個人用の各種設定

個人用の各種設定

Zoho Deskでは、管理者やサポート担当者が個人用の各種設定を行うことができます。たとえば、初期設定では、問い合わせの詳細ページで返信ボタンをクリックすると、返信画面の左側に、関連する記事の候補が表示されます。各種設定では、この機能を無効にして、返信ボタンがクリックされた際に、関連する記事の候補ではなく、問い合わせの詳細が表示されるようにすることが可能です。この場合、関連する記事の候補は、詳細ページ左側にある(記事の候補)アイコンをクリックすると表示されます。
 
各種設定ページで設定可能な項目:
  1. Zoho Deskでログイン後に最初に表示するページ
  2. キーボードショートカットの有効化/無効化
  3. 返信時に関連する記事の候補を表示する機能の有効化/無効化
  4. 問い合わせに関するやりとりとコメントの表示方法([会話]タブ内に一緒に表示/[会話]タブと[コメント]タブに分けて表示)
  5. 問い合わせへの返信時の挙動(送信のみ送信して閉じる
  6. 氏名の形式([姓]と[名]の順番)
  7. メール用の署名の追加
  8. 言語の選択
  9. の選択
  10. タイムゾーンの設定
  11. 時間の形式の設定(12時間表記/24時間表記) 
  12. 日時の形式
  13. データ作成後の経過期間の形式

設定を行うには:

  1. 画面右上にある設定アイコンをクリックします。
  2. [カスタマイズ]の欄にある[個人設定]をクリックします。
  3. 画面左側のメニューで[個人設定]の欄にある[各種設定]をクリックします。
  4. 表示された画面(各種設定ページ)で、必要に応じて、設定を変更します。

氏名形式

ユーザーの地域にあわせて、氏名の形式(姓と名の表記の順番)を変更できます。たとえば、日本の場合は「姓 名」、アメリカの場合は「名 姓」とするなど、地域に応じて設定可能です。

氏名形式を変更するには:

  1. 画面右上にある設定アイコンをクリックします。
  2. [カスタマイズ]の欄にある[個人設定]をクリックします。
  3. 画面左側のメニューで[個人設定]の欄にある[各種設定]をクリックします。
  4. 各種設定ページの[氏名形式]の欄で、[姓]と[名]のラベルをドラッグ&ドロップの操作で並べ替えます。

署名の使用

署名を設定すると、顧客宛てのメールの作成時に、本文に署名を挿入できます。作成した署名は、すべての部門で共通的に使用することもできます。

署名を使用するには:

  1. 画面右上にある設定アイコンをクリックします。
  2. [カスタマイズ]の欄にある[個人設定]をクリックします。
  3. 画面左側のメニューで[個人設定]の欄にある[各種設定]をクリックします。
  4. [各種設定]のページで、[署名を追加する]をクリックします。
  5. 署名を追加する[部門]を選択します。
  6. HTMLの編集画面で署名を編集します。
    ロゴなどの画像を追加したい場合は、編集ツールにある(画像の挿入)アイコンをクリックします。
  7. 編集が完了したら、[保存する]をクリックします。
    メモ:作成した署名をすべての部門で使用したい場合は、保存ボタンの隣にある[▲]をクリックして、[すべての部門に適用する]を選択します。
  8. 確認画面で[保存する]をクリックすると、作成した署名をすべての部門で使用できます。
    署名を使用する必要がなくなった場合、署名を無効にできます。無効にするには、各種設定ページの署名欄にある切り替えボタンをクリックします。

最初に表示するページ

初期設定では、最初に表示するページ(Zoho Deskにアクセスすると最初に表示されるページ)は、問い合わせの一覧です。ただし、他のページを表示したい場合は、最初に表示するページを変更することもできます。最初に表示するページには、以下のいずれかを指定できます。

タブ
ページ
問い合わせ
ホーム

チームのフィード

一覧(以下のいずれかから表示形式を選択できます)

一覧表示

期限別表示

顧客分類別表示

ステータス別表示

優先順位別表示


分析
概要

レポート

ダッシュボード

自分の情報


活動
活動

通話

タスク

予定


ナレッジベース
ダッシュボード

記事


顧客
取引先

連絡先


その他のタブ
コミュニティ

チャット

ソーシャル

最初に表示するページを設定するには:

  1. 画面右上にある設定アイコンをクリックします。
  2. [カスタマイズ]の欄にある[個人設定]をクリックします。
  3. 画面左側のメニューで[個人設定]の欄にある[各種設定]をクリックします。
  4. [最初に表示するページ]の選択リストから、ページを選択します。
    メモ:使用されていないタブやアクセス権限がないタブを最初に表示するページとして設定することはできません。最初に表示するページを変更すると、Zoho Deskにアクセスした際に、指定したページが最初に表示されます。

