データのインポート
顧客の問い合わせに対応するにあたって、データを定期的に整理したり、安全に管理したりすることは必要不可欠です。アプリやツールにデータをインポートする際においても、細心の注意が必要です。データの損失や重複登録を避け、データを適切に整理、保存する必要があります。
Zoho Deskでは、顧客や問い合わせなどの各種データを一括でインポートすることができます。インポートしたデータは、システムを通じてタブや項目に自動で関連付けられます。また、関連付けの内容を確認、変更することも可能です。データの損失や重複を避け、データを効率よく管理することができます。
インポート機能を利用することで、データのインポートの処理にかかる時間や手間を省くことが可能です。このページでは、データのインポート機能の詳細について説明します。
利用条件
必要な権限この機能を利用するには、データのインポートの権限が必要です。
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データのインポート
Zoho Deskの管理者は、問い合わせ、取引先、連絡先、商品、タスク、予定、通話、カスタムタブのデータ、ナレッジベースの記事などのさまざまなデータをインポートできます。データをインポートするにあたって、データをZIPファイルにまとめてアップロードします。ZIPファイルには、対象のタブのデータが保存されているCSV形式のファイルを含める必要があります。CSVファイルには英語のタブ名を指定する必要があります。主な例は、以下のとおりです。
- ［問い合わせ］タブのデータのファイル：Tickets.csv
- ［連絡先］タブのデータのファイル：Contacts.csv
- ［取引先］タブのデータのファイル：Accounts.csv
- ［タスク］タブのデータのファイル：Tasks.csv
これらのCSV形式のファイルをZIPファイルにまとめてアップロードします。なお、ZIPファイルの名前も半角英数字で指定する必要があります。
メモ
- 対応しているファイル形式はCSV形式のみです。
- ZIPファイルのサイズの上限は、30MBです。また、インポート可能なCSV形式のファイルの行数の上限は10,000件、サイズの上限は30MBです。
- インポートの対象のタブが1件のみの場合、CSV形式のファイルをアップロードできます。
- Zoho DeskのURLにブランド情報を反映した独自ドメインを利用している場合、データをインポートするには、Webブラウザーでサードパーティ（外部サービス）のCookieを有効にする必要があります。
データのインポートの主な手順は、以下のとおりです。
ファイルのアップロード
データのインポート先のタブを選択し、対象のファイル（CSVまたはZIP形式）をアップロードします。データの関連付けをスムーズに行うには、ファイル名に対象のタブの英語名を使用する必要があります。
関連付けられていないファイルの処理
ファイルをアップロードすると、システムによる確認が行われます。ファイル名が要件を満たさない場合、該当のファイルは［関連付けられていないファイル］のセクションに移動されます。該当のファイルのデータをインポートする場合、このセクションから［関連付けられているファイル］のセクションにファイルをドラッグ＆ドロップします。
項目の関連付け
データのインポート時におけるデータの処理方法を選択します。選択できる処理方法は、以下のとおりです。
- 新しいデータを作成する：データのインポート時において、システムによって重複データの確認が行われます。重複データがある場合、該当のデータはスキップされます（インポートされません）。データが重複しておらず、対象のタブに登録されていない場合、新しいデータが作成されます。 管理者は、重複確認用の一意の項目（重複しない項目）を選択することができます。たとえば、取引先ID、問い合わせ番号、電話番号、メールアドレスなどの項目をもとに、重複データを確認することが可能です。 また、重複確認用の一意の項目としては外部ID、データ名を選択することもできます。重複確認用の項目を指定しないことも可能です。その場合は［なし］を選択します。選択可能な重複確認用の項目については、以下の表をご参照ください。
メモ：インポートするファイル内にデータの重複を識別するための項目がない場合、［なし］を選択します。ただし、［なし］の設定を選択した場合、インポート時に既存の重複データを更新することはできません。重複確認用の項目が指定されていない場合は、該当のデータがZoho Desk内にすでに登録されているかどうかをシステムによって識別できないためです。 - 既存のデータを上書きする：選択した重複確認用の項目をもとに、システムによってタブ内で重複データの確認が行われます。重複データが見つかった場合、ファイル内のデータによってZoho Desk内のデータが上書きされ、更新されます。重複データが複数ある場合、最初に出力された重複データによってZoho Desk内のデータが更新されます。
- 上記の両方：重複データが見つかった場合、ファイル内のデータによってZoho Desk内のデータが上書きされ、更新されます。データが重複しておらず、対象のタブに登録されていない場合、新しいデータが作成されます。
ファイル内の列名とZoho Deskのタブの項目名が一致している場合、ファイル内の列とZoho Deskのタブの項目との関連付けは自動で行われます。必要に応じて、項目の関連付けを変更することもできます。変更するには、ドロップダウンから対象の項目を選択します。
外部サービスからのデータのインポート時には、外部IDや該当のデータ専用のIDをもとに重複データの確認が行われます。Freshdesk、Zendeskの場合、Ticket ID（問い合わせ番号）が外部IDとして使用されます。 データのインポート時に関連付けることのできるZoho Deskのタブの項目は、以下の表のとおりです。
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タブ
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関連付けが可能なタブ
