担当者が待機状態になるまでの時間の設定
担当者が操作しない状態がどれくらい続くと、自動でオフラインになるかを設定できます。待機状態とは、アプリの操作やタイピング、マウス操作が行われていない状態です。設定した時間内に操作がない場合は、担当者は自動でオフラインになります。
これにより、オフラインの担当者へ問い合わせが割り当てられることを防げます。担当者の対応状況を正確に把握できるため、応答時間や業務効率の向上にも役立ちます。たとえば、担当者Aが休憩で席を離れ、設定した待機時間が15分に達すると、状態は自動でオフラインに切り替わります。担当者が再び操作するまで、問い合わせは割り当てられません。
待機状態になるまでの時間を設定すると、次のことができます。
- 担当者の対応可否に応じて問い合わせを割り当てる：担当者の状態を自動でオフラインに変更することで、新しい問い合わせを対応可能な担当者へ割り当てることができます。これにより、担当者の離席のために、問い合わせが未対応のまま残ってしまう可能性を最小限に抑えることができます。
- 業務管理の改善：待機時間の設定により、担当者は勤務状況に応じて問い合わせを管理できます。担当者が休憩中や離席中は対応不可となるため、問い合わせに対応する必要はありません。
利用条件
必要な権限管理者権限を持つユーザーは、担当者が待機状態になるまでの時間を設定できます。また、Zoho Deskの担当者権限で一般設定の管理権限が有効になっている場合、該当の権限を持つユーザーも、この機能を利用できます。
各プランの機能と制限を確認する
メモ：待機状態になるまでの時間は、組織内のすべての担当者に適用されます。 待機状態になるまでの時間を設定するには：
- ［設定］→［カスタマイズ］→［一般設定］の順に移動します。
- ［待機状態になるまでの時間］を有効にします。
- 担当者を待機状態とみなすまでの時間（分）を選択します。初期値は5分です。
- ［保存する］をクリックします。