのデータ一覧から対象のタスクを開きます。
  2. 編集アイコン（タスクを編集する）を選択します。
  3. 対象の項目を修正します。
  4. ［保存する］をクリックします。
一覧表示からそれぞれのデータの編集アイコンを選択して、直接編集することもできます。

タスクのステータス   

タスクのステータスは、タスクの現在の段階を示し、作成から完了までの進捗を管理するうえで役立ちます。一般的なステータスの項目には、開始前、遅延、進行中、対応待ち、キャンセル済み、完了などがあります。
タスクのステータスを更新するには
  1. ［活動］→［タスク］の順に移動します。
  2. 対象のタスクを開きます。
  3. ［ステータス］の項目を選択します。
  4. 表示されている一覧の中から、ステータスを選択します。

タスクの期限   

期限は、タスクをいつまでに完了する必要があるかを示し、作業の優先順位を設定する際に役立ちます。
期限を設定するには
  1. ［活動］→［タスク］の順に移動します。
  2. 対象のタスクを開きます。
  3. ［期限］の項目を選択します。
  4. 日時を選択します。

タスクの優先度

タスクの優先度は、各タスクの緊急性を示します。たとえば、最高、高、中、低、最低などから選択できます。
優先度を変更するには
  1. 対象のタスクを開きます。
  2. ［優先度］の項目を選択します。
  3. 優先度を選択します。

  

タスクの完了

タスクは、ステータスが完了済みになるまでは未完了として表示されます。ステータスを完了に更新すると、割り当てられた作業が完了したことを示すことができます。
タスクを完了に設定するには
  1. 対象のタスクを開きます。
  2. タスクの詳細画面で、［ステータス］の項目を選択します。
  3. ステータスの一覧から完了のステータスを選択します。

メモ
メモ：
  1. タスクを完了するには、［タスク］に関する権限が必要です。
  2. ステータスを更新すると、タスクが完了済みとして設定されます。
  3. タスクは、［ステータスの種類］が［完了］である（緑のドットアイコンが表示されている）ステータスに設定された場合にのみ、完了したものとして処理されます。
  4. ［ステータスの種類］が［未完了］である（黒のドットアイコンが表示されている）ステータスに設定した場合は、完了状態を示唆するようなステータス名であったとしても、完了として処理されません。

タスクの再開   

完了済みのタスクは、追加作業が必要となった場合は再開できます。
タスクを再開するには
  1. 完了済みのタスクを開きます。
  2. ［ステータス］の項目を、完了以外の状態に変更します。
  3. タスクが対応中の状態に戻り、更新できるようになります。

タスクの削除

不要になったタスクは、システムから削除できます。
タスクを削除するには  
  1. タスクの詳細画面を開きます。
  2. ［削除する］を選択します。
  3. 削除操作を確定します。

削除したタスクはごみ箱に移動します。

［ごみ箱］内のタスクの復元   

誤って削除したタスクは、［ごみ箱］から復元できます。
タスクを復元するには  
  1. ［設定］→［データ管理］→［ごみ箱］の順に移動します。
  2. タブの一覧から［タスク］を選択します。
  3. 対象のタスクを選択します。
  4. ［復元する］をクリックします。

タスクを復元すると、関連する情報も復元されます。

タスクの完全な削除

［ごみ箱］のタスクは、完全に削除できます。
タスクを完全に削除するには
  1. ［設定］→［データ管理］→［ごみ箱］の順に移動します。
  2. ［タスク］を選択します。
  3. 完全に削除したいデータを選択します。
  4. ［削除する］をクリックして操作を確定します。
完全に削除されたデータは復元できません。

 タスクのデータ一覧   

設定済みの条件や独自の条件に基づきデータをグループ化して、タスクを一覧表示できます。これにより、対応が必要なタスクを見つけやすくなります。
タスクの主な標準のデータ一覧は以下のとおりです。
  1. すべてのタスク
  2. 完了したタスク
  3. キャンセル済みのタスク
  4. 未完了のタスク
  5. 遅延中のタスク
  6. 今日のタスク
  7. 明日のタスク
  8. 次の7日間＋遅延（期限が今後7日間のタスクと、期限をすでに過ぎているタスク）
  9. 自分のタスク
  10. 自分の未完了のタスク
  11. 自分の遅延中のタスク
  12. 自分のチームのタスク
タスクのデータ一覧を表示するには
  1. 画面左側のメニューで［活動］→［タスク］の順に移動します。
  2. 対象のデータ一覧を選択します。