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必須項目
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取引先
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連絡先
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問い合わせ |
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予定／通話／タスク
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ナレッジベース
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- 各タブのデータをインポートする順番が適切でない場合、データのインポートが失敗する可能性があります。たとえば、［連絡先］タブのデータより前に［問い合わせ］タブのデータをインポートすると、問い合わせデータに関連付けられている連絡先データは登録されません。すべてのデータが正しく関連付けられるようにするには、タブのデータを次の順序でインポートする必要があります。
- 取引先
- 連絡先
- 問い合わせ
- その他のタブ
- インポートファイル内の日付項目や日時項目の形式がZoho Deskの項目の形式と異なる場合、互換性のある形式の項目がシステムによって自動で生成されます（元の日付項目や日時項目も保持されます）。この場合、インポートファイル内の元の日付項目または日時項目は［なし］に関連付け、システムによって自動で生成された項目はZoho Deskの下記の項目に関連付ける必要があります。
以下の表は、列と項目の関連付けを示したものです。
また、ファイル内の日付または日時の形式が異なる場合、ファイル内の日付または日時の形式を変更し、アップロードしなおしてから、インポート処理を開始することもできます。 - データをインポートするにあたって、タグは配列形式で入力する必要があります。各タグはコンマ（,）で区切って入力し、[ ]で囲みます。
例：[緊急,高,返金] - ［記事］タブには［status］（ステータス）という項目があります。この項目には、［draft］（下書き）、［publish］（公開中）、［review］（チェック中）のいずれかの値のみ指定できます。
- 問い合わせの担当者を指定するには、メールアドレスまたは担当者IDを使用する必要があります。担当者名を使用することはできません。
例： - データは、特定の部門、またはすべての部門にインポートできます。
- 1つの部門にのみデータをインポートする場合、インポートを実行する前に、適切な部門を選択する必要があります。
- すべての部門にデータをインポートする場合、インポート対象のファイルの各データをそれぞれのインポート先の部門に関連付ける必要があります。
- 部門の項目が関連付けられていない場合、データは初期設定の部門に関連付けられて、インポートされます。
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担当者のメールアドレス
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○
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担当者ID
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890001
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○
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担当者名
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川根 太郎
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×
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内容の確認
インポートの詳細を確認し、必要に応じて内容を変更します。
データをインポートするには
- 画面右上にある部門の選択リストで、対象の部門を選択します。
- ［設定］→［データ管理］→［インポート］の順に移動します。
- ［新しいインポート処理］をクリックします。
- ファイルのアップロードのセクションで、以下の手順を実行します。
- データのインポート先のタブを選択します。
- Zipファイルをアップロードします。ファイルをドラッグ&ドロップするか、［ファイルを選択する］をクリックしてデバイスからファイルを選択します。
- ファイルをアップロードすると、以下の2種類のタブが表示されます。
- 対応しているファイル：形式が正しく、インポート可能なファイルが表示されます。
- 対応していないファイル：XLS、PDFなどのCSV以外の形式のファイルが表示されます。
- ［次へ］をクリックします。
- タブの関連付けのセクションで、関連付けられていないファイルの列から該当のタブのCSVファイルをインポート先のタブにドラッグ&ドロップします。
- ［次へ］をクリックします。
- 項目の関連付けのセクションで、以下の操作を実行します。
- 画面左側の一覧から対象のタブを選択します。
- 以下のいずれかのインポートの種類を選択します。
- 作成する：インポートファイルに含まれるすべてのデータを新たに作成します。
- 上書きする：識別条件に基づいて既存のデータを更新します。該当するデータがない場合、そのデータはスキップされます。
- 両方：該当する既存のデータがある場合、既存のデータが更新されます。該当するデータがない場合、新しいデータが作成されます。
- タブ内において重複データを識別するために使用する項目を選択します。
