カスタム項目の暗号化
現実の世界でお金などの資産へのアクセスを制限するのと同じように、組織や政府機関が保持する個人情報を保護する必要があります。個人情報が含まれるデータの盗難や漏洩を防ぐための仕組みが必要です。Zoho Deskでは、項目単位の暗号化が可能です。AESを使用してカスタム項目を暗号化できます。
組織がサービスを提供するために、顧客のクレジットカード情報、電話番号、個人識別番号などを収集する場合を考えてみましょう。このような個人情報や機密情報はシステムに保存され、Webサーバーに送信されます。項目単位のセキュリティ設定を使用すると、他のZoho Deskユーザーが該当のカスタム項目のデータを表示できないように制限できます。さらに、ストレージの暗号化により、Webサーバー内の情報が侵害されないように保護できます。
この記事では、カスタム項目を暗号化する方法と、利用を開始する前に覚えておくべき重要ポイントと制限について学べます。
留意事項
項目の暗号化を始める前に覚えておくべき重要なポイントは以下のとおりです。
-
暗号化できるのは、
カスタム
項目（新規および既存の両方）のみです。
-
項目は、
組織
内のすべての部門で暗号化されます。
- カスタム項目の暗号化の機能は、エンタープライズプランでのみ利用可能です。
- エンタープライズ
プランでは、タブごとに最大10件の項目を暗号化できます。
-
暗号化を適用できるのは、次の種類の項目のみです：
一行（テキスト）
、
整数
、
メール
、
電話
、
パーセント
、
小数
、日付、選択リスト、通貨、URL
-
各タブには、最大
10件までの
暗号化されたカスタム項目を設定できます。
-
API
は、暗号化されたデータに対応しています。
-
暗号化された項目は、
カスタム関数
での入力値として使用できます。
-
暗号化された項目は、（Zoho Analyticsを除く）すべての
連携
で使用できます。
-
暗号化により、項目のデータがテキストに変換されます。したがって、項目データの暗号化を有効にするには、まずカスタムビュー、レポート、自動化などの他の機能からの
参照
を
削除
する必要があります。
Zoho Deskでは該当するすべての参照情報が表示されます。
-
データの暗号化または復号には、
時間
がかかります。カスタム項目を暗号化または復号すると、
スケジュール処理
によってバックグラウンドでデータの処理が開始します。スケジュール処理が完了するまでの所要時間は、データベース内のデータ件数によって決まります。Zoho Deskでは、進行状況が継続的にメールで通知されます。
制限
項目の暗号化を始める前に覚えておくべき重要な制限事項は以下のとおりです。
-
暗号化された項目は、
レポート
の列、基準、合計列、グループ化の列としては使用できません。
-
暗号化された項目は、
自動化
ルールの条件としては追加できません。
-
暗号化された項目は、詳細
フィルター
、
条件
による検索、
並べ替え
機能では使用できません。
-
予測検索
は、単語全体が一致する場合にのみサポートされます。たとえば、暗号化されたデータが「Casie Fletcher」の場合、暗号化された項目のデータは、「casie」または「fletcher」のいずれかが入力されるまで、検索結果には表示されません。
カスタム項目の暗号化
レイアウト上でカスタム項目を作成または編集する際に、カスタム項目に暗号化できます。
カスタム項目を暗号化するには：
-
上部バーの
設定
アイコン（
）をクリックします。
-
［カスタマイズ］
の下にある
［レイアウトと項目］
をクリックします
。
-
レイアウト
の画面で、画面上部のメニューから対象の
タブ
と
部門
を選択します。
-
利用可能なレイアウトの一覧から、項目を暗号化または復号する
レイアウト
をクリックします。
-
タブレイアウトの編集画面で、暗号化する項目に移動し、
設定
アイコン（
-
項目の編集
画面で、
［項目の暗号化］
の
切り替えスイッチ
をオンにします。
-
［更新］
をクリックして、レイアウトを保存します。
いつでも［項目の暗号化］オプションを
オフに切り替え
て、カスタム項目を
復号
できます。
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