初回アクセス時には［すべてのタスク］一覧が表示されます。その後のアクセス時には、前回最後に表示していたデータ一覧が表示されます。

タスクのデータ一覧の種類

タスクは、表示設定に基づき、さまざまなレイアウトで表示できます。

クラシック表示

タスクの情報を一覧形式で表示します。1行に1件のタスクが表示されます。

コンパクト表示

画面上に多くのタスクを表示できる、簡潔な形式です。

テーブル表示

グリッド形式でタスクを表示します。それぞれの列にはタスクの属性が表示されます。タスクのデータをすばやく確認したり、管理したりすることができます。
メモ
メモ：タスクの件名は必須であるため、削除できません。
テーブル表示の列をカスタマイズするには
  1. ［活動］をクリックして、左下のメニューから［タスク］を選択します。
  2. 見出し列の左端にある列の選択アイコンをクリックします。
  3. 列の選択画面で、表示する項目にチェックを入れ、表示しない項目のチェックを外します。また、列をドラッグ＆ドロップして並べ替えることもできます。
  4. ［保存する］をクリックすると、変更内容が反映されます。

情報

留意事項

  • テーブル表示のカスタマイズは、テーブル表示にアクセスできるすべてのユーザーの画面に適用されます。

  • テーブル表示では、値が空／nullの項目にダッシュ記号（-）が表示されます。

  • 複数行テキストの項目はテーブル表示に追加できません。

独自のデータ一覧の作成   

独自のデータ一覧を作成すると、特定の条件に基づきタスクを絞り込み、関連するデータをかんたんに見つけることができます。

独自のデータ一覧を作成するには  

  1. ［活動］→［タスク］の順に移動します。

  2. ［+］（データ一覧を作成する）アイコンをクリックします。

  3. ［一覧名］を入力します。

  4. フィルター条件を設定します。

  5. 表示対象を以下から選択します。

    • 自分のみ

    • すべての担当者

    • 特定の担当者

  1. ［作成する］をクリックします。

 

一覧表示の条件による絞り込み   

フィルターの条件を設定して、独自のデータ一覧に表示するタスクを絞り込むことができます。条件を適用できる主な項目は以下のとおりです。

  • タスクの担当者

  • ステータス

  • 優先度

  • カテゴリー

  • 期限

  • 作成日時

複数の条件を組み合わせて、結果を絞り込むこともできます。

独自のデータ一覧の編集   

条件や表示設定の要件が変化した場合は、独自のデータ一覧を修正できます。

独自のデータ一覧を編集するには  

  1. 対象のデータ一覧を選択します。

  2. 表示されたメニューから［編集する］を選択します。

  3. フィルター条件や設定を変更します。

  4. 変更を保存します。

データ一覧の削除   

標準のデータ一覧を削除することはできません。独自のデータ一覧が不要になった場合は削除できます。

独自のデータ一覧を削除するには  

  1. 対象のデータ一覧を選択します。

  2. 表示されたメニューから［削除する］を選択します。

  3. 削除操作を確定します。

 

データ一覧のタスクの並べ替え   

データ一覧のタスクを特定の項目に従って並べ替えることができます。

並べ替えの主な基準は以下のとおりです。

  • 件名

  • カテゴリー

  • 期限

  • ステータス

  • 優先度

  • 登録日時

  • 更新日時

並べ替えでは、昇順または降順を選択できます。

 データ一覧のタスクの絞り込み   

フィルターを使用すると、選択した条件に基づきタスクを絞り込むことができます。

フィルターの主な条件は以下のとおりです。

  • タスクの担当者

  • 問い合わせ

  • カテゴリー

  • ステータス

  • 優先度

  • リマインダー日時

  • 作成者

  • 更新者

  • 作成日時

  • 更新日時

  • チーム

  • 連絡先の名前

  • レイアウト

  • 期限

フィルターを適用すると、特定の個人や期間に割り当てられたタスクを抽出できます。

タスクのデータ一覧における一括処理   

タスクのデータ一覧では、選択した複数のタスクに対して一括で処理を実行できます。多数のタスクを更新する場合に、作業を効率化できます。
利用できる主な一括処理は以下のとおりです。
  1. 更新
  2. 削除
  3. 担当者の割り当て
タスクを更新するには  
  1. 一覧から対象のタスクを選択します。
  2. 一括処理メニューから、［更新する］をクリックします。
  3. 更新したい項目を選択します。
  4. 新しい値を入力します。
  5. ［保存する］をクリックして、変更内容を保存します。

タスクを削除するには  

  1. 対象のタスクを選択します。

  2. 一括処理メニューから、［削除する］をクリックします。

  3. 削除操作を確定します。

選択したタスクはごみ箱に移動します。
タスクの担当者を割り当てるには  
  1. 対象のタスクを選択します。
  2. 一括処理メニューから、［担当者］をクリックします。
  3. 担当者またはチームを選択します。