データのインポート

Zoho Deskの管理者は、問い合わせ、取引先、連絡先、商品、タスク、予定、通話、独自のタブ、ナレッジベースの記事などのさまざまなデータをインポートできます。データのインポートファイルは、CSV形式にのみ対応しています。また、ファイル名には対象のタブ名を使用する必要があります。つまり、ファイル名を「＜タブ名＞.csv」や「＜タブ名＞_<任意の番号>.csv」にする必要があります。

メモ：XLS／XLSX形式のファイルのインポートには対応していません。また、インポートするCSVファイルの行数の上限は10,000件、サイズの上限は30MBです。

前提条件

• インポートするにあたって、対象のデータが保存されているCSV形式のファイルを作成する必要があります。
• 複数のファイルをZIP形式のファイルにまとめてインポートすることもできます。
• ZIP形式のファイル名についても、対象のタブ名を使用する必要があります（例：＜タブ名＞.zip）。
  
  

データのインポートの主な手順は、以下のとおりです。

ファイルのアップロード

関連付けられていないファイルの処理

ファイルをアップロードすると、システムによる確認が行われます。ファイル名が要件を満たさない場合、該当のファイルは［関連付けられていないファイル］のセクションに移動されます。該当のファイルのデータをインポートする場合、このセクションから［関連付けられているファイル］のセクションにファイルをドラッグ＆ドロップします。

 

データの処理方法の選択／項目の関連付け

1. 新しいデータの作成／重複データのスキップ：データのインポート時において、システムによって重複データの確認が行われます。重複データがある場合、該当のデータはスキップされます（インポートされません）。データが重複しておらず、対象のタブに登録されていない場合、新しいデータが作成されます。  管理者は、重複確認用の一意の項目（重複しない項目）を選択することができます。たとえば、取引先ID、問い合わせ番号、電話番号、メールアドレスなどの項目をもとに、重複データを確認することが可能です。  また、重複確認用の一意の項目としては外部ID、データ名を選択することもできます。重複確認用の項目を指定しないことも可能です。その場合は［なし］を選択します。選択可能な重複確認用の項目については、以下の表をご参照ください。
   
   
   
   メモ：インポートするファイル内にデータの重複を識別するための項目がない場合、［なし］を選択します。ただし、［なし］の設定を選択した場合、インポート時に既存の重複データを更新することはできません。重複確認用の項目が指定されていない場合は、該当のデータがZoho Desk内にすでに登録されているかどうかをシステムによって識別できないためです。
   
   
2. 既存のデータのみ更新：選択した重複確認用の項目をもとに、システムによって重複データの確認が行われます。重複データが見つかった場合、ファイル内のデータによってZoho Desk内のデータが上書きされ、更新されます。ただし、重複データが複数ある場合、システムによるデータの上書き、更新は行われません。管理者は、手動でデータを確認、更新する必要があります。
   
3. 上記の両方：重複データが見つかった場合、ファイル内のデータによってZoho Desk内のデータが上書きされ、更新されます。データが重複しておらず、対象のタブに登録されていない場合、新しいデータが作成されます。

ファイル内の日付または日時の形式が異なる場合

インポートファイル内の日付項目や日時項目の形式がZoho Deskの項目の形式と異なる場合、互換性のある形式の項目がシステムによって自動で生成されます（元の日付項目や日時項目も保持されます）。このようにシステムによって自動で生成された項目がある場合、ファイル名と項目名が一覧表示されます。自動で生成される項目の名前は、日付項目の場合は「<ファイル内の列名>_isoDate」、日時の場合は「<ファイル内の列名>_isoTime」です。

この場合、インポートファイル内の元の日付項目または日時項目は［なし］に関連付け、システムによって自動で生成された項目はZoho Deskの下記の項目に関連付ける必要があります。

内容の確認

1. 管理者権限を持つユーザーアカウントで、Zoho Deskにログインします。
2. ［設定］→［データ管理］→［インポート］の順に移動します。
3. ［新しいインポート］をクリックします。
4. ［ファイルのアップロード］タブで、インポートするデータの保存先となるタブを選択します。
5. ［ファイルを参照する］をクリックし、インポートするファイルをアップロードします。
   関連付けられていないファイルがあるかどうかを確認します。必要に応じて、ファイルをアップロードしなおします。ファイルのサイズの上限は30MBです。
   
6. ［次へ］をクリックします。
7. 項目の関連付けの画面で、以下のいずれかを選択します。
   
   • 新しいデータを作成して既存のデータをスキップする
   • 既存のデータを更新する
   • 両方
     
8. ドロップダウンから、重複データの確認に使用する項目を選択します。
9. 関連付けの内容を確認し、必要に応じて変更します。
10. ［次へ］をクリックします。
11. インポートの内容を確認します。必要に応じて前の画面に戻り、内容を変更します。
12. ［インポートを開始する］をクリックします。
    インポート処理が完了するまでに時間がかかる場合があります。インポート処理の進捗状況は、インポート履歴の画面で確認できます。
    

エラー履歴の表示

インポートに失敗したデータは、［エラー履歴］の［完了／エラー］の欄で確認できます。必要に応じて、インポートに失敗したデータの詳細情報をエクスポートできます。 

インポートの取り消し

実行したインポート処理を取り消すことができます。インポート処理によって作成されたデータやデータの関連付けをすべて消去することが可能です。ただし、インポート処理を通じて更新されたデータについては、インポート前の状態に戻すことはできません。インポートを取り消すにあたって、成功または完了（エラーあり）の状態のインポート処理のみを選択できます。また、インポート処理の実行後2週間以内においてのみ、取り消すことが可能です。2週間が経過すると、インポート処理を取り消すことはできなくなります。

インポート処理を通じてZoho Deskのデータが更新されている場合、インポート処理を取り消すことはできません。