- 項目の関連付けを確認します。
- ファイルの項目：ファイルの最初の行に記載されている項目名です。
- Zoho Deskの項目：Zoho Deskの項目名です。
- ファイル内の項目の形式：アップロードしたファイルの項目の形式を選択します。例：DD/MM/YYYY HH:MM、MM/DD/YYYY HH:MM
- ファイルのサンプルデータ：2行目、3行目のデータがサンプルとして表示されます。項目の関連付けが正しく行われているかを確認します。
- ［保存する］をクリックします。
関連付けの詳細が［チェック］の欄に表示されます。 - ［インポートを開始する］をクリックするとインポートが開始します。
インポートを開始すると、インポートしたデータがZoho Deskで作成されます。必要に応じて、進捗状況を確認できます。インポートの処理には時間がかかる場合があります。
インポートの詳細の表示
インポートの詳細を確認するには、［設定］→［データ管理］→［インポート］の順に移動します。
インポートの詳細の一覧ページで確認できる内容は、以下のとおりです。
- インポートID：システムによって生成された専用のIDです。
- タブ：データのインポート先のタブです。標準では［すべてのタブ］が選択されています。
- ステージ：インポートの段階を表します（例：項目の関連付け、インポートなど）。
- ステータス：インポートのステータスを表します（例：進行中、成功、失敗など）。
- インポートしたユーザー：インポートを実行したユーザーです。
- インポート日時：インポートを実行した日時です。
インポート処理にカーソルを合わせると、［…］アイコンが表示されます。こちらから、以下の操作を行うことができます。
- データを追加する：過去に行ったインポート処理と同じ関連付けの設定で、対象のタブにデータをさらに追加します。たとえば、過去に行ったインポート処理において、ファイル内の［メールアドレス］の項目がZoho Deskの［メインのメールアドレス］の項目に関連付けられていた場合、同じ関連付けの設定で新しいファイルからデータを追加できます。なお、この関連付けの設定を変更することはできません。
- 元に戻す：直近でインポートしたデータを元に戻します。
- エラー履歴：インポートに失敗したデータに関するレポートを表示します。
留意事項
- 既存のインポート処理の設定を利用してデータをさらに追加する場合、以下の点にご注意ください。
- 既存のデータ処理が成功している場合にのみ、データをさらに追加できます。
- ［データを追加する］を選択すると、ファイルのアップロードの画面に移動します（項目の関連付けの設定はすでに行われています）。項目の関連付けの設定を変更することはできません。
- 既存のインポート処理に含まれていないタブのデータファイルをアップロードしても、データは無視されます。たとえば、既存のインポート処理で［問い合わせ］と［連絡先］のタブのデータをインポートしたとします。この場合に［データを追加する］をクリックして［取引先］タブのデータファイルをアップロードしても、取引先データはインポートされません。
- 同様に、既存のインポート処理とは異なる項目を含むファイルをアップロードしても、ファイル内のデータはスキップされます。たとえば、既存のインポート処理で関連付けが行われた項目が15件だったとします。この場合に［データを追加する］をクリックして13件の項目のみを含むファイルをアップロードしても、ファイル内のデータはスキップされます。データのスキップは、［エラー履歴］に記録されます。
エラー履歴の表示
インポートに失敗したデータは、［エラー履歴］の［完了／エラー］の欄で確認できます。必要に応じて、インポートに失敗したデータの詳細情報をエクスポートできます。
インポートの取り消し
実行したインポート処理を取り消すことができます。インポート処理によって作成されたデータやデータの関連付けをすべて消去することが可能です。ただし、インポート処理を通じて更新されたデータについては、インポート前の状態に戻すことはできません。インポートを取り消すにあたって、成功または完了（エラーあり）の状態のインポート処理のみを選択できます。また、インポート処理の実行後2週間以内においてのみ、取り消すことが可能です。2週間が経過すると、インポート処理を取り消すことはできなくなります。
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設定した処理
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インポートの取り消し
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作成する
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取り消すことができます。新しく作成されたデータがシステムによって削除されます。
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上書きする
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取り消すことはできません。更新されたデータをインポート前の状態に戻すことはできません。
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両方
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部分的に取り消しが可能です。新しく作成されたデータは削除されますが、更新されたデータをインポート前の状態に戻すことはできません。
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メモ：既存のインポート処理でデータを追加し、その後同じ設定を使用してさらにデータを追加したとします。この場合に［元に戻す］を選択すると、後から追加したデータのインポート処理のみを取り消すことが可能です。最初に追加したデータに関するインポート処理を取り消すことはできません。