データのセキュリティは、ヘルプデスクソフトウェアにおいて最も求められている機能です。組織と顧客のビジネス上の機密情報を扱うことを考えれば、 タブ内の特定の項目への 担当者の アクセスを制限する場合もあるでしょう。たとえば、連絡先タブ内に顧客のクレジットカード情報などの機密情報が含まれる場合、特定の権限に対してこれらの項目を非表示にできます。あるいは、該当の情報の編集を制限したい場合は、表示専用の権限を付与することもできます。項目レベルのセキュリティ対策として、さまざまな権限に対して、ヘルプデスク項目へのアクセス権限を設定できます。この機能を使用すると、ユーザーの業務上の必要性に合わせて、項目へのアクセス権限を許可できるため、項目レベルのセキュリティを容易に確保できます。必要に応じて、必須項目以外のすべての項目の表示/編集権限を、有効化/無効化できます。 

［項目の権限］ セクションで、選択した権限に対する特定の項目の権限を編集できます。項目の作成時に、権限を定義できます。

      

項目レベルのアクセス権限を管理するには：

1. 上部バーにある ［設定］ アイコン  （ ） をクリックします。
   
2. ［設定］ ページで、 ［カスタマイズ］ の下の ［レイアウト＆項目］ をクリックします。
   
3. ［レイアウトと項目］ メニューで、 ［項目の権限］ をクリックします。
   
4. ［項目の権限］ ページで、次の手順を実行します：
   
• ドロップダウンリストから、 タブ  を選択します。
  
• ドロップダウンリストから、 権限  を選択します。
  選択したタブのすべての項目が一覧表示されます。
5. 必要に応じて、対象の項目の権限を以下のいずれかに編集します：
   
• 表示/編集 - 項目を表示、編集できる権限です。 
  
• 表示のみ  - 項目を表示のみできる権限です。
  
• 表示しない  - ユーザーは項目を表示も編集もできません。
  
6. ［保存］ をクリックします。
   

メモ：

レイアウトのプレビュー表示（権限別）

管理者は、項目レベルのアクセス権限を設定する場合、各権限のユーザーからどのようにレイアウト（データの作成／編集画面）が表示されるかをプレビューできます。

たとえば、電話番号の項目に対して、［システム管理者］は表示のみ、［担当者］は表示／編集の権限を持っています。管理者は、設定を保存する前に、右上に表示されているプレビューボタンをクリックし、［システム管理者］と［担当者］に対して、それぞれどのようにレイアウトが表示されるかを確認することができます。