言語

Zoho Deskの表示言語は、各個人でカスタマイズできます。設定した言語は、設定者のアカウントの画面や通知にのみ反映されます。

たとえば、Zoho Deskを英語で利用したいユーザーは、言語を英語に設定することが可能です。設定すると、Zoho Deskのすべての画面要素(例:メニュー、ボタン)や通知などが英語で表示されるようになります。各自で利用しやすい言語を選択することにより、より快適な利用環境を整えることが可能です。

Zoho Deskで利用可能な表示言語の一覧

日本語、英語、中国語(中国)、韓国語、ベトナム語、ポルトガル語(ブラジル)、インドネシア語、中国語(台湾)スペイン語(スペイン)、ドイツ語、フランス語、トルコ語、ロシア語、イタリア語、オランダ語、デンマーク語、ポーランド語、スウェーデン語、バハサ語、ヒンディー語、ルーマニア語、タミル語、テルグ語、ヘブライ語、アラビア語


表示言語を設定するには 


  1. [設定][カスタマイズ][個人設定][各種設定]の順に移動します。
  2. [言語]の欄に移動し、選択リストをクリックして、対象の言語を選択します。


時間と日付の形式

氏名の形式だけでなく、時間の形式も指定可能です(12時間/24時間)。 

時間形式を設定するには:

  1. 画面右上にある設定アイコンをクリックします。
  2. [カスタマイズ]の欄にある[個人設定]をクリックします。
  3. 画面左側のメニューで[個人設定]の欄にある[各種設定]をクリックします。
  4. [時間形式]の欄で、[12時間]または[24時間]のいずれかを選択します。

日付形式を設定するには:

  1. 画面右上にある設定アイコンをクリックします。
  2. [カスタマイズ]の欄にある[個人設定]をクリックします。
  3. 画面左側のメニューで[個人設定]の欄にある[各種設定]をクリックします。
  4. [日付形式]の欄で、選択リストからいずれかの形式を選択します。
    メモ:日付形式の隣にある選択リストで、[区切り文字](年、月、日などを何によって区切るか)を指定することができます。



日時の情報を短く表示する設定を有効にすると、現在と一致する時間情報(年、月、日)は省略されます。たとえば、以下のように表示されます。 
例1:今日の日時については、時間のみが表示されます(例:9:45)。
例2:今年の日時については、月、日、時間のみが表示されます(例:8/20 9:45)。
例3:昨年の日時については、すべての情報(年、月、日、時間)が表示されます(例:2022/8/20 9:45)。 

日時の情報を短く表示する設定が無効になっていると、すべての日時の表示欄に年、月、日、時間がすべて表示されます。

データ作成後の経過期間の形式

データ作成後の経過期間は、問い合わせや連絡先などのデータを作成してから現在までどれくらい時間が経過したかを表します。この情報は、担当者やチームの生産性を向上させる上で役立ちます。たとえば、問い合わせデータ作成後の経過期間が長いものほど対応が長期化している、連絡先データ作成後の経過期間が長いものほど長期的に取引が続いている(お得意様である)と判断するなど、対応の優先順位を付ける際に活用できます。 

Zoho Deskでは、データ作成後の経過期間の表示形式もカスタマイズできます。設定した表示形式は、[分析]タブや、エクスポート(出力)したレポート、ダッシュボードなどに反映されます。
 
表示形式としては、[年 月 週 日 時間 分 秒]または[HH:MM:SS](時間、分、秒)のいずれかを指定できます。[年 月 週 日 時間 分 秒]を選択した場合、経過期間が24時間以下の場合は、[HH:MM:SS]の形式で表示されます。また、経過期間が24時間を超える場合は、重要度の低い値(秒数など)は省略されます。省略は、表示内容を簡素化するために行われます。たとえば、78時間48分32秒という時間は、[3d:6h](3日6分)として表示されます。このように、秒数は省略され表示されません。
 
[HH:MM:SS]を選択した場合、データは、[時間:分:秒]の形式で表示されます。 
例:問い合わせデータ作成後の経過期間が[12:04:33]の場合、問い合わせデータが作成されてから12時間4分33秒が経過していることを表します。 

データ作成後の経過期間の表示形式を設定するには:

  1. 画面右上の設定アイコンをクリックします。 
  2. [カスタマイズ]の欄にある[個人設定]をクリックします。 
  3. 画面左側のメニューで[個人設定]の欄にある[各種設定]をクリックします。 


 [データ作成後の経過期間の形式]の設定欄に移動し、形式を選択します。


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