連絡先の追加、編集、削除

連絡先の追加、編集、削除

Zoho Deskの［顧客］タブでは、問い合わせの送信者を「連絡先」として登録できます。また、連絡先を取引先に関連付けて管理することも可能です。この記事では、連絡先の追加／編集／削除について説明します。

連絡先の追加

通常、顧客から最初の問い合わせを受信すると、該当の顧客の連絡先情報がZoho Deskの［顧客］タブに新しい連絡先として自動で追加されます。たとえば、佐藤さん（メールアドレス：sato@abc-corp.co.jp)という顧客から初めて問い合わせを受信すると、「sato」という名前（姓）の新しい連絡先がZoho Deskに自動で追加されます。以降、佐藤さん（sato@abc-corp.co.jp）からの問い合わせはすべて、該当の連絡先に関連付けられます。また、連絡先の追加は、手動やインポートによって行うことも可能です。

新しい連絡先を手動で追加するには：
  1. ［顧客］タブをクリックします。 
  2. 画面右上にある［かんたん操作］アイコン（）をクリックします。または、かんたん操作アイコンの隣にある［▼］（ドロップダウン）をクリックし、メニューから［連絡先］を選択します。
  3. 連絡先の追加画面で、連絡先の情報を入力します。 
  4. ［追加する］をクリックします。
メモ：
  1. 連絡先の［姓］は必ず入力する必要があります。この項目は必須項目です。
  2. ヘルプセンターには、メールアドレスが登録されている連絡先のみを招待できます。 
  3. ［連絡先の担当者］には、連絡先を追加した担当者が設定されます。ただし、連絡先の担当者は、［連絡先の担当者］の項目の値を更新することによって後から変更できます。 

WhatsAppメッセージの送信時の連絡先の追加 

Zoho DeskとWhatsAppの連携を設定している場合、担当者は画面右上の［かんたん操作］から各連絡先にWhatsAppメッセージを送信することが可能です。 



また、連絡先からWhatsAppで連絡があった場合には、担当者は組織のWhatsAppアカウントを通じて返信をすばやく送信できます。この際、Zoho Deskアカウントに連絡先が登録されていない場合は、WhatsAppメッセージの送信時に新しい連絡先が［顧客］タブに自動で追加されます。 

連絡先の名前、メールアドレス、電話番号、携帯電話番号は、WhatsAppメッセージの内容から自動で取得され、データに追加されます。  
留意事項 
  1. WhatsAppメッセージの送信時における連絡先の自動追加は、メッセージを送信した担当者に連絡先の作成権限がある場合にのみ実行されます。権限がない場合、WhatsAppメッセージは送信されますが、新しい連絡先は作成されません。 
  1. ［WhatsAppのメッセージを送信する］メニューが表示されるのは、担当者が連絡先の表示権限を持っている場合のみです。
  2. 担当者が連絡先に関して表示権限しか持っていない場合、担当者はメッセージの送信先である連絡先の携帯電話や電話番号を編集できません。 
  3. 連絡先の電話番号や携帯番号の項目が、特定の権限に対して非表示になっている場合、メニューから［WhatsAppを通じてメッセージを送信する」をクリックすると、項目の権限の制限に関する警告メッセージが表示されます。  


WhatsAppメッセージの送信時に新しい連絡先を追加するには 
  1. 画面右上にある［かんたん操作］アイコン（）の［▼］（ドロップダウン）をクリックします。 
  2. メニューから、［WhatsAppのメッセージを送信する］をクリックします。
  3. なお、メッセージの作成画面には、ショートカットキーを使用してアクセスすることも可能です。
  4. メッセージの作成画面で、連絡先の名前を入力し、送信先の選択項目で［電話番号］または［携帯電話番号］を選択して、対象の電話番号を入力します。
  5. WhatsAppの経路とテンプレートを選択します。
  6. ［送信する］をクリックします。連絡先が［顧客］タブに自動で登録されます。


連絡先の編集
既存の連絡先は、必要に応じて編集できます。 
連絡先を個別に編集するには：
  1. 連絡先を開いて、詳細を表示します。 
  2. 画面右上にある［その他の操作］アイコン （）をクリックします。
  3. メニューから［編集する］をクリックします。
  4. 連絡先の編集画面で、必要な編集を行います。
  5. ［保存する］をクリックします。
連絡先の編集は、連絡先の一覧ページから開始することも可能です。一覧ページから編集を開始するには、一覧ページで、対象の連絡先にカーソルを合わせて、編集アイコン（）をクリックします。 
連絡先の削除
不要になった連絡先は、いつでもZoho Deskから削除できます。
連絡先を個別に削除するには：
  1. 連絡先を開いて、詳細を表示します。
  2. 画面右上にある［その他の操作］アイコン （）をクリックします。
  3. メニューから［削除する］をクリックします。 
  4. 確認画面で［削除する］をクリックして、処理を確定します。
連絡先の削除は、連絡先の一覧ページから開始することも可能です。一覧ページから削除を開始するには、一覧ページで、対象の連絡先にカーソルを合わせて、削除（ごみ箱）アイコンをクリックします。なお、連絡先を削除すると、対象の連絡先に関連付けられている問い合わせ、活動、工数がすべてごみ箱に移動します。 

メモ：
ヘルプセンターの利用者として登録されている連絡先は、削除